组织会议的流程和细节(原创).doc
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组织会议的流程和细节(原创) 我们是一个会议大国,几乎每天都在大大小小的开会,但是办好会议很不容易,特别是细节问题很容易忽视。开会目的不是组织会议的人员所要考虑的,组织人员只是负责把会议办的圆满,这比会议的内容更重要。成功的会议就是要做到有序、高雅,让领导满意,让参会人员舒心。结合多年参加会议和组织会议的经验,整理出一些基本流程和细节,以备组织会议参考。 一、制定会议方案 1.明确会议的内容、参会人员、时间地点、会议日程 2.特别是要组建筹备会议人员的分工 一般为会务组、材料组、秘书组、宣传组 会务组:要提前考察会场,包括住宿、大会议室、小会议室、用餐环境、交通状况 材料组:起草领导讲话、会议主持词、经验交流发言稿的把关、致词、祝酒词等、整理讲话录音、印发领导讲话、 秘书组:起草会议通知、会议指南、落实参会人员、收集会议回执、安排会场布置、制作桌签、座次表、联系照相合影。 宣传组:负责联系新闻媒体,起草会议通稿,编发会议简报,落实摄影、录像。 3.会议组织必须确定一人总体把握督促各项工作的进度、到位程度以及情况发生变化时及时调整方案 二、前期考察工作 (一)考察酒店:现在会议一般在酒店开,必须实地考察,了解酒店的档次、接待能力和合作能力。 4. 住宿条件,床位数能否满足参会有人缘和办会人员的住宿,房间必须干净整洁,设备齐全。有可上网的电脑最好,现代人已离不开电脑和网络. 5.会场情况,会场大小,座位数、桌子数,进出是否方便,主席台的座位数,是否有小会议室供分组讨论用. 6。所需费用、财务流程,开会必须根据经费宽裕程度组织,了结酒店的收费情况很重要。另外,会议上难免有一些支出需要现金,也要了解酒店是否能够提供方便,预借现金。 7.酒店服务,酒店的商务部是否能够提供打印、订票、日用品的购买等服务,以及结算办法. 8。用餐情况,用餐场地距离住宿和开会地不能太远,必须大气、高雅,能够提供自助餐和桌餐,有宴请必须提供主桌、桌签、扩音设备等。 9。休闲娱乐,会议期间如果要丰富代表的生活,就要安排唱歌等活动,要了解包间大小、费用,是否健康。 (二)考察现场:这一点主要是针对一些带有现场性质的会议,现场要有可参观的价值和条件。 10。必须根据时间和路途确定现场的个数,每个现场要有自己的特点和代表性,不能千篇一律。 11。现场必须做好迎接参观的准备,参观内容的呈现方式、参观的路线,迎接方式、欢送方式,讲解员,扩音设备. 12.现场要提供一份情况介绍,包括简介、特色。 三、会议准备 (一)通知会议 13.起草会议通知,要明确会议内容、时间地点、参加人员,这是常规。 14。会议通知细节之处有6点:是否要求参会人员准备发言、表演等,是否接站送站、是否收取会议费、是否要求给会议提供材料、食宿和交通费用、是否安排随行人员的食宿。 15。必须要求参会人员按时间报回执,包括姓名、性别、民族、单位和职务、联系方式,其他要求如是否需要住单间、是否需要接站,是否订机票和火车票,是否安排旅游,如果是少数民族,饮食有没有特殊要求。 16。发出会议通知,必须确保被通知人收到通知. (二)材料准备 17.起草领导讲话,这是会议的核心内容,必须高度重视,提前做好,确定有几位领导讲话,侧重点如何把握.讲话起草要征求讲话人的意见,并提前交给讲话人. 18。会议所发材料,经验交流的材料应该包括发言的材料和书面交流的材料.是否有近期需要传达的重要文件,是否有需要讨论文件内容,是否有赠送的资料。 19。还需起草的文字材料,包括主持词、总结讲话、致词、祝酒词等。 (三)会务准备 20。需要准备几个事情,制作会议横幅、宣传标语、桌签。 要通知新闻媒体按时到会,知道会议安排,给记者提供新闻通稿. 21.准备材料袋,里面至少包括会议指南或会议日程、会议材料、代表证、餐票,最好有一个目录也放在里面。 22。会议报到,至少安排三个人,一个人负责登记,分房间,一个负责发资料,一个预备轮换休息。如果收费还要另安排两人。报到册一定要填写清楚,以备制作通讯录。 23。需要制作五个清单,一是最好提前把房间分配好;二是提前安排用餐的座位,餐桌要编号;三是开会的座次表,以便每个人对号入座;四是讨论分组表,每个人知道自己参加哪一个组的讨论(分组表要有讨论的会议室、召集人、联络员);五是合影照相的位置表。 24。会场布置,必须要有专门人负责布置会场,包括8个细节,横幅的悬挂,主席台座位的排列及桌签的摆放,会场桌签的摆放,发言席的位置,音响要调试好,会场装饰用的花盆、花篮。要准备两支录音笔,做好领导讲话录音。是否准备投影提前考虑并调试好,服务员按时到位。 25.安排领导房间,领导住的房间要提前去看,环境是否安静,是否有沙发(给领导汇报工作的地方),要摆放鲜花、水果、洗漱用品,会议日程,领导活动安排表。 26。用餐准备,去餐厅的引路牌,餐厅桌子的摆放和编号,音响要提前调试。如果自助餐,特别是早饭,不能让领导去挤,要安排包间及陪领导吃饭的人。 四、开会 会场的气氛对领导的情绪影响很大,也是检验会议组织是否有序的重要环节,必须达到领导满意的目的。 27.会前安排,会务人员要督促参会人员按时提前到会场,如果有座次就可对号入座,否则要尽量让参会人员靠前坐,显得会场有气氛,(开会不愿坐到前面去,这是中国人的毛病),没到的参会人员要及时把他的牌子撤掉,不能让空在那里。要提前要求参会人员关闭手机、不要来回走动。 28.要准备领导会前休息室,休息室要有服务人员,会场准备好要邀请领导上主席台就做。 29。领导的讲话要提前备一份,以备领导忘记。年龄大的领导讲话最好用大号字印。 30.把录音笔放在主席台桌子上,打开。 31.必须要有人招呼领导的司机,否则他们不满意会传给领导。必须有人招呼记者。 会议开始后会务工作的一大半就完成了,可以享受自己劳动的成果了,但是要坐在会场认真听会. 五、后勤保障 32。安排合影必须提前摆好座次,以免到时互相推让.最好准备专业的合影梯台架,一般楼前的台阶上效果不好. 33. 餐厅要有人专门负责,提前上好凉菜,准备好餐桌编号,准备好音响。 34。 用餐的敬酒活动要文明、和谐,限制喝酒,避免有人喝多了,这时吝惜一点也无所谓。 35。如果有唱歌的娱乐活动,要安排一两个专业一点的节目,最好有一个主持人,以免混乱局面. 36。安排代表离会,尽量不要拖延退房时间。 六、会后工作 37。整理领导讲话,要印发。 38。编发会议的简报,通报会议情况。 39。制作会议的展板,展示开会的情况。 每次会议内容不同,可能组织形式不同,但是大同小异,而且这些细节也是一个开放的系统,需要不断补充和完善,希望大家能提供更多的细节。- 配套讲稿:
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