物资贸易公司招投标管理办法.doc

＊**＊商贸投资有限公司
项目招标管理办法（试行)
第一章 总则
第一条 为规范＊*＊*商贸投资有限公司（以下简称公司）项目招标活动，理顺业务流程，强化系统管控和风险节点控制，确保项目招标公平、公开、公正，根据《＊*新区开发投资有限公司项目招标管理制度（试行）》及国家相关法律法规，并结合公司实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于***＊商贸投资有限公司本部及下属全资和控股企业。
第三条 本办法所指的招标项目分三类：一是工程项目施工，包括但不限于项目土建施工、设备安装、装饰装修、拆除、修缮等;二是物资采购，包括但不限于涉及商贸业务的物资采购、涉及工程建设的设备物资采购、涉及项目生产所需的原材料、设备、备品备件、易耗品采购，以及重大固定资产和无形资产采购等；三是服务采购,包括但不限于工程项目勘察、设计、监理，中介业务咨询、生产经营业务外包等。
第四条 公司项目招标以“合法合规、统一管理、分权制衡、有效监督”为原则，严格遵循“市场化、制度化、规范化”的要求。
第二章 管理机构及职责
第五条 公司项目招标管理工作的归口管理机构是招标工作领导小组。招标工作领导小组负责全面领导和协调公司本部及其下属企业的项目招标管理工作，其人员组成如下：
组 长：*＊*
副组长：***
成 员：＊*＊
领导小组下设办公室,办公室设在风险控制部，办公室主任由**＊兼任.
领导小组及办公室成员随岗位变动进行相应调整。
下属各子公司应成立相应招标工作领导小组，负责本企业具体的项目招标组织实施工作。
第六条 公司项目招标管理工作职责划分如下：
(一）招标工作领导小组办公室职责
1、负责制订并适时修正更新公司项目招标管理办法；
2、负责指导公司各部门、各子公司开展项目招标工作；
3、负责具体组织实施公司项目招标工作（下属子公司项目招标工作，由子公司招标工作领导小组办公室组织)；
4、负责考察指定招标代理机构（子公司招标代理机构由商贸公司招标领导小组统一指定）；
5、负责统一与＊*开投公司招标工作领导小组进行工作衔接；
6、负责对公司各部门、各子公司项目招标申请进行初审；
7、负责建立健全公司招标采购专家评委库；
8、负责编制招标文件（通用条款部分：投标邀请书、投标人须知),审查入围投标单位资质，汇总上报项目招标结果。
（二)招标采购单位（部门）职责
1、负责编制招标文件（专用条款部分：招标项目内容、评标办法、合同格式、投标文件格式）；
2、负责填写项目招标采购申请表；
3、负责依据招标结果对外签订商务合同;
4、负责归档检索项目招标档案.
（三）计划财务部职责
1、负责审核招标项目是否符合资金预算；
2、负责审核招标项目的付款方式和税务筹划；
3、负责参与项目评标工作。
（四)风险控制部职责
1、负责给予项目招标工作法律支持;
2、负责把控项目招标工作中的法律风险；
3、负责参与项目评标工作。
（五）办公室职责
1、负责项目招标过程中的监督工作；
2、负责项目招标过程中的纪检工作;
3、负责参与项目评标工作。
第三章 招标采购方式及适用条件
第七条 工程项目选择施工单位的方式及适用条件
（一）工程项目选择施工单位，根据不同情况，可采用的方式有：
1、招标（公开招标、邀请招标)；
2、竞争性谈判。
工程项目施工选择施工单位，原则上不得超出以上约定方式范围。若遇特殊情况，须采用其他方式选择施工单位的，应报公司招标工作领导小组批准.
(二）工程项目选择施工单位，采用不同方式有不同的适用条件:
1、合同估算价在200万元以上的，必须进行招标。对于强制招标的项目，原则上须进入*＊新区公共资源交易中心进行公开招标。对具备下列情况之一的，可以申请进行邀请招标：
（1)技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的；
（2）涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；
（3）采用公开招标方式费用占项目合同金额比例过大的。
2、合同估算价在200万元以下的，优先采用招标方式选择施工单位。对符合下列条件之一的，可采用竞争性谈判：
（1）招标后没有单位投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的；
（2）技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的；
(3）采用招标所需时间不能满足紧急需要的；
(4)不能事先进行合同价估算的。
第八条 物资采购的方式及适用条件
（一）物资采购区别不同情况,可采用的方式有:
1、招标采购（公开招标、邀请招标）；
2、战略协议采购;
3、单一来源采购；
4、询价采购;
5、竞争性谈判采购；
6、小额现金采购；
7、定点采购；
8、代储代销采购;
9、网络采购.
物资采购原则上不得超出以上规定的采购方式范围，若遇特殊情况,须采用其他方式采购的，应报公司招标工作领导小组批准。
（二）物资采购采用不同方式的适用条件如下：
1、招标采购的适用条件
（1）涉及工程项目建设的物资采购、涉及项目生产所需的设备采购、重大固定资产和无形资产采购，合同估算价在100万元以上的，必须进行招标采购。对于强制招标的项目，原则上须进入＊＊新区公共资源交易中心进行公开招标。对具备下列情况之一的，可以申请进行邀请招标:
A、技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的；
B、涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的;
C、采用公开招标方式费用占项目合同金额比例过大的。
（2）其他物资采购，在一般情况下,优先采用招标方式采购.
2、战略协议采购的适用条件
涉及商贸业务的物资采购、涉及项目生产所需的原材料、备品备件、易耗品采购，在具备下列条件时,可采用战略协议采购：
（1）经常性发生的，具有重复性特征；
(2)以确定物资单价为目的，暂不能估算合同总价。
3、单一来源采购的适用条件
单一来源采购是指向单一一家供应商进行采购的方式。在符合下列条件之一时，可采用单一来源采购：
（1）涉及专利保护，受自然地域环境限制或供应商具有专有技术的物资采购；
（2）应对抢险救灾紧急情况的物资采购;
(3)对技术有特定要求,经过论证认为只有从单一供应商进行采购，才能满足生产、建设顺利实施的情形；
（4）设备后续维修用零配件，其他厂家不能替代而必须从原供应商处采购的情形；
(5）所采购产品国内或国外独此一家生产；
4、询价采购的适用条件
询价采购是指邀请三家及以上供应商采用保密报价形式进行比价采购的方式。
采购物资为通用性、标准性、可比性强，技术规格简单、市场价格相对透明的材料类物资，即可采用询价采购。
5、竞争性谈判采购
竞争性谈判采购是指不适宜招标采购方式而邀请三家及以上供应商直接进行商务谈判的采购方式。
符合下列情形之一的,可以采取竞争性谈判方式采购：
（1)招标后没有单位投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的；
（2）技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的;
（3）采用招标所需时间不能满足紧急需要的；
（4)不能事先进行合同价估算的。
6、小额现金采购的适用条件
小额现金采购是指使用现金在市场上直接进行采购的方式。
小额现金采购须同时满足下列条件和要求：
（1）单批次采购金额不超过2000元;
（2）同一品种物资月累计采购金额不超过8000元；
（3）安全生产和建设急用物资。
7、定点采购的适用条件
定点采购是指无法形成批量采购的零星物资从相对固定的供应商进行采购的方式。
定点采购须同时满足以下条件和要求：
（1）生产和建设常用低值易耗类零星物资；
（2）定点供应商经过考察和审批；
（3）按季度进行结算，结算金额不超过50000元.
8、代储代销式采购的适用条件
代储代销是指与供应商签订代储代销协议或合同，供应厂商为需方储存物资或将物资送达需方指定的存储地点，需方代为储存并承诺优先使用，需方在一定周期内对已出库物资进行结算挂账，并定期向供应商支付货款的物资采购方式。
代储代销采购与其他采购方式相比具有一定特殊性，须借助其他采购方式来完成。市场价格相对透明的低值易耗材料、小型电器配件、五金工具、低价值通用仪表和常用设备备件等可采用代储代销方式采购。
9、网络采购的适用条件
网络采购（电子商务采购）是基于＊*新区物资交易中心电子商务平台而实施的线上采购。网络采购通过在平台上发布需求信息,吸引物资供应商竞价，然后通过综合考量最终确定成交供应商。
网络采购是一种新兴的物资采购方式，今后在采购技术规格简单、标准化程度高、市场价格透明的物资时，可采用并不断完善相应流程。
第九条 服务采购的方式及适用条件
(一）服务采购区别不同情况，可采用的方式有：
1、招标采购(公开招标、邀请招标）；
2、战略协议采购；
3、竞争性谈判采购；
4、询价采购;
5、单一来源采购。
服务采购原则上不得超出以上规定的采购方式范围,若遇特殊情况，须采用其他方式采购的，应报公司招标工作领导小组批准。
（二)服务采购采用不同方式的适用条件如下:
1、招标采购的适用条件
（1）合同估算价在50万元以上的，必须进行招标采购。对于强制招标的项目，原则上须进入＊＊新区公共资源交易中心进行公开招标。对具备下列情况之一的，可以申请进行邀请招标：
A、技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制,只有少量潜在投标人可供选择的;
B、涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；
C、采用公开招标方式费用占项目合同金额比例过大的。
（2)其他服务采购,在一般情况下，优先采用招标方式采购.
2、战略协议采购的适用条件
涉及生产经营的业务外包，在具备下列条件时，可采用战略协议采购：
（1）经常性发生的,具有重复性特征；
（2）以确定服务单价为目的，暂不能估算合同总价。
3、单一来源采购的适用条件
单一来源采购是指向单一一家服务提供商进行采购的方式。在符合下列条件之一时，可采用单一来源采购：
（1)只有一家服务提供商具备服务承接资质;
（2)业务受理机构指定唯一服务提供商。
（3)应对抢险救灾紧急情况的物资采购;
4、询价采购的适用条件
询价采购是指邀请三家及以上服务提供商采用保密报价形式进行比价采购的方式。
采购服务为通用性、标准性、可比性强，技术规格简单、市场价格相对透明的咨询类服务，即可采用询价采购。
5、竞争性谈判采购
竞争性谈判采购是指不适宜招标采购方式而邀请三家及以上服务提供商直接进行商务谈判的采购方式.
符合下列情形之一的，可以采取竞争性谈判方式采购:
(1）招标后没有单位投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的；
（2）技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的;
(3）采用招标所需时间不能满足紧急需要的;
（4)不能事先进行合同价估算的.
第四章 招标采购总体流程
第十条 公司项目招标采购的总体流程如下：
（一)填写招标采购申请表；
（二）公司招标工作领导小组审批；
（三）抽取招标采购评委；
（四）具体组织实施招标采购工作(采购方式不同具有差异性，商贸公司本部招标采购项目由公司招标办组织，下属子公司招标采购项目由子公司招标办组织）；
（五）招标采购结果编制并报批；
（六）根据招标采购结果签订合同；
(七）将招标采购结果及合同报公司招标工作领导小组办公室备案。
第十一条 填写招标采购申请表
（一）公司各部门、各子公司有招标采购需求的,应填写《＊**＊商贸投资有限公司项目招标采购申请表》（附件1），报商贸公司招标工作领导小组审批后，方可组织实施。
（二）涉及工程项目施工、工程项目设备物资采购、工程项目勘察、设计、监理、项目生产所需的大型设备采购,除应填写《＊＊＊*商贸投资有限公司项目招标采购申请表》外，还须填写《＊＊新区开发投资有限公司项目招标申请表》（附件2）,并随附项目各项前期手续复印件，一并报＊*开投公司招标工作领导小组审批。
第十二条 抽取招标采购评委
（一）项目招标采购申请审批通过后，应成立评标委员会，评标委员会成员由招标采购单位（部门）从商贸公司评标专家库中抽取.
（二）评标委员会应由5人以上单数评委组成，由财务专家，风控专家，技术专家等组成。其中技术专家不得来自同一单位。公司办公室作为纪检监察部门参与招标采购全过程监督。
（三）投标人的利害关系人不得进入相应项目的评标评委会。
第十三条 具体组织实施招标采购工作
详见第五章“招标采购分项程序”。
第十四条 招标采购结果编制并报批
（一）评标结束后，各单位招标工作领导小组办公室负责编制《招标采购结果审批表》（附件19）报本单位分管领导、主管领导审批。
（二）通过招标或竞争性谈判方式采购的，如第一中标单位放弃中标或其他特殊原因拟与第二中标单位签订合同的，按以下程序办理：
1、申请单位/部门出具书面情况说明，经招标管理办公室核准，报单位主、分管领导批准；
2、招标管理办公室牵头组织相关部门，在监督部门参与下与第二中标单位进行商务谈判；
3、形成会议纪要报单位主、分管审批，同时须按照相关要求进行备案或审批后执行;
4、确因第一中标单位不能完全满足项目进度或生产要求，且不具备重新招标条件,需与第二中标单位同时签订合同一并供货的，应参照以上程序形成书面情况说明，经主、分管领导批准，在监督部门的参与下与第一、第二中标单位进行商务谈判，原则上第二中标单位合同价格不得高于第一中标单位，且应以第一中标单位供货为主，合理分配供货数量.不得与第一、第二中标单位之外供应商签订合同。
第十五条 根据招标采购结果签订合同
（一）通过招标、单一来源采购、竞争性谈判方式采购的,严格按以下程序执行：
1、根据招标采购审批结果发中标通知书（附件3），通知中标单位与招标采购单位签订商务合同，具体要求为：
（1)对供货范围、主要性能指标等关键内容作出详细约定，应具备可操作性；
(2）合同内容必须与招议标前发布的技术规格书和现场技术澄清规定的配置标准、供货范围相一致，不得擅自更改，严禁弄虚作假；
(3）须单位主管领导签字，并加盖单位印章,不得使用部门印章.
2、编制中标会务费收取明细表(附件4）交财务部门，通知中标单位到财务部门缴纳中标会务费。
3、开具《履约保证金缴纳通知单》(附件5），通知中标单位到财务部门办理履约保证金缴纳或投标保证金转作履约保证金的相关手续.
4、通知未中标单位办理投标保证金退还手续，由主管业务员在投标单位开具的收款收据上签字确认。财务部门严格按照投标单位提供的单位账号办理汇款，严禁以现金形式退返投标保证金或将投标保证金退给个人.
（二)通过询价、定点、代储代销方式采购的,应参照第(一）款相关规定执行。
(三）通过小额现金方式采购的，应根据实际情况及时办理结算手续，具体操作程序由各单位自行制定实施办法报招标工作领导小组审核备案后执行。
（四）招标采购中涉及的招评标费用,根据《＊＊＊＊商贸投资有限公司招评标相关费用收支管理规定》（附件6)并结合实际制定相关制度，明确“标书费”、“中标会务费”及“投标保证金”收取标准，不得私设“小金库"。
第十六条 将招标采购结果及合同报公司招标工作领导小组办公室备案
（一）商务合同签订完成之后，招标采购单位应将《招标采购结果审批表》、中标通知书、商务合同复印件报公司招标工作领导小组办公室备案。
（二）涉及工程项目施工、工程项目设备物资采购、工程项目勘察、设计、监理、项目生产所需的大型设备采购的，除应将上款所述材料报备之外，还应填写《*＊新区开发投资有限公司项目招标备案表》（附件7)报＊＊开投公司备案.
第五章 招标采购分项流程
第十七条 以招标方式进行采购的流程
（一）招标项目须具备下列条件，招标组织单位方可进行招标:
1、招标采购申请审批通过;
2、前期技术交流充分、方案论证成熟，技术文件满足招标要求；
（二）公开招标程序
公开招标一律委托招标代理机构进行,程序按照＊＊新区物资交易中心相关规定办理。
（三）邀请招标程序
邀请招标要求：各方面条件符合我方要求的投标人不得少于3家,且实际参加现场投标的单位最低不少于3家。
招标管理办公室负责做好以下前期准备工作：
1、编制招标文件.统一模板执行，专用条款由招标采购单位（部门）负责编制；
2、向入围投标人发出投标邀请书并确认其是否具有参与投标意向；
3、向具有投标意向的投标人发售招标文件（相关工作人员不得透露已获知招标文件的其他投标人的任何信息；标的物设有标底的，标底在开标前必须采取严格措施进行保密）；
4、编制标书费和投标保证金收取明细表（同附件4），经监督部门审核、分管领导确认后交财务部门，由其负责收取并向缴纳单位开具普通发票或公司专用收据；
5、结合标段实际，通知招标采购单位（部门）与监督部门一并从专家评委库中抽取评委，评委人数及商务、技术分工须符合有关规定；
6、通知评委和监督部门参加评标，落实供应商技术交流及参加投标情况；
7、必要时，通知投标单位传真报价（附件8）至监督部门.
8、开、评标及定标
开标应在严格保密的情况下进行，在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间，招标文件预先确定的地点公开进行，开、评标过程应严格保密，工作人员负责记录整个开标过程并存档备查.
（1）召开评标预备会
所有评委、监督部门及投标单位到会（签到表格式详见附件9），工作人员负责查验投标人代表身份，手续是否符合招标要求。评标委员会主持介绍招标项目情况,并宣布标段安排及相关要求,监督部门宣布招评标纪律(附件10）。
（2)述标
①按标段顺序，同一标段投标单位将一次报价交监督部门，监督部门负责审查投标保证金等手续及投标文件密封情况；
②招标采购单位（部门）与投标单位对技术要求、供货范围等进行统一澄清，填写《技术澄清表》(附件11）并由双方签字确认；
③抽签确定投标单位述标顺序，按先后顺序单独述标.工作人员当众启封标书，将标书分发至评委进行审阅。述标单位针对投标产品的质量、性能、优点作重点介绍并如实解答评委和监督部门的提问;
④述标和答疑结束后,由投标单位到会场外按规定填写商务澄清表（附件12），填好后直接交监督部门,其他人员不得转交.各投标单位的投标结果统一由监督部门独立保管，并对其保密性负责。
其他各标段述标方式以此类推.
(3）开、评标
①拟开标标段所有投标单位最终报价交齐后，可集中开标。评委会主任强调开评标纪律，评委会成员通讯工具交监督部门统一保管;
②工作人员负责做好招议标会场内外保密工作，无关人员不得在会场周围滞留；
③按标段顺序，监督部门统一宣读各投标人报价信息，并请投标人签字确认(附件13）。宣读报价以前，招标采购单位（部门）相关技术评委可以将与各投标人技术交流、产品使用等相关情况做简单介绍,但不得发表具有实质诱导性的内容;
④评委应当场投票或评分，并采取有记名制，评委会成员每人提交各自的投票单（附件13)或评分表。采取票决制的，合格中标候选人的有效票数应在评委会成员总数的半数以上，达不到半数以上的，进行再次票决或重新组织招标；采取综合评分制的，按评审后得分由高到低顺序排列确定中标候选人。得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列.得分且投标报价相同的,按技术指标优劣顺序排列;
⑤评委须严格按照招标文件确定的评标办法，根据投标人的投标文件及承诺，进行综合性评标,公开发表意见，独立完成投票或评分，并对自己的投票或评分结果负个人责任;
⑥投票或评分结束后，由监督部门负责统计、汇总投票结果（附件14）或评分结果，与评委会主任一并当场签字确认.
（四）招标过程中出现下列情形之一的，视为废标，现场监督部门有权停止该标段的招评标：
1、参与投标单位数量达不到招标规定要求的（包括参加投标人的关键资质存在重大瑕疵等）；
2、招标采购单位(部门）同投标单位技术交流不清，技术要求不统一，最终无法满足使用要求或与原技术要求偏离较大的；
3、投标单位报价单中所列物资与已批复的物资采购申请不一致的;
4、开标时，宣读报价后发现投标单位报价金额同物资采购申请估价金额相差悬殊的；
5、发现投标单位有围标、串标嫌疑或其他违规行为的；
6、其他不符合公平、公正招标原则的。
被叫停的标段需按流程重新报批,因此影响项目生产经营的，将追究相关人员责任。
第十八条 采用战略协议采购的程序
采用战略协议采购的程序，优先按照邀请招标程序办理；对于具有通用性、标准性、可比性强、技术规格简单、市场价格相对透明的战略协议采购，可按照询价采购程序办理。
第十九条 采用竞争性谈判采购的程序
（一）竞争性谈判申请获批后，应首先在指定媒体上发布公告，并向有意投标人发售竞争性谈判文件.
（二）竞争性谈判允许二次报价，开、评标程序及纪律参照邀请招标的相关规定执行。
第二十条 采用询价采购的程序
(一）由招标采购单位（部门)推荐入围被询供应商（不得少于3家），入围供应商推荐审查程序严格按有关规定执行.
（二）招标工作领导小组办公室向被询供应商发出询价函（附件15），对其提出填写要求（不得直接询问价格等相关信息）,确保被询供应商提供信息的准确、完整性。
（三）纪检监察部门统一接收保管被询供应商的报价单.邮寄方式报价的，应由被询供应商将报价密封；传真报价的，由监督人员在报价上盖章或签字确认后予以密封.
（四）待被询供应商报价全部报齐后，由招标办公室在正式项目开标时与监督部门一起将报价单打开，填写询价采购结果汇总表(附件16、17)，并进行价格比较，推荐供货厂商,参会人员在询价采购结果汇总表上签字确认。
（五）招标管理办公室根据询价采购比价结果编制物资采购结果审批表报招标工作领导小组审批后，通知供应商签订合同。
第二十一条 采用单一来源采购、小额现金采购、定点采购、代储代销采购、网络采购的程序，另行制定办法规定.
第六章 附则
第二十二条 各单位、部门应严格杜绝故意将项目分拆以规避招标的行为，如有违者，将追究相应单位主分管领导责任。
第二十三条 在招标采购过程中，一经发现以公肥私、吃拿卡要等谋取不当利益的行为,给公司带来负面影响的，将给予相关责任人行政处分，直至移送司法机关处理。
第二十四条 本办法由公司招标工作领导小组办公室负责解释、修订。
第二十五条 本办法自颁布之日起实施。
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