物业采购管理程序.doc

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采购管理程序

北京仲量联行物业管理服务有限公司

摘 要

1、采购系统的概念

2

2、采购的选择

2

2。1 需要采购的业务

2

2.2 供应商的选择

2—3

2.3 工程材料的采购及管理

3—4

2。4 供应商的选择原则

4

2。5 合同的管理

4-5

3、采购付款控制和程序

5

3。1 现金付款的控制

5-6

3.2 银行付款的控制

6-7

4、供应服务商的评估

7

4.1 设备维护情况评估分析

7

4。2 材料采购评估分析

7-8

4。3 专业性服务评估分析

8

4。4评估分析结果的处理

8

5、采购系统的完善和发展

9

2、
采购的选择

2.1
需要采购的业务

1、工程设备及维护:
①、电梯系统；②、空调系统；③、机电设备;④、后备发电机;⑤、弱电系统;⑥、卫星通讯系统；⑦、给排水系统；⑧、土建工程

2 、工程材料：
①、电梯材料；②、机电设备材料；③、弱电系统材料；④、卫星通讯系统材料；⑤、给排水系统；⑥、土建材料；⑦、空调维修材料等。

3、工具
①、工程工具;②、劳动保护用品

4、办公用品
①、办公用设备；②、办公用易耗品；③、办公用文具

5、专业服务性项目：
①、清洁服务；②、绿化服务；③、花卉租摆；④、节日装饰；⑤、客户服务;⑥、大厦保险

6、安全系统
①、中控系统；②、保安系统；③、消防系统；④、通讯系统

7、政府垄断性项目:
①、供水；②、电费；③、天然气;④、城市热力;⑤、油料费用

8、一般性项目
①、年底审计；②、日常法律事务咨询；④、行政管理

9、应急性项目：
①、突然停水、停电;②、突发紧急事故

10、其他、临时性项目:
①、消防演习;②、业主大会

以上采购项目只是大厦日常运行需采购项目的总体概括。
2。2
选择供应商的条件

1、专业服务性项目
控制力度和角度
①、 考查供应服务商的专业胜任能力。
②、 供应服务商的相关服务业绩.
③、 供应服务商营业运行的相关证件，包括：营业执照、税务登记证等。
④、 供应服务商所提供的服务价格定位，与同类服务活跃市场的价位是否有差异。如果有差异，一定要分析差异原因。
⑤、 提供服务的方式:24小时服务、有需要时提供服务、定期服务以及应急服务。
⑥、 对供应商要进行定期的考核和评价,针对出现的问题及时要求供应商进行改正。

2、安全系统
针对保安部的采购情况控制的力度和角度
①、 供应服务商必须是国家安全系统承认的单位。
②、 有国家承认的安全系统或者消防系统的执业资格证书。
③、 比较同类服务的收费标准，确定供应商的收费是否合理。
④、 定期评价供应服务商的服务是否达到国家规定的标准.

3、政府垄断性项目
控制力度和角度
①、供水、供电、供气、供暖属于向政府部门的采购，每一项都有北京市物价局的定价标准，此种采购,无法进行价格的比较.属于政府部门垄断行为。
②、检查政府部门的收费标准是否合理,因为针对不同的对象国家在定价标准上是有一定的区别的，主要衡量的我们所管理的项目是否适用，其收费标准。

4、一般性项目和办公用品
控制力度和角度
①、 年度审计的会计师事务所的选择主要由所管理项目的业主委员会或者相当于业主委员会的权力机构，进行委托。物业公司从审计准则的角度,没有权力确定会计师事务所.
②、 律师事务所的选择标准为：能够提供房地产和物业管理方面专业的意见和相关法律咨询。
③、办公用品、文具、办公设备维护、印刷等，首先考虑供应服务商是否是专业或者正规的公司,同时我们要考虑采购必要性。行政费用的开支一定要考虑每个项目的预算,因为行政费用没有严格的控制标准,而且具有不确定性。

5、设备维护和工程采购
控制的力度和角度
①、供应服务商的专业技术胜任能力.
②、供应服务商的服务是否属于超范围经营,是否有能力提供所需的相关设备或配件。
③、供应服务商是否是国家承认并允许其接受境内外视频信号的单位。
④、考虑所要进行的维修或更新改造是否符合成本效益原则。
⑤、工程材料采购是控制的关键。材料的价格、质量、供货及时性。特别是材料的价格和质量，价格一定要合理即符合市场的公允价格，产品质量一定要合格。禁止任何假冒伪劣产品流入工程部的库房。
2。3
工程材料采购及管理

1、材料采购需要履行的手续
①、 工程部根据实际工作安排，填写材料采购计划，递交总物业经理审批。只有经过总物业经理审批同意的材料采购计划，才能实施采购，工程部不得擅自通知供应商送采购材料。
②、 总物业经理可以根据实际情况具体决定是否进行采购，以及选择材料供应商.
③、 供应商将材料送达项目后，应第一时间通知总物业经理，总物业经理亲自或责成相关人员进行验收入库。
2、 材料出入库的管理
①、 设置专人管理工程部材料库房，直接受总物业经理的领导。
②、 每次材料出入库,库管员必须填制出入库单和登记库房帐本,并且将出入库单送交财务部进行账务处理.
③、 材料的入库和领用要有工程部主管以上人员签字确认.建议库房管理采
用以旧换新的原则,即更换一个新的配件或用电器，要有换下来旧的配件或用电器补库.如果出现未补库情况要查明原因，有必要的情况下，要写书面报告。
④、 每月底库管员要对库存材料进行清点，结出月底每类材料的余额和库存数量.并且将结果送交总物业经理和财务部，以便财务部进行核对。
⑤、 库房管理员要及时反馈库房情况信息给总物业经理。库房情况信息包括库房材料的数量、质量、价格，以及需要改进和完善的地方等.
2.4
供应商选择的原则

1、 采购前的准备工作：第一要填写商品/物料采购申请单，经部门经理确认后报大厦总物业经理批准。第二要根据采购的内容确认比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下：
①、 RMB100以下的可以直接购买。
②、 RMB100—RMB1000需要有正式报价。
②、RMB 1,000—RMB 10,000的至少需要三家报价，已经签订了供应服务合同的不需要每月都进行比较，只需在续签新合同时进行比较.
③、RMB10,000—RMB100,000的采购至少需要四家报价。
④、RMB100，000以上的采购至少需要五家的报价。
⑤、在索取供应商的报价的同时供应商还需要提供的资料包括资质证明、营业执照复印件、税务登记证复印件以及相应的业绩报告。
以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等.所有的供应服务合同必须由总公司的MS部门负责人签署。
2、 在对供应商进行比价的同时，要填写商品/物料采购对比表。对比表的填写项目与采购金额相关，同时在表上要体现出申请人、申请部门经理、总物业经理的意见,该出选择此供应商的原因。
3、 执行采购计划，根据上述的采购准备工作结果，与供应商签订相关的合同,依据合同的金额和付款方式,支付采购的项目金额。涉及到维修等工程的还要有工程竣工验收合格单。

3、
付款的手续和程序

《会计法》第2章14条的规定:会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。原始凭证记载的内容均不得涂改;原始
凭证有错的,应当由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位的印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
根据《会计法》的要求和仲量联行的实际情况,现拟订相关控制程序如下：
3。1
现金支出的控制

1、 现金支出的控制范围:日常费用的报销、退还押金、现金借款、应急材料采购。
2、 根据中国会计准则对现金的控制原则要求，日常现金支出的最高限额为RMB1,000。00，超过此标准的要酌情处理,为了维护财务制度的严肃性，要
尽可能的用支票支付相关的费用.
3、 日常费用的报销。
①、申请报销人填写报销明细单，并按规定提供所需的原始单据。报销单所填列内容必须真实、准确，禁止填列虚假金额。
②、报销单所附原始单据必须有经手人签字，所附发票必须是国家税务局统一印制的发票。
③、申请报销人填写完报销明细单,必须有所在部门的经理签字.然后送交项目出纳进行初步审核。
④、项目出纳初步审核合格后，送交总物业经理签字确认，最后送交总公司进行最后的批准审核。报销单从总公司返回后，项目出纳支出现金报销费用。然后,送交会计记账。
4、 退还押金的控制程序
①、退还押金主要是指出入证押金和低于RMB1,000元的装修押金。
②、申请退装修押金和出入证押金的首要前提条件是装修单元经管业部、保安部、工程部验收合格.
③、按实际交回的出入证数量退还相应的金额，退还数量必须由保安部确认签字.然后,施工方凭我司开出的收据据实退还。施工方工作人员丢失的出入证,押金不予退还。
④、退还装修押金需要提供的资料：经管业部、保安部、工程部验收合格单；收取押金开据的收据，经财务部核实后予以退还。
5、 现金借款的控制
①、根据会计制度规定日常借款最高限额为1,000。00元.程序如下：拿到申请单以后，首先,必须有所在部门经理确认签字；然后，总物业经理确认签字；最后,到财务部签字领取现金。所借现金要及时到财务部核销，最迟不能超过月底结账时间.
②、差旅费借款，差旅费借款必须经过总公司PM的负责人签字确认.此项借款的核销可以跨月,根据各种发票据实核销。
6、 应急情况的现金支出控制
①、应急现金的支出包括两种情况：一种是整栋大厦的突然事故；另一种是某一单元的事故。
②、整栋大厦的突然事故是指突然停水、停电,需要紧急租赁发电机、需要购买备用水泵等.
③、 某一单元的事故是指某单元突然出现特殊情况、水管崩裂等情况，而我
④、 们工程材料中没有此种材料，由于情况紧急可以从出纳的备用金中直接支取现金，购买材料。
3。2
银行支出的控制

1、 支票付款的范围包括:材料采购、分包商的服务费用、往来资金、代收代付
款、返还施工押金等。
2、 材料货款的结算
①、 固定供应商材料货款的结算采用月结的方式.
②、 每月月底财务部将要统计材料的入库数量和金额，并且与库房管理员的 统计金额进行核对。如果金额一致，财务部将及时办理支票申请手续；
如果存在差异,财务部将要与库房管理员一同分析差异原因，假如属于正常损耗，财务部将进行财务处理，假如是管理原因造成的损耗,财务部将要以书面的形式反映给总物业经理，由总物业经理及业主委员会决定处理方案。
⑤、 如果供应商无法提供所需材料，需非指定材料供应商供货。那么需要工程部填写商品采购货比三家对比表。财务部将根据总物业经理最后签字确认的供应材料价格申请支票。
⑥、 公共假期应急材料采购的处理。财务部将为休息日值班经理每人提供300元的应急材料采购备用金.
3、 分包商的服务费用包括：保洁费用、工服洗涤、电梯维护、配电室维护、沙虫服务、绿化及花卉租摆等
①、通过货比三家的方式选择服务供应商。
②、每年根据分包商全年的服务情况，对此分包商进行评价以确定是否与其续签新一年的服务合同.
③、根据合同规定的付款时间和方式，支付每月的费用。因为每个分包商的付款方式是有所区别的，有月付的、季度支付的、半年支付的.
④、在申请付款时申请单所附资料包括：付款申请书、合同付款方式复印件、与合同金额相对应的发票。同时要与财务账上数据相核对，在核对无误的情况下办理申请付款手续。
4、 往来资金,形成往来资金的主要原因是项目管理处没有银行基本户，需要通过基本户支付的款项只能由总公司代付。主要包括：员工的工资、员工的各种保险、代缴营业税金、项目的零用现金.每月月底项目要与总公司核对往来账，金额正确以后，在下月初支付往来款。另外，每月需要支付给总公司的款项中还包括每月的管理者酬金。
5、 代收代付款项的控制，代收代付款项包括为服务商代收的服务费和为政府部门代收代付的公共事业费用。
①、收款人必须是项目管理处签订合同的分包商或者与管理处签订正式的委托代收款合同，否则,将不予代收。
②、必须有付款人同意付款的确认函。
③、 代收款项到达管理处的帐户后，收款人才能向管理处申请支取款项。收款人所提供给管理处的发票，必须是符合北京市税务局颁布新发票使用和管理规定的正式发票(即2001年4月1日起实施的新规定），而且发票必须真实有效。管理处将按发票上的财务章的名称作为付款支票的抬
④、 头.
④、在收到代收款项后，管理处将代扣代缴营业税,税率为5％。银行收取的手续费以及代收款项属于外币的汇兑损益由收款人自己承担，管理处不予承担。
⑤、每月的月底财务部将要统计为每个单位代收的款项金额，代扣代缴的相关税金。然后，通知相关部门按财务部的统计金额申请付款.
⑦、 为政府部门代收的费用包括水费、电费、煤气费、供暖费，以上费用有政府部门规定的收费标准，每月管理处根据业户的实际消耗情况计算应缴金额.
6、 返还施工押金的控制
①、施工单位按照施工图纸完成工程，并且按照图纸的要求自检已经合格。
②、自检合格后，施工单位与业主进行验收，业主验收合格。然后由业主和施工单位共同向管理处申请验收。
③、管理处根据验收申请,由管业部、保安部、工程部三个部门联合验收施工单元。以装修手册的准则为衡量标准，符合要求的由三个部门的验收人员在验收单上签字；如果不符合验收标准，要求施工单位限期整改，然后，重新申请验收.
④、施工单位持工程验收合格单和财务部的收款单据，到财务部申请退还施工押金。财务部核实金额和相关手续后，办理退还押金手续和支票申请。

4、
供应服务的评估

4.1
设备维护情况评估分析

1、保质期内是否出现问题
此项评估主要是针对购买设备的情况进行分析的，保质期内是否出现问题是评价一台设备和一项采购的重要阶段,也是评价设备质量的关键。质量的好与坏直接影响我们为业主或租客的服务水平，也是会不会遭受业户经常投诉的关键。
2、保质金是否返还
保质期是否出现问题是决定保质金返还与否的关键，假如设备真正的出现了质量问题，保质金是我们的一种补偿，我们将要拒绝支付保质金.同时还要根据合同进行有关的责任追究问题。
4。2
材料采购评估分析

1、材料的价格水平（与同类市场的情况)
仲量联行每个项目材料供应都有固定的供应商，但是供应商的价格并不是根据市场的价格确定的，某些材料是供应商从其他的商户手中购买的，这样就需要我们每月要对材料的价格进行检查和分析,比较其与同类市场是否有异常的材料价格出现。我们允许供应商有一定的加价,但是不能超过与其签订合同规定的加价率。应该10元钱能做的工作我们没有必要花100元钱去做。
2、材料的质量（包括客户反馈的情况)
材料的质量直接影响我们的客户服务水平，假如我们花费同等的价格购买的材
料而质量却比其他的材料差。由此遭到住户或租客的投诉，我们一定要根据合同追究供应商的责任。如果供应商有欺诈行为我们要考虑是否还继续与其合
作;如果特别严重的我们应该考虑追究其法律责任。以维护仲量联行的声誉。
3、及时性
在项目里特别是公寓的项目，经常会出现许多意想不到的维修事情,这样就需要材料供应商在接到我们的请求后，能够给我们及时的答复，是否能够提供材料.能，需要多长时间；不能，是没有存货还是市场上没有此类商品。但是能给予及时的答复是非常重要的.直接影响着我们的服务质量。
4.3
专业性服务的评估分析

1、好，好在哪？
2、不好，不好在哪?
3、还可以，为什么还可以？
4。4
评估分析结果的处理

1、没有达到标准的处理
①、经过评估分析对其的服务并不理想，但是对方愿意接受我们提出的建议并且进行相关的改进。其改进后我们评估分析已经达到我们要求的服务标准，我们可以与其继续合作。
②、服务供应商的服务直接遭到客户的投诉，给仲量联行造成了极坏的影响；由于此项服务给项目正常运行造成巨大损失的。管理处将要根据合同与其立即解除合同，同时尽最大的努力挽回供应服务商造成的不良影响。然后考虑更合理的方式挑选此类服务的供应商.
2、达到标准的处理
如果对我们的服务特别理想的服务供应商或材料供应商，项目将要与其签订长久的供应合同，并且其业务将随着仲量联行的业务发展而不断的发展。成为长久的合作伙伴。
5、
采购系统的完善和发展

随着公司业务的发展和外部环境的变化，采购系统将要不断的完善和发展,影响因素包括：公司内部因素和公司外部环境

公司内部因素应该包括：公司的管理策略、经营策略、公司的信誉度和知名度等；公司的外部因素应该包括：行业竞争、国家政治环境、宏观经济政策等。

JLLF-FIN-MB02-06-AC-a