度假村采购管理手册样本.doc
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1、目 录一、 职位任务1、 采购经理岗位职责-(2)2、 采购员岗位职责-(3)3、 仓库主管岗位职责-(4)4、 仓管员岗位职责-(6)二、采购基础程序和制度1、 采购审批程序-(8)2、 采购货物分类-(9)3、 物品采购程序-(10)4、 审核采购申请单-(13)5、 报价单-(15)6、 其它-(18)7、 采购交货延迟检讨表-(19)8、 采购验收制度-(20)9、 仓库管理制度-(24)10、 物品、原材料盘查制度-(27)11、 物品、原材料损耗处理制度-(28)12、 仓库物资管理制度-(29)13、 仓库安全管理制度-(31)14、 仓库防火制度-(32)岗位职责编号:DT-P
2、RO-001采购经理岗位职责职能概述 在负责酒店物资采购工作,充足发挥采购部工作职能。(一)、日常性工作内容:1、依据采购申请单采购各部门所需物品和食品,部门采购申请单需经部门责任人审核,率领采购员根据采购申请单上注明所需物品、食品数量、规格、要求,在要求到货时间内完成采购任务。2、指导采购员晚上联络己定供给商下第二天采购单;确保立即供给厨房所需原材料。3、督导仓库对物品进行验收,确保物品符合申购要求。4、督导仓库做好收发货、仓储、盘点等日常性工作。5、熟悉和掌握酒店所需物资名称、型号、规格、价格、用途。6、立即处理产品质量问题和督促供给商立即送货。7、审核供给商发票、送货单、报价或订购单等。
3、8、负责属下职员培训,检验职员纪律,完成上级分配其它工作。9、比较供给商报价和整理供给商资料档案。(二)、周期性工作内容:1、编制己确定供给商每个月市场价格表,掌握新产品供给起源和季节性产品资料,立即提供给上司参考。2、帮助采购员完成仓库补仓任务,仓库补仓单由仓库提出,具体补仓时间视营业情况而定。3、采集采购样本或安排供给商示范。岗位职责编号:DT-PRO-002采购员岗位职责职能概述在酒店采购主管领导下,负责对酒店用具、食品等物资采购工作,充足发挥采购部工作职能。一、操作职责:1、依据采购申请单或仓库单采购各部门所需物品和食品。2、努力争取使酒店所购产品价平物美。3、对不符合要求产品,负责办
4、理退货补货或调换。4、和相关供给商保持良好关系。5、负责到机场或火车站装运进口或外埠来货。6、帮助仓库搞好物品入库验收工作。7、立即向上司汇报相关产品价格最新行情。8、做好天天现金或支票采购报销工作和结算工作。9、做市场行情调查10、主动参与培训,遵守酒店纪律,保持和酒店相关部门良好关系,完成上级分配其它工作任务。二、协调职责:1、和采购部门做相关协调工作。2、和供给商做相关协调工作。岗位职责编号:DT-PRO-003仓库主管岗位职责职能概述在负责酒店所以用具、食品等物资验收、派发工作,根据酒店需求、验货标准检验全部物品规格、质量、价格、到货时间等,充足发挥采购部工作职能。一、操作职责:(一)
5、物品库:1、严格遵守酒店多种规章制度,尤其是物品库工作程序和物品库安全消防管理制度。2、确保所负责库房洁净、整齐,天天全部要检验水、电、气是否有跑漏现象,处理不了立即向上级主管汇报,一定要把事故消亡在萌芽状态中。3、对库房物品使用要做到心中有数,量少要立即补充,对长久积压物品(即三个月未领用物品)于每个月底编制“仓库物品积压表”(食品、日用各一张,其格式如“急需处理食品汇报单”),并提出处理意见,供主管考虑。对于质次价高物品或订货不符物品应立即通知采购及上级领导进行处理。4、出库时,一律凭领料单,没有领料单不予发货。(二)食品库:1、负责酒店全部食品、饮品后勤供给工作。要将发放货物统计和成本核
6、实账查对,做到帐物相符,无差错。2、认真检验入库食品、饮品品名、数量、外观包装、生产厂家、质量是否符合要求,如有问题不给予入库。3、对入库货物,要堆放整齐,安全摆放。4、出库要做到优异先出。5、食品、饮品入库后要立即登账,货物发出要立即减账,随时做到账物相符。6、仓库主管应常常检验食品、饮品保质期,和大厨沟通在现在仓库温度基础上食品是否会提前过期,对将要到期食品编制“需处理食品汇报单”。二、协调职责:1、和用货部门沟通协调工作。2、和采购部门沟通协调工作。3、和供给商沟通协调工作。4、协调相关部门做好各类资产和低值消耗品盘点工作。岗位职责编号:DT-PRO-004仓管员岗位职责职能概述在酒店仓
7、库主管领导下,负责对酒店用具、食品等物资收、发工作,充足发挥采购部工作职能。一、操作职责:1、服从领导工作安排。2、按程序进行多种物资收发,并按规范填制直拨单、验收单。3、按要求做好仓库进销存帐务统计,严格实施仓库安全制度,库内严禁吸烟,上下班前后对仓库门窗、货架、电源、消防器材等进行安全检验,发觉隐患立即处理,确保库房和物资安全。 4、对库存不足物品需立即补仓,物品补仓要求以下:(1)仓管员应天天检验库存物品、食品、饮品、香烟库存量,不足应立即填写仓库补仓表,并交给财务经理审批后交给采购进行采购。 (2)假如积压物资用完后需要补仓,仓管员先请示财务和大厨商讨再做补仓决定。5、食品仓仓管员应定
8、时、不定时对物品保质期进行检验,对将要到期食品做表上报成本会计,方便对将到期食品进行立即处理,尽早利用杜绝浪费。6、物品验收程序:(1)仓库补仓物品由仓管员直接收货。(2)部门申购物品应由仓管员和部门主管人员一同验收。 (3)凡没有协议及报价物品仓管员不开验收单(直拨单开出后由部门主管署名认可,但不给供给商)。(4)全部直拨单全部需由部门主管级以上人员署名为准。(5)仓管员必需按要求填写好验收单、直拨单(各项目填写完整,清楚)。(6)食品、用具单必需分开单。 7、发货程序:(1)仓管员必需查对发货数量、物品才可将货物发出。(2)仓管员要审核各部门领料单是否符合财务要求填写。(日期、部门、品种数
9、量、食品用具分单填写)。(3)全部单据标准上不许修改,确要修改要求部门领货人及发货人员署名确定。8、仓管员天天完成业务后,应整理好当日单据(验收单、直拨单、领料单夹好登记入账)。9、仓管员应于次日早晨把全部单据财务联送交成本会计处,并登记好号码要求成本会计签收。二、协调职责:1、和用货部门沟通协调工作。2、和采购部门做相关协调工作。3、和供给商做相关协调工作。4、月终做好各部门盘点工作。采购部基础工作程序和制度一、采购审批程序:编号:P&P-PRO-001步骤表:使用部门经理(申请)仓库主管(有没有存货或可调调拨)采购部经理(组织报价、议价及定价)财务部经理(成本及资金)主管副总(审核)总经理
10、(核准)步骤图:部门申请(经理)仓库主管(有没有存货)采购部经理(报价、议价、定价)财务部经理(成本、资金)主管副总(审核)总经理(核准)采购部基础工作程序和制度二、采购货物分类编号:P&P-PRO-0021、货仓存货补充:仓库管理人员要常常检验库存货物存量改变,货物库存量抵达最低界线时,填写“采购申请单”。库存最低线,也称采购线,是酒店为确保供给,降低资金积压而确定订货点库存量,它关键依据多种货物每日消耗数量保留期限,进货轻易易和订货到进货入库时天数等原因确定。2、部门新增物料:各部门固定业务所需要设备或物料时,由各部门填写采购申请单,按采购审批程序取得同意后,由采购部组织实施。3、部门更替
11、旧有设备或物品:当酒店经营活动至一定周期时,操作设备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用情况更新、补充。4、食物和饮料和烟酒供给:食物和饮料和烟酒供给品性质不一样,且受客人流量和消费高低影响,视实际而定,需要厨房部门、酒吧、采购部和成本会计、仓库主管合作,方便以最好食物,产出最好菜。所以,食物和饮料和烟酒采购申请和程序和其它物品不一样,除了批量采购外,天天用料即日采购。5、燃油和燃料。6、维修零配件和工程物料。7、急用和零星用具、办公用具。采购部基础工作程序和制度三、物品采购程序编号:P&P-PRO-0031、货仓存货补充采购程序:仓库每种存仓物品,均应设定合理采购线,在存量靠近或低于采购
12、线时,即需要补充货仓里存货,仓库主管要填写一份仓库补货“采购申请单”,采购申请单内必需注明以下资料。(1)货物名称,规格;(2)平均每个月消耗量;(3)库存数量;(4)最近一次订货单价;(5)最近一次订货数量;(6)提供此次订货数量提议。送采购部经理初审,采购部经理应把仓库交来采购申请单上签字确定,并注明到货时间,退一份回仓库。采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,选定对应供给商,提出采购意见,标明此次申购单每种商品价格,按采购审批程序报批,经总经理同意后,采购部立即组织实施,通常物品要求之2天内完成。有特殊情况,要向主管领导汇报。2、部门新增物品采购程序若部门欲增置新物料,部门
13、经理或各餐厅总厨应查阅年度或月度编制计划,搞清计划是否包含该项目等,如没有预算,应攒写相关汇报,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部按酒店相关采购程序和审批程序进行办理,经总经理同意后,组织实施。3、部门更新替旧设备和物品采购程序:如部门欲替换旧有设备或物品,应先填写一份“固定资产、物品遗失或损坏汇报”给主管副总及财务经理审批。经审批后,将一份遗失或损坏汇报、采购申请单及报废物资一并送交采购部,采购部按酒店采购程序和审批程序办理相关审批,经总经理同意后,组织采购。4、食品饮料,烟酒采购程序:酒店中食品和饮料天天消耗量很大,其中有些食物能够存放较长时间,但有些食物存放却不能。比如:海鲜、冻品
14、、三鸟、肉类和蔬菜等就不一样,有些物料还有有效使用日期限制。所以采购部需要和各出品部、餐饮部,酒吧和成本会计有紧密合作,作出合适采购,就食物饮料而言。天天全部有不一样种类和数量需求。各出品部用料因营业情况改变较大,申请购置手续也跟其它方法不尽相同。(1)蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果及各部门餐饮用料采购申请,由各餐饮部门总厨或主管、酒吧,依据当日经营情况,估计明天用量,填写每日市场购货表,采购部按每个月定价价格填上,经餐饮部门经理及质量成本监督审核后,便能够电话落单或直接到市场选购。(2)蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果供给商选定:以上货物购置可采取合约形式固定价格,并可确保货源,采购部
15、、餐饮营业部和成本会计必需合作,进行价格及质量比较,选定供给商。采购部要邀请供给商对酒店常常使用餐饮用料提供30天报价,采购部组织市场调查,根椐市场调查价格,和供给商确定固定30天供给价,在此确定时间内,供给商将按此固定价提供酒店所需物料,这些报价和供给商选定必需送交主管副总和总经理审核方为有效。(3)选择供给商,除考虑其价格是否合理外,亦需考虑到其供给能力和供货水平稳定性,需要对下面几点进行比较:A、哪一家供给商价格最低;B、哪一家质量最高;C、哪一家俱备提供相同水平酒店供货经验。D、哪一家供给商最诚信。5、燃料采购程序采购部依据营业情况和工程部编制每个月燃油、石油气、柴油采购申购计划,填写
16、采购申请单,按酒店采购审批程序办理,并组织实施。6、维修零配件和工程物料采购工作步骤:工程仓日常补仓由工程部在计划内填写“采购申请单”,且采购申请单内必需注明以下资料:(1)货物名称,规格;(2)平均每个月消耗量;(3)库存数量;(4)最近一次订货单价;(5)最近一次订货数量;(6)提供此次订货数量提议。大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并依据预算表项目做审批汇报后,填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必需注明以下资料:(1)货物名称,规格;(2)库存数量;(3)最近一次订货单价;(4)最近一次订货数量;(5)提供此次订货数量提议。以上采购申请单送采购
17、部经理初审,采购部经理初审同意后,按 “采购申请单”内容要求,在最少三家供货商中比较,选定对应供给商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会同意后,采购部立即组织实施.采购部基础工作程序和制度四、审核采购申请单编号:P&P-PRO-0041全部采购申请必需填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后,整份共四联交给仓库,经仓库主管复核送采购部。2、采购申请单一共四联,在经审批同意后:第一联作仓库收货用,第二联采购部存档并组织采购,第三联财务部应付会计存档核实,第四联部门存档。3、审定采购申清单:当采购部收到采购申请单后、应作出以下复查以防错漏。(1)签置查对:检验采购申请单是否部门经理签置
18、,查对其是否正确。(2)数量查对,复查存仓数量及每个月消耗,决定采购申请单上数量是否正确。4、选定供给商。(1)联络供给商,能够利用电话。传真或其它通讯路径向供给商索要资料,报价及样品,供给商资料可从以下起源取得。A、营业代表来访;B、供给商目录及邮寄小册子;C、刊物或电话黄页,报刊广告;D、网上查询。(2)相关部门介绍。选择供给商是一项是十分关键步骤,所以要考虑以下条件:A、稳固财政;最好选择有稳固财政能力供给商,因这么对保持酒店货物水准、数量及交货期有一定保障;B、品质统一,所选择供给商必需能供给符合酒店要求物品,令酒店保持一贯稳定水平;C、地域若品质或数量上能够接收话,最好选择当地供给商
19、,从而节省运什费,且联络方便,易于随时检验协议实施情况;D、价格:如全部供给商供给货物、品质、数量及交货期全部能符合酒店要求,选择供给商要选择价格最低一个,若品质条件不一样则应和申购部门共同考虑,协商核定最符合酒店要求供给商; E、维护保养:如所购置物品是需要以后维修保养,选择供给商便需要注意这一项,对设备等项目标购置,采购员要向工程部咨询相关自行维护可能性及以后保养维修方法。同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否和酒店现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装情况。采购部基础工作程序和制度五、报价单:编号:P&P-PRO-005报价单需要最少三家作出比较,但要视采购物品质量和种类、货源供
20、给而定。对采购价格控制是整个采购控制最关键和最困难工作,这是因为酒店所用物品,和其它行业相比,价格改变最大、最快、实难掌握和控制。尤其是那些易于过期变质货物,其售价几乎天天全部在改变,有时早晨和下午价格就有差异,采购价格控制目标是:确保采购物品价格合理性。为了达成这个目标,酒店采取三方报价方法进行采购工作,即在订货前,必需咨询3个或3个以上供给商报价,然后确定选择那家供给商物品,具体做法是:1、采购部根据采购申请单要求组织进货,签署订单时,着手向相关供给单位询价并填制报价单,包含:填写报价单中所需要物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、价格、质量标准及交货时间,邮寄或送交供给商(最少选择3个
21、供给商),要求供给商填写价格并署名退回。对于交通不便或外地供给商,假如采购期限较短,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人姓名,职务等。写个简单汇报,说明询价方法及其全部过程,并提出采购部选择意见和理由,连同报价单一起送交给主管副总和总经理审批。 2、采购审定小组依据采购部提供相关报价资料,参考采购部意见,对多个供给商报来货物价格和质量,信誉等进行评定后,报主管副总和总经理审核,确定其中一家信誉好、品质高、价格低供给商。3、采购审定小组。A、餐饮部物品:主管副总经理、采购部经理、中西餐经理、中西餐总厨、财务部经理B、客房部物品:主管副总经理、客房部经理、采购部经
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