网易企业邮箱管理员操作手册.doc
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1、 网易企业邮箱产品手册网易企业邮箱管理后台使用手册目 录1企业邮箱开通流程说明41。1设置DNS41.2客户端设置42管理员登录说明53管理后台首页64企业信息设置94.1基本资料94.2动态更新124。3订阅要闻135帐号管理145.1部门帐号145。2邮件列表325.3批量管理385。4管理员权限396邮件管理456。1部门群发456.2系统搬家467安全管理517。1重置密码517。2IP登录管理527。3域黑名单设置537.4域白名单设置547。5成员密码管理558通讯录管理568。1域内通讯录568.2多域通讯录588。3共享设置598.4公共联系人599系统日志609.1操作记录6
2、09.2IP登录查询619.3邮件收发统计619。4用户使用状态6210邮箱参数设置6310。1基本设置6310.2反垃圾设置6410。3高级杀毒设置6511手机应用服务6511。1随身邮管理6512企业应用服务7012.1邮件传真70网易公司版权所有 19972012 网易企业邮箱产品手册1 企业邮箱开通流程说明网易企业邮箱管理后台由企业一方的管理员登录使用,在使用前,需要做好DNS设置,以保证企业员工的邮箱收发顺畅。1.1 设置DNS开通网易企业邮箱后,须请设置三项DNS记录,具体设置方法请见网易企业邮箱官网:http:/qiye.163。com/mail/helpdns。htm,将以图文
3、形式具体展现设置步骤.注释:DNS是什么?DNS 是计算机域名系统(Domain Name System 或 Domain Name Service)的缩写,它是由解析器和域名服务器组成的,作用是把域名转换成为网络可以识别的ip地址。比如我们上网时输入的www.163。com会 自动转换成为202.108.42。72.1.2 客户端设置如果您企业的员工需要使用Outlook、Foxmail等客户端收发邮件,请参考网易企业邮箱官网客户端设置:http:/qiye。163。com/mail/help-client。htm,输入完整帐号,选择您当前使用的客户端及协议类型,点击“提交”后即刻为您呈现准
4、确设置步骤:2 管理员登录说明作为网易企业邮箱管理员,您既可以登录管理后台,对企业信息、员工帐号等内容进行管理,也可登录Webmail进行邮件收发.2.1 管理员登录Webmail使用 用户名企业域名 通过以下方式登录Webmail:(1)企业自定义登录首页:http:/mail。企业域名(2)通过 或 http:/email。 右上角登录框(3)登录管理后台之后,在顶部的切换按钮处切换至Webmail2.2 管理员登录管理后台使用 用户名企业域名 通过以下方式登录管理后台:(1)http:/mail。企业域名/admin。jsp(2)http:/qiye.163。com/admin。jsp(
5、3)登录Webmail之后,在顶部的切换按钮处切换至管理后台2.3 管理员登录页面示意图注:在上图的提示框内输入正确的管理员用户名和密码,点击“确定”即可登录管理后台。3 管理后台首页您登录管理平台后,在管理首页即可看到企业邮箱系统的各项信息,首页示意图如下。区域 :l 显示企业邮箱管理员帐号l 多域名切换按钮:如果您的企业开通了多域名管理,点击admin帐号后的倒三角形按钮,即可选择管理不同的域l 进入邮箱:点击后即可进入管理员的Webmaill 首页:点击后返回本页面,即返回企业邮箱管理后台首页区域 :显示管理后台一级目录,二级目录与一级目录的归属关系如下图。区域 :l 登录地址:即本贵司
6、企业邮箱的自定义登录地址l 最后登录IP:当前管理员帐号最后一次登录管理后台的IP地址l 最后登录时间:当前管理员帐号最后一次登录管理后台的时间l 邮箱有效期:显示所购买的企业邮箱开通时间及到期时间l 邮箱容量:已分配容量/企业购买的总容量l 子帐号数:已分配的帐号数/企业购买的总帐号数区域 :l 企业IM:点击查看网易即时通官方网站l 帮助:点击下载企业邮箱管理后台相关帮助文档l 退出:点击退出本管理后台l 最新公告:点击查看企业邮箱官网最新公告4 企业信息设置在企业信息设置下有三个分类:“基本资料”、“动态更新和“订阅要闻。其中前两项用于管理员修改企业个性化信息,第三项用于管理员为企业员工
7、订阅产品更新信息。4.1 基本资料点击“基本资料”按钮可设置企业LOGO、企业介绍、背景图片和登录框布局。4.1.1 企业LOGO为企业设置自定义logo,点击“选择图片“,从电脑中上传LOGO文件后,可调整图片大小、并移动选择框位置,点击图片右侧的“保存图片,即可设置完成.4.1.2 企业介绍可设置企业介绍,包括企业名称、选择登录邮箱的域名、企业简介。其中企业简介修改后,会体现在员工登录邮箱的自定义首页。4.1.3 背景图片可设置背景图片,选择了适合的图片上传并确定,将替换默认的自定义登录首页背景图.同时,您还可以对登录框的位置进行调整。4.2 动态更新动态更新包含:今日新闻、邮箱欢迎信、企
8、业公告、企业新闻、企业信脚共5项。4.2.1 今日新闻管理员可以选择开启或关闭今日新闻,当管理员选择关闭,则员工登录webmail邮箱后,将不会在首页看到“今日新闻”一项。4.2.2 邮箱欢迎信开启邮箱欢迎信后,当管理员每成功创建一个新帐号时,系统都会自动向该新帐号发送一封邮箱欢迎信。4.2.3 企业公告管理员可以选择“显示企业公告”,同时编辑好标题和内容。保存成功后,员工将会在邮箱首页右侧看到该则公告。4.2.4 企业新闻企业新闻将显示在自定义登录页面的右下角,提供给企业编辑公司近期新闻,媒体动态等信息。4.2.5 邮箱信脚邮箱信脚是提供给企业内部的统一签名设置。管理员可以设置是否使用企业信
9、脚,可以选择显示在个人签名上方还是下方。4.3 订阅要闻如有员工对网易企业邮箱的产品更新信息感兴趣,希望每次更新都能第一时间收到通知,管理员可以选择为员工订阅更新日志.超级管理员admin帐号,默认订阅更新日志。4.3.1 操作步骤在“企业信息设置“点击“订阅要闻“;选择“开启“订阅更新日志;选择希望收取更新信息的帐号并点击“确定“,完成操作。5 帐号管理在帐号管理这部分,您可进行对域下部门、帐号、企业通讯录的管理,也可创建群发名单(即Maiilist,又称邮件列表),并授权各级管理员。5.1 部门帐号在“帐号管理模块点击“部门帐号,进入部门帐号管理界面,左侧显示域下的所有部门,右侧显示个部门
10、下对应的帐号。5.1.1 部门管理如下图所示,部门管理包括新建子部门、为部门重命名(即改名)、删除部门、修改部门描述、为部门进行排序。(1) 如何新建子部门?建立域下一级部门,或者建立多级部门时,可先选中上一级部门,然后点击“新建子部门”.温馨提示:a) 在同一个上级部门内,无法创建相同名称的部门;b) 在不同的上级部门内,可以创建相同名称的子部门,比如a部门下有子部门b,c部门下有子部门d,部门b和d可以同名。(2) 如何进行部门重命名?选中需要更名的部门,点击右侧顶部“重命名”,即可为当前部门改名。(3) 如何删除部门?选中需要更名的部门,点击右侧顶部“删除部门”,系统将弹出二次确认框,如
11、果您点击确定,该部门将被删除.温馨提示:出于安全考虑,如果要删除的部门下还有子部门或帐号,则无法删除。(4) 如何修改部门描述?选中需要更名的部门,点击右侧顶部“修改部门描述,修改完成点击“确定”后,部门描述文字将出现在该部门名称下方。(5) 如何进行部门排序?当鼠标滑过左侧部门名称时,可见部门名称后方有向下、向上的箭头,点击箭头即可将当前部门下移或上移。温馨提示:a) 排列在第一位的部门只可下移,排列在最末的部门只可上移;b) 默认部门一直排列在所有部门下方,不可移动;c) 排序只在平级的部门间进行,即子部门只能在上级部门范围之内排序。(6) 如何查看子部门?如下图所示,当部门下设子部门时,
12、可点击上级部门名称前的“+”、“-号展开或收起子部门,子部门将以清晰的层级结构展现.同时,在界面右侧顶部会提示您,当前部门属于几级部门、拥有几个子部门。5.1.2 帐号管理如下图所示,点击本界面左侧的某个具体部门,右侧将显示该部门下的帐号列表。在帐号列表处,可查看帐号基本信息,并进行新建、编辑、删除、搜索帐号等操作。a) 如何新建帐号?选择某个部门后,点击帐号列表顶部的“新建”按钮,即进入创建帐号界面。如下图所示,您需要在打星号的位置处输入必填信息,包括员工姓名、帐号及密码(系统将对密码进行强度检验,强烈建议您为员工设置复杂密码),还可按照界面提示选填一些非必填选项,其中:所在部门:点击更改部
13、门会下拉显示部门组织架构,您可选择将此帐号创建在哪个部门。如果不做选择,此帐号即创建在当前部门下。过期时间:可选择此帐号的过期时间,帐号到达过期时间后将进入“禁用”状态.我们建议您留空,则帐号将与贵司企业邮箱到期时间一致。收发邮件限制:可下拉选择此是否限制该帐号的邮件收发,默认选择不做限制,代表帐号可以接收外域来信及发信至外域。邮箱容量:可为帐号分配邮箱容量(最小容量不低于购买的类型),仅限于开启容量自由分配的企业。已使用容量:显示邮箱当前的已使用容量。已扩容容量:显示系统自动扩充的容量总数,本功能免费,无须占用用户数。能否在通讯录共享:选择此帐号是否出现在企业通讯录中,默认为共享(即出现在企
14、业通讯录结构中)。能否使用通讯录:选择此帐号的Webmail中是否体现企业通讯录,默认为可以使用(即Webmail中体现企业通讯录结构)。安全锁:当用户忘记安全锁密码时,可在此清除安全锁密码.手机验证服务:当用户忘记携带手机或手机丢失时,可在此关闭手机验证服务温馨提示:以上3、4、8的非必填选项如果没有直接提供给您,需要您联系经销商开启。以上信息为创建帐号的重要信息,下图显示为创建帐号时的个人用户资料部分,您也可以选填,其中手机号处可可填写员工手机号并勾选“同时添加手机号为别名”,则可为该员工开启企业手机邮。在“备注处您可填写员工职务方面的信息。在基本信息和用户资料两部分输入完毕后,点击“确定
15、”可完成帐号创建。b) 如何继续添加帐号?当帐号信息填写完成并点击“确定按钮后,在添加帐号成功的弹出框,您可选择是否“继续添加”帐号,如果选择继续添加,页面将自动转入创建帐号界面.c) 如何批量创建帐号?在部门帐号界面点击“新建”按钮,可看到顶部有“批量导入”按钮,通过导入事先编辑好的表格,来创建多个帐号.批量导入步骤如下:a) 下载示例文件,按照示例文件编辑好需要导入的帐号信息;b) 上传表格,完成导入。导入完成后,系统会反馈给您这批帐号是否导入成功,如果失败,会提示给您失败原因。温馨提示:如您即将导入的帐号都归属于同一部门,可以采用更加简捷的做法-不填写csv文件里“部门”这一列,在导入时
16、在“统一部门里进行选择即可。同时推荐您点击此界面底部的“查看说明”,将更加详细的提示您导入操作需要注意的情况:a) 您上传的CSV文件格式需要按照上文的示例,其中用户名称、帐号名和密码是必填项,部门、工号和备注是选填项.b) 如果您希望将某用户添加到某个部门,需要从根部门开始完整填写该部门,子级部门与上级部门用“/”分隔。如果部门不存在,系统将自动创建新部门。c) 您也可以不填写用户的部门,系统会将该用户直接创建到您所管辖范围内的根部门。d) 如果您没有填写部门,又在“统一部门”中选择了某个部门,系统将会把CSV文件中所有未填写部门的帐号,统一创建在您选择的部门里。d) 如何禁用及恢复帐号?勾
17、选帐号后,点击“禁用”则会弹出如下提示框,提示您如果确认禁用后,帐号将无法登录及使用Webmail和客户端。如果需要取消禁用,则点击被禁帐号最后的“恢复”按钮即可。温馨提示:a) 被禁用的帐号无法登录;b) 被禁用的帐号仍然占用用户名额;c) 如果被禁用的帐号存在于邮件列表中,被禁用帐号无法收到发给该列表的邮件,列表内其他正常状态的帐号不会受被禁帐号的影响,依然可正常收到邮件。e) 如何编辑帐号及设置邮箱别名?如下图所示,点击帐号最右侧的“编辑按钮进入编辑帐号界面,您可对已创建帐号的基本信息及用户资料进行修改.如下图所示,点击“编辑”后的操作界面与新建帐号界面类似,不同之处在于,在编辑帐号界面
18、,您可进行邮箱别名设置。温馨提示:邮箱别名不是一个真实存在的帐号,别名(相当于“马甲”)仅仅用来协助员工在不同的办公场景、或与不同客户交流时使用。具体说明为:a) 一个帐号可设置最多3个不同的邮箱别名(别名不可与域内的任何一个帐号重复),手机号码作为别名的情况不算在3个之内。b) 如果您给某员工设置了邮箱别名,员工登录Webmail,可在发信时可选择使用别名发信,收件人查看邮件时只会看到发信人的别名,不会知道真实的帐号。c) 邮箱别名也可以用来收信,当他人发邮件给别名帐号时,邮件会收取在员工帐号的收件箱中。d) 使用邮箱别名可在客户端软件上创建帐号,并用于邮件收发。e) 当您为员工新建、修改或
19、删除邮箱别名时,员工都会收到系统发出的通知邮件。f) 帐号太多,找不到特定帐号怎么办?在帐号列表界面右上方,可进行搜索帐号操作,支持模糊搜索方式,只需输入待搜索帐号名称的一部分即可.温馨提示:搜索范围是当前选中的部门。如下图所示,点击左侧“所有部门”再进行搜索,是针对所有部门下的帐号,如果左侧选择了某个具体部门,则搜索只是针对当前选中的部门.g) 员工转部门,如何在企业邮箱管理后台将帐号转移到其他部门?勾选帐号后,可点击“转移”,并在弹出的选择框中选择目标部门,点击“确定后,即可将帐号转移至目标部门.h) 员工离职,如何删除帐号?勾选帐号后,可点击“删除”并在两次“确定”后删除帐号。请您留意弹
20、出框的提示文字,删除帐号有2种方式:第1种“保留7天的删除”和第2种“彻底删除”。我们强烈建议您使用默认的删除方式,即第1种方式,则在7天之内,这些帐号的状态为“已删除状态,您可点击“恢复”,帐号内的邮件都会保留。如果超过7天您没有点击“恢复”,这些帐号连带帐号内的邮件将被彻底删除,无法找回。i) 如何快捷将帐号加入邮件列表?勾选帐号后,点击“加至邮件列表”会弹出当前已存在的邮件列表,选择希望加入的名单并“确定即可完成.j) “显示部门下所有帐号”按钮有什么用处?如有一级部门“产品”,“产品”里还有子部门。当点击“产品”时,显示出来的是一级部门“产品”下的直属帐号,并不显示子部门里的帐号。当您
21、点击“显示部门所有帐号”时,则“产品”及以下子部门里的所有帐号都将显示出来。k) 如何查看帐号别名?点击“显示别名”时,将显示对应部门下所有帐号的别名。l) 是否有更快捷的寻找帐号或别名的方法?可以通过帐号列表界面,右上方搜索框,输入帐号或别名进行搜索。m) 想一次性筛选出被禁用的帐号,可以如何快捷操作?如下图所示,点击帐号列表页面顶部的状态选择,可按照不同状态筛选出当前部门下的帐号。进行此操作方便您查看特殊状态的员工帐号,并可批量修改他们的状态.n) 除了搜索和筛选,还可以通过什么方式查找帐号?在帐号列表界面,可点击“姓名,则帐号显示的排列顺序将按照用户姓名的数字、字母、汉语拼音的升序方式来
22、降序排列,再点击一次,将按照升序方式排列。点击“邮箱地址”、“创建时间”和“上次登录时间”也有同样的排序效果。5.2 邮件列表邮件列表,又称群发名单或Maillist,一个邮件列表中可包括多个邮箱用户帐号,当发件人向该群发名单发送邮件时,该名单中的每个邮箱用户都可收到这封邮件.如下图所示,点击“群发名单”可进行邮件列表管理操作,在此处您可以新建、编辑、禁用、删除、导入、导出和搜索.5.2.1 新建邮件列表a) 点击“新建邮件列表”按钮将进入如下图所示界面;b) 其中,邮件列表的名称及帐号地址必须填写;c) 选择列表内包含的具体成员后,点击“确定即可完成创建。补充:如需在邮件列表中添加本企业外的
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