超市管理办法.doc

梦想空间管理手册2014年1月15日（暂定）目 录一、建立合格供应商体系二、采购流程三、物料编码四、物资入库管理五：代销产品管理六、供应商服务部岗位职责七、库管工作职责及工作流程 附表：1. 编码规则2. 产品价格表3. 供应商登记表4. 供应商考核表5. 合格供方评审表6. 费用审批表7. 销售备货单8. 非销售备货单9. 产品验收单10. 销售单11. 入库单12. 出库单13. 部门审批流程14. 采购流程15. 库房工作流程16. 培训流程一、 建立合格供应商体系，打造个性化经营模式。 (一）建立合格的供应商体系1、所有物资至少要有三家供应商，并不断寻找新的供应源。2、供应商提供资质包括：执照副本、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证。3、供应商需提供产品资料包括：产品报价信息表及产品图册产品说明书。4、经供应商服务部初审后，报总经理批准，通过后报送财务部备案。5、定期考核制度：进入梦想空间的供应商，需定期进行考核评审，并填写相关表格。包括：登记表、考核表与评审表。6、所有供应商资料必须在供应商服务部建档备案。 （二）打造个性化经营模式 1、卖场道具细致化，做到道具与环境相融的意境。 2、卖场卫生必须一尘不染，做到地面光洁，商品干净，员工服装整齐。 3、单品驱动，每个系列中分为若干不同的规格，型号的单品。二、采购流程（一）部门采购1、各部门呈报的采购申请经批准后，由梦想空间统一采购。2、部门采购按月进行，每月20日前提交下月物资使用计划，提交方式为 邮件发至梦想空间销售部（收件邮箱：mxkjcs)，经双方确认品种型号后，梦想空间于25日前回复物资需求部门所需费用清单。3、需求部门完成费用审批后，费用审批单转梦想空间及财务部。4、将与供货商签订的采购合同检查审核后，交由运营部门按公司合同管理规定办理合同审批工作。5、梦想空间依据批准后的审批单及库存需求填写采购订单，经财务部批准后方可采购。6、对采购过程中出现的采购设备质量问题，及时联系供货商解决，并做好供货质量问题情况登记。7、采购订单一式四份，财务部审批后留一份，梦想空间存根一份，采购员申请资金一份，采购员报帐一份。 (1)采购单应按照要素填写完整，清晰。 (2)如遇公司急需的物资，公司领导不在的情况下，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报梦想空间，签字确认后补。（3)请购单的更改与补充须经领导批准后提交。（4）对借款采购的物品，依据相关规章制度，找财务部门办理借款手续。（5）对采购设备的付款，协助财务部按合同做好付款工作。 （二）销售采购1、 库房根据库存数量及销售单开具销售备货单。2、 采购员在合格供应商库及产品库中找到最佳性价比产品。3、 采购员制定采购订单，报总经理审批后，交财务部复核。4、 完成审批后，进行采购。三、物料编码：所有物资实行按类别编码管理，编码分类及规则由技术部、库房管理部门及供应商服务部一同制定，并遵循以下原则：1、唯一性，同一个物料编码号只能代表一个物料编号，不能由两个或多个物料编号共用一个编号。2、整体性，物料编号必须覆盖所有的物料，有物料就必须有编号，在将来增加物料时，必须可以扩充。3、 一贯性，物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。4、 组织性，物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或数据。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。5、易记性，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。6、同物料不同包装形式应分别编号，如套装、组装、箱装等等，避免混淆。四、物资入库管理 1、物资入库必须与实物、订单一致.入库单上必须同时标明订单号。当实物与订单不一致时要重新申请订单或补办订单，否则财务不予结帐。2、入库单必须有采购人及库房人员的签名，如须验收的，还须有验收人签名。入库后，库管人员需对入库货物进行登记造册，详细填写每一入库货物的相关明细。3、入库单一式四联。第一联转成本会计入帐，第二联采购报帐结算，第三联采购留存。第四联，库房入帐。（1）库房在接货时，按照实际接收数量填写入库单，同时与采购订单、送货单核对，入库单上不填写金额。入库单上要有收货人、送货人（采购员）签字。 如需验收，还需要验收人签字。（2）库房将入库单的第四联留下，用于入库房帐。其他三联转采购员，采购员根据订单价格填写价格后，留下第二、三联。第二联用于转财务报帐结算，第三联自留。第一联转财务成本会计入帐。供应商的送货单随入库转财务。五：代销产品管理：代销产品到货后，办理相关入库手续：根据合同或协议的价格填写入库单，价格未定的需注明。入库单上同时注明“代销”和所存放的货位或展厅位置。其他手续与自购一致。）六、 供应商服务部岗位职责（一）：经理岗位职责岗位名称供应商服务部经理制作日期2013-10-27所属部门供应商服务部直接上级梦想空间总经理直接下级供应商服务部主管、文员间接下级采购员工作职责及内容1. 协助总经理建立和维护采购管理体系，负责组织制定和完善采购管理制度及流程2. 负责组织拟订材料采购计划并执行，确保各项采购任务完成3. 随时掌握生产过程中各类物料的到位状况，积极与公司各职能部门沟通和协调，及时解决生产中出现的物料问题4. 负责组织对材料不良的及时处理5. 负责组织对市场行情信息的收集、分析与预测6. 负责组织与供应商进行比价、议价谈判工作，对采购价格进行监督7. 负责组织编制材料采购分析报告8. 负责组织对供应商的信息收集、开发、建立及管理9. 负责检查考核本部门各项工作10. 负责组织并参与职工培训工作11. 完成领导安排的其他工作（二）：主管岗位职责岗位名称供应商服务部主管制作日期2013-10-27所属部门供应商服务部直接上级部门经理直接下级采购员间接下级无工作职责与内容1、 协助采购经理制定采购计划并督导实施2、 协助经理制定和完善采购管理制度及流程3、 辅导采购员的业务操作，负责对采购员的采购过程（合同发放、物料进度、数据输入等）进行检查，以确保交期的顺利达成4、 负责对未到位物料的跟催落实，分析原因并制定预防措施5、 负责组织供应商信息库的建立及评估考核6、 按照公司合同及文档管理的有关规定，及时督促采购员做好合同及各类数据、资料的整理汇总并归档7、 负责并组织采购员的培训工作，提出对下属人员调配、培训、考核意见8、 完成领导交办的其他任务（三）：采购员岗位职责岗位名称供应商服务部采购员制作日期2013-10-27所属部门供应商服务部直接上级部门主管直接下级无间接下级无工作职责与内容1、 负责拟订采购合同并对物料进度进行跟催以确保采购任务顺利完成2、 负责对到库材料的入库情况进行跟踪确认3、 负责对物料异常情况进行处理4、 对所采购的材料执行询价、比价、议价制度，努力降低采购成本5、 负责收集市场最新价格信息、替代品资料、最新产品信息及供应商信息6、 负责办理报帐和采购货款的结算单据以及需要现金采购物资的个人借款手续7、 负责供应商管理，与供应商沟通协调质量、交期、价格、售后服务等相关事宜8、 参与合同评审，配合有关部门做好采购成本、交货期方面的方案9、 做好采购数据的输入及汇总，需要时向部门主管提供采购报告10、 完成领导交办的其他任务（四）：文员岗位职责岗位名称供应商服务部文员制作日期2013-10-27所属部门供应商服务部直接上级部门经理直接下级无间接下级无工作职责与内容1、 负责合格供应商、新产品、订单的及时录入，汇总整理各采购员每天的订单执行程度、到货等各种信息2、 以月为单位对本部门各类数据进行统计并做出简易分析，对部门及公司共享文件夹的数据适时更新及维护3、 负责采购部对外文件及数据的输入/输出工作并进行整理归档4、 负责本部门劳保、易耗、办公用品的申报领用登记管理，负责本部门所有人员同行政、人事部门的相关连接工作5、 完成领导交办的其他任务七、库管工作职责及工作流程（一）、库管管理职责为了使本单位的后勤库房管理规范化，保证财产物资的完好无损,根据企业管理和财务管理的一般要求，结合本单位的一些具体情况，需定如下规定。 1.货物入库 （1）做好物资的保管工作，如实登记仓库实物账,经常清查、盘点库存物资，做到账、物相符。（2）做好仓库安全保卫工作，确保仓库和物资的安全。 （3）对于物资验收入库过程中所发现的有关数量、质量、规格、品种等不相符的现象，库管员有权拒绝办理入库手续，并视其程度报告相关领导。 2.盘点（1) 仓库必须对存货进行定期或不定期清查，确定各种存货的实际库存量，并与电脑中记录的结存量核对，查明存货盘盈、盘亏的数量及原因，定期打印盘点表，报财务审查核对。（2) 仓管人员应坚持日清日结，凭单下账，不跨月记账，按时上交报表，做到账物一致。 3.保管 （1）梦想空间后勤部对仓库所有物资负保管之责。物资堆放整齐、美观、按类摆放，并标明进货日期，按规定留有通道、墙距、灯距、挂好物资登记卡； （2）负责物品质量、数量、卫生、保质期情况，落实防盗、防虫、防鼠咬、防变质等安全措施和卫生措施，保证库存物资完好无损； （3）库房、展厅卫生需行政部后勤负责。 （4）凡进库房人员需由库管允许并且在登记簿上签字后方可进入。 （5）公司钥匙领用做好登记。 4. 公司内部使用物品领用制度:(1)公司其他部门领用物品，领用人员需填写库房物品领用单，部门负责人签字后持单到库房办理领用。例如初级教材、画册的领用。 （二）、仓库管理员工作流程细则： 要求：所有入库物品，库房在登账时必须保证采购订单、入库单、出库单名称数量金额等信息一致。 1.采购验收入库 商品采购主要分为保洁工程用料：清洁设备、工具、耗材等；日保用料：清洁剂用品、工具耗材等；地坪工程主材、辅料、骨料、工具、耗材等；技术部研发实验性用料等。对于每月内部项目必用物料，可由销售部统计申购，交由梦想空间总经理审批，供应商服务部经理负责采购。 （1）实物入库情况下：库管核对货物和采购订单是否一致。对于合格产品，填写“物资验收入库单”，双方签字确认，如发现所采购物资不符合规定要求，应拒绝收货，并及时通知供应商服务部采购员进行退、换货手续，联系供应商解决。及时通知财务部以扣压货款，并积极联系供货商做更正处理。 （3）所有物资验收合格后，一律打印“物资验收入库单”，一式四联，第一联库房留存，第二联交财务，第三联供应商服务部报批(如欠帐，此联由供应商服务部留存，凭此联到财务结账），第四脸存根。物资验收入库单必须签字人员：采购员、库管。 （4）对于印刷品的验收，综合部-库房依据使用部门提供的样板进行；对于大中型设备需要使用部门、采购员协同库管办理验收。 2.物资的出库（1） 库房存货充足情况下：销售人员根据1.内部销售情况，销售人员持审批后的销售单到库房交于库管，在出库单签字确认后方可领货；2.外部销售情况，销售人员持审批后的销售订单交于库管，在出库单签字确认后方可领货。（2） 库房存货缺货情况下：销售人员根据自身销售情况申请销售补货单交于梦想空间总经理审批，审批后交于供应商服务部下订单，协同库管办理物流发货，库房依据采购订单办理入库，库管通知销售部发货情况。销售人员及时联系客户接货，接货确认后告知综合部-库房办理出库单并签字。（3）对于出库物资：一律凭电脑出库单，一式四份，一份留给库房，一份留给财务部，还有一份给领货人，一份存根。 （4）出库单必需领用人（一般是梦想空间销售部人员）、库管员的签字，并注明该物品的领用人、部门、服务对象（内部项目/客户/超市展厅），即销售类型。 3.入库、出库同一时间情况：采购物资通过供应商直接发货到内部项目/客户情况下：a.发货到项目，供应商持送货单（要求送货单名称规格数量金额清晰反映）送货，项目负责人在送货单上签收（接货人及日期）。由供应商将送货单回传库房。库管依据送货单和采购订单办理入库。b.发货到客户，由库房联系物流发货到客户指定地点，一定时间范围内销售人员联系客户确认是否收货。销售人员确定内部项目/客户已收货后，办理出库单签字，库房签字。 4.与财务工作交接：(1)每月进行实地盘点，做盘点表交于财务审查对账。 (2)每月报送入、出库明细账及汇总表。库房台帐由财务王莹提供。 5.其它 （1）关于客户提货控制，须在付全款（财务可做要求)之后方可通知库管放货，库管通知物流可以提货。具体操作需有财务部下达。 （2）售后领用维修配件需先在展厅看是否有货，无货时在库房调入展厅，销售人员同售后需做好登记，维修完结账时由收银员打单结账。 （3）展厅货品卖完了之后应及时在库存系统中查询库存是否有货，查到有货再到库房调货，办理货品上展厅。若库存不足，及时通知库管交接采购员下单采购。（4）对于项目基本必需货品，库房需协同销售人员做基本产品需求备货清单交于梦想空间总经理审批，审批后转交供应商服务部下单进货。