年会策划.doc

1 会议策划者在策划会议时需要考虑的事项大致如下：A、 预计召开会议的日期；B、 会议预计召开几天；C、 打算在什么地方召开会议；D、 会议形式或程序是什么；E、 需要多大的场地；F、 将有多少人到会；G、 会议预算是多少；H、 打算选用什么级别的酒店和设施；I、 打算选用最高级的房间标准是什么；J、 谁来制作会议邀请函；K、会议是否需要向与会者打印相关资料和会议礼品；L、 会议的发言人有哪些；M、 会议需要什么样的视听设备；N、 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；O、 与会者是否可以携带家属；如何为与会者安排一些特别活动；P、 如何为与会者及其家属安排一些特别活动；Q、 会议的整体流程安排；R、 会后旅游安排；S、 会议代表的返程等等2.需要留出多少策划的时间？ 要使一个会议取得成功，前期策划是关键之一，应该用多少时间来策划呢？在决定需要花多少时间策划时，首先要列出你所需要的全部项目，规划出每个项目要占用的时间，并考虑所要达到的最终目标。 哪些事必须做到，才能使活动圆满举行？要在日历上以倒计时的方式标出预期的活动日程。 时间上要留有余地。应该花费一定的时间来考虑并确定符合实际的时间安排。要给自己足够的时间赢取最佳效果。有没有什么因素会使你无法在截止日期前完成工作？比如，节假日期间供应商休息或者截止日期之间有冲突都会影响你的进程。 要注意和了解供应商的时间安排。 另外，还要了解你打算邀请的嘉宾或发言人的时间安排。会不会有一些重要人物难以邀请到？或者安排上有冲突？ 总之，如果可能，应尽量提前安排。3.会议筹备方案需要包括哪些内容？ 会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜。会议方案的内容一般包括以下内容：A、 确定会议名称 B、 确定与会人员 C、 确定时间地点。D、 确定会议通知内容E、 会议通知跟进落实程序与要求F、 会场布置要求G、 会议文件资料种类、内容、要求H、 会议设备和用品种类、要求I、会议后勤安排J、会议记录安排K、 会场服务安排L、 会议预算安排M、 议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人N、 其他注意事项 4.会议策划第一步：设立会议目的 明确会议定设立会议目的 明确会议定位 策划一个会议，无论其规模大小，类型如何，第一步需要做的就是设立会议目的，明确会议定位。为什么呢？ 首先，目标为会议的主旨和会议的类型提供了一个良好的基础。正确评估而且时刻牢记与会者的需要是非常重要的。与会者出席不同会议时，他们的需要是不同的。因此，作为会议策划人员，首先要明确会议目标，了解会议的定位。其次，会议的目标是会议的终极目的,是会议各项工作的指挥棒。第三，目标应该会议日程安排和内容的基础。会议有哪些目的？会议的目的千差万别，大致可以划分为四个区域：A、 继续教育：技能培训、学习知识、讨论问题等B、 人际关系：增加人际交流、分享行业资询、引入新人新事等C、 表彰奖励：嘉奖优秀人员、激励人员斗志等D、 商业赢利：展览会、战略讨论会、新产品新服务发布会等5.各类会议要达到的一些目标（范例）一般会议A、 提供产品或公司的最新信息B、 办公室外的聚会C、 交流观点D、 寻找解决现存问题的办法E、 推出一项新产品F、 提供培训公司会议A、 答谢员工B、 答谢客户C、 答谢供应商D、 颁奖宴会E、 供应商和本公司员工的聚会F、 推出新产品G、 为本公司所提倡的筹款活动提供支持H、 扩大公众知名度I、 扩大品牌知名度J、 里程碑式的纪念 大型会议A、 汇集各类人物，交流信息和观点B、 推出新产品C、 表彰销售业绩D、 是汇集员工、销售人员、供应商、客户和商人的机会奖励会议A、 庆祝销售业绩的增长B、 激励表彰优秀员工、客户、经销商C、 汇集高级销售人员商讨未来策略D、 促进高级销售人员和高层管理人员在工作以外的沟通E、 取得员工家属和合作伙伴的支持特殊会议A、 吸引媒体关注B、 扩大公众知名度C、 吸引新客户D、 推出新产品E、 表彰F、 答谢6.会议的组织机构有哪些？一般来说，会议的组织机构有以下组成部分：A、 主办单位B、 承办单位C、 协办单位D、 支持单位E、 合作媒体7.成立会议筹委会 策划一个会议有很多工作要做，一个人是很难胜任的，所以大部分时候需要成立会议筹备委员会。会议筹委会的职责和工作一般有：A、 确定会议目标B、 会议选址C、 定义与会人群D、 确定会议持续时间E、 确定会议日期F、调配资源G、 选择后勤人员H、 批准预算8.会议准备工作的13个事宜（1）明确开会的目的（2）确定会议形式（3）确定与会人员名单（4）确定会议规模（5）设计会议议程（6）选择开会时间（7）布置会场（8）会议通知（9）座位安排（10）准备会议资料（11）准备会议用品（12）考虑与会人员膳食（13）制定会议规范9.会议形式有哪些？ 什么是会议的形式？简单地说就是会议日程的进行方式。大多数会议以全体大会开始，简称全会。有些会议选择以前一天晚上的欢迎招待会或晚宴开始，正式会议于次日上午举行。有些则选择以正式早餐开始，早餐后安排有嘉宾发言人或主要发言人演讲。总的来说，会议的形式有：A、 全体大会B、 研讨会C、 论坛D、 座谈会E、 专题讨论会F、 座谈小组G、 讲座H、 学术讨论会I、 玻璃鱼缸式会议J、 辩论会K、 角色扮演L、 网络会议M、 全体会议 顾名思义，全体会议面向全体与会者，即每个与会者都可以出席的会议。根据与会者人数的多少，你需要安排适当的会议场地以保证全体与会者都能看见发言人。研讨会 尽管也传授知识，但主要还是学习技能。总的来说，研讨会实践操作性比较强，与会 者将实实在在地研究一个项目 、实验一个产品或制造某件东西。正因如此，所以参加研讨会通常较为紧张，它不象参加全体大会那样，只要和其他成百上千的人坐在会议室聆听就行了。由于参加研讨会的与会者和主持人之间有更多的实质性接触，所以多数研讨会的参加人数有限。论坛 论坛的特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持。它可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法，两个或更多的讲演者可能持相反的立场，对听众发表讲演而不是互相讲给对方听。听众和发言人之间、发言人与发言人之间都可以自由交流。主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问。座谈会 座谈会是每位发言人轮流就议题发表自己的见解，发言者之间没有交流，与听众之间也没有交流，它只是单纯地就某一主题发表一系列的演讲。专题讨论会 专题讨论会指为处理专门问题或特殊分配任务而进行的小组会议，与会者就某一议题进行学习和讨论、分享知识、技能和对问题的看法。10.设计会议的规模根据参加会议的人数和要达到的效果，会议的规模可大可小，如：A、 小型会议B、 中型会议C、 大型会议D、 特大型会议 小型会议出席的人数少则几人，多则几十人，但是一般不超过100人。中型会议出席人数在100-1000人之间。大型会议出席人数在1000-10000人之间。特大型会议出席人数在10000人以上，如重大节日庆典、大型表彰、庆祝大会等。11.会议预备流程会场预约 根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。会场的布局，设备安装调试 根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。印刷材料的设计制作 根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。参会者的接送 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。参会者的餐饮 根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。参会者业余时间的安排 根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路。12.会议承办流程会前：A、 与会议主办方洽谈B、 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方C、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。D、 确定方案，签订合同，预付定金。会中: A、 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。B、 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。C、 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。D、 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。E、 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。F、 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。G、 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。H、 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。会后:A、 结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账。B、 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。13.如何设计会议议事议程？ 每次会议都应该有一个会议议程，并且应该在会前分发给每一位与会者。理想情形下，每一位与会者在会议前都应该有机会对会议议程提出意见。 议程可以是十分正式的公文，也可以是手写的，也可以写在黑板或挂图上。 通常会议议程包含下列内容：A、 会议开始时间B、 会议需要顺序处理的事项，如：需要讨论的问题、 发言人姓名和发言题目等C、 每个事项的大约需要时间D、 茶歇的安排时间E、 餐饮安排时间F、 预计结束时间G、 会后活动安排14.会议议程（范例）XX会议议程10月9日（星期一） 大会主持人：xxx 8：20 开幕式 8：30 领导致开幕词： xx 9：00 主题演讲 （国内特邀嘉宾）议题：xxxx时长：20分钟，5分钟提问9：25 主题演讲（国内特邀嘉宾）议题：xxxxxxxxxxx时长：20分钟，5分钟提问 9：50大会主题xxx讨论 10：10-10:50 茶歇及展览 （协办与赞助代表致词）大会主持人：xxxxx 10：50 主题演讲（国际特邀嘉宾）议题：xxxxxxxxxxx时长：20分钟， 5分钟提问 11：15 主题演讲（国际特邀嘉宾）议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟， 5分钟提问 11：40 主题演讲（国际特邀嘉宾）议题：xxxxxxxxx时长：20分钟， 5分钟提问 12：05 主题演讲（国际特邀嘉宾）议题：xxxxxxxxxx 时长：20分钟， 5分钟提问 12：00 午餐(协办与赞助代表致词)大会主持人：xxxxx 13：30 主题演讲（国际特邀嘉宾）议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟， 5分钟提问 14：00 主题演讲议题：xxxxxxxx时长：20分钟 14：30 主题演讲（国内特邀嘉宾）议题：xxxxxxxxx时长：20分钟， 5分钟提问14：50 大会主题讨论 15：10-15：50 茶歇及展览（协办与赞助代表致词）大会主持人：xxxxx 16：00 主题演讲议题：xxxxxxxxx时长：20分钟， 5分钟提问 16：25 主题演讲议题：xxxxxxxxxxx时长：20分钟， 5分钟提问 16：50 主题演讲议题：xxxxxxxxx 时长：20分钟， 5分钟提问 17：15 主题演讲 议题：xxxxxxxx 时长：20分钟， 5分钟提问 17：40 大会主题讨论 19：00 晚宴与演出（协办与赞助代表致词）10月10日（星期二） 大会主席：xxxxx 8：30 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 8：50 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 9：10 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 9:30 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 9:50 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 10：10 大会提问与主题讨论 10：30-10：50 茶歇和展览（协办与赞助代表致词）大会主席：xxxxx 10：50 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 11：20 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 12：10 大会提问与主题讨论 12：30 午餐大会主持人：xxxxx 13：30 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 13：50 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 14：10 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 14：30 主题演讲 议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 14：50 主题演讲议题：xxxxxxxxxx时长：20分钟 15：10 大会提问与主题讨论 15：30 闭幕式15.会议工作的灵魂会议工作单（1）会议工作单的重要性 作曲家要创作乐谱，电影作家要写剧本，同样，会议策划者要拟定会议的工作单。有了会议工作单，会议有关部门和人员就可以按统一的要求和步骤按部就班地工作，就可以降低出错率，消除“但我本来以为”之类的偏差，压缩管理的“灰色空间”，减少漏洞可能导致的意外。毫不夸张地说，会议工作单是会议的灵魂，它决定了会议工作的所有内容。 应该安排一个人专门负责准备该工作单，负责控制填入的信息，并且这个人必须是唯一的一个与供应商打交道、且完成最终计划的人。正如交响乐团的指挥和电影的导演一样，创意指导必须对活动了如指掌包括每个时刻、每个步骤和每个细节。每一个演员都必须清楚他们各自的角色，并知道自己在什么时候应该上场，但只有一个人是统领全局的。这个领导不应该是主持会议或负责联系的人。会议工作单的作用和使用 会议工作单相当于信息指南，其作用在于告诉你的供应商你希望如何组织你的活动。他们会按照合同的内容、双方协商好的费用以及你所希望的细节去着手准备。比方说，酒店里通常都会有一个甜点和咖啡供应处，而那里的杯子和碟子都是分开叠放在一起的。而你可能会希望杯子和碟子能更干净地、成套地摆放在一块，好让客人们更加方便地取用。酒店就需要提前了解这些信息，好让员工们改变杯子和碟子的摆放方式。这仅仅是千头万绪的工作中的一个小细节而整个活动的安排不知道要涉及到多少个这样的细节。所以你由此应当知道，活动的策划者必须进行充分的准备。 无论是酒店还是其他的会议地点都十分强调细节。有时他们甚至会将你的工作单视为他们的“参考书”。他们都会仔细阅读这本书，因为通过阅读他们就能将活动安排得井井有条。他们不会说“我不知道”，因为所有的细节都清楚地列在工作单上了。 工作单就好像是一本工作流程手册。每一位供应商和主要工作人员都应该及时得到一份原件并仔细阅读，然后再作必要的修改。 如果你的供应商看过你最初的工作单，但后来你们对重要内容又做了调整，那么必须将修改过的表格再发送给他们。在会议正式开始的前几天你应该召开一个预备会议。在这个会议上，所有的供应商以及关键成员应当浏览一下工作单的终稿，以确保对每个环节都理解无误。最后一次场地视察也可以在这次会议中进行。 在会议开始后，每一个细节都应该由会议筹委会的成员负责。他们应当在现场监视会议方方面面的安排情况，确保一切都按照工作单的计划进行。他们还应该将相关情况汇报给主要决策人。会议工作单的内容 工作单是会议现场工作的“圣经”，它应尽可能包括更多的细节，如:你对供应商的要求、对工作人员的工作安排、需要协商的费用（你不可能给供应商提供你的成本表复印件，所以你只需列出与他们相关的那部分费用即可）等。如果存在价格分歧，最好要求对方在浏览工作单的时候就提出来，而不是等到会议即将开始时才提出来。工作单的各个项目必须罗列清晰，井井有条，并与会议项目的先后次序一致。工作单将发给所有供应商。它们是现场工作人员的工作指南。实际上，大家应该是按照工作单上的要求在步调一致地工作。例如，某个酒店在浏览了你的工作单后，可能会对自己内部员工的工作作些调整，然后把修改过的版本发回给你确认。这时就需要双方在工作单上记录下调整事项，并标明互见，以消除潜在的问题和日后可能发生的冲突。 工作单的开头和核心部分之一是联系表。联系表必须认真详细地填写，它必须包含每个联系人的全部信息。包括所有人的姓名、职务、公司名称、地址、电话号码、传真号码、手机号码、电子邮件，甚至家庭电话号码。这种通讯录主要起两个作用： A、 第一个作用是让负责人在中心区能够与所有人联系。比方说，如果他想要联系正在接送重要客人的司机，他就应当有这个司机的手机号码才能联系得到。 B、 第二个作用是在会议结束后，可以利用这份名单给相关人员写感谢信。这份通讯录就像一份清单，上面包含了所需要的所有信息。工作单上的信息都应是保密的。你一定要让你的供应商及所有收到工作单的人员明白这一点。 关键成员在活动中都得带上他们的工作单最好放在活页夹中并且必须确保不要丢失。 每一个工作人员都要对他（或她）的这份工作单的内容负责。同时，也可以在总结活动情况时在这份工作单上记下需要讨论的要点。工作单的具体内容在于规定什么人在什么时候应该做什么事。当这份工作单即将完成时，会议策划者通过它可以知道一共用了多少人手，他们各自的责任、任务，以及他们何时被安置在何地。16.会议工作的灵魂会议工作单（2）（范例）第一部分：联系表这是一个联系表样本，你可以把相关信息填写进去。潜在联系人豪华轿车（列出所有司机）媒体（列出所有媒体）橙味冰淇淋摄影师警察（负责安全列出全部人员）印刷公司道路通行证绳和支架空中跟踪装置扬声器技术支持特效人员撰稿人街道通行证舞台/灯光/视听(列出所有关键的工作人员)交通（大巴）对讲机其他潜在供应商 你必须掌握每个供应商在非工作时间的全部联系方式，包括手机、寻呼机和非工作时间的电话号码。在你有紧急情况需要找他们的时候，必须有办法联系上。这就是说所有大巴司机、豪华轿车司机以及其他人的联系方式都必须在上面。你的联系表也可以作为活动结束后你发感谢信的参考名单。联系表:制作公司公司全称地址全称联系人：（列出所有联系人，如创意指导，制片人等）职位电话：传真：电子邮件：手机：住宅电话：现场工作人员地址全称联系人：（列出所有相关人员）职位：电话：传真：电子邮件：手机：住宅电话：场地（列出所有关键工作人员）公司全称地址全称联系人：职位：电话：传真：电子邮件:手机:住宅电话:视听（列出所有关键工作人员）公司全称地址全称联系人:职位:电话:传真:电子邮件：手机：住宅电话：装饰（列出全部关键工作人员）公司全称地址全称联系人：职位：电话：传真：电子邮件：手机：住宅电话：娱乐活动（列出全部关键工作人员）公司全称地址全称联系人：职位：电话：传真：电子邮件：手机：住宅电话：鲜植（列出全部关键工作人员）公司全称地址全称联系人：职位：电话：传真：电子邮件：手机：住宅电话：灯光（列出全部关键工作人员）公司全称地址全称联系人：职位：电话：传真：电子邮件：手机：17.会议工作的灵魂会议工作单（3）（范例）第二部分：会议工作单 在下面这张会议工作单中，你会发现有些工作安排是每天都要重复的。每项工作应该按顺序用图表的形式表示出来，这样可以避免每次要了解信息时又去翻查。 在列出每项工作内容后，相关事项也可以标注在页上，这样你就不用再翻回去查看，除非到最后作账目调整时。像工作人员安排这类内容每天都会有变更，所以这样列出来也方便查询都发生了哪些变动以便及时解决问题。 会议 在伦敦召开的答谢客户的销售会议客人 全部为男士参加。他们相互为竞争对手，都来自蒙特利尔。工作内容 销售会议一些互动活动，创造轻松的氛围地点: 名人豪华冰球场； 招待会，占用所有场地设施； 晚餐在韦恩格列斯基餐厅； 打台球（在有桌球台的火车站餐厅）；邀请台球高手来指导客人打球。会议策划方案（范例） 甲方：xxxxx公司 乙方：xxxxx会议公司 甲乙双方经友好协商就甲方计划于二零零 年 月在四川九寨沟进行会议考察有关事宜达成如下协议：一、甲方委托乙方于 年 月 日 年 月 日在四川九寨沟、黄龙以及成都策划并安排甲方会议及观光考察.二、乙方根据甲方需求为甲方如下会议考察方案：月 日迎候代表抵蓉，全天安排接机、接站，会务组人员会在机场、车站、酒店迎候各方代表，酒店大厅设签到台及水牌,安排代表入住，18：30晚餐宿：凯宾斯基饭店月 日 全天会议早08：00morningcall 08:30二楼中西自助早餐 09：00-11：30 会议（会议室布置、装置可根据甲方需求提供）12：00-14；00 二楼中餐、午休14：00-17：30 继续会议（中途安排茶歇一次）18：00 二楼晚餐，晚餐后酒店内参加卡拉OK晚会月 日 早08：00morningcall 08:30二楼中西自助早餐 上午自由活动12：00二楼午餐 14：00前往双流国际机场15：20-16：00飞机往九寨沟。18：00于九寨天堂中餐厅晚餐。宿：九寨天堂月 日 早07：00morningcall 07:30中餐厅自助早餐早餐后BUS前往九寨沟景区，换乘当地观光车游览九寨沟（上午游览则查洼沟，12：00午餐）下午游览日则沟及树正沟；18：00沟口集合后BUS返回九寨天堂。18：40中餐厅晚餐20：00于九寨天堂内参加大型藏羌歌舞篝火晚会 宿：九寨天堂月 日 早07：00morningcall 07:30中餐厅自助早餐，早餐后BUS前往“人间瑶池”黄龙景区14：00黄龙餐厅午餐15：00BUS往九黄机场 17：50-18：30乘机返回成都19：30于凯宾斯基饭店二楼中餐厅晚餐 宿：凯宾斯基饭店月 日 0800morningcall 08:30二楼中西自助早餐，全天分班次送机、站！三、会议全程费用及分项报价：（按30人以上计算）1.房费：（已含服务费）成都凯宾斯基： 元/人天3天= 元/人九寨天堂： 元/人天2天= 元/人 房费合计： 元/人2.餐费：（共计九正餐、5早餐）成都及途中： 元/人餐7餐= 元/人九寨天堂2晚餐： 元/人餐2餐= 元/人 餐费合计： 元/人3.门票九寨沟345元（含观光车） 黄龙110元 藏羌歌舞晚会180元4.交通费：全程旅游BUS及机场、车站小车接送 ,。合计： 元 成都-九寨-成都机票： 元/人 机建费： 元/人5.会议室：（30-50人）元/天 投影仪： 元 茶歇： 元/人次 6.全程摄影费： 元/人（含制作光碟、照片）7.导游服务费：全程工作人员及优秀导游服务 元/人天 天= 元/人8.卫生保健费： 红景天、氧气瓶、高能食品、巧克力、水果 元/人天 天= 元/人四、接待标准：1.入住五星级酒店（如每人一房，补齐房差）2.优秀工作人员、导游、医务人员、英语翻译3.全程每人天提供饮料一瓶4.赠送四川特色民间工艺品一件5.豪华旅游BUS 、行程中机票6.哈达迎客服务7.会议室横幅、布标、光碟、照片制作8.旅游意外保险9.每日安排健康保健食品及水果五、乙方收费：1.按协议中报价收费2.甲方提前一周传真通知乙方代订机票名单及人数，以便乙方操作。3.甲乙双方签定协议三日内，甲方须向乙方预付人民币 圆，作为预付金。六、违约责任：甲乙双方在签定以上协议后，如有违反协议所约定内容的一方，将处以 元以上 元以下的金额作为违约赔偿金。七、甲乙双方协议中未尽事宜，将另备补充协议补充。甲方： 乙方：联系电话： 联系电话： 年 月 日 会议通知和邀请1.会议通知有哪几种方式？会议通知的方式各种各样，其主要方式有：A、 口头通知B、 电话（传真）通知C、 书面通知D、 电子邮件口头通知 这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。电话（传真）通知 大多数会议都采取这种方式通知。以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下， 成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须作通知情况书面记载。书面通知 书面通知是一种传统的方式， 适合大型会议。如由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时采取补救措施。电子邮件 它是信息时代的产物， 综合了上述三种方式的优势快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式目前还未被普遍采用。2.会议的邀请应该怎么办？ 不管什么样的会议，主办者都希望适宜的对象(客户)参加，所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下，邀请包括3个程序：A、 信息发布B、 回执处理C、 确认通知信息发布从媒体上分，邀请有以下几种形式：印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)电子邮件印刷媒介公告电子媒介公告信息发布的内容通常包括：主题时间地点(暂定或者候选)主要议程及安排费用标准等 有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。回执处理 对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。 回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息：A、 明确的人数B、 职务C、 性别D、 联系方式E、 预计到达目的地时间F、 迎送要求等 回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式，如：a、 传真b、 信函c、 电子邮件d、 网路回执e、 电话 需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。确认通知如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有：a、 会议的确切地点b、 时间c、 议程d、 签到程序e、 会展注意事项等。3.会议邀请函应包含哪些内容？会议邀请函应包含下列内容：A、 邀请客人的数量B、 活动名称C、 活动描述D、 日期E、 时间（开始时间/结束时间/活动日程安排）F、 举办地点G、 行车路线H、 停车细则I、 着装要求J、 回复地址、电话号码、传真号码K、 订票表（如有需要）L、 回信信封（可选择）会议时间、地点和场所1.会议日期的选择原则 会议日期非常重要和关键，它的影响涉及面很广，客房价格的商定以及会议室的选择都受到会议日期的影响。如果有其他机构已经预定了你所需要的会议室，那么你的会议很可能无法如期举行。 在日期的选择上要有一定的灵活性，要给举办城市和酒店更多的选择权，反过来，你也可以因此而享受到更为合理的价格。此外，由于商务旅游者一般不会在酒店度周末，所以酒店在周末时会提供更为优惠的价格。 会议日期还取决于会议团体的到达和离开模式。例如，与会者可能在周四到达参加晚上的开幕招待会，然后参加周五、周六、周日三天的会议，最后在周日起程离开；或者在周日到达参加招待会，然后参加周一和周二的会议。 到达和离开模式涉及到会议预定团体客房的问题，所以很重要。如果会议日期具有一定的灵活性，酒店就可以有更多的房型供你挑选，会议花费也就可以随之降低。很多预算比较紧张的团体在策划会议时会询问酒店它们所“需要的会议日期”是什么。所谓“需要的会议日期”即酒店业务的淡季，由于空置的客房数量很多，所以它们可以给会议团体以很大的折扣价格。 当然，有些会议对季节和时间的要求比较严格。另一方面，酒店对市场的供求法则也是非常了解的。2.如何选择会议日期？ 要让你的会议获得成功，一个重要条件是挑选一个好日子。避开关键日期 不要让你的会议与一些重大会议日期冲突，这样可以既可以保证大多数人能够出席，又可以吸引更多的关注。 另外，还需考虑其他因素。例如，在你的会议日期前后有没有其他事情发生？如果你邀请客人带孩子一起来参加会议，那么会议最好不要放在第二天有课的晚上，客人们都不会久留，因为父母和孩子第二天都要早起上班上学，所以将会议时间推迟到周末会是个更理想的选择。避开节假日 仔细考虑你计划举办会议的日期。你计划的会议时间会不会与某些节假日发生冲突？ 不要让你的会议与任何长假或庆祝会议的时间相冲突，比如春节、“五一”“十一”黄金周、中秋节等，因为这些是家庭团聚、休假的日子。 如果你的会议是在另外一个国家举办，那么你不但要考虑国际假日，还得考虑当地节日对你的会议的影响。比如说，在马来西亚有一种节日叫做“哈里节” ，这个节日是用来庆祝禁食及禁酒月的结束，是穆斯林的一个特殊的节日。这个节日为期两天，是国家的法定假日，所以很多商家在这两天时间里都会暂停营业。季节性因素 季节性因素也是在选择会议日期时应该考虑的。例如，新车发布会传统来讲都是在秋季举行。汽车经销商希望在这个时候与厂家碰碰面，看看新产品。你应该确保你发布新车的时间也是你激起市场的期待和惊喜的时间与经销商拿到新车的时间之间不会间隔太长。这种做法不仅适用于推销产品，也可用于推广各种政策和程序。 奖励性会议通常要考虑会议日期是否正是当地的旅游旺季。 另外，如果会议对季节要求不明显，可不可以选在会议举办地的酒店空房率较高时举办呢？ 这样在酒店住宿方面省下来的资金则可以用于拓展其他项目。 在酒店有较高的空房率时，你往往可以从以下几方面得到些许实惠：A、 享受免费的签到欢迎招待会B、 享受免费的客房礼物或一些便利C、 享受免费的温泉或获赠健身俱乐部的入场券D、 可提前登记入住E、 可延迟结账退房F、 兑换票面价值相等的外币G、 享受免费的早餐H、 升级的客房。有的酒店提供优惠客房服务，享受此待遇的客人每天早上可以获得免费的欧洲大陆式早餐，每晚可获免费开胃菜。I、 会议参与者不仅可以享受更好的客房，而且从免费早餐这一项省下的钱可以花在其他更需要的地方。J、 享受免费的鸡尾酒欢迎招待会K、 额外的贵宾套房L、 若提前入住酒店或推迟退房，可以享受优惠的客房价格避开重要运动会及特殊活动 会议时间是否与某个重要的运动会时间冲突？还有其他什么事情与你的会议时间相冲突吗？花点时间对城市里的情况做个全面调查。会议那天会有戏剧节的开幕式、电影的首映式、庆祝活动、特殊活动吗？ 这些活动、会议不仅会影响你的会议的出席率，而且会由于供应紧张而导致你的会议产生额外支出。3.会议地点的5大种类会议地点可以分为5大种类：A、 会议、会展中心B、 饭店C、 大专院校的会议场所D、 不寻常的地点E、 境外会议地点 不寻常的会议地点如：球场、游艇、教堂、私人住宅、赌场、飞机、游船、野外、博物馆等等。4.选择会议场所的几个要素 选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好达到以下几个标准：大小要适中会场太大，人数太少，空下的坐位太多，松松散散，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数