行政采购管理办法.docx

行政采购管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 目的
根据公司财务管理制度，参照集团相关办法，结合郑州华南城实际情况，规范行政采购管理，控制采购成本，提供优质高效的采购服务.
第二条 适用范围
本办法适用于郑州华南城行政采购工作。
第三条 权责
1、公司行政办公室负责本制度的制定、修改、解释、废止等工作.
2、公司总经理负责本制度的制定、修改、废止等的核准。
第四条 实施日期
本制度自颁布签发之日起开始实施.
第二章 物品采购
第一条 申购与领用
1、需求部门提出采购申请，经权限领导批准后由行政办公室负责采购。
2、物品采购到位，相关部门验收入库后，仓管员通知申购部门办理领用。
3、申购流程：
申请人填写《采购申请单》

申请人填写《采购申请单》

部门负责人审核

采购员询价/财务核价

行政办公室负责人审批

财务部负责人审批

申购部门领用
验收入库
采购员采购

总经理审批

集团领导审批（5万元以上的）

第二条 常用物品采购
1、常用办公用品（附表一）、办公耗材、台式办公配套电脑(附表二)、工程、劳保用品（附表三）列入常用物品采购，归属行政计划内采购物品。
2、常用物品采购由行政部根据各部门使用情况及需求申报，结合仓库月度盘点库存提报月度申购计划。
3、根据公司使用需求，常用物品采购品种的增减，由行政部在月度申购计划中上报并注明.
4、建立常用物品采购供应商及价格标准体系并报公司领导审核，一经确认，则申购计划按该价格执行（采购物品若出现供应商供货价格波动时，按就低不就高采购原则执行)。
5、采购人员应随时掌握价格异动，按季或半年对供应商进行考评，更新价格。
第三条 其它物品采购
1、其它物品的采购由需求部门提出采购申请。
2、申购部门对申购物品有明确要求的，需在申购单中注明，如品牌、规格、型号等，也可提供样品供采购人员询价。
3、办公设备、电器设备等对技术含量要求高的物品采购,需有专业部门相关技术人员参与。
4、采购人员严格执行询议价程序,总价在500元以上的物品采购必须有3家以上的供应商报价,在综合权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行评估，并与供应商进一步确定优惠价格报相关领导审批确认,按需签订合同或协议。
5、临时性应急购买物品在经领导口头同意后,可先行采购，后补申购程序。
6、采购的物品或项目必须与申购单要求规格、型号、数量相一致，在市场条件不能满足申购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申购部门调整。
第三章 供应商管理
第一条 供应商开发
1、通过市场走访、客户推荐、专业媒体等途径搜集供应商信息；
2、从搜集的供应商信息中筛选待选择供应商；
3、对待选择供应商采取资信调查、考察、上门了解的方式进一步确认供应商资质；
4、符合要求供应商进入待建档供应商名单。
第二条 供应商建档
1、采购员负责对符合要求供应商进行建档；
2、供应商应具有良好的市场信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识，具备积极的合作态度；
3、供应商应具有良好的财务状况,至少可以给予七天以上帐期；
4、由供应商填写《供应商基本资料表》,该表包括下列内容： 公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人、营业执照、税务登记证等相关资料 ，公司概况(如资本额、成立日期、营业额、账户讯息）、主要客户；
5、采购员对《供应商基本资料表》予以核准，确认无误后建立供应商档案。
第三条 供应商考核
1、由行政采购、财务人员及相关部门人员成立供应商考核小组,对已建档供应商进行考核；
2、考核小组可增加已建档供应商目录，并纳入考核范围；
3、通过考核的供应商将作为固定合作供应商,原则上每种类型物品应有一主一备两个固定供应商；
4、与固定供应商可签订年度合作协议,对已确定固定供应商的物品采购原则上不再进行询价对比；
5、考核小组对固定供应商进行半年及不定期考核,以达到对产品质量、价格、交期、服务的准确评估，半年考核应出具考核报告；
6、对考核不达标的固定供应商,以书面形式出具告知函，终止双方合作关系.
第四章 采购人员管理
第一条 资料管理
1、物品采购到位后，采购员应提供经审批的采购申请单、送货清单、发票等相关资料在行政仓管处办理入库手续；
2、采购员应对所采购项目资料进行归档登记，包括采购申请单或请示、供应商资质及报价单、报价汇总表等，保证资料的完备；
3、采购员负责所采购项目的付款办理，原则上应做到月清月结。
第二条 工作职责
1、在常用物品采购中，考核小组对供应商进行考核:行政采购人员负责供应商的开发、建档，并配合财务人员对供应商报价进行核定，同时联合小组其他成员对供应商资质、服务及供应物品质量进行评定，提交《供应商考评表》报批，确定最终固定供应商;
2、在其他物品采购中，行政采购人员负责申购物品的询价、报价汇总表的制作并上报，获批后下单采购，配合使用部门办理物品的验收入库，财务人员在单据报销时负责核定所购物品的报价及材料的完整性；
第三条 纪律与要求
1、自觉维护公司利益，努力提高采购质量,降低采购成本；
2、加强学习,注重职业道德的修养,增强法治观念;
3、努力提高采购业务能力,严格按照采购制度及程序执行采购，自觉接受监督；
4、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作造成公司损失;
5、拓展供应商渠道，按时完成采购任务，提高工作效率；
6、廉洁自律，不损公肥私，不向供应商索要任何回扣及与采购无关物品；
7、对严重违反公司采购纪律的人员，予以书面警告或开除，并对造成的经济损失给予3倍处罚。
附： 《供应商考评表》
《采购申请单》
《常用办公用品》
《办公耗材、标配台式电脑》
《工程、劳保用品》
《物管常用物品》