如何管理好酒店的资产.doc
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1、 如何管理好酒店的资产(PPT讲稿) 陈增辉 2009年7月 一、酒店固定资产的管理根据6月开业后,酒店固定资产移交和管理的现状,今天我强调加强固定资产的管理,无论是对业主方还是管理方均处于迫在眉睫之中. 建立资产管理制度,明确移交管理办法,及时提供移交请单,保障业主资产完整性。建立酒店资产管理小组,明确界定酒店管理公司代业主负责资产实物管理的责任.资产类别固定资产 固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产、经营有关的设备、器具、工具等,使用寿命超过一个会计年度。不属于生产经营主要设备的物品,并且使用寿命超过一个会计年度,也应当作固定资产. 酒店固定资产主
2、要分7大类: -土地、房屋、建筑物; 机器设备; 交通运输工具; 家具及设备; 电器及影视设备; 康体及娱乐设备; -消防及其他设备;固定资产管理 酒店在总经理领导和财务总监具体负责下、实行分级管理办法,贯彻“谁用谁管,管结合的原则,将全部固定资产列入有关部门,使管理部门负有管、用和维护的责任。由于管理上的漏洞造成的丢失、损坏,必须追究使用部门责任人的责任。固定资产按类归口管理、资产分为: 工程部:房屋及建筑物、供电系统设备、供热系统设备、中央空调系统设备、通讯、设备、维修设备、影视设备和电梯设备、办公用家具、电脑。 保安部:消防设备、监控设备、办公用家具、电脑。 客房部:洗涤设备、清洁设备、
3、客房地毯、客房家具设施、客房电视设备、办公用家具、电脑。 康乐部:康体及娱乐设备、美容设备、办公用家具、电脑。 前厅部:客户服务用的复印机、传真机等商务中心设备、车队车辆、办公用家具、电脑。 餐饮部:厨房炉具、冰柜等厨房设备设施、餐厅地毯、餐厅设备、营业家具、宴会厅设备设施、办公用家具、电脑. 总经理办公室:办公家具设备、办公用复印、传真设备、办公用电脑. 财务部:办公家具、设备、办公用家具、电脑。 电脑房:电脑房设备设PMS、POS系统、家具. 人力资源部:办公家具、设备、办公用复印、传真设备、办公用家具、电脑. 员工食堂:厨房炉具、冰柜等厨房设施、家具、办公家具、电脑。 固定资产日常管理方
4、式根据固定资产品种多、技术性强、分布广等特点,实行分级归口管理,遵循“谁用、谁管”的原则,由总经理领导和财务总监负责,严格落实各部门各级责任制,实行“三定:即设备定户、保管定人、管理定责.做到一物、一卡、一号、一帐。 固定资产归口管理的具体分工和职责:?计财部(1)组织、协调好各部门在固定资产日常管理中的有关事宜;(2)负责办理固定资产增加、转移、调拨、外借、报废等手续并正确计算固定资产价值和提取固定资产折旧;(3)每年与固定资产实物主管部门和使用部门的账、卡、物进行核对,并进行一次固定资产全面清点工作,督促处理盘点中出现的问题;(4)对固定资产的购建、调拨、报废作好审核工作。?工程部(1)做
5、好固定资产更新、改造、大修等各项计划的编制上报工作以及计划的实施(2)负责固定资产分类编号,建立电脑资料档案,建立台帐和卡片,粘贴标牌及技术资料档案保管工作,并负责指导使用部门建立固定资产卡片;(3)办理固定资产购建、安装、验收、转移、调拨、报废的各项工作和手续;(4)制定机器设备的技术操作规程、操作者的岗位责任和维护保养制度,并定期检查贯彻执行情况,保证安全生产;(5)会同使用部门对固定资产实物定期进行盘点.使用部门(1)应指定专人负责本部门的全部固定资产的完好性与完整性管理.(2)建立本部门使用的固定资产实物卡片账;设立一房一卡的饭店客房部门,应将卡中的固定资产和低值易耗品、物料布件、其他
6、用品分别列示清楚,随时和计财部相互核对,并按顺序排列、编号,保管好固定资产,保证账实相符.(3)对在用的固定资产落实班组和个人清洁保养责任,妥善使用,不得丢失、损坏附件,以保证固定资产的完整无缺。(4)定期与计财部、工程部核对帐卡,每年对固定资产实物进行盘点工作(5)随时掌握在用固定资产的动态,经常与工程部及计财部取得联系,办理好在用固定资产的报修、增加、减少、转移、报废等手续。各部门管理职责配备专职或兼职的固定资产管理人员负责固定资产管理.各项固定资产应设固定资产帐册和卡片,填写有关固定资产详细资料(技术资料、图纸应作为技术档案、由工程部负责保管),确保与财务部固定资产管理系统(或卡片)相符
7、.定期进行帐物核实。实物盘点最少每年一次。所有固定资产的领用、转移、报废均应按规定的程序运作执行.财务部管理职责财务部建立固定资产明细帐,对固定资产进行分类、编号、记录固定资产原值、折旧年限、存放位置、照片等.组织固定资产管理人员配合业主对固定资产实物贴放标签。定期与业主固定资产明细核对,掌握固定资产增减变动情况,配合业主对固定资产盘点、保证帐物相符。配合、协助和监督有关部门执行固定资产管理制度。固定资产的购置 使用部门购买属资本性支出的设备设施(固定资产)应填写购买申请,申请书应祥述购买理由,经采购部在市场询价,由财务总监从财务角度评估新增设备设施对酒店经营影响和投资回报向总经理汇报,总经理
8、在全盘详细考虑后报业主;抄报酒店管理公司。由业主批复后,由采购部正式找供应商竞价、购买(参看采购程序FD06001)或业主自行负责办理.固定资产正式投入时,应通知财务部,财务部应从固定资产使用第一天起按其所属类别提折旧(由业主财务负责操作).固定资产移交使用 固定资产的移交使用无论其原因是(1)接受业主委托管理使用;(2)部门与部门之间的管理使用的移交,均应按此程序执行。固定资产移交时必须由酒店和业主财务部、管理部门、使用部门、工程部会同验收,验收合格后,由管理部门填写固定资产验收单,在验收单上加盖公章.验收单应一式四份,一份交业主存档,另三份由管理部门、财务部和使用部门保留。如该固定资产存在
9、破损或隐患,移交书也应详细列明包括图片.财务部和使用部门的固定资产管理员应把移交的资料建立固定资产资料片(手工)或输入系统进行管理。工程部应建立技术维护资料和维护档案,对固定资产进行定期维护,如果该固定资产需要外来单位进行维护,应详细阅读保养合同的维护范围。固定资产的报废/处理固定资产是酒店资产的重要组成部分,无论是投资管理或由业主委托管理均应有完整的处置程序和记录。在处置固定资产前,部门经理/主管填写固定资产清理申请表、祥述原因、提出意见.申请表须由部门总监签字后,交财务总监审核,并按顺序编号.经过审核并由财务总监签字后,应送交总经理审批.总经理批准后,申请表格应送至业主作处理批复。除非业主
10、另有处理指令,酒店管理公司将按第5或第6条执行.在酒店总经理获得业主同意后,采购部应邀请至少三位独立的投标人竞标处置资产,出价最高的投标可中标。随后财务部进行财务处理,并确保竞标过程顺利且未损害饭店的利益.各酒店业主或相关法规有规定的,按各店业主或相关法规执行。固定资产盘点固定资产必须每年进行清查盘点,最少二次,盘点时间表制定为6月和12月.盘点前,由财务部下发盘点时间表。使用部门的固定资产管理人员在盘点必须在场协助。财务部人员在盘点前,应从财务系统打印出来的固定资产清单,以便现场盘点核实。盘点后,使用部门和财务人员应共同在盘点表上签名确认,盘点结果无论是盈还是亏均应查明原因,书面上报总经理和
11、业主,按总经理和业主的处理意见处理 小 结固定资产管理的三字经:“进、出、用 固定资产管理是财务工作中最容易被忽视的一项工作。也是不容易做好的一项工作.它不象销售、存货、成本等影响企业当期损益的关键工作。 一堆固定资产,如果已经购入到了酒店,因为它的成本在一定程度上具备“沉没成本的特性(一般情况下固定资产购入时都不是为了卖出变现的),无论该固定资产使用的效率效果如何,一旦折旧年限进行了确定,就每月以折旧费的形式固定计入企业当期的费用.这一特性造成许多酒店在进行费用管理与控制时,往往将“折旧费列为一项不可控项目,而不去象控制别的费用如交际费、差旅费那样来控制。这就要求固定资产一定要从最初决定投资
12、的那一时刻来进行管理,即从最初做投资预算的那一刻进行管理。一是“进”指的是固定资产的采购一定要严格严格的控制包括以下几个层次: 1、年度预算层面。每年的投资预算都要慎重考虑,经过细致论证后才可以获批。 2、事先的投资采购申请.由于年度预算的周期长,而实际的业务环境变化很快,即使有了年度的投资预算,在实施每一项具体的投资计划前,仍然需要由业务部门提出具体的投资采购申请,以获得最新的评估.对于预算外的投资,更需要结合业务情况,谨慎考虑。这一点是很重要的。因为投资与费用不同,一项投资的效益往往要在今后的许多年才能显现出来。所以在实际的审批中,对投资一定要设立比费用更为严密的体系与流程。 3、具体的采
13、购与付款。在这一层面上,同样必需有严格的流程.主要指所有的采购与付款必需有合格的单据来支持.如同存货的采购一样,固定资产也一定要对合同或订单、收货情况(包括质量验收)、及发票进行三单审核。之后才能办理入帐及付款手续。 同时在固定资产到货验收,开始使用前,还需要加贴固定资产标签,标签上的信息与财务固定资产帐上的信息要保持一致。现实中,这一环节的问题非常多,许多酒店就是因为在这一环节控制力不,导致产生了大量的帐外资产和不良会计信息。其实解决的方法非常简单,也非常原始。 就是财务固定资产会计岗位人员必需与各个部门保持良好沟通,时时宣传与讲解固定资产管理方法,并亲自对固定资产的验收、位置、使用部门等进
14、行核查.许多财务人士抱怨酒店里其他部门的人员根本没有资产管理的基本认识,在资产处理上随意性很大.却没想到造成这一现象的原因是自己对政策讲解不够.业务部门没做“好“的原因在于业务部门并不清楚自已的行为造成的影响与后果是什么。这些都是需要财务部门去讲解的.二是“出。指的是固定资产的处置 固定资产无论是报废,还是进行转售,都必需有严格的程序与文档资料支持.事实上,一进一出两个关口把住了,固定资产管理基本上就没有大的风险了。 应该关注的问题有: 每一项资产在向外物理转出时,是否有门卫进行检查,要求提供适当的手续? 资产的处置是由一个部门独立完成的吗?一般来说,必需要求有两个以上部门共同来完成处置。 是
15、否有实物处置的照片或废品公司签收的文件证明? 资产报废事先获得审批了吗? 财务人员是否现场监查了处理过程(包括事前对报废资产的核对)? 许多酒店的财务部门仅凭一纸获批的报废申请就直接对固定资产进行了报废的帐务处理,并不认为对实物的处置监查是自己的工作.在这样的思想指导下,就不可能将固定资产帐务处理清楚。实际上业务部门很可能将申请报废的固定资产先找个仓库一放,之后许多年无人问津,致使仓储费用增加,且白白损失掉了提前变卖的机会与价格。 财务部一定要对报废的过程与文件进行确认后,才能在帐务中进行报废的处理。这是非常重要的。要知道固定资产的处置环节最容易产生腐败,是许多“小金库”的来源。三是“用 可以
16、说,在前两项内容完成后,这第三件事完全属于酒店内部事务了。如果说“进和“出”涉及到成本与收益的控制,“用”则更关注的是效率问题。为什么有的酒店资产清查时发现井井有条,而有的企业却是严重的帐实不符?区别就在这个“用上.要想“用”得明白、“用”得高效,需要注意以下几点: 1、每一项资产都必需有相应的管理责任者,即“Owner”.【??n?r】这个Owner 可以不是资产的使用者,但必需对资产负起完全管理责任。要保证资产的完整,并掌握资产的使用状态. 2、财务部资产管理人员要与酒店的 owner们建立起紧密的联系,通过他们的报告来掌握公司资产状态.在职责分工上,财务必需定期提供给每一位owner所辖
17、的资产清单,让其了解公司固定资产帐目情况,以便owner 进行跟踪与盘点,对不符事项进行报告。这样的定期自查是非常必要的一种管理手段,在此基础上财务人员再进行小范围抽查。财务人员还要与owner共同来解决固定资产转移、分拆、集合等一系列具体的问题,并付诸于文字流程,使得固定资产帐目能与资产实际状态保持一致。 3、每年进行一次固定资产清查。有了1、2项的工作基础,这一工作做起来会非常得心应手. 我今天冒昧地提出: 所有的投资都要在未来才能带来收益。对固定资产管理不善而带来的浪费往往比我们想象的要大得多。试想: 如果对当期的每一分费用都精打细算,对一次差旅费用心疼不已,却忽视酒店大量的固定资产的管
18、理?昨天的决策带来了今天的折旧费用居高不下,那么今天的决策同样也会造成明天的损失? 要重视并且实际地投入力量去进行固定资产的管理,千万不要因为几年或几十年的分摊期而忽略任何一笔投资。哪怕只是很小的金额。 二、低值与物料的管理毛巾面盆大浴缸,牙刷牙膏香肥皂,汤勺盆子压力锅,碗筷调羹切菜刀.数目繁多管理难,耐心细致解难题。 领用。 领用时应填写申请单,经使用部门总监签名批准,从仓库领取,使用部门负责人应控制部门使用数量;财务每月统计领用数量与实际需求向总经理汇报.内部转移. 低值易耗品内部转移时填写内部调拨单.调拨单应由双方使用部门经理级管理人员签发、签收。调拨单一式三份(互调部门各一份;财务部一
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