集美大学干部人事档案管理实施细则.doc

集美大学干部人事档案管理实施细则为加强我校干部人事档案管理工作，提高干部人事档案管理水平，充分发挥干部人事档案的作用，更好地为我校各项工作服务。根据中华人民共和国档案法干部档案工作条例等法律、法规和规章，结合我校档案管理暂行办法，制订本细则。一、干部人事档案管理工作制度（一）干部人事档案材料收集制度1严格按照中组部干部人事档案材料收集归档规定，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作；2档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料；3干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档；4档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理；5对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。（二）干部人事档案材料鉴别、归档制度1严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核；2归档材料必须是办理完毕的正式材料；3归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案；4残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档；5干部人事档案材料应统一使用16开纸（1926.5厘米），材料左边应留出22.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名；6凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部干部档案整理工作细则进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。（三）干部人事档案查（借）阅制度1查（借）阅干部人事档案必须是中共党员，并填写查阅干部档案审批表，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查（借）阅；2任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；3查（借）阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记；4查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容；5查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容；6查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违犯中华人民共和国档案法处理；7档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。（四）干部人事档案转递制度1转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全；2干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位；3转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出；4转递档案必须按统一规定的干部档案转递通知单的项目详细登记，严密包封；5干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带；6转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失；7收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。（五）干部人事档案检查核对统计制度1建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决；2提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库；3干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料；4整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。（六）干部人事档案的保管、保密制度1严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作；2非档案工作人员一律不得进入库房；3档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：4认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；5严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度（温度1424、相对湿度为45% 65%）；6坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全；7坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源；8严禁个人私自保存任何人的档案材料；9档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续；10对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据中华人民共和国档案法第二十四条规定给予处罚。（七）人事档案管理人员职责1热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料；2建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送省管干部档案材料；3严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查（借）阅和转递；4及时登记教职工职务、工资变动情况；5为学校及有关部门提供教职工情况；6维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作；7调查研究全校人事档案工作情况，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；8完成领导交办的其他事项。（八）送交人事档案材料归档制度1人事档案材料的形成部门应指定一名档案联系人，负责收集送交本部门的人事档案材料；2人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，由档案联系人将材料主动送交校档案馆人事档案室归档；3人事档案工作人员应与档案联系人保持密切联系，主动地了解档案收集情况，保证收集材料的渠道畅通；4任何部门与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料；5档案人员对未能按时送交档案材料的部门，应及时催要，发现不符合归档要求的，应及时通知补送或补办。（九）人事档案材料形成部门收集归档联系制度部 门归 档 内 容联系人归档要求、时间组 织 部1干部调配、任免、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表、任免呈报表（包括考察材料），鉴定、干部考核登记表、后备干部登记表（提拔使用后），民主评议和组织考核形成的综合材料，离休审批表；2科以上干部的任免、聘用审批表、聘用合同、续聘、解聘辞退材料；3按干部管理权限的人员更改姓名、民族、年龄、国籍、入党时间、参加工作时间、处理党籍等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复及所依据的证明材料；4办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、备案表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料；5已经批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料，党员登记表、党员重新登记表、不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表，校级以上表彰优秀党员事迹及组织审查批准材料，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据和组织审批材料，退党材料、取消预备党员资格的组织意见，保留党籍的批复及报告等；党代会代表登记表；6离休人员的生平、悼词；7其他可供组织参考的材料。组 织 科 干 部 科 各 1人一、 归档要求（一）必须是办理完毕的正式文件材料；（二）必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位或个人署名、有形成材料的时间；（三）必须手续完备，凡规定应有组织审查鉴章的须有组织鉴章，组织鉴定审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，一般应有本人签字（本人见面后未签字的应由组织注明）任免呈报表和录用聘用审批表，必须注明批准的机关名称、时间和文号。出国、出境审批表、备案表、要注明出去和返回的时间及出去的目的；（四）档案材料应统一使用16开规格用纸，材料左边应留出.5厘米装订边。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。二、 归档时间（一）形成干部人事档案材料部门，在形成正式材料一个月内，联系人按要求把应归档的材料送交档案馆人事档案室归档。（二）档案工作人员应在每月日之前，到有关部门联系一次，主动收集应归档的材料。（三）学历、进修学习材料应在学业完成后三个月内归档。统 战 部1申请加入民主党派的材料：如加入民主党派的登记表；2出席县团或县团级以上民主党派会议中形成的有关代表登记表。统战部秘书纪 委党纪处分决定（免予处分的意见）、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查交待材料、通报批评材料、复查甄别报告、决定、上级批复等。纪委秘书团 委入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料、表彰优秀团员、新长征突击手审批材料、事迹材料、团代会代表登记表。团委秘书工 会教代会、妇代会代表登记表、表彰劳动模范、五一劳动奖章审批材料、事迹材料。工会秘书校 办参加人代会、政协会议代表登记表、委员的简历、政绩材料；学校制发以个人为对象的惩罚、辞退、自动离职文件等，领取独生子女父母光荣证审批表校办秘书人 事 处1在人事调配、考察、考核中形成的各类人员登记表（如干部、教师、职工履历表）、教职工鉴定、考核登记表、退休审批表及新进人员履历表等；2按干部管理权限的人员更改姓名、民族、年龄、国籍、参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复及所依据的证明材料；3录用和聘用干部、工人工作中形成的材料：如录用（含重新录用审批表）、聘用审批表、聘用干部合同、劳动合同、政审考核材料、续聘审批表、解聘辞退（职）材料；4表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料；有突出贡献优秀专家、国务院政府津贴等审批表；5处分教职工中形成的调查报告、结论、批复、个人对结论的意见，检查交待或说明材料、调查证明材料，甄别复查结论调查报告、批复及有关的主要依据性材料、法院判决书及撤消处分的材料；6在职教职工参加国民教育（研究生）、成人教育（大中专）、党校的学生登记表、考生报考表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学历、学位更改审批表；进修培训结业成绩登记表、学习鉴定、思想小结；博士后进站审批表及工作期满登记表；7教职工学年度考核表、访问学者考核表、教师资格认定审批表；8专业技术职务任职资格评审表、确认审批表、聘任审批表、专业技术资格考试成绩合格登记表；9工资、待遇、办理社会保险工作中形成的材料：如调资审批表、工资变动审批表、抚恤金通知等；10工人技术等级岗位考核审批表；11体检中确认有残疾的体检表及工伤致残确定致残等级的材料；12在职教职工非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书；13其他可供组织有参考价值的材料。人事科 、综合科 、职称科 、劳资科各1人监 审 处1行政违纪处分决定（免予处分的意见）、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查交待材料、通报批评材料，复查甄别报告、决定、上级批复等；2干部个人审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。监审处秘书成 教 院教职工在本院成人教育学习中形成的学历学位材料：学生登记表、报考表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定材料、学历证明书、学位材料。成教院秘书研究生处教职工在本校研究生教育学习中形成的学习材料：学生登记表、报考表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定材料、学历证明书、学位材料，进修学习成绩、鉴定。研究生处秘书离 退 处退休人员死亡登记表、生平、悼词。离退处秘书二、干部人事档案整理工作程序（一）鉴别1查姓名是否一致，防止张冠李戴、同名异人；2判断材料是否属人事档案、是否属本人材料； 3查材料是否有重复，是否齐全完整；对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档；4查材料是否手续完备；写的材料、填的表格有无自己签名，组织上有无盖章，有无形成日期；凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。（二）分类第一类：履历材料（1）干部、职工、教师、军人、学生等各类人员履历表、登记表、简历表，转业干部服预备役登记表；（2）个人参加革命活动简历材料；（3）更改姓名材料（包括个人报告、组织批复、旁证材料）；（4）其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格；（5）履历表、简历表中有组织鉴定的，以履历为主的归第一类（含履历），以鉴定为主的归第三类（含鉴定）；（6）后备干部登记表（提拔使用后）。第二类：自传材料（1）干部本人在各个时期所写的自传；（2）带有自传内容的材料（由本人写的叙述经历、家庭情况、社会关系）；（3）业务自传归第四类；（4）入党申请书中有自传性质的材料归二类，在备注栏中注明“代自传”。第三类：鉴定、考察、考核材料（1）个人鉴定；（2）干部、教师、党团员、学生各类人员的鉴定材料；（3）毕业、结业、出国、出境、调动、劳动鉴定及其他组织正式出具的鉴定性质的材料；（4）党团员民主评议表、民主评议干部的综合材料；（5）干部任职考察综合材料、教职工学年度考核表、年度考核表、领导干部任职期满考核表；（6）离任审计考核材料（干部个人的审计报告或审计意见材料）；（7）高校招生政治思想品德考查表。第四类：学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料（1）中专以上学校的报考表；（2）中专以上学校选拔、保送学生登记表；（3）各种毕业生登记表；（4）学习成绩表、记分册（包括自学考试、业务培训进修、学位考试成绩单）；（5）教育部门出具的学历证明材料；（6）学位评定书（决议书），学位申请书（审批表）；（7）博士后进站审批表、工作期满出站登记表；（8）专业技术职务任职资格申报表、评审表、确认表、套改和晋升专业技术职务（职称）审批表、专业技术资格考试成绩合格登记表；（9）聘任、解聘专业技术职务（称）审批表、登记表；（10）干部创造发明、科研成果、著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文及有重大影响的论文目录等；（11）反映干部学历才识、专业技术方面情况的其他材料。第五类：政审材料（1）有关干部本人历史上重要关节问题的审查材料：包括调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料、主要证明材料；敞口材料（即悬而未决的材料）要向有关部门提出，待做出结论后再归档；（2）党籍、入党时间、参加革命工作时间的审查材料：包括个人申请、组织审查报告及所依据的材料、上级批复等；（3）更改民族、出生日期、国籍、家庭出身、本人成份等形成的有关材料：包括个人申请、调查报告、审查结论及所依据的证明材料，上级批复等材料；（4）家庭成员及主要社会关系的证明材料、平反通知（决定）或复查意见等；（5）带有组织上政治历史审查意见的登记表、调查表、审查表，应征公民政治情况登记表；（6）干部爱人情况登记表；（7）入伍时间批注、入伍时间证明；（8）政治历史问题与违纪错误混同一起的结论、调查报告、处分决定等材料，归第八类，凡未给予处分的，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。第六类：参加中国共产党、共青团及民主党派的材料（1）入团志愿书、入团申请书、团员登记表，退团材料如退团申请及上级团组织批复、离团登记表；（2）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养对象考察表；（3）中国共产党党员登记表、党员重新登记表；（4）党员暂缓登记表、认为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据和组织审批材料；（5）取消预备党员资格的材料：如果预备党员被取消资格时，没有单独形成处理意见、处分决定等材料，只在“入党志愿书”中注明取消预备党员资格的，经有关党委批准盖章后，其“入党志愿书”归入干部档案，并在干部档案目录上注明已取消预备党员资格，以备查考。凡是单行材料中已明确取消预备党员资格的，只收集单行材料归档，不再收集“入党志愿书”归档；（6）整党工作中不予登记的决定、组织意见；（7）退党材料：包括本人退党申请、组织批复；（8）加入民主党派的材料：如加入民主党派的呈报表或登记表。第七类：奖励材料（包括科技和业务奖励）（1）正式命名授予各种荣誉称号的审批表和事迹材料：如劳动模范、五一劳动奖章、战斗英雄、三八红旗手、新长征突击手、优秀党员等；（2）各类表彰先进的审批表和事迹材料：如表彰先进工作者、先进教育工作者、嘉庚奖教金获得者；（3）立功受勋、嘉奖材料；（4）创造发明事迹奖励材料；各种业务、技术奖励材料；（5）授予各系统若干年荣誉证书登记表：如教师荣誉证书登记表等；（6）有突出贡献专家呈报表、享受专家特殊津贴呈报表等。第八类：处分材料（主要是违犯党纪、政纪、国法等材料）（1）处分决定，免予处分的意见，上级批复、核实（调查）报告，本人对处分的意见和检查交待材料；（2）清查“文革”中的“三种人”的审查结论、综合报告、处分决定、上级批复，本人对审查结论、处分的意见及检查材料；（3）“文革”中犯有一般性错误的上级批复、决定、报告、主要证明材料；（4）行政处分材料：如记过、记大过、开除等材料；（5）通报批评材料；（6）法院的刑事判决书、劳动教养审批材料；（7）撤消处分材料；（8）虽不作处分，但错误比较严重，如道德品质、生活作风、经济等问题，并经组织查实，本人也有交代材料。第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料（1）工资工资级别登记表（若有历年工资审批表进档，此表可不归档）；调资套改（工资改革）审批表；见习期、试用期、定级、晋级、升级、职务（称）变动等各种工资变动审批表、登记表；工龄、教龄、护龄等津贴审批表或年限说明；提职晋级和奖励工资审批表、登记表。（2）任免录用、招聘（聘用）、选举、提拔、转干等登记表、审批表（包括有关附件）；聘用干部、工人审批表和合同书、续聘、解聘、辞职、解除合同审批表等，公务员过渡登记表；干部任免（包括所附的考察、表现情况材料）、调动、辞退、退职、离休、退休审批表；解决各种待遇问题审批表、批复材料；兵役（入伍）登记表，入伍、退伍审批表；上山下乡人员登记表（指有批准上山下乡时间）授予（晋升）军（警）衔登记表、审批表；军队转业干部审批表，退出现役登记表。（3）出国（出境）审批工作中形成的有关材料出国（出境）人员审批表、备案表。（4）其他出席县团或相当县团级以上单位的党代会、人代会、政协会议和工会、妇联、共青团代表会议及民主党派会议中形成的有关代表登记表。第十类：其他可供组织上参考的材料（1）有残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级材料；（2）民事纠纷调解书、判决书，结、离婚材料；（3）工会会员及各种协会会员、理事登记表；（4）领取独生子女证登记表；（5）历次运动中普遍写的思想总结、思想检查（有组织鉴定的归第三类）；（6）教职工逝世后报纸报道的消息及讣告、悼词或生平；（7）非正常死亡的调查报告及记载有关情况的遗书等；（8）专业技术干部的农村家属迁往城镇申请表；（9）其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。三、排序：1按时序：按档案材料形成时间由远到近排序，有第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类；2按系统：按档案材料内容的主次关系进行排序，有第五类、第六类、第八类；第五类排序：1上级批复、结论或处分的决定；2本人对结论的意见；3调查报告；4有关问题证明材料；5本人检查交待；6关于其父的证明材料；7关于其母的证明材料；8其他人关材料。第六类排序：1入团志愿书；2入团申请书；3退团材料；4入党志愿书；5入党申请书；6转正申请书；7入党积极分子培养考察表；8预备党员考察登记表；9中国共产党党员登记表；10民主党派材料。第八类排序1上级批复、处分决定；2本人对处分决定的意见；3调查报告；4本人的检查或交待。第九类排序1工资：按时序；2任免：按时序；3出国（境）：按时序；4其他（各种代表大会登记表）：按时序。（四）复制与技术加工：1复制：对字迹容易变色、褪色及破损的档案进行复制，如电传件等。复制可采用修复、复印、抄写、打印等方法，凡抄写、打印的材料，必须认真细致，检查核对无误后，注明复制日期和加盖复制单位公章。2技术加工：首先拆除档案材料中的金属物，如订书钉、大头针、曲别针等，然后对不符合规格的档案材料（档案材料要求长26.5厘米，宽19厘米），在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下，酌情进行包边、加边、剪裁、裱糊或折叠。（五）编制填写类别号、页码、贴类角：1类别：编在右上角；2页码：图书编码法：从材料实际内容开始编，扉页不编，双面有字双面编，只有单面字一面编，在右下角编写；3贴类角：用三角标识贴在每类第一张右上角。并用铅笔在其余的每份档案材料的右上角注明每类序号。（六）填写“两表”及登记目录1填写干部职务变动登记表；2填写工资变动登记表；3登记目录：每类目录填写后要留有适当的空格，为以后新增材料时填补。（七）排列1封皮；2两表干部职务变动登记表、工资变动登记表；3目录；4干部档案材料；5备考表。（八）复核、装订1复核：认真细致进行复核，检查是否分类有误，排序、页码有错，装订方向是否正确、目录与材料是否一致等；2装订：把全卷材料理齐，条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以左边和下边两面为齐。案卷左侧竖直设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8.3厘米；线眼中心距左侧边沿1.5厘米，上、下线眼中心距上、下边沿为5.4厘米。（九）案卷皮的书写档案卷皮的须书写档案人的姓名，书写姓名应写现名，不得用同音字或不规范的简化字。（十）验收装订后，再进行认真细致的检查，经检查验收无误后方可入库。三、本细则自发布之日起施行，由档案馆负责解释。