用友T3总账报表操作手册.doc

用友T3操作说明书
一。安装用友T3: 2
二．增加操作员： 3
三．建立账套: 4
四。账套的初始设置: 8
五．期初余额的录入： 18
六．日常业务流程 20
七．财务报表 27
一.安装用友T3:
安装完用友T3软件之后，桌面上会有两个图标：和
的功能：
系统管理只允许两种身份的人登录：一是Admin（系统管理员),二是账套主管(demo密码（DEMO）），登录进去的主要功能有:
主要功能有：1。在系统下有：，注册（管理员登录），检查软件服务状态（检查环境),设置SQL Server口令（设置数据库密码），设置备份计划（也是所说的自动备份,自动备份会有一个窗口
在这里你要点击增加，然后输入编号,名称,类型，频率，天数，开始时间，触发，路径），升级SQL Server数据（是低级版本升级高级版本用的），注销。退出.
2。账套功能有：
的功能: 
账套的初始设置、日常账务、报表处理都在用友通中进行.
二．增加操作员：
2.1 双击桌面上的图标,然后单击“系统”——“注册"，第一次登录用户名为admin，密码默认为空（用户可以自行设置密码，但一定要牢记。）然后单击确定。
2.2 单击“权限”——“操作员"，弹出操作员管理界面,然后单击“增加”按钮如下图：
其中：编号 用户自行定义，数字、字母、数字字母组合都可
姓名 输入您的真实姓名 此处的姓名将会出现在凭证的记账人、审核人等位置。
口令:输入您的密码,可以为空。
所属部门：该操作员所属的部门，可以为空.
上述信息输入完毕之后，单击按钮，这样就增加了一个操作员。
三．建立账套：
3.1双击桌面“系统管理图标”,单击“系统"——“注册”，使用admin登录，在这里建立账套只能用admin来登陆，账套主管不能建立账套。
3.2单击“账套”——“建立”，弹出建立账套界面，如下图：
其中：已存账套 是已经存在的账套，999为系统内置演示账套，所以默认的从001开始计算。
账套号 是您要建立账套的账套号，为三位数。（001—999）
账套名称 一般为公司名字，简称也是输入公司名字，因为简称后面要出现在单据凭证上面.
账套路径 默认为软件的安装文件夹,用户无需修改，最好不要放在系统盘，因为万一重新装系统会自动清楚这个文件,备份的账套就会消失了.
启用会计期 是指开始用电脑记账的月份,开始记账的时间。
如下图:输入您公司的信息，其中单位名称为必输，其他可不输
如下图:选择核算类型
其中：本币代码、本币民名称为记账使用的币种，如果为人民币，默认不用修改;
企业类型：工业或商业，一般来说是工业,可以不用修改的，
行业性质:主要和会计科目有关，一般来说 现在选择的是 2007新会计制度了。
账套主管：选择您第一步增加的操作员即可，在这里是账套主管.
按行业性质预置科目：默认打钩即可，如果去掉，账套将不会预置任何会计科目。
3.3 此处选择分类信息
存货是否分类：不要理会这个设置，因为我们只用到账表，不涉及存货模块。
客户是否分类：如果客户有很多，可以对这些客户先进行一下分类.
比如您有500多家客户，这些客户来自各个省份，您可以按照不同的省份来分类,例如：01 北京市，02天津,03上海，04河北 等，客户如何分类，没有固化的标准,完全根据您实际情况划分。
客户分类不是必须的,您也可以不分类,一旦在此处勾选了分类，那么在增加客户档案之前必须先增加客户分类。
客户档案和客户分类的区别：
客户分类:是指把您所有的客户按照某种共性分不同的类别，方便管理。
客户档案：和您公司有业务往来的公司名称。
有无外币核算：如果涉及外币，请勾选此项。
3.4 确认您的分类编码方案：
科目编码级次：会计科目的编码级次，默认为三级（4—2—2—2)
4-2-2-2表示的意思：数字本身表示会计科目编码的位长
说明：4在第一级，那么表示一级会计科目的编码位长是4位数，2在第二级,表示第二级会计科目编码的位长是两位数
举例：1002银行存款 这是一级科目，1002这个编码正好是4位数
100201 农业银行 这是银行存款的下级科目(二级科目），他的编码为01两位数，但是是在一级科目编码的基础上增加两位数，所以它的编码为100201
其他编码级次请用户根据实际情况自行设置.
3.5 定义数据精度：
3.6 提示是否立即启用账套，点【是】
如果不启用,登录账套之后看不到任何模块，所以使用账套之前必须启用，
如果您此处点了【否】,那么请用账套主管登录系统管理，执行“账套"——“启用”即可。
如下图,在 GL总账前面打钩即可，然后选择启用日期确定即可
四.账套的初始设置：
4。1 基础档案设置：
双击桌面上的用友通T3图标，使用账套主管登录demo，密码DEMO,选择对应的账套和登录日期.
一般来说我们第一次 登录进去会看到一个页面：
在这里是告诉我们要进行初始设置，（万一你一不小心关掉了，不要担心，在菜单栏里面）
这里有个基础档案初始化也可以调出开始的初始设置。
第一个基本信息有编码方案
4。2 部门和职员的设置：
单击“基础设置”--“机构设置”——“部门档案"（部门档案可随时增加）
部门档案:部门编码和部门名称为必输项，其中部门编码请参照下面的编码原则
什么叫编码原则，看到这里是1个*和2个*，意思是第一级的编号只有1位，也就是说你公司最大的部门有10个，然后二级部门的编号是2位。假如3表示车间，301表示一车间，302表示二车间,303，304，305……一直到399都是属于车间下面的。
单击“基础设置”—-“机构设置”——“职员档案"（职员档案可随时增加)，
增加职员档案的时候请在职员编号下面直接双击输入即可,不要点击上面的【增加】按钮，因为这个增加是增加行的.
增加完毕一个职员档案后，敲几次回车，直到又出来一个空白行，这样职员档案就被保存了。
职员编号没有编码限制，用户自定义，但是编号必须唯一。
4。3 往来单位设置
客户/供应商分类：如果在建立账套的时候您勾选了客户/供应商分类，此处必须先增加分类，然后才能建立客户/供应商档案.
“基础设置”—-“往来单位”—-“客户分类”
类别编码请参照下面的编码原则。
增加完客户分类之后，增加客户档案
“基础设置”—-“往来单位"-—“客户档案”，(客户档案可随时增加)
客户编号用户自行定义，但必须唯一，客户简称为必输项，客户名称可以不输入，
所属分类码就是刚才增加的客户分类，指定这个客户属于哪一个客户分类。最后单击保存
请用户参照以上步骤自行设置供应商分类和供应商档案.
4。4 财务相关的设置：
会计科目：
单击“基础设置”——“财务”——“会计科目”
如下图，系统内置了大部分一级科目，明细科目需要用户自行设置。
例如：要在管理费用下面增加一个明细科目工资，操作为：
先点，然后找到管理费用这个科目 它的编码为6601，我们单击，然后如下图输入
科目编码为 660101
科目名称为 工资
说明：6601为一级科目编码 01为二级科目编码,编码的时候参照
使用相同的方法增加其他明细科目即可.
特殊科目设置：
A. 外币科目
例如，银行存款下面有一个美元账户，我们参照以下方法增加：
先增加外币，操作菜单为:基础设置——财务-—外币种类，输入外币币符和名称，确认,然后输入汇率。一般我们都没有选择外币科目，因为换算起来很复杂，而且我们也没有用到换算。
然后打开会计科目界面，点击增加
账页格式选择外币金额式，外币核算前面打勾,选择对应的外币，然后确定即可。一般来说 我们都没有做外币会算，如果我们没有选择外币换算，而且还没有定义外币的话，这里是不能选择的.
数量金额式科目
例如，要在库存商品下面增加一个明细科目：惠普打印机，计量单位为台
打开会计科目界面，单击增加
勾选数量核算前面的对勾，然后输入计量单位台 单击确定.
应收应付类科目
按照以往的习惯，要在应收应付科目下面增加明细的科目，但是软件中不必要在这些科目下面增加明细科目，而是使用辅助核算来实现这个功能。
什么是辅助核算？
如果一个企业的往来业务频繁、清欠和清理工作量大时,可以使用辅助核算，即将这些明细科目的上级科目设置为末级科目并设为辅助核算，将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算以后，它发生的每一笔业务都将会登记在总账和辅助明细账上.
未使用辅助核算的科目设置： 使用辅助核算的科目设置：
科目编码 科目名称 科目编码 科目名称 辅助核算
1122 应收账款 1122 应收账款 客户往来
112201 北京石化公司
112202 天津销售分公司
一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算
与客户的往来科目如应收账款、应收票据、预收账款可设置客户往来核算
与供应商往来的科目如应付账款、应付票据、预付账款可设置供应商往来核算
在建工程及收入成本类科目可设置项目核算
如果挂上了辅助核算的话，在填制凭证的时候，输入科目的时候，例如：要输入应收账款的科目1122，他会自动弹出一个对话框：
在这里可以输入哪个人收了哪个客户的多少钱，票号是好多，都能查到的。
辅助核算的设置方法：
例如：将1122应收账款这个科目设置为客户往来的辅助核算
打开会计科目界面，找到应收账款这个科目 然后双击它,点右下角的修改按钮,在客户往来前面打钩 然后确定。
使用同样的方法，把其他收付科目也设置为辅助核算。
简单记忆:应收类科目名称有【收】字的，都设置为客户往来，
应付类科目名称有【付】字的，都设置为供应商往来
指定科目：
指定科目是指定出纳的专管科目，一般指现金科目和银行存款科目.
指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性,才能查看现金日记账、银行存款日记账。
操作方法：打开会计科目界面，单击“编辑”-—“指定科目”
如下图：
这里指定现金流科目是生成现金流量表的前提之一。
在这里要说明下，如果要做现金流量的话，要把科目选择好，一般来说：
现金总账科目 指定为 1001库存现金
银行总账科目 指定为1002银行存款
现金流科目 指定为1001现金、1002银行存款的明科目、1009其他货币资金的明细科目
预置现金流项目（是生成现金流量表的前提之一)
基础设置—-财务——项目目录，然后单击，如下图设置：
4。5凭证类别：
指定日常填制凭证使用的凭证类别
基础设置-—财务——凭证类别
一般来说：我们在这里只用记账凭证。
4.6 结算方式：
一般用到的有 现金、支票、电汇等，逐一增加即可，如下图:
至此,期初设置基本完成
接下来要做的工作是录入期初余额，开始正常的业务！
五．期初余额的录入：
操作菜单：总账——设置——期初余额
如下图：期初余额只能录在末级科目
显示的为非末级科目，不能录入
白色显示的为末级科目,双击输入余额即可
显示的为辅助核算科目，双击输入明细的余额，自动合计总数
在这里要说明下:非末级科目是不能录入的，因为系统只认最末级科目。
而辅助核算科目蓝色的可以录入，而且在他的上一级是自动进行金额汇总的。
录入完毕期初余额之后，点击上面的按钮，试算平衡即可，一定要试算平衡才可以,不然账不平。
六．日常业务流程：
初始设置完毕之后，日常的操作流程如下图
6。1 首先填制凭证
首先点击，增加后才能进行凭证的填写，首先录入摘要,然后录入科目名称,在这里要强调一下，如果你的科目挂有核算的话，他会弹出另一个窗口，你要输入必要的条件，最后输入金额,而下一次的金额则按“="就可以得出相同的金额，最后点击保存,这样一张凭证就做完了。
6.2 关于月末转账，一般是指期间损益结转,用户只需要用软件自动进行期间损益结转，不需要再手动填制转账凭证
6.3 【如果设置了凭证无需审核直接记账，则可跳过此步。】
因为财务规定：制单人和审核人不能为同一人，所以必须用其他操作员的身份登录软件，审核凭证，在这里，首先退出当前操作员，然后换一个操作员进来，
单击，选择要审核的月份，直接单击【确认】
如下图，单击确定：
当然，如果凭证做的比较多，可以成批审核凭证,单击“审核”——“成批审核凭证”
注意:凭证可以不审核,直接记账，用户可以根据需要自行设置。
在“总账”——“设置”—-“选项”中可以设置,如下图：
下图红色框的地方打钩,则凭证无需审核即可记账.
6.4
单击，然后单击【全选】,然后根据提示点下一步即可，直到提示记账完毕
6.5
单击，先选择期间损益结转，然后单击它后面的
如下图，单击本年利润科目后面的,选择本年利润科目，选择完毕之后单击【确定】
如下图,在这个界面单击右上角的【全选】，下面都变成浅绿色，然后单击【确定】
如下图，系统自动生成转账凭证，单击,凭证左上角出现字样.
注：然后还得对生成的这张转账凭证进行【记账】
6.6
本月所有工作都完成之后，就可以进行月末结账，单击，直接点击下一步,系统自动对账,出现下图，点击【结账】按钮即可，至此一个月的业务完成！
如果出现下图提示,则请点击【上一步】，仔细查看工作报告，检查哪步没有完成.
七．财务报表：
启动财务报表：
报表的状态：
报表有两种状态：格式状态和数据状态
格式状态下:可以编辑报表公式设置关键字等
数据状态下：可以进行数据处理，还可以追加表页，例如，每年有12个月，然后可以追加12张,那么不用每次都要选择模式。
格式状态和数据状态的切换可以通过报表左下角的按钮进行切换.
第一次使用报表的操作流程：
1. 打开UFO报表系统，单击【新建】按钮，新建一个空白表页。
2. 单击菜单栏的，选择
3. 如下图，选择您所在的行业以及要生成的报表，提示是否覆盖本表格式，选择【是】
注：选择模板的时候行业性质一定要与总账中的行业性质一致，否则会造成报表取数不正确。
如果您不知道总账选择的行业，可以到总账中查看
查看路径是：总账—-设置——选项--其他—-行业性质【如下右图】
4. 查看公式定义是否正确，不正确的可以单击按钮进行修改，也可以进行双击修改，一般我们不建议修改公式。
5. 单击左下角的按钮，切换到数据状态，提示是否全表重算,点击【否】。
6. 依次选择菜单栏的“数据"——“关键字”——“录入”，输入年月日，单击确认。
7. 稍等片刻，就会显示出数据，如果有的列数据显示为，请调整其列宽即可。
8. 如果生成的数据不正确，请查看公式定义是否正确，余额方向是否一致等，修改后重新计算即可。
9. 确认无误后,保存报表。【记得保存的位置和名字】
下一月生成报表的流程：
1。进入UFO报表系统，打开上一月生成的报表。
2.单击菜单栏的 “编辑”——“追加"-—“表页",输入追加的页数1确认。
3.这时，在左下角会看到的标识,单击第2页。
4.依次选择菜单栏的“数据”—-“关键字”—-“录入”，输入年月日，单击确认。
5。稍等片刻即可显示本月的数据.
6。确证数据无误后，保存报表即可
7。以后每月重复1—6步即可。
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