行政管理的职位认知.doc

行政办公室作为公司职能机关的中枢
一、行政经理岗位的基本职能
概括的讲，行政行政办公室的主要职能就是创造良好的服务，即为领导的科学决策和决策的正确执行服务。具体的讲，其基本职能大体有五项，即参谋职能、协调职能、承办职能、管理职能和督办职能。
1、参谋职能
行政经理的参谋职能大多的围绕领导决策进行的.主要表现在：首先在决策形成过程中,在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用；另外在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用;其次在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。
2、协调职能
行政行政办公室履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。所谓纵向协调,即指致全力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓,上下紧密配合、步调一致辞的协调工作。所谓横向协调，即指针对安保、财务等其它科室融洽和谐的协调工作。内部协调主要针对办公室内部各种关系的妥善安排和指挥,保证工作效率.
3、承办职能
行政经理的承办职能大致来自三个方面：一是来自上级部门的，主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成；二是来平行部门的决策和交负的事务，行政办要带领工作人员不折不扣地去落实，负有领导、组织、指挥和管理的责任；三是来自一线职工需办理有关事项或对单位的意见建议，按程序应先和人事部门或督察部门取得联系，这就需要根据实际情况去处理。总之，行政办负责人对所负责的事项要高度负责，一丝不苟、一办到底，落到实处。
4、管理职能
管理职能主要是针对行政行政办公室内部而言，集中体现在以下两个方面。一是文书管理，重点围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。行政管理对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理,行政行政办公室作为公司中事务性管理机构，对这个机构的运作，应该做到事无巨细、合理统筹、认真操办。如会议安排、领导用车、对处接待、办公用具以及为单位职工提供生活服务的有关事项，使行政办公室真正成为公司职能机关的中枢。
5、督办职能
督办职能主要保证各项制度贯彻、工作落实。任何一项工作的有效执行必须要有检查促进机制，行政办公室在某一方面即发挥这一作用。具体督办职责分为（一）制度执行督办,即公司确定相关行政制度的落实；（二）常规事务督办，即各项安排事务的及时跟进和检查，确保工作开展各环节时刻保持畅通；(三)上级临时安排的工作督办，针对公司阶段性、临时性划定的督办项目进行工作检查.
二、行政经理应具备的基本素质
一名合格的行政经理应具备哪些素质，总结分析大致需包括品德素质、心理素质、知识素质三个方面。
1、品德素质
要求做到光明磊落，忠实老实；服从组织,顾全大局；关心他人,助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律已,廉洁奉公。
2、心理素质
主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。要求做到随和而不盲从，自信而不固执,忍让而不献媚，直率而不粗暴,多思而不多疑，谨慎而不圆滑。同时,还要从本职工作出发，不以个人爱好为取舍,培养广泛的兴趣，培养兴趣的多样性，以适应工作需要。此外，在工作中不仅要雷厉风行的作风，还要有善始善终的毅力；不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑，也能为顾全大局而忍辱负重。
3、知识素质
主要包括三方面。一是深厚的理论功底；二是专业知识；三是宽广的基础知识，如历史知识、自然科学知识等辅助知识，力争使自己成为一个知识渊博的人
三、行政经理应拥有的工作理念
1、岗位认知清晰
清晰的岗位认知是做好行政管理工作的首要条件,站在公司发展全局角度充分认识行政办公室所要开展的各项工作，分析、界定各项工作的重要性，按照重要程度逐步完成。只有做到岗位认知准确，才能保证工作有的放矢.
2、预算计划完整
全面、细致的工作预算和计划是做好行政管理工作的必要条件，计划妥当、预算完整对工作各环节的支撑尤为明显，否则必然造成工作混乱以及诸多突发问题的产生,耗费工作时间和精力，影响最终结果.
3、工作执行高效
拥有高度的时间观念，保持雷厉风行的工作作风,果断的展开各项既定工作,把控工作开展流程各环节，严格要求过程为结果服务。
4、工作态度严谨
认真、严谨的工作态度能够为行政管理工作带来诸多保障，能够避免很多人为何客观问题；简单的事情重复做，重复的事情做到位；坚持原则，同时加以适当的灵活；面对不同难题和困难局面，都必须从全方位积极寻求解决方法，用最合适、妥善的方法克服困难也是我们必须保持的心态。
5、工作总结全面
只有总结,才有提高;没有最好，只有更好,不管是成功了，还是失败了，总结得失，我们才会进步.
四、行政经理应具有的工作思路
行政管理工作最终把握在三个字：“精细化”。所谓精细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理,抓住工作的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。
1、更新观念，提高认识
“天下大事,必做于细”。一方面，行政办公室所有人员必须牢固树立“细节决定成败"的意识，把重视细节作为一种素质，一种修养,一种工作态度，增强工作的自觉性、及时性、细致性、有效性，力争每项工作都严谨、细致、准确，要努力实现“六个不让”，即不让领导交办的事在这里延误、不让传递的文件在这里中断、不让办理的文件在这里积压、不让各种差错在这里发生、不让前来办事的同事在这里受到冷落、不让公司形象在这里受损.要努力做到“三个一点”，即常规的事，思路超前一点; 急办的事，步伐加快一点； 敏感的事，考虑周全一点.另一方面，要戒除三种行为，即遇事怕麻烦,办事凭经验，处事不冷静；无论是办文、办会还是办事，都要增强责任意识、创新意识和程序意识，“不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为,不因事难而怕为”。
2、明确职责,细化流程
首先，要依职能办事。行政办公室的主要职责：履行参谋职能，为领导决策服务；履行协调职能，为推动全局服务；履行承办职能，为公司运转服务；履行管理职能，为中心工作服务；履行督办职能，为政令畅通服务。要将行政办公室的各项职能逐项分解到各环节、各岗位，明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化;按规章办事，按程序运作，按规程服务,既不越位，也不缺位，确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干。
其次,要按流程理事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求,优化行政办公室各项工作流程。行政办公室的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向,抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议,决策后的督查评估反馈等主要环节来设计工作流程。同时，要逐项建立信息调研、公文运转、档案管理、机要保密、安全值班、督促检查、新闻宣传、会议管理、投诉处理、网站管理等各方面工作的具体流程,做到环环相扣、互促互进。
第三，靠协调成事。公司许多工作都归口行政办公室管理，不仅要靠部门全体同仁共同努力,还需要依靠整个公司、整个系统的力量。因此，行政办公室要正确定位，加强协作，形成协调配合、齐抓共管的工作格局.主要做好“五个协调”：一是做好与领导的协调.及时领会领导意图，把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级部门和领导机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排，及时向领导汇报，在当好“参谋”的前提下，及早拿出思路和方案.三是做好与其它科室之间的协调。在工作中,由于各科室之间的工作侧重点和工作要求不同，不可避免的会产生一些不同的意见，行政办公室要主动做好协调工作，本着求同存异、顾全大局的原则，及时协调解决。四是做好与系统外部门之间的协调。五是做好与全体职员关系的协调，既让领导放心，又让同事满意。
3、完善制度，强化考核
　　要对办文、办事、办会、督办等行政办公室规章制度进行修订、补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使行政办公室工作切实做到有章可循、周密严谨。重点是要建立和完善以下三项制度：
　　首先，建立工作日志制度。通过建立工作日志，提高行政办公室人员统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。一是日常事务日志。对相关职能部门间业务联系的工作，会议接待、参观学习等日常事项，建立专项日志，工作完成后，存档备案，以备查询。二是建立个人工作日志。每个行政办公室人员都建立自己的个人工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作.三是建立临时工作日志。对领导交办或其他科室请求协助的临时性工作建立台帐，留存记录,防止安排的工作多了,顾此失彼.
　　其次，建立AB岗制度。AB岗工作制度是指行政办公室在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上，在相近岗位之间,实行顶岗或互为备岗的制度。即两个相近岗位互为AB岗，当A岗因故不在岗时，B岗自动顶岗，及时办理根据工作性质可以即时办理的一般性事务和紧急事务.实行AB岗工作制一方面能够通过A、B工作人员互为备岗，保证各项工作流程顺畅、无缝链接，防止行政办公室职能发挥出现“缺位"，另一方面,在A、B岗工作人员都在岗的情况下，A、B岗能够相互把关、审核，最大限度地减少工作中差错或低级失误。
    第三，完善绩效考核制度。严格实行“三定"（定员、定岗、定责)和目标管理.将行政办公室内部划分为文秘综合、文档机要、考核督办三个考核小类,按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性和临时性任务目标，明确完成时限、工作程序和具体要求，实行分工负责、量化考核，行政经理每个月初写前一个月工作总情况结和下月工作计划，按时向领导汇报月度工作任务完成情况，年终汇总，按考核情况进行评先评优.在考核过程中，要合理确定考核标准，对能够量化的工作尽可能地设计量化指标，对主观因素较强、不容易量化的工作，应当设计必要的定性评价指标。
总之，行政办公室的工作看似千头万绪、纷乱繁杂，实际上如果把握住工作重点，理清工作思绪，明确工作方向，完全可以化繁为简,显著提高工作效率，产生良好的工作效果，为整个公司的良性运转输送动力.同时结合“简单的事情重复做,重复的事情做到位!”的工作态度，一定可以将整个行政办公室形成有效合力，解决各种难题。
上善若水怀真素，居高声远路中人。以上为本人对行政办公室工作的一些思考，存在不足及不当之处请给予更正和传授，本人将持谦虚包容的心态坦然受之。
行政经理应聘人:刘宏
二○一二年九月