中铁二十五局集团云桂铁路云南段项目经理部(变更索赔组织体系管理实施细则).doc

中铁二十五局集团云桂铁路云南段项目经理部变更索赔工作组织体系管理实施细则第一章 总 则第一条 ：随着我国基本建设制度与国际接轨，计划经济向市场经济的彻底转变。建设项目施工过程中,不可避免的工程变更与索赔就变得尤为突出，通过管理求得效益最大化更具挑战性,成功的建筑企业在利用强大的技术力量管理其资产从而创造利润，如何规范变更与索赔制度化、程序化、标准化管理，是建筑企业取得竞争优势，实现可持续发展的关键。根据铁路建设项目变更设计管理办法铁建设2005146 号、云桂铁路云南有限责任公司变更设计管理实施办法云桂云铁工201021号及相关实施细则规定,为加强项目经理部的工程变更索赔工作管理,规范变更索赔工作行为，明确项目经理部各级人员和部门的变更索赔工作职责，制定本实施细则。 第二条：变更与索赔是一项业务性很强、基础工作很细的工作，变更与索赔的成功与否直接影响到工程项目的工期和最终成本。无论是业主还是承包商，作为一名风险管理者，必须做到：知道任何一种施工方法或风险转移合同条款都不能完全避免施工风险；了解所采用的合同条款可能产生的风险种类和大小；考虑好出现风险时进行挽救的有效方法和措施.第二章 组织机构、职责第三条:项目部成立变更索赔领导小组:组 长：项目经理副组长:常务副经理、总经济师 组 员：项目部其他领导成员、各业务部门负责人、各项目分部项目经理、副经理、总工、工程部部长、安质部部长、计划部部长、物质设备部部长。第四条：组织机构见下图中铁二十五局集团云桂铁路云南段项目经理部变更索赔工作组织体系项目经理常务副经理总工程师总经济师工程管理部安全质量部计划合同部财务管理部物资设备部综合管理部总会计师项目一分部经理：姚立楠总工：杨 刚项目二分部经理：汪德福总工：伍达明项目三分部经理：胡立权总工：李可军项目五分部经理：李太春总工：刘江涛项目四分部经理：王利勇总工：卿德文第五条：项目经理职责1、对变更索赔工作负总责，组织项目经理部变更索赔人员学习铁道部有关铁路建设工程验工计价办法和相关实施细则；云桂铁路（云南段）站前工程二标段施工总价承包合同；2、熟悉项目在建施工管理情况，了解施工合同内容和条款内容，掌握变更索赔的原则；3、根据施工现场情况定期或不定期的组织项目经理部变更索赔人员，进行变更设计探讨和分析，从中找出设计变更的切入点；4、制定项目经理部变更索赔目标，进行目标分解，责任到人;5、合理安排变更索赔所需费用的列销，制定对设计变更索赔有特殊贡献人员的奖励标准；6、定期组织对变更索赔工作进行总结。第六条:常务副经理职责1、在项目经理的领导下进行变更索赔工作；2、组织项目经理部变更索赔人员学习铁道部有关铁路建设工程验工计价办法和相关实施细则;云桂铁路（云南段)站前工程二标段施工总价承包合同；3、熟悉项目在建施工管理情况，了解施工合同内容和条款内容,掌握变更索赔的原则和程序；4、根据施工现场情况定期或不定期的组织项目部变更索赔人员，进行变更设计探讨和分析，从中找出设计变更的切入点；根据合同文件分析正变更和负变更的利弊，制定变更索赔的策略和方式；5、制定项目经理部变更索赔目标和推进计划，进行目标分解,责任到人,并跟踪落实和检查;6、积极疏通业主、监理、设计单位的关系，做好攻关工作，为变更索赔工作奠定基础;7、筹足变更索赔所需的差旅费和其他费用，制定对设计变更索赔有特殊贡献人员的奖励标准,及时进行兑现；8、定期组织项目经理部变更索赔人员对变更索赔工作进行总结。制定改进措施，确保项目经理部变更索赔目标实现.第七条：总工程师职责1、在常务副经理的领导下进行变更索赔工作；2、组织项目经理部及项目分部技术人员学习铁道部有关铁路建设工程验工计价办法和相关实施细则；云桂铁路(云南段)站前工程二标段施工总价承包合同及通用合同条款和专用合同条款;3、熟悉项目在建施工现场技术管理情况，了解施工合同内容和条款内容，掌握变更索赔的原则和程序；4、根据施工现场实际地质条件、施工环境、安全保障、气候情况，结合施工图纸给定的标准，定期或不定期的组织项目部和分部技术人员,进行变更设计突破点的分析、理顺和更新；5、根据设计图纸工程量，结合施工现场情况，与业主、设计、监理单位沟通确定正变更和负变更的可行性，(设计变更要根据专用合同条款第15款所规定总承包风险费以外的变更设计，总承包风险费以内的费用，可采用负变更方式），综合考虑制定初步变更设计方案，条件允许的情况下,可请业主、设计、监理来现场处理；6、根据制定的初步变更方案，督促工程管理部收集、整理变更资料和变更申请，经审核送项目经理签字后上报监理、业主和设计院;7、及时跟踪设计变更批复情况，8、定期组织项目经理部及项目分部设计变更的技术人员对变更索赔工作进行总结.制定改进措施，确保项目部变更索赔收益最大化.第八条：总经济师职责1、在常务副经理的领导下负责项目部的变更索赔工作；2、组织项目经理部部及项目分部变更索赔人员学习铁道部有关铁路建设工程验工计价办法和相关实施细则；云桂铁路(云南段）站前工程二标段施工总价承包合同及通用合同条款和专用合同条款；3、熟悉项目在建施工现场地质、施工条件、安全保障、气候变化情况，了解施工合同内容和条款内容，掌握变更索赔的原则、变更内容、变更程序和变更索赔的方法;4、根据施工现场实际地质条件、施工环境、气候情况，结合施工现场实际,定期或不定期的组织项目部和分部变更索赔人员，进行变更设计突破点的分析研究、确定要变更和索赔的具体内容；5、根据设计图纸，结合施工现场情况，经常与业主、设计、监理单位沟通沟通，探讨设计正变更和负变更的可行性，（设计变更要根据专用合同条款第15款所规定总承包风险费以外的变更设计,总承包风险费以内的费用,可采用负变更方式）；6、负责对设计院和业主的攻关工作，做好设计图纸出图前的前期设计变更工作;7、指导计划合同部编制设计变更费用的比较和测算、预算工作,督促收集工期、窝工、自然灾害损失等索赔依据和原始证据；7、及时跟踪落实变更索赔批复情况，8、定期组织项目经理部及项目分部变更索赔人员对变更索赔工作进行总结.制定改进措施,确保项目部变更索赔目标得到实现。第九条:总会计师职责1、在常务副经理的领导下负责项目经理部变更索赔的费用保障工作;2、根据组织项目经理部变更索赔工作的总体安排,合理安排所需变更索赔人员的业务费用;3、负责项目部变更索赔成本的管理,并及时进行统计和分析，确保少投入大回报,控制好项目部变更索赔成本开支。第十条：工程管理部职责1、在总工程师的领导下进行变更索赔工作；2、负责收集现场的施工资料，掌握施工现场的地质条件、施工环境、施工干扰等技术资料;3、根据合同条款对施工现场收集的资料,及时与设计施工图进行对比,寻找设计变更的突破点；4、整理设计变更的依据,数据、图片、证明资料,提出设计变更的范围、条件和方法，进行工程量汇总和对比,上报总工程师审核;5、根据总工程师审核的设计变更要点，准备上报设计变更的详细资料（包括设计变更的四方会议纪要、变更的依据、变更的工作内容、变更部位、变更的工程量增减、变更的初步方案）;6、填表工程设计变更申请表上报监理、业主单位,并跟踪落实批复。同时做好设计变更台帐。第十一条:安全质量部职责1、在总工程师的领导下进行变更索赔工作；2、负责收集现场的施工安全资料，掌握施工现场的地质条件、施工环境、施工干扰等技术资料；3、根据合同条款对施工现场收集的资料，及时与设计施工图进行对比，寻找因保证施工安全需要设计变更的突破点；4、整理设计变更的依据,数据、图片、证明资料，提出设计变更的范围、条件和方法,上报总工程师审核；5、根据总工程师审核的设计变更要点，准备上报设计变更的详细资料(包括安全文件要求标准、强制性法规、变更部位、变更的初步方案）.第十二条：计划合同部职责1、在总经济师的领导下进行变更索赔工作；2、负责对现场能够进行索赔的施工资料，掌握施工现场的地质条件、施工环境、施工干扰、自然灾害造成的索赔资料；3、根据施工现场收集的索赔资料，及时对照合同条款,寻找变更索赔的突破点；4、整理变更索赔的依据，数据、工程量、图片、证明资料，计算变更索赔的费用，上报总经济师审核;5、根据总经济师审核的要求，准备上报变更索赔的详细资料（包括变更索赔的法律、法规、政策性文件、依据,数据、工程量、图片、证明资料、费用计算的所采用标准和定额）；6、根据设计变更提供的工程量，按照合同条款要求,编制设计变更费用，并与原设计费用进行对比，提出合理的设计变更建议；7、整理变更索赔资料、填写变更索赔申请表上报业主、监理单位；8、根据铁道部和国家有关政策文件,及时做好政策性调差工作;9、跟踪变更索赔的批复，并做好变更索赔的统计台帐。第十三条：物资设备部职责1、在常务副经理的领导下进行变更索赔工作；2、掌握国家政策文件，收集市场材料价格信息（含地材）；3、统计施工现场每月、每季实际进货的材料价格和数量；4、提供因国家政策或铁道部年度材料系数调差所需的资料（部门业务范围内的资料）；5、及时向项目经理部领导提供市场信息，为设计变更提供决策依据.第十四条：项目分部职责1、项目分部各岗位人员及部门职责参照项目经理部人员及部门职责执行;2、积极主动配合项目部变更索赔工作；3、掌握施工现场实际情况，根据合同条款和设计施工图，对施工现场的工程地质、安全保障、施工环境、气候变化、自然灾害等情况的变化及时收集资料，提出合理的设计变更意见；4、根据合同条款对施工现场收集的资料,及时与设计施工图进行对比，寻找设计变更的突破点；5、整理设计变更的依据，数据、图片、证明资料，提出设计变更的范围、条件和方法,进行工程量汇总和对比，上报总工程管理部；6、根据总工程师审核的设计变更要点，收集、整理设计变更的详细资料（包括设计变更的四方会议纪要、变更的依据、变更的工作内容、变更部位、变更的工程量增减、变更的初步方案）；第三章 变更设计分类第十五条:变更设计分类与项目划分按照铁路建设项目变更设计管理办法（铁建2005146 号)和关于加强铁路勘察设计工作的若干意见(铁鉴20082 号）等规定办理.符合下列条件之一者为类变更设计:（一）变更建设规模、主要技术标准、重大方案的;（二)变更初步设计主要批复意见的;（三）变更涉及运输能力、运输质量、运输安全的；（四）变更重点工点的设计原则的；（五）变更设计一次增减投资300 万元(含）以上的。对施工图的其他变更为类变更设计，类变更设计再分为：A 类-指一次变更设计增减投资在100 万元（含）至300 万元者；B 类指一次变更设计增减投资在100 万元以下者.第十六条:变更设计原因一般分为以下五种：（一）完善设计:是指对设计文件缺陷、错误、遗漏的修改、补充完善或优化引起的变更设计。（二)质量事故：是指按铁路建设工程质量事故处理规定（铁建设200348 号）界定的工程质量事故引起的变更设计。（三）标准变化：是指铁道部批准的技术标准、规范和规模的变化引起的变更设计。（四)不可预见因素:是指不可抗力、不可预见的外部因素等引起的变更设计；原因应通过具体分析确定并载明（如安全事故等）。(五)其他：是指不属于上述原因引起的变更设计;原因应通过具体分析确定并载明（如拆迁变化等）。第十七条：变更的范围和内容,根据铁道部对合同条款规定,总价承包合同不可以调整清单工程量,超出总承包风险包干费以外的可增加费用，总承包风险包干费有一下七项内容:1、初步设计招标的施工图量差、承包人原因引起I类变更及全部II类变更;2、非不可抗力造成自然灾害损失及预防措施费；3、发包人供应材料、设备及专用条款注明以外的材料、设备差；4、建设工期重大调整以外的施工组织调整损失和增加的措施费； 5、变更施工方法、施工工艺引起费用增加；6、工程保险费；7、质量、安全、工期、投资控制、环保和技术创新考核费；第十八条：设计变更审批权限类变更设计由业主负责组织初审并报铁道部工程设计鉴定中心审批，同时抄报铁道部发展计划司、建设管理司。A 类变更设计由业主负责审批；B 类由业主段落指挥部负责组织审批。第四章 索赔工作第十九条:索赔工作是一项细致、无法预测索赔工作内容和工作范围的,只有索赔事件发生后，才可以进行正常的索赔程序。这就要求索赔人员要在平时做好索赔的基础工作，对施工过程中收集索赔资料：1、索赔事件发生的原因、地点；2、索赔事件发生后的资料（照片、气象预报、工程量统计表）;3、索赔事件发生所造成损失的统计,包括人员、材料、机械、工程量等;4、现场监理签认的损失资料等。第二十条:索赔事件大致可分以下几类:1、工期（费用)索赔：主要由业主原因所造成的工期推延（设计图纸未按时到位、永久征地未按时提供、改变重大设计、设计变更增加工程量;2、地方政府出台新的政策影响施工或收取其他费用;3、由业主原因引起的当地群众阻工等;4、非施工原因引起的工程地质发生变化所造成窝工及材料、设备损失的索赔(如隧道出现涌水、大的溶洞、桥的明挖基础出现流沙等）；5、大型供电网停电或甲供材料供应不及时造成施工现场停工在15天以上的，索赔人员、设备的窝工费等；6、人力不可抗拒的自然灾害造成的经济损失；第二十一条:掌握索赔的依据及原则1、认真阅读合同文件通用条款、专用条款和施工图纸,熟悉了解合同约定的索赔范围、条件和方法,严格进行合同管理,为索赔提供充分的依据、论据和数据;2、及时发现与报告，根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书，意向书中应包含索赔项目（分部分项名称）、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失，必须附有详细的计算资料和证明资料；3、索赔意向书送交现场监理工程师后应经主管监理工程师签字确认,必要时项目分部领导邀请现场监理工程师、主管监理工程师一起到现场核对;4、索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据，收集的证据要确凿,理由要充分;所有工程费用和工期索赔应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明资料。第五章 变更索赔的流程第二十二条:变更可以由施工单位、监理单位或设计单位提出建议，业主也可提出变更建议。根据变更方向可分为：由上至下变更和由下至上变更。由下至上变更又分为:正常程序变更和非正常程序变更。正常程序变更为：有变更需求，方案批复后执行的变更；非正常程序变更是指因特殊原因（如抢险、危急情况），需要先执行或经有关领导口头答复可以先执行的变更内容。 由上至下变更1。业主提出的变更。业主通知监理、施工单位采取相应措施减少变更期间的损失.2.业主工程部搜集信息并分析，同时要求设计单位共同研究方案,重大问题需专家论证时由原设计院负责邀请.与业主主管领导沟通同意后确定方案.3.设计院依据方案在规定时间提供设计变更图。4.业主计财部据此编制补充单价，并与相关监理、施工单位协商形成一致意见，报主管领导批准后出具补充变更工程量清单.5。业主以正式文件形式下发至监理部，监理部下发变更令至相关的监理、施工单位执行。6。业主工程部负责变更方案的落实与协调工作. 由下至上变更A。正常程序变更1。现场各种原因产生变更（无论承包人提出还是监理工程师提出建议)，包括合同内及合同外变更,正变更及负变更，承包人收集资料及准备，同时通知监理工程师、业主工程师.2。承包人以书面报告或变更申请单形式（附相关资料，包括现场图片资料)，报监理部,经业主丘北指挥部审批后执行。3.也可邀请监理、业主现场工程师、设计代表现场办公，形成变更会议纪，四方会签确定变更方案，无需设计单位出变更图的可按变更方案执行，需要出变更图的，待设计变更图出图后执行。业主、监理、设计单位认为不需要变更的继续执行原设计。4。对于变更设计，不论是几类变更，都应该经设计、监理、业主同意或批复，严格遵守“先批准、后变更，先设计、后施工”的原则,禁止擅自做主“先施工、后变更，违反其原则,后果自负。B。非正常程序变更1、对于可以先执行后报批的变更，承包人必须通知监理工程师、项目部工程部现场核查。对有关环节必须有相关人员签认，各项目分部必须保存现场资料图片等证明材料，否则产生的费用自己承担.2、项目分部在实施变更同时必须以书面报告或变更申请单形式报监理及业主工程师签认.第二十三条:项目经理部的变更索赔流程1、施工图出图前的变更,此项工作由项目经理部根据投标工程量清单报价,结合合同文件通用条款和专用条款内容,研究设计变更内容和变更的策略,同时和设计院沟通,争取在设计出图时达到变更的目的；2、施工过程中各分部收集现场的变更资料和变更的依据，根据资料和依据进行分析,提出变更索赔的初步方案或设想，变更设计上报项目部工程管理部；索赔资料上报项目部计划合同部；3、项目经理部工程管理部根据项目分部上报的变更设计资料进行现场考察和分析，确定项目分部上报的设计变更是否申报,如能变更上报项目总工批准后，联系业主、监理、设计单位进行现场办公会、准备整理变更设计资料，计算工程量、编制工程量对比表交计划合同部、填写变更设计建议书，按云桂铁路云南有限责任公司变更设计管理实施办法云桂云铁工【2010】21号文规定的程序和流程逐级上报并跟踪落实，同时对各分部给与答复以免造成停工或窝工，并做好变更设计台帐；4、项目经理部计划合同部根据项目分部上报的索赔资料进行现场考察和取证，编制索赔资料进行费用计算，按照业主要求逐级上报；根据工程管理部提出的设计变更的工程量对比表，按照合同条款规定计算费用标准，计算增(减）的费用，按云桂铁路云南有限责任公司变更设计管理实施办法云桂云铁工【2010】21号文规定的程序和流程逐级上报并跟踪落实，并做好变更索赔台帐。 第六章 变更索赔的管理 第二十四条：铁路施工由于变更索赔引起费用或工期增加，故往往为上级主管单位审查和复查对象，为真实、准确反映变更索赔真实情况，这就要求我们在变更索赔过程中应建立、健全变更索赔台账或档案.1、变更索赔台账应反映变更索赔发生的原因、变更索赔发生的时间,变更索赔意向提交时间,变更索赔结束时间,变更索赔申请工期和金额,监理工程师审核结果，业主审批结果等内容。2、对合同工期内发生的每笔变更索赔均应及时登记。工程完工时应形成一册完整的台账，作为工程竣工资料的组成部分。第二十五条: 避免变更索赔存在的误区 1、当变更索赔事件发生时,有些人员由于受我国传统工程管理模式的影响，考虑与业主、设计、监理方面的关系，而没有把索赔认真对待。 2、项目主管和技术负责人对变更索赔工作意识不到位,没有深刻认识变更索赔工作管理程序,对可提可不提的变更索赔事项往往无法把握. 3、主管技术人员对技术规范文件及业主、监理、施工企业往来文件理解不深刻,对实际存在的变更索赔项目没有充分理由。4、只注重变更索赔意向的提出，不重视变更索赔过程中的证据收集和时间准确性，没有及时作最终索赔报告。5、很多项目管理成员总认为只有施工企业向业主提出变更索赔，没有考虑对方的索赔和反索赔。第二十六条：工程变更索赔是一项复杂的、系统性很强的工作，在变更索赔工作中要充分理解施工图纸、技术规范及业主、监理、施工企业签订的合同协议和各项往来性文件,必须依合同、重证据、讲技巧、树信誉，踏踏实实地做好变更索赔管理基础工作，严格按程序办事,工程变更索赔是合同管理的重要环节，也是项目管理的重要内容，是建筑施工企业赢取利润的重要手段，这样把变更索赔工作处理好，才能切实维护企业的合法权益，取得效益最大化.第七章 奖 励第二十七条：变更索赔的奖励原则1、项目分部提出的设计变更及索赔费用通过项目部审核上报业主批复的变更索赔费用,且完成项目部下达的变更索赔目标，按变更索赔收益金额的3%作为奖金发放；2、项目经理部在项目分部上报的变更索赔基础上进行审核整理上报业主批复的变更索赔费用，且完成项目部下达的变更索赔目标,按变更索赔收益金额的3作为奖金发放；3、项目经理部没有通过项目分部，自行寻找变更索赔突破点,自行编制的上报业主批复的设计变更索赔费用，且完成项目部下达的变更索赔目标，按变更索赔收益金额的5作为奖金发放；第二十八条：变更索赔的奖金分配的原则1、项目分部的变更索赔奖金由项目分部开会研究；根据每项变更索赔参加人员的贡献大小进行分配，列表上报项目部经常务副经理签字后发放;2、 项目经理部的变更索赔奖金由项目经理组织项目部领导班子开会研究,根据每项变更索赔参加人员的贡献大小进行分配；3、对变更索赔有特殊贡献的人员，项目部可根据贡献大小每年给予13万元特殊奖励. 第八章 附 则第二十九条:本办法自下发之日起执行春运期间，经我大队民警的共同努力，全面完成了春运各项任务。我队共出动警力425人次，出动车辆215台，登记检查客运车辆2087辆次，危化品运输车辆45辆，处理交通违法行为245人次，暂扣驾驶证86本，查处客车超载12辆次，卸客转运78人