工程投标组织与工作流程.doc

青山绿水通用航空有限公司
工程投标的组织管理与工作流程
第一条 目的和范围
为了规范工程投标管理的程序,明确各部门在工程投标中职责范围，提高工作效率和工作质量,确保业务经营工作按正常程序有序的进行,预防业务经营风险，根据国家有关法律、法规的规定,结合企业内部的实际情况,制定本流程。
本流程适用于公司参与的每个工程项目的投标（公开招标、单一来源采购、竞争性谈判、竞争性磋商等）。
第二条 投标的组织管理
一、 标书制作工作
由市场部统筹公司力量，按照要求按时完成标书的设计制作工作.
二、投标工作的组织与职能
1、组长:黄倩，负责工程项目招投标相关所有工作、市场部人力资源调配以及和公司其他部门的沟通协调。
2、标书制作组：标书编制、打印、封标以及准备购买招标文件所需资料.
3、技术支持组：编写技术方案并提供招投标过程中的一切技术支持。
4、投标组：购买招标文件、参加开标会、获取中标通知书并签订合同。
5、资料保管组：保存管理公司所有资质原件，包括公司资质、合同、飞机证件、药品证件、专业技术人员资质等.
第三条 工程投标的主要工作
一、资料准备工作:
1、商务文件的准备
2、技术文件的准备
二、信息的收集
三、标书购买
四、标书制作工作
五、投标工作
六、工程合同的签订

信息搜索、汇总
不参与
中标单位
评 委
投标有效性
分工制作
中标单位
评委
投标
商务部分
技术部分
开标
报价部分
评标
中标单位
中标区域
评委名单
评委组成
参 与
分 析
招标文件获取
分 析
参 与
第四条 投标工作流程框图
第五条、 工程投标工作流程
一、 投标资料的准备
总结公司历年来项目招投标过程中常用资料,建立公司分类信息库。
1、 资质证明文件信息库
营业执照、经营许可证、商业运行合格证、公司各类荣誉证书以及认证证书。
2、 人力资源信息库
飞行员：身份证、执照、资格证书.
机械师：身份证、执照。
专业技术人员(植保类、森保类）：身份证、学位证、职称证书。
3、 飞机信息库
飞机国籍登记证、适航证、电台执照.
4、 业绩信息库
公司所参加项目按年份分类：中标通知书、合同、验收报告、项目负责人证明文件。
5、 药剂信息库
农药登记证、生产许可证、企业标准。
6、 技术文件信息库
按公司目前主要业务范围编制技术方案并及时增加补充：美国白蛾飞机防治技术方案、松材线虫病无人机监测方案、松材线虫病飞机防治技术方案、松材线虫病疫木处理方案、人工影响天气技术方案.
二、 搜集招标信息
招标信息搜集要努力做提前、全面、准确，可通过多种渠道收集并证实。
收集的渠道:区域经理综合了解；政府采购网站搜集.
收集的内容包括地区年度病虫害防治规划、计划，招标信息。
市场部应指定一人关注网络招标信息，有用信息及时向领导报告。
三、 招标信息的确认与采用
招标组长对符合公司投标的招标信息应及时做出判读，向公司领导提出是否参与投标的意见。决定参加投标后，应提出参与此项目所采用的策略和技巧.
四、 购买招标文件
详细阅读招标公告规定的报名方式﹑报名所需提供的资料及报名费用并提前准备。注意报名截止日期.
按招标公告告知购买标书的时间、地点、金额、需要资料，由投标小组安排专人前往招标处购买；可以远程网上办理的，安排专人负责购买标书的全部流程。需要交纳投标保证金的要提前告知财务部交纳,并将银行回单保留，开标时交至招标公司。
现场购买:需携带报名所需的资质文件及报名费用到指定地点进行报名。提交资质文件及缴纳报名费用后，向招标代理机构索取招标文件和发票或收据.资质文件传真报名：需将招标文件要求的资质文件及报名费用汇款凭证传真至招标文件指定的传真号码，传真后打电话确认招标代理机构是否收到并索取招标文件.
投标保证金的缴纳:详细阅读招标文件关于投标保证金的缴纳说明，明确保证金提交形式﹑金额﹑保证金截止日期,提取重要信息交由财务办理,具体程序同报名费用缴纳相同。保证金汇款回单必须按照招标文件要求密封。
五、 成立标书制作组
根据项目要求成立标书制作组.
标书制作组下设6个小组，按公司目前所涉及的业务范围划分为美国白蛾飞防小组、松材线虫飞防小组、无人机监测小组、松材线虫病疫木处理小组和人工影响天气小组，每个小组配备1~2人.
六、 阅读标书
标书买回后,应打印纸质招标文件，由标书制作组成员详细阅读关于制作标书的要求，严格按照招标文件的要求办理投标事宜。招标文件对单位资质、投标文件的格式和内容、如何密封、如何开标等作出的详细规定必须详细标注，以求在公司投标文件中做到完全响应，坚决杜绝因阅读检查疏忽而没有按照要求制作投标文件而造成废标。
七、 搜集资质资料
根据招标文件的要求，由招标组长对相关资质、资料的搜集作出安排，再由标书制作人员从公司信息库中调取相关资料.
资质资料的到位时间以标书制作和投标的需求决定。电子版的到位时间以不影响标书的制作为准，原件的到位时间以不影响投标为准。
如果原件因客观原因无法到位,应采取补救措施.如采用经公证的复印件等等，采取补救措施时一般应征得招标机构同意或默许.
八、 标书制作
1、合理安排时间，在招标文件规定的开标日前制作、打印好标书。
2、按照招标文件的要求制作好目录.投标文件一般分为商务部分、技术部分和报价部分.招标文件会有关于标书内容的说明,按照要求先制作好目录.
3、按照制作好的目录将内容填写完整，整合资料。
商务部分由标书制作小组通过公司分类资料库搜集；技术部分由技术组编制；报价部分由投标组长决定.
4、按照招标文件要求进行格式调整,要注意文档的字号、字体、大小标题格式的统一、文本图片的排版、增加分页符、分隔符、页眉、页脚的编制、文本中图片不能盖住页码,最后是调整目录,更新域、更新页码。
5、在开标时间前1天完成标书所有制作工序,以便留有足够的审核时间。
九、 报价
对于公开招标或按询价方式组织的招标，由于只允许一次性报价，因此一定要在投标前核准价格，尽量报出有竞争性的价格，提高中标率；对于按照竞争性谈判、竞争性磋商或是单一来源方式组织的采购，由于有多轮报价机会，因此第一轮报价可以略高一点,留有一定降价空间,在采购过程中占据主动，为公司争取合理利润。
十、 审核
标书审核采取二级审核制。第一级审核由标书制作小组交叉审核,即一个制作小组审核另一小组制作的标书，制作标书的小组不参与后期审核;第二级由投标组长审核.
审核的重点：是否按照招标文件要求的格式、顺序设计了投标文件；是否对招标文件的要求各项指标做出了完全响应；是否按照招标文件的要求进行了封标.
十一、 打印标书
标书制作完成后,转化成PDF格式以便打印.转换完成要最终查阅一遍，查缺补漏。对于标书的必备内容和格式要重点检查一次,从标书的美观方面也要检查。
招标文件对于标书的电子版有特殊要求的,要按照招标文件的要求制作。标书封皮要标明正本和副本，正本要在招标文件要求的地方盖章、签字。
十二、 封标
标书打印完成、盖章后，用牛皮纸封口,并在接口处黏贴密封条，密封条也要盖章、签字。 招标文件会对密封有规定,按照要求制作。
资质证明原件由标书制作小组从资料保管组处领取,并按要求密封。
十三、 投标前的准备
投标组应检查投标文件是否齐备，包括标书和资质证明原件，应提前规划投标行动路线。
十四、 开标
由投标组在规定的时间、地点参加开标，携带好规定的资质原件，对评标委员会的质询要做好充分的准备，对一时不宜回答的问题要协商甚至是向领导汇报后再作答复，重要情况如报价的变动必须及时向领导请示处理.
十五、 投标资料的交还
投标结束后,投标组应尽早返回公司，对投标携带的有关资质文件、合同原件逐件向资料保管组交割，资料保管组必须逐件核对登记，如发现遗失要采取补救措施,对无法追回的要提出处理意见.资料保管组应及时追缴投标使用的公章、公司资质、荣誉证书等,确保不发生遗失.
十六、 总结
投标结束后，投标组长应及时召开总结会,听取投标过程的情况汇报,根据中标结果总结经验教训,形成文字资料存档.
十七、 了解评委情况
通过各种渠道、方法,了解评委的组成，力争掌握评委的详细资料。
十八、 工程合同的签订
由招标组派专人参考招标文件中的格式拟好合同，与招标单位协商细节,签订好合同.合同必须交由资料保管组统一归档管理。
附件1：
农药三证的识别
农药是重要的农资，是特殊的商品，其质量保证国家《农药管理条例》规定：国家实行农药登记制度、国家实行农药生产许可证制度，农药生产企业应当按照农药产品质量标准，技术规程进行生产，农药产品出厂前，应当经过质量检验并附具有产品质量检验合格证。
这就是通常所说的农药三证,缺一不可。　　
  1、农药登记证：临时登记证是以LS或WL开头。正式品种登记证以PD、PDN或WP、WPN打头。分装农药的尚需办理分装登记证号。　　
  2、生产许可证号:农药生产许可证号格式如HNP 51057-A0741(25％灭幼脲悬浮剂）。
3、质量标准证：我国农药质量标准分为国家标准、行业标准、企业标准三种，其证号分别以GS或Q等开头。　　
凡是不以上述LS、PD、XK、Q等英文字母打头的三证号，往往是自己编写的，不受法律保护，其质量值得怀疑。
附件2：
航空企业五证审核注意问题
1、营业执照:经营范围、注册资本、年检情况；
2、税务登记证:经营范围
3、组织机构代码证：有效期、年检情况
4、经营许可证：经营范围 有效期
5、商业运行合格证：商业航空运营人名称是否与其余4证一致。
附件3：
航空事业单位四证审核注意问题
1、税务登记证：经营范围
2、组织机构代码证:有效期、年检情况
3、事业单位法人证书:业务范围、有效期
4、非经营性航空登记证:活动期限
附件4:
飞机三证审核需注意问题
1、适航证：是否年检。
2、国籍登记证:本证发给单位名称,所有权人名称。
3、电台执照：执照有效期。
4、保持三证的一致性,即同一架飞机。
附件5：
飞行员证件审核注意问题
1、是否已年检。
2、是商照还是私照。