学校接待流程.doc
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1、 *接待流程一、 目的为了提高外事活动接待工作的规格和效率,树立学校品牌形象,扩大对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、规范接待,标准管理,成本控制”的原则,使接待工作正规化、统一化、标准化。二、 适用范围适用于各类对外接待任务。三、 职责1、办公室负责对重大接待活动制订书面的接待日程安排,组织有关人员实施,做好客人的食、宿、交通等生活后勤安排工作;2、接待负责人按客户来访日程安排表规定的时间组织并参与接待工作.四、 接待流程1、收集客户来访信息:办公室人员首先确认来访人员是否需要学校招待,包括是否用车到指定地点迎接、是否有招待用餐需求、是否有招待住宿需求、是否需要在接待结束后,安排车辆送
2、到指定地点?如需安排用餐和住宿,到财务部填写宴请申请单,并根据实际需要填写借款申请单,从财务支取一定现金,用于接待时的机动费用,用餐和住宿尽量安排在协议单位,用签单方式结算.2、接待方案:对重要的接待任务或大型参观学校活动,办公室须指定接待负责人,并制订详细的接待方案和日程时间表交给有关参加接待的人员。3、司机准备:如需车辆接送,接待负责人须提前联系司机,告诉准确的到达时间和地点,接待人员须提前10分钟到达接待场所等候客人,接待负责人同时须到学校门口迎接客人.客人离开学校时,接待负责人须提前10分种通知司机作好出车准备,司机须提前将车开至指定地点,如遇到严寒或酷暑天气时,须提前打开车空调,如遇
3、到雨雪天气,则须提前为客人准备好雨伞,如客人有随身行李或礼品时,应提前打开后备箱.4、6S准备:提前通知各班级班主任或主讲老师打扫学校公共区域卫生,并注意保持。通知各相关专业,做好实训室和车间的6S整理与维护。同时接待过程中注意保持与维护。随时做好参观前的准备。5、参观安排:参观的现场解说由学校指定的专人负责。由接待负责人引导客人参观,参观路线为:6号车间-5号车间4号车间2号医护楼-烹饪专业教室接待室,办公室负责做好摄像。6、座谈会准备:如参观结束后有座谈会,办公室接待人员须向领导请示,是在接待室座谈还是在会议室座谈,如果在会议室座谈须于客人到达前一小时前,准备好学校宣传彩页、桌牌、水果、茶
4、水、餐巾纸、湿巾、桌花、纸笔等物品,如遇到严寒或酷暑天气时,须提前半小时打开会议室内的空调。如遇全天接待,则接待人员须利用中午休息时间将接待场所进行一次整理。7、会谈过程中工作:客人到会议室后,及时准备茶水,咖啡等;客人落座后上茶,茶水每隔15分钟或少于一半时添水,若有需要可准备烹饪专业制作的点心。夏秋季准备瓶装矿泉水,春冬季准备绿茶,咖啡等.会议过程办公室做好摄像工作,重要会谈可在隐蔽位置放置录音笔,记录会谈内容.8、用餐和住宿:根据实际需要,提前为客人预定用餐和住宿,并根据需要提前准备好烟、酒、礼品等事宜。用餐时间将至(中午12:00;晚上18:30),提醒饭店提前上好冷菜. 住宿和用餐根
5、据客人重要性分为:住宿:A级邯郸金都酒店、新梅林 用餐:A级邯郸金都酒店、新梅林 B级唐年商旅(商务套房) B级广平天鹅湖大酒店C级唐年商旅(标准大床房) C级广平川府农庄9、纪念品的准备:接待全部结束后,接待负责人及时通报办公室,办公室负责提供相应的纪念品并与其他接待人员一起欢送客人.礼品以本地富有特色的产品为主,如老粗布、缯肘、手工粉条、富硒类农产品等;五、接待标准 A级接待标准: 陪同人员:常务校长、执行校长、负责本次接待的副校长。1、迎接:常务校长、执行校长、副校长在机场、车站、校门口迎接,注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点。2、参观:常务校长、执行校长、副校长陪同,由副校长介绍学校
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