内部审核员教材.doc

第三部分 品质系统内部审核概论
第一章 品质系统审核的分类
1， 根据审核的目的，分为：
公司内部的审核
公司对供应商的审核
认证机构对本公司的审核
2， 套用合约过程的通用称呼，分别为：
第一方审核
第二方审核
第三方审核
3， 图示
客户
供应商
本公司
认证机构
认证机构

③ ③ ③

② ②

①
第二章 品质系统审核的目的
主要讲述第一方审核与第二方审核的目的。
第一方审核的目的：
1， 依据某一品质系统标准平评价组织的自身的品质系统；
2， 验证组织自身的品质系统是否持续满足规定的要求并且正在运行；
3， 作为一种重要种重要的管理手段和自我改进的机制，及时发现问题采取纠正措施或预防措施，使体系不断完善，不断改进；
4， 在外部审核前作好准备。
第二方审核的目的：
1， 当有建立合同关系的意向时，对供方进行初步评价；
2， 在有合同关系的情况下，验证供方的品质系统是否持续满足规定的要求并且正在进行；
3， 作为制定和调整合格供应商的名单的依据之一；
4， 沟通供需双方对品质要求的共识。
第三章 品质系统审核的范围
审核必须界定其审核的范围：
ISO9000：2000中审核范围是指“某一给定审核的深度和广度”，审核范围是通过程如场所、活动和过程等因素有关的用语对审核的深度和界限加以表述的。
首先过程：它与审核依据的标准有关，如：ISO9001中，7.3设计和/开发，7.4采购。
其次是场所：场所涉及两个概念，一是部门，二是地区。凡是与审核的品质系统所覆盖的产品和品质活动有关的部门和地区均列在审核范围以内。在场所的另一个重要内容是指受审核单位的分支机构是否包括在审核范围之内。
第三是活动：所谓活动是指与产品品质有关的活动，它主要包括所涉及的产品范围。在第一方审核时，凡涉及正常生产的产品及按品质手册所规定程序研制的新产品或按某个品质计划生产的特殊产品，均应包括在内审范围之内。
第四章 品质系统审核准则
审核准则：与收集的审核证据相比较的一组设计、程序或要求。
第一方审核时通常以ISO90001作为审核准则。
为了向需方提供品质保证，并为第二方审核作准备，有时还要把合同或品质计划作为审核的依据。
总之，内部品质系统审核的依据应包括：
1， ISO9001品质管理体系——要求；
2， 品质手册；
3， 程序文件及作业指导书；
4， 品质计划；
5， 合同；
6， 国家有关的法律、法规。
审核还有一个重要的依据，这就是指导审核具体工作过程的ISO19011《质量和环境审核指南》。它对第一、二、三方审核都是适用的。
第五章 品质系统审核的时机
这里提到两个问题，一是确定是否需要审核，即何时进行审核为宜；二是审核的频度，即每年应进行多少次为宜。
内审的时机和频次应由本组织的ISO9000管理部门研究具体情况后提出，由管理代表报请最高领导决定后实施。
内审一般可以分为例行的常规审核和特殊情况下的追加审核两类。前者按预先编制的年内审核计划进行，后者需要监时组织一次内审。
特殊情况是指下列情况：
1， 发生了严重品质问题或用户有严重投诉；
2， 组织的领导层、隶属关系、内部机构、产品、品质方针和目标、技术及装备以及生产场所等有较大改变；
3， 即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核。
第一次内审的时机往往选择在品质系统文件已经运行一段时间，各项品质活动均有记录可查时。此时内审的主要目的就是要对刚刚建立品质系统的适合性作出评价。
第六章 内部审核的一般顺序
1， 确定任务
如果是例行审核，按年度计划规定进行；如果是特殊审核，则要明确目的和审核范围。
2， 审核准备
管理者代表指定审核组长和审核组成员，审核组长应领导全线编制好审核实施计划，并把审核任务分配到每个审核员，同时全组应集中有关文件（如标准、手册、有关程序、作业指导书等）加以审阅，审核日程表确定应及早通知受审核部门代表征得同意。
3， 现场审核
召开一次正式的首次会议，说明审核的目的，范围、依据和方法。现场审核应以事实为依据，收集客观证据，作出公正的判断。在末次会议上，审核组应报告审核结果，宣读不合格报告，并请责任部门代表确认。
4， 编写审核报告
审核组长应根据审核结果编写审核报告。此报告经管理代表审定后正式下达受审部门。
5， 纠正措施的跟踪
管理代表应求审核组对纠正措施的实施进行跟踪验证。纠正措施完成情况汇总应提交管理评审。
第三部分 品质系统内部审核实务
第一章 内审的准备
1， 对某次具体的内审活动，工作量如下分配较合理：
内审准备 25%
实施审核 50%
审核报告 10%
纠正措施跟踪 15%
2， 内审准备工作大致有：
制订审核实施计划
组成审核组
查阅有关文件
编制检查表
通知受审部门并约定时间
3， 集中式内审工作计划（格式）
某公司2001年第2次内部审核实施计划
（格式）
① 目的：
② 性质：
③ 范围：
④ 依据：
⑤ 审核组：
⑥ 时间：
⑦ 日程安排：
⑧ 备注：
日期
时间
A组
B组
C组
6月1日
8：30——10：00
总经理室5.0管理职责
市场部7.2与顾客有关的过程
工程部7.3设计和开发
6月日
13：30——16：30
人资部6.2人力资源
制造部7.5生产和服务运作
品管部8.0测量和监控
编制： 批准：
5， 检查表的作用：
① 指导审核过程
② 备忘录
③ 保持审核进度
④ 原始审核记录
格式举例（按部门）
某公司内审检查表
部门： NO：
标准条款
检查内容
检查方法
检查结果
判定

审核员： 日期：
首次会议
1， 集中式的内审，可以组织各部门代表如开一个首次会议；大的公司、大的部门可以单独开一个首次会议（部门内部会议）。
2， 首次会议由审核组长主持，管理者代表、所有审核员及受审核部门代表参加，公司最高管理者参加，或指定代表参加。
3， 滚动式内审只需在部门单独开一个简单的首次会议。
4， 首次会议的主要目的：
a， 重申审核的目的与范围；
b， 介绍审核组成员及分工；
c， 简要介绍内审的程序和方法；
d， 澄清及确认审核计划；
e， 明确审核纪律及配合事宜。
第二章 现场审核
注意事项：
1， 审核组长要控制审核的全过程：审核计划、审核进度、审核气氛、客观性、审核结果。
2， 相信样本、要随机抽样（一般抽样3——12个）。
3， 要依靠检查表。
4， 要从问题各种表现形式去寻找客观证据；
5， 当发现不合格时，要适当追查；
6， 与受审部门代表共同确认事实；
7， 始终保持客观、公正和礼貌。
审核证据：
1， ISO19011《质量和环境审核指南》中定义：“经验证的事实陈述或与审核有关的其它信息的记录”。
2， 实际审核中，它可以理解为：
a) 存在的客观事实
b) 与受审活动（工作）直接相关的人谈话
c) 现行有效文件中的规定
d) 现行有效的品质记录
审核的路线和方法：
1， 自上而下（先总后分）审核法
2， 自下而上（先分后总）审核法
3， 正向审核法
4， 逆向审核法
5， 过程/活动
6， 按部门审核
不合格项的确定：
1， ISO9000《品质管理体系——基本原理和术语》对“不合格”的定义：“未满足要求”。
2， 在品质系统审核中，“要求”指：明示的、习惯上隐含的或必须履行的需求或期望。如“产品要求、质量管理体系要求、顾客要求、品质手册、品质计划、合同、运作程序、作业指导书等必须遵守的文件。
3， 不合格项按属性分类
a) 系统性不合格
b) 实施性不合格
c) 效果性不合格
4， 不合格项严重性分类
a) 严重不合格：标准要求未得以实施或虽有实施，但在系统层面上存有重大缺陷。
b) 轻微不合格：其它不合格。
c) 观察项（建议项）：组织在某一系统方面有变坏趋势或可以作得更好，或审核员证据不足的项目。
不合格项报告
1， 不合格项报告应包含的内容：
a) 受审核部门
b) 审核员
c) 审核准则
d) 不合格事实描述
e) 不合格类型
f) 责任部门
g) 原因分析
h) 纠正措施计划/审批
i) 纠正措施完成情况及验证
2，“不合格项报告”式样：
某公司不合格项报告
受审核部门

责任部门

审核员： 责任部门代表：
类别
严重
一般

原因分析及纠正措施

责任部门代表：
管理者代表审批：

纠正措施完成情况及时间和有效性：

验证人员：
内审员汇总分析：
1， 审核组长在公布审核结果前，应召开一次内审组内部分析会议，汇总分析审核情况，形成小组共同认识一结论性意见。
2， 具体工作
a) 确定不合格项数量，编制审核发现清单。
b) 运用时，讨论审核的跟踪措施。
c) 就末次会议的作用和任务达成一致意见。
d) 总结好的方面，形成推荐意见。
e) 达成一致的审核结论。
第三章 末次会议
1， 在审核结束时，起草审核报告前，审核组应同受审方的高层管理者和有关部门负责人举行末次会议，这次会议的主要目的是向受审方说明审核观察结果，以使他们清楚地理解和确认结论。
2， 内审核组长主持末次会议，受审部门代表及公司高层管理人员参加。
3， 审核组报告审核结果，宣读不合格项报告，责任部门确定并签名。
第四章 正式内审报告
审核组长对审核报告的编制、准确性和完整性负责。
报告内容：
1， 审核的目的
2， 审核的范围
3， 审核组
4， 审核依据
5， 审核日期
6， 审核结论
7， 不合格项分布状况表
8， 内审报告的批准及发布范围

不合格项报告分布状况表（示例）
部门
条款
销售
仓贮
质保
采购
制造
总计
4.1总要求
4.2文件要求
5.1管理承诺
5.2以顾客为中心
5.3质量方针
5.4策划

总计

第五章 纠正措施
1， 对不合格项
管理者代表：应督促责任部门改善
内审组：应协调责任部门改善，尤其是方向性建议
责任部门：应及时分析原因，制定措施
2， 纠正措施制定
责任部门：提出具体纠正措施建议
内审组：对措施的可行性认可
管理者代表：审核并批准，必要时报请更高层批准
3， 纠正措施的实施
责任部门即时/尽快纠正
较长期的纠正措施，应制定纠正措施计划
4， 纠正措施验证
一定要有验证的制度
尽量由审核员去验证
验证内容主要是：按期？全部？有效？
问题终结的确认/签字
5， 统计分析，提交管理评审
纠正措施完成情况，应由ISO9000管理部门进行统计分析。
分析报告经管理者代表批准后，提交管理评审会议
第四部分 品质系统内部审核员
第一章 内部审核员的作用
1， 在品质管理方面起“承上启下”的桥梁作用
向员工传达公司领导层的要求；
向公司领导反映员工的意见和建议。
2， 品质系统的实施方面起示范作用
自觉地向周围员工作出表率。
3， 对品质系统的有效运行起监控作用
连续性监控。
4， 对品质系统的维持和改进起参谋作用
解释为什么不符合？提出一些方向性建议。
5， 执行第二方审核
受公司派遣到供应商所在地进行审核。
6， 配合第三方审核
努力配合认证机构对本公司的审核。
第二章 内部审核员的素质与能力
ISO19011《质量和环境审核指南》规定：内部审核员的个人素质
1， 成为独立审核员应具备的个人素质包括但不局限于：
a) 开放式思维-愿意考虑不同的想法和观点；
b) 善于交往-与人交往的能力与技巧；
c) 觉察能力—视觉、嗅觉和听觉反应能力；
d) 反应能力—对外界的直觉反应能力；
e) 执着—坚持不懈，不受外界干扰及追求目标的能力；
f) 决定能力基于逻辑推理和分析支能做出决定的能力；
g) 自信—在与其他人开展有交往时，坚持自身独立性的能力；
h) 正直—真实、真诚、诚实、慎重。
1． 我们将素质分解为能力、知识、经验与品德四个方面，基本能力；
本条款规定了质量审核员和环境地审核员能力，审核能力可通过教育、培训和工作及审核经历获得。
质量和环境审核员应在以下方面应具备审核能力：
a) 审核程序、方法和技巧---将其应用于审核过程的能力是确保审核实施的一致性和系统性的必要条件；
b) 管理体系和引用文件---使审核员能够理解审核范围并使用审核准则；
c) 组织情况---使审核员能够理解组织运作的环境。
d) 有关的法律、法规和其它要求---使审核员能够了解适用于受审核组织的法律要求并将其用于审核过程。
2． 内审员应具备具体工作能力
--从事审核准备的能力
--从事现场审核的能力
--编写审核报告的能力
--跟踪和监督的能力
3． 内审核员应掌握的知识
--法律、法规、规章等方面的知识
--ISO9000相关的标准和指南
--审核工作的一些国际惯例与习惯做法
--与产品相关的专业知识
4． 内审员应具备的/品德修养
--诚实、正直
--客观、公正
--尊重别人
--冷静与坚定
第一章 内审员的聘任
1、 企业有权评选和任命自己的内审员
2、 评选应有明文规则
3、 任命应具备资格，并正式公告
4、 内审员政府注册制度不是强制性的