万科物业管理公司筹建工作指引.doc

万科企业股份有限公司
编号
VKWG08-31
名称
物业管理公司筹建工作指引
版本
A/0
第 4 页 共 4页
编制
张隽
更改

审核
向云
批准
张力
生效期
2012年 9月 4日

1。 目的
为物业管理公司筹建工作提供指引，为日后物业公司日常工作的开展奠定基础。
2。 范围
适用于集团内的全资及控股的所有房地产公司筹建新物业管理公司之用.
3. 职责
3。1 集团物业管理部负责编制、发布和修订本工作指引.
3。2 地产公司负责参照本指引筹建物业公司。
4。 方法和过程控制
4.1 物业管理公司成立的条件
4。1。1所管辖项目必须达到建筑面积15万平方米以上（含15万平方米），且已有两个以上（含两个）独立运作的物业管理项目。
4。1。2所管辖项目按规定提取的管理酬金总额足以支持物业管理公司本部的日常运作。
4。1.3 同一行政管理区无万科投资的其他物业公司。
4.2 物业管理公司的成立流程
4.2。1同时满足以上三项成立条件的，可向集团总部申请成立新的物业管理公司，具体报批程序见VKZB01—11《新公司成立指引》第4。1条款。在此之前需要通过集团物业管理部初审.若当地法规明确规定物业管理机构必须具有独立法人资格或为防止出现恶意抢注我司名称等情况,可特别申报审批成立物业公司。
4.2.2 新公司成立的申请获公司董事会批准通过后，即可向当地工商部门进行注册登记，向当地行政主管部门申请资质审批，具体操作流程详见本指引第5。条款中所绘流程图。注册过程中应特别注意因地区差异而可能存在的政策差异，避免因此而影响到新公司的注册。
4。2.3 新公司注册登记应提交的文字资料及证明,详见下表：
序号
文字资料及证明
提交文件的
公司类型
1
公司董事长签署的注册登记申请书
有限、股份
2
全体股东指定代表或者共同委托代理人的证明
有限
3
法律、行政法规规定注册有限责任公司必须报经审批的，国家有关部门的批准文件
有限
4
国务院授权部门或者省、自治区、直辖市人民政府的批准文件
股份
5
国务院证券管理部门的批准文件
募集设立的股份有限公司
6
创立大会的会议记录
股份
7
公司章程
有限、股份
8
筹办公司的财务审计报告
股份
9
具有法定资格的验资机构出具的验资证明
有限、股份
10
股东的法人资格证明或者自然人身份证明
有限
11
发起人的法人资格证明或者自然人身份证明
股份
12
载明公司董事、监事、经理的姓名、住所的文件以及有关委派、选举或者聘用的证明
有限、股份
13
公司法定代表人任职文件和身份证明
有限、股份
14
企业名称预先核准通知书
有限、股份
15
公司住所证明
有限、股份
16
经营范围中有法律、行政法规规定必须报经审批的项目的,国家有关部门的批准文件
有限、股份
备注
1. 本表右侧栏内“有限”、“股份”分别为“有限责任公司”、“股份有限公司”。
2. 住所证明系指房屋产权证或能证明产权归属的有效文件。租赁房屋还包括使用人与房屋产权所有人直接签订的房屋租赁协议书或合同。
4.3 物业管理公司的组织形式
4.3.1物业管理公司应本着精简高效的原则，根据所管辖项目的范围、类型、数量及自身的人力、财力等实际情况确定合适之组织形式。
4.3。2对于已达到成立条件但项目数量及规模相对较小的情况，建议采用直线制组织形式，即物业公司总经理直接管理、监督各管理项目,不设专门职能机构，必要时可设置助理分管业务。
4.3.3 管辖项目达到一定的数量和规模,具备充分实现规模效益的经济条件时，建议采用直线职能制组织形式,即在公司根据需要设立相应的职能部门,对管理项目进行专业指导、资源整合、相互调配,同时各级领导者可分别分管职能部门和管理项目，将职能制和直线制有效相结合。这种制度应注意加强部门之间的横向协作,防止本位主义现象发生.
4.4 物业管理公司的机构设置
4.4。1对于采取直线制的物业公司,公司领导根据需要可配备事务秘书,担当事务性工作.
4。4。2对于采取直线职能制的物业公司，机构总体结构可分为两极:即公司本部和各物业管理项目。
4。4。3公司本部主要负责公司宏观决策、管理、监督，合理调配各项目之间的关系，优化公司总体资源配置，对管理项目提供各种支持、帮助及全面的业务督导。在公司本部设立若干职能部门，指导、监管、支持各物业管理项目不同的业务。
4.4.4常见的职能机构包括：
a) 综合管理部门：负责人力资源、行政后勤、资产管理、档案管理、综合协调、信息管理等，可根据需要分设人力资源管理部门、行政后勤管理部门及办公室等。
b) 财务管理部门:负责财务管理、会计核算、成本控制、各类费用收缴工作的跟进及指导等方面的工作。
c) 品质管理部门：负责公司质量管理体系的建立、维护、指导，对各物业管理处的日常管理运作提供技术支持,并进行业务监控。
d) 经营管理部门：负责跟进公司经营计划的落实,策划经营服务方案、组织、开发各种经营项目，开展多种经营活动。
4。4.5物业管理公司职能机构必须根据管理项目的业务需要和经济基础来设置，在物业管理的不同阶段，可以适当整合、增删相关联的职能管理部门,以发挥最大功效。
4.5 物业管理公司的制度建设
4。5.1新物业管理公司可参照集团总部相关部门制定的各项规章制度，制订或执行相应的管理制度.
4。5。2新成立的物业管理公司应建立、健全以下相关企业管理制度：A、人事行政管理制度；B、财务管理制度；C、信息管理制度；D、质量管理制度（包括质量方针、质量目标、各项业务操作程序及作业标准、岗位职责、监控制度、检查及考核制度等)，并通过实际运作不断完善各项管理制度.
4。5。3新成立的物业管理公司应从集团物业管理部获得物业管理工作软件及《万科物业企业形象策划手册》，并严格推广执行.
4.6 物业管理公司的资产购置
本着严格控制、从严审批的原则进行固定资产管理。新成立的物业管理公司在固定资产（及相关政策)购置、租赁及处理时应严格遵循集团相关规定,详见VKZB01—11《新公司成立指引》第4。5条款.
4.7 物业管理公司的信息管理
4。7.1新成立的物业管理公司应及时取得与集团总部网络的互联，并开设邮箱。
4。7。2新成立的物业管理公司应建立规范的信息管理制度,协调好各类信息的报送单位、时限要求及批转流程。
4。7.3物业管理公司成立后应向集团物业管理部呈报以下重要信息:
a) 公司季度经营例会纪要
b) 年度计划总结
c) 管理评审纪要
d) 物业管理半月报
e) 物业管理快报（包括业主重大投诉或突发事件情况、公司要闻等）
4。7。4对于集团其它部门规定报送的信息，详见VKZB01—10《万科企业股份有限公司信息管理办法》及相关管理规定.
5. 物业管理公司成立流程图（详见下页，仅供参考）:
董事会对设立企业法人代表任命书

6。 本文件经集团总经理办公会讨论通过，自颁布之日起生效.