监理文件资料归档管理规定.doc

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监理文件资料归档管理规定
一、监理文件资料归档管理职责
1、按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/50328―2001）的要求：“建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围”。
2、应设专人负责监理资料的收集整理和归档工作,项目监理机构监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。
3、监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。监理单位应在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段,应对施工单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查。
4、为保证监理资料真实性、准确性和完整性，项目监理机构具体负责实施档案管理人员，必须熟知公司监理信息化管理系统，并经公司人力资源部档案管理培训，考试合格、持证上岗,并能与公司签定长期合同的人员担任.
二、监理文件资料归档的范围和深度
（一)按照《建设工程监理规范》（GB50319-2000）7.1“监理资料”的规定，监理文件资料归档的范围和深度为：
第一卷：施工合同文件及委托监理合同
（1）施工合同
指业主与施工单位签订的施工承包合同.
（2）委托监理合同
指委托单位（业主）与监理单位签订的委托监理合同（副本）.
含监理招投标文件(由公司经营部负责提供）、合同变更、修订及追加的补充协议等。
（3）工程分包合同、各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同。
第二卷：勘察设计文件
可行性研究报告（只要求归档电子文件)及其审查批复文件。
第三卷：监理规划
是指导项目监理机构全面开展监理工作的指导性文件。按照《建设工程监理规范》条文解释、体系认证机构和国网公司的要求，此项内容除了应该包括由项目监理机构总监主持编写，监理单位技术负责人批准、业主单位认可的项目《监理规划》（12项内容)以外,还应包括：
（1）项目监理机构编制的工程进度控制计划、质量控制计划、造价控制计划、监理规划的修订、补充等有关资料。
（2）项目监理机构关于“三标一体”管理体系运行的策划内容。
（3）工程创优规划、细则.
第四卷:监理实施细则
指由项目监理机构专业负责人主持，专业监理工程师编写、经项目总监批准，指导相关专业开展具体监理工作的实施细则。
第五卷：资格资料
含：
（1）总包单位或施工单位资质资料及人员上岗证。
（2)分包单位资质资料及人员上岗证。
第六卷：设计交底与图纸会审会议纪要
指由建设单位主持，项目监理机构参加的设计交底与图纸会审记录及会议纪要。
第七卷：施工组织设计（方案）报审表
（1）施工单位为完成对所承担的施工任务而编制的总体或分阶段的总体施工组织设计。
(2）分部工程施工方案。
（3)季节性施工方案。
(4）专项（分项工程）施工方案。
第八卷：工程开工/复工报审表及工程暂停令
指经专业监理工程师审查,总监理工程师签发的新开工的单位工程、分部工程开工报告、工程暂停令、复工报审表。
第九卷：测量核验资料
（1） 控制桩的校核成果、控制桩的保护措施。
（2）平面控制网、高程控制网和临时水准点的测量成果。
（3）按规程规范要求的沉降点观测记录。
第十卷：工程进度计划
（1）施工单位提交的总进度计划及实际完成情况。
（2)施工单位报送的年、季、月施工进度计划与实际完成的情况.
应包括计划进度与实际进度对比，原因分析和所采取的措施.
第十一卷：工程材料、构配件、设备的质量证明文件
含用于正式工程、构成工程项目产品的原材料、构配件、半成品、主要设备的报验及质量证明文件；供货单位、试验单位资质材料.
第十二卷：检验试验资料
(1）按规定进行的正常检验试验的检查试验资料.
（2）凡标志不清或认为质量有问题的材料；对质量保证资料有怀疑或与合同规定不符合的一般材料的检验试验资料.
（3)涉及结构安全的试块、试件以及有关材料的见证取样检测资料。
（4）涉及结构安全和使用功能的重要分部工程抽样检测资料.
第十三卷：工程变更资料、材料、零部件、设备代用审批
指经项目监理机构审查，总监理工程师签发的工程设计变更，材料、零部件、设备代用及由设计单位提出（或出据)的工程变更文件，含工程变更费用报批文件。
第十四卷：隐蔽工程验收资料
指对隐蔽工程的检查验收资料。
第十五卷：工程计量单和工程款支付证书
（1）工程量申报及审批资料。
（2）工程款预付报批文件。
(3）工程款报批文件。
第十六卷：《监理工程师通知单》
指由监理工程师发给有关各方的监理通知单及监理工程师通知回复单。
第十七卷：《监理工作联系单》
指参建各方就与监理工作有关的事宜进行沟通、联络、警示、备忘的联系单。
第十八卷：检验批、分项工程质量报验申请表
指最基础的检查验收资料.有检验批的，为检验批的检查验收资料；没有检验批的，为分项工程的检查验收资料.
此部分内容为最基础、最原始的检查验收资料，内容较多，也非常重要.为此，要求报验申请表的审批页单独以文字资料归档，其余,含报验申请表的审批页及其中的内容,全部以电子文档（抄描件)归档。
第十九卷:会议纪要
（1）由项目监理机构组织的“工地例会”会议纪要。
（2)由业主主持的“第一次工地会议”纪要及“监理内部工作会议”纪要等。
（3）安全、质量等“专题会议”纪要.
（4)其他有关会议的会议纪要。
第二十卷：来往函件
（1）建设单位函件。
（2)施工单位函件.
(3)设计单位函件。
(4)政府部门函件.
（5）其它函件。
第二十一卷：监理日记
(1）指经定期检查，并有评语及最终处理结果的监理工程师日记。
（2）项目监理机构的大事记.
按照《建设工程监理规范》（GB50319-2000)和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328―2001）的要求,监理日记属监理单位的存档资料,不移交给建设单位。
第二十二卷：监理月报
指定期向业主及公司汇报、沟通工程项目监理工作情况的监理月报。其内容按“监理规范”及公司相应文件的要求执行。
第二十三卷：质量事故报告与处理文件
指工程质量问题处理记录及应经公司技术负责人批准的质量事故处理报告。
含质量问题处理记录、《质量事故报告单》、《质量事故处理方案报审表》、《质量事故处理结果报验表》.
第二十四卷：分部工程、单位工程验收资料
第二十五卷：索赔文件资料
含“索赔意向通知书”、“索赔报告”、“费用索赔审批表”。
第二十六卷：竣工结算审核意见书
指工程竣工验收报告经发包人认可后的工程费用结算（即竣工决算)审核意见.
工程竣工结算以前,承包单位按施工合同规定填报竣工结算表,必须经专业监理工程师审核、总监审定、签认,业主批准.
第二十七卷：工程项目施工阶段质量评估报告及专题报告(1）（单位）工程质量评估报告。
工程质量评估报告主要包括以下内容:
1）工程项目建设概况介绍,参加各方的单位名称、负责人；
2）工程检验批、分项、分部、单位工程的划分情况；
3）工程质量验收标准,各检验批、分项、分部工程质量验收情况；
4）地基与基础分部工程中,涉及桩基工程的质量检测结论，基槽承载力检测结论；涉及结构安全及使用功能的检测结论；建筑物沉降观测资料;
5）施工过程中出现的质量事故及处理情况，验收结论;
6）结论。本工程项目(单位工程）是否达到合同约定；是否满足设计文件要求；是否符合国家强制性标准及条款的规定.
（2)专题报告
指根据项目监理工作的实际，随机向业主（或监理单位）提交的专题报告.
第二十八卷:监理工作总结
指整体工程移交投产以后,由总监理工程师主持编写的整个项目监理工作的工作总结。
（1）向业主提交的监理工作总结
其主要内容包括：委托监理合同履行情况概述，监理组织机构、监理人员和投入的监理设施，监理任务或监理目标完成情况的评价，工程实施过程中存在的问题和处理情况,由业主提供的供监理活动使用的办公用房、车辆、试验设施等清单，必要的工程图片，表明监理工作终结的说明等。
（2）向监理单位提交的监理工作总结
其主要内容包括:
（1)监理工作的经验，可以是采用某种监理技术、方法的经验，也可以是采用某种经济措施、组织措施的经验，以及委托监理合同执行方面的经验或处理好与业主、承包单位关系的经验等；
（2）监理工作中存在的问题及改进的建议.
（二）根据中华人民共和国建设部建标［2002］8号文及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328―2001)的要求，除上述资料外，还应补充移交以下归档资料：
第二十九卷：新技术、新工艺、新材料、新设备资料
（1)新技术、新工艺、新材料、新设备的试验资料、鉴定报告。
（2）项目监理机构组织审查的结论及相应的工艺标准。
第三十卷：项目监理机构对承包单位质量管理体系、技术管理体系和质量保证体系的审核报告
(1）质量管理、技术管理和质量保证的组织机构；
（2)质量管理、技术管理制度；
（3）专职管理人员和特种作业人员的资格证、上岗证。
第三十一卷：项目监理机构对承包单位计量器具、检验设备的审核报告
第三十二卷：工程竣工验收移交证书
具体内容及格式，详见《火力发电建设工程启动试运及竣工验收规程》（DL/T5437—2009)和《110kV及以上送变电工程启动及竣工验收规程》(DL／T 782—2001）要求.
第三十三卷：工程中间检查验收有关资料
指《土建交付安装中间验收》、《安装交付土建中间验收》、《安装交付调试中间验收》。
第三十四卷:施工质量检验项目划分报审表
第三十五卷:不合格项“整改通知单”及其闭环管理资料
第三十六卷：工期延期请求及审批报告
第三十七卷:合同争议、违约报告及其处理意见
第三十八卷:合同变更材料
含施工承包合同及与监理委托合同变更资料
（三）根据《火力发电建设工程启动试运及验收规程》（DL/T5437—2009）的要求：对于火力发电机组试运还应移交下列档案资料:
第三十九卷:机组试运资料
含：单机试运记录及验收签证，调试大纲，调试方案或措施，调试报告，调试质量验收签证,涉网特殊试验报告，机组性能试验方案或措施，机组性能试验报告等.
以上三十九卷归档资料，是满足现行法律、法规、规程规范要求的最低限,并非监理资料的全部。其它能够为规避监理人员法律责任和风险，提供依据的监理资料如需归档,可在第三十九卷之后自行编目归档,但不做为监理资料的考核内容。
三、归档文件的质量要求
1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符.
4、工程文件采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备.
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。
8、所有竣工图均应加盖竣工图章。
（1）竣工图章示例如下：
（2）竣工图章尺寸为:50mmх80mm.
（3）竣工图章应使用不易褪色红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大变化，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
10、复制图的折叠
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609。3—89）统一折叠成A4幅面（297mmх210mm），标题栏露在外面
11、工程档案资料的微缩制品,必须按国家缩微制品标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。
12、工程档案资料的照片(含底片）及声像档案，要求图像清析,声音清楚，文字说明或内容准确。
13、工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔,手工签字,在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
四、案卷的编目要求
1、卷内目录：
（1) 卷内目录式样宜符合附表A。
（2） 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
（3) 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（4) 文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。
（5) 文件题名：填写文件标题的全称。
（6） 日期：填写文件形成的日期。文件形成的日期和审批日期均为8位.（如：XXXX年XX月XX日）
(7） 页次：填写文件卷内所排的起始页码。最后一份文件填写起止页码.
（8)卷内目录排列在卷内文件首页之前.
2、卷内文件页码：
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编码，页码从“1”开始.
（2)页码编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件,正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
（3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的,原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（4）卷内目录、卷内备考表不编写页码。
3、卷内备考表：
（1)卷内备考表的式样宜符合附表B的要求。
（2)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
4、案卷目录号的排序
案卷目录号均按本文件要求从01开始依次排序。
五、卷盒、卷盒封面、案卷脊背的要求
（1）卷盒
1)卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分为20、30、40、50mm。
2）卷盒应采用无酸纸制作。
(2）卷盒封面
卷盒封面尺寸为297mm×210mm，封面式样详见附表C.
（3）案卷脊背
案卷脊背式样详见附表D。
六、归档文件移交程序
1、总监理工程师应对工程项目归档资料的完整性、真实性与有效性负责。项目竣工后,由项目总监理工程师对监理全过程进行总结,检查归档的监理资料,经检查合格后,在“工程档案移交（接收)登记表”（见附表E)上签字并加盖移交单位公章。
2、公司技术质量部对项目归档资料进行核查、验收。
七、移交档案注意事项：
1、档案归档时，必须严格本文规定的归档顺序(1～39卷）进行归档.归档时，如某卷无内容,则此卷档号可空出。(例如：第二十五卷：“索赔文件资料”无内容，则第二十五卷可空出，下卷编号为第二十六卷，不占用第二十五卷)。
2.项目部移交的档案必须为原件（厂家及人员资质除外)。为此，项目开工时，每一份文件一式几份一定要规划好，必须留出为公司归档的原件.
3.卷内编目中的责任者系直接完成人.
4。在档案归档时,应注意审批页是否有遗漏签字、盖章。
5.检查页码是否有跳码，卷内目录与页码内容是否相符。
6。项目上所有影像资料均应以光盘形式移交.
7.页次：填写文件在卷内所排的起始页码。最后一份文件填写起止页码。
8。卷内备考表必须严格按照备考表样式填写.（立卷人应有责任立卷人签名；立卷日期应填写完成立卷的日期；审核人应由案卷质量审核者签名（一般为总监）;审核日期应填写审核的日期)。
9。案卷封面和卷内表格字迹要书写的清晰端正。
10.档案在移交时应填写正式接收档案的时间。
11.档案归档完成后,请认真检查,无异议后方可装订,在装订时,必须剔除金属物.(卷内备考表排列在卷内文件材料之后）。
附录A：
卷内目录式样
尺寸单位统一为：mm
附表B：
附录B：
卷内备考表式样
尺寸单位统一为:mm
附表C：
案卷封面式样
卷盒、卷夹封面A×B=310×220
案卷封面A×B=297×210
尺寸单位统一为：mm
附录D:
案卷脊
D=20、30、40、50mm
尺寸单位统一为：mm
附录E：
工程档案移交(接收）登记表
项目名称：
案卷目录号
案 卷 名 称
所属年度
移交(接收)日期
案卷数量
总页数
备注

移交单位:（章） 移交人： 接收单位：（章)