沟通管理学：第三章-如何改善员工的工作习惯..doc

沟通管理学：第三章　如何改善员工的工作习惯
    沟通管理学：第三章　如何改善员工的工作习惯
    课程目的
    完成这个课程后，你就学会
    　　■掌握机会,善用所学的技巧来改善员工的工作习惯。
    　　■按照“重要步骤”及“基本原则",策划及主持讨论，从而改善员工的工作习惯.
    适当时候
    员工的工作习惯出现下列问题时，课程所介绍的技巧就相当有用
    　　■对员工自己或他人的工作造成不良影响。
    　　■违反任职机构的政策或工作程序。
    　　■惹人反感，再不能置之不理。
    学习原因
    学习应用这些技巧,可以让你
    　　■提高工作小组的生产力。
    　　■取得其他组员的尊重和信赖。
    　　■在你的支持下,更能 协助员工解决不良工作习惯所引起的问题。
    　　■提高工作士气和加强团队精神。
    专注于行为方面
    　　如果要成为一位成功的领导者、主管、经理或组长，你需要员工通力合作，群策群力，以求达到共同的目标。每位员工都要各尽本份，紧守自己的岗位,才可以使工作顺利进行.就算只是一位员工的不良工作习惯,也会引起同事之间的摩擦；如果你不采取相应的行动，纠正这些不良的工作习惯，就很可能会损害整体的士气。
    　　不良的工作习惯种类很多，其中包括工作中间休息时间过长、违反安全规则、凌乱的工作场所、不适当的衣着、私人电话太多、办公时间闲谈、喜欢与其他员工争执、工作态度散漫、经常请假等等。这些情况都会妨碍工作顺利进行，甚至使其他员工也以为可以违反工作规则，以致不良的风气蔓延,影响整体的工作表现。
    　　为了减低个别员工不良工作习惯的影响，你需要一些技巧。去察觉及找出这些不良的工作习惯问题，则所需技巧更高。
    　　在与员工讨论他的工作时，一般都会专注在质或量方面的表现，但是在讨论改善员工的工作习惯时，则需要专注在行为方面，即员工怎样做他的工作。我们要面对这个事实：我们一般都不喜欢别人指责我们工作态度散漫，或者私人电话太多。由于这些情况好像是一些各人的私事，因此在讨论改善工作习惯时，就要特别小心处理。
    判断问题
    　　在纠正不良工作习惯之前，你需要先指出问题所在.假如员工的不良工作习惯导致以下四重情况,你就须予纠正:
    　　*
     影响员工自己的工作表现:这是最常见的情况,而且也是最容易察觉出来的工作习惯问题。例如员工工作中的休息时间过长，以致大量工作，或者工作环境凌乱,以致延误工作进度。
    　　＊
     影响
     其他员工的工作表现：一些工作习惯会使人分心，阻碍其他员工工作。这些不良的工作习惯是比较容易察觉得到的,因为当这些情况出现的时候,受影响的员工便会向你投诉。一些经常找同事闲聊的员工，会阻碍其他员工工作.员工下班前没有清理工作场所，也会为下一班在同一地点工作的员工带来不便。
    　　*
     违反任职机构的政策或工作程序:你任职的机构已经订下一些规则，为员工确立工作的依据和办事的原则，或者午饭休息时间过长，都是不良的工作习惯,违反工作程序。如果你不采取适当的行动,其他员工很快也会沾上这些不良习惯。
    　　*
     惹人反感，再不能置之不理：在这种情况下，你需要运用各人的判断力和洞悉力，这大概是最难以处理的一重不良工作习惯。由于所造成的问题并不明确,又没有明确违反公司政策，员工便会觉得这些不良工作习惯纯属“各人”的事.有些员工常常喜欢讲一些
     ,都会使其他员工感到厌烦.这时侯你便要作出判断，决定是否应该向员工指出问题所在。
    改善习惯带来好处
    　　改正不良的工作习惯，可以为你自己、其他员工、你的工作小组及整个机构带来好处。最重要的就是可以提高工作小组的士气，其他员工不因个别员工的不良工作习惯，而加重自己工作负担。在改正不良的工作习惯后，工作小组便更加精神振奋，工作环境更合意、更舒适、而且更安全。
    观察情况采取行动
    　　要讨论不良工作习惯，对你和下属都不是一件愉快的事情。差不多每个人都有自己特殊习惯或独特工作方式，也许会使你或其他员工感到不满。所以你要预先决定是否值得提出来讨论.一个原则就是问问自己：“如果员工不改善那工作习惯，我是否会采取纪律处分,而这处分又符合公司的政策和程序呢？”如果你的答案是“否定”的话，那就最好不要提出来讨论，尽力去适应员工的这种工作方式好了.
    维持明确的目的
    　　在讨论如何改善员工的工作习惯时，其中一个主要目的,就是要员工明白他必须改正不良的工作习惯。研究报告显示，大部分员工都想把工作做好，而且也希望旁人觉得他能够胜任，尤其是在上司的眼中是这样.当你知道他想把工作做好的。要保持友好
     的讨论气氛，这对于讨论的成败十分重要.
    　　假如员工是在被迫的情况下去改变工作习惯，他捎候也会把不满的情绪宣出来，这就会更加难以收拾.
    要清楚明确
    　　要使到员工改正不良工作习惯的最佳方法,就是要明确说出为什么引起你关注的原因。例如：
    　　“你用这么长的时间吃午饭，对其他组员是很不公平的,这样会影响小组的工作进度，造成其他员工不满。”
    　　另一个使员工改正不良工作习惯的方法,就是指出改善工作习惯候所带来的好处.例如：
    　　“志明，我知道你对货运组长的职位十分有兴趣,就是因为这样，我才特别留意你午饭上一页  
     的时间过长的问题。"
    采纳员工的意见
    　　要员工改善自己的工作习惯，其中一个最佳的方法，就是请员工提出意见.就算员工提出的方法并非是你所希望的办法，也不妨试一试，看看是否可行.问题是发生在员工身上，解决方法也应该由员工自己想出来。尽可能采纳员工的提议，因为这显示出你重视他的意见.这样可以加强员工的自信,使他更
     投入解决问题。
    　　你也应协力员工把提议付诸实行。这表现出你的确是支持员工去改善工作习惯而加强员工的自信心。
    重要步骤
    　　领导有方的管理人员可以察觉出有关工作习惯的问题所在，而且及早解决。以下的重要步骤可以帮助你有效的与员工讨论他们的工作习惯问题:
    1、清楚说出你所观察到的不良工作习惯。
    2、指出引起你关注的原因.
    3、询问原因,并以开放的态度聆听解释。
    4、强调必须改善工作习惯，并请员工提出解决方法。
    5、讨论每个提议，并向员工提供协力。
    6、协定采取具体行动及订下跟进日期.
    采取重要步骤的原则
    1、要清楚说出你所观察到的不良的工作习惯
    　　■要清楚明确
    　　■对事不对人
    　　与员工讨论不良的工作习惯时,很容易会犯下两个错误：
    　　（1) 仅根据听来的，或者是一些别人看见，而你自己没有调查清楚的事情,便向员工提出（例如这样说：“我觉得你近来每天上班都迟到”）；
    　　(2)以一般性的措辞叙述问题（例如“最近你似乎上班不太准时”）。这类字眼很含糊，不同的员工可以有不同的理解，甚至可能被误认为人身攻击。因此，最重要的是针对有问题的行为，而不是个别员工的性格或态度。要维护员工的自尊，不要对他们苛责或严厉批评.你希望员工清楚知道你在说什么，所以要明确清楚地描述你所看见或已证实地具体行为,例如:
    　　“我接到会计部地一些投诉，说你地采购定单字迹潦草。这个星期我亲自看过,发现有五份定单地订货数量和规格看不清楚.”
    2、指出引起你关注的原因
    　　■列出对工作小组及员工的影响
    　　不良的工作习惯会为你自己、员工、工作小组或机构内的其他带来工作上的问题。心平气和地向员工明确解释为什么这类工作习惯会带来问题，不要使用恐赫的语气，并且避免情绪激动或愤怒。这样做可以维护员工的自尊。要尽量明确清楚地指出，不良的工作习惯会对员工本身或其他员工造成影响（如损害小组士气、减少产量、危及安全等等）。
    　　“如果你在工作上不戴保护眼镜,不单违反公司的安全规则，还会危害你自己的眼睛。" 上一页  
     3、询问原因,并以开放的态度聆听解释
    　　■避免妄下判断
    　　■了解事实
    　　通常这是你首次与员工讨论问题,他可能有合理的理由，解释为什么会有不良的工作习惯。要给与员工机会，让他解释出现不良工作习惯的原因。；理由可能很多,例如个人问题、交通问题、生病等等。无论是什么原因，都要专心聆听，表示了解对方的感受。如果妄下结论,只会引致更多的问题。你的目的是要了解一切与不良工作习惯有关的事实。
    4、强调必须改善工作习惯,并请员工提出解决方法
    　　■表示谅解，保持立场坚定
    　　要让员工明白他必须纠正不良的工作习惯,这是势在必行的.最重要的是要员工想出办法，在适当的时机把问题解决.当你解释这一点时,要表示了解对方感受，但也要保持立场坚定.请员工提出改善工作习惯的建议，你会发觉这样会较容易员工
     纠正问题.例如可以这样说:
    　　“我们怎样才能确保这个问题在下季度检查之前得到改善呢？我希望听听你的意见,你比我更了解这个情况。"
    　　专心聆听每个提议,在有需要的时候向员工提问，但要避免妄下结论.
    5、讨论每个提议，并向员工提供协助
    　　■讨论各提议的优点和缺点
    　　■表示愿意提供协助
    　　详细讨论每个提议，衡量各提议的优劣之处，并紧记维护员工的自尊.例如可以用这个表达方法：
    　　“你提出的 意见很好.让我们逐一谈谈吧."
    　　习惯并不容易改变，向员工表明你知道改变是很困难的，并且给与支持。员工了解到你真的想帮助他，他就会更加努力去改正不良的工作习惯.
    6、协力采取具体行动及订下跟进日期
    　　■尽可能采纳员工的提议
    　　让员工自己选择最佳方法，纠正不良的工作习惯。这是员工自己的切身问题，应由他自己选择处理的方式.这显示出你对员工充满信心，加强他的自信。
    　　主管要尽量让员工用 自己提出其他方法,倘若员工在实行时遇到困难，主管可再跟员工进行讨论，决定采取别的方法，改善工作习惯.
    　　在讨论结束前,订下具体的跟进日期，这样可使员工明白你对于改正不良的工作习惯是十分认真的,让他知道你会留意改善工作的进展情况。如有需要，会有进一步的行动。
    总结
    采用积极的方法
    　　在工作中,我们每个成员必须同心协力，一起达到共同的目标，这是十分重要的。不良的工作习惯会损害你
     苦心经营的团队精神；如果让问题继续恶化下去，不良的风气蔓延，甚至会影响整个工作小上一页  
     组的士气。在这个课程所学到的技巧，可以帮助你成功地与员工讨论如何改正不良的工作习惯。
    　　员工也希望改正自己不良的工作习惯,但是如果你用恐赫或威迫的方法来达到目的，只会使员工更加不满,日候产生的问题就更解决。在这个课程中，你学会了应该以积极的态度,跟员工讨论为什么不良的工作习惯会引起你关注。
    　　现在，你以学会专心聆听员工的解释，并表示了解他的感受。工作习惯问题背后都可能有它的原因，例如亲人健康欠佳或生病。但是，切记要强调必须改正不良的工作习惯,并鼓励员工想出解决办法.
    重要原则
    在实际应用这些技巧时，请紧记
    ★针对事而不针对人.
    ★要昼量明确清楚,同时要维护员工的自尊。
    ★以开放谅解的态度聆听对方。
    ★鼓励员工想出解决方法。
    ★尽可能采纳员工的提议。
    ★订立具体的跟进日期.
     上一页  [1] [2］ ［3] [4］ [5］