内部控制信息系统外购管理细则.doc

ABC公司信息系统外购管理细则文件编号：版本：页次：拟制审核批准日期信息系统外购管理细则1 目的为了规范信息系统的外购业务，确保信息系统满足预定需求，依据相关法律法规和公司内部控制手册，制定本细则。2 适用范围与定义2.1 本细则适用于信息管理部门及相关部门办理信息系统外购业务事宜。2.2 本细则所称信息系统外购，是指公司委托供应商开发或安装调试信息系统。3 引用标准及关联制度3.1 企业内部控制基本规范3.2 企业内部控制应用指引第18号信息系统3.3 ABC公司内部控制手册20123.4 ABC公司招标管理办法4 职责4.1 信息管理部制定信息发展规划和年度建设计划。4.2 项目责任部门负责联系供应商、监督项目实施、组织验收。4.3 财务部门办理付款和账务处理，参与验收。5 内容、要求与程序5.1 制定信息化建设发展规划和年度项目建议计划5.1.1 根据公司发展战略目标和核心业务，结合信息技术发展和公司实际，信息管理部负责组织制定股份公司信息化建设发展规划（主要包括指导思想、基本原则、发展目标、主要任务、措施要求等），在充分征求职能部门、事业部和下属公司意见汇总后，组织专家组对其评审，并根据专家评审记录负责组织修改，经信息管理部负责人签署意见、股份公司信息化工作领导小组审批后，纳入公司发展规划，在执行过程中适度调整和完善。5.1.2 各下属公司根据股份公司信息化建设发展规划，结合自身生产经营管理的需要，负责编制本单位的信息化建设规划，并报股份公司备案。5.1.3 信息管理部根据股份公司信息化建设发展规划和职能部门申报的项目建议计划，结合年度计划，编制总部年度信息化项目建议计划，经职能部门分管副总审核并签字确认后，报股份公司信息化工作领导小组审查，小组组长签字通过后，纳入股份公司年度预算计划中。5.2 项目可行性研究和评审5.2.1 项目责任部门（单位）负责分析应用系统需求和确定目标后编制项目需求分析报告，对总投资超过1000万元的重大项目应编制项目可行性研究报告，并由责任部门（单位）负责人签字确认后报送至股份公司信息管理部。5.2.2 信息管理部会同项目责任部门（单位）组织相关单位承担项目可行性研究，对于重大项目应组织专家组对项目可行性研究报告进行评审，专家组对项目需求、目标、技术路线、投资与效益、进度、组织落实等提出可行性研究评审意见并签字。5.3 项目立项审批5.3.1 通过可行性研究或评审的股份公司统一建设的信息技术项目，由信息管理部将项目需求分析报告或项目可行性研究报告以专项报告的形式报股份公司信息化工作领导小组，小组组长签字批准立项，财务部将其列入股份公司年度预算计划。5.4 选择供应商5.4.1 对项目计划金额在100万以上建设项目应按公司招标管理办法，通过招标确定供应商。具体事项由项目责任部门（单位）负责办理5.4.2 项目计划金额在100万以下的，由项目责任部门（单位）负责调查供应商，收集供应商相关资料，审查供应商为本项目提供的解决方案、公司实力、资质条件、服务能力、市场信誉、财务状况、既往成功案例等因素，至少提供三家供应商资料，编制供应商调查报告，并附原始资料一并提交信息管理部审核后再送总经理办公会审议，确定供应商。5.4.3 如通过选择成熟软件成品进行安装调试方式购买信息系统，还应编制软件产品选型分析报告，随供应商调查报告一并提闪总经理办公会审议。5.4.4 在进行软件产品选型时应关注以下方面：（1）积极听取行业专家的意见。（2）结合公司行业特点、产品功能、性能、升级、后续服务。（3）提供软件服务的公司是否熟悉产品、了解公司行业特点、个性化需求、是否成功案例。5.5 合同签订5.5.1 项目责任部门（单位），拟定合同条款，对涉及的工作目标、合作范畴、责任划分、所有权归属、付款方式、违约赔偿及合约期限等问题做出详细说明，并由法律事务部审查合同，按合同管理规定进行会签。5.5.2 合同中付款方式应当约定分期付款，尾款应当在系统运行一段时间并经评估验收后再支付。5.5.3 合同中应当明确要求供应商保证专业技术服务团队的稳定性。5.5.4 对涉及商业秘密、敏感数据的，还应当与供应商签订详细的“保密协议”，保证数据安全。5.6 项目实施5.6.1 项目责任部门（单位）配合供应商编制项目详细设计方案，并配合供应商工作，细化业务功能、业务流程和其他必要的工作。5.6.2 项目责任部门（单位）负责对服务提供过程进行监督评价，项目实施期间至少要对项目进行两次评估，以确定项目进展情况、服务质量编制项目跟踪评价表，由部门负责人审核签字后向总经理汇报。5.7 项目验收5.7.1 项目完成或在阶段性成果完成后，由项目责任部门（单位）经理组织、分管领导、财务总监、总经理对项目建设验收或阶段验收，并对项目建设质量、进度、标准执行和成本控制等进行检查，编制项目阶段验收报告，各验收人员签字确认。5.8 项目尾款支付5.8.1 前期款项按公司一般采购付款流程进行支付。按合同约定在项目运行一段时间后由项目责任部门（单位）经理组织信息系统使用部门人员、财务部门和供应商进行最终验收，编制项目竣工验收报告，经各方签字确认。5.8.2 财务部门依据项目竣工验收报告、发票、付款申请单，按付款流程支付尾款，办理结算，进行账务处理。6 附则信息管理部负责制定、解释、修改、废除本细则，本细则自总经理签发之日起执行。7 支持性文件、记录和图表7.1 股份公司信息化建设发展规划（略）7.2 专家评审记录（略）7.3 项目建议计划（略）7.4 年度信息化项目建议计划（略）7.5 项目需求报告（略）7.6 项目可行性研究报告（略）7.7 项目立项审批表项目立项审批表年 月 日项目名称预算金额经办部门项目开始时间预计完成时间是否在年度计划内 是 否经办部门意见经办人： 负责人：经办部门分管副总意见 分管副总：信息化领导小组组长意见组长：7.8 供应商调查报告名 称法定代表人：地 址联系途径联系人电话手机传真E-mail网址一、公司概况注册资本万营业执照号注册日期地税登记号开始往来时间最近一年总资产国税登记号停止往来时间最近一年营业额二、成功案例序号客户名称服务项目收费金额联系人联系电话123三、人力资源状况职能人数干部数员工数大学高中以上平均月薪高管人员管理人员生产人员四、服务团队序号姓名职务工作经验学历资格135五、公司成就序号事项名次主办单位取得日期备注1357.9 软件产品造型分析报告（略）7.10 信息系统采购合同（略）7.11 项目详细设计方案（略）7.12 项目跟踪评价表项目跟踪调查表项目名称合作方名称项目负责人 项目负责人联系方式合作方联系人合作方联系方式项目立项时间项目签约时间项目简介项目跟踪时间20XX年XX月20XX年XX月（项目第X阶段/总共X阶段）项目具体进展内容汇报综合评价与风险预估备注：1、此表需在项目进展过程中的每阶段末，由项目负责人填写后向信息管理部汇报；2、“项目具体进展内容汇报”一栏需说明清楚项目本阶段的具体进展情况、最新动态、我方与合作方的沟通情况、遇到的问题以及如何解决等具体而详尽的内容（有附件的需附附件）；3、“综合评价和风险预估”一栏主要是对项目在本阶段情况进行总结，说明主要动态和下一步动向，同时需说明该项目在本季度有无遇到财务风险、政策风险及其他项目风险，并需阐述清楚合作双方如何解决相关风险等情况。填报人：填报时间：7.13 项目阶段验收报告项目阶段验收报告年 月 日 编号 项目名称本次验收内容验收时间验收地点系统安装方式 正式 临时服务器IP系统版本数据库登录地址供应商功能模块验收记录单功能模块名称具体功能点操作功能描述验收情况说明项目责任部门分管副总财务总监信息管理部7.14 项目竣工验收报告项目竣工验收报告年 月 日 编号 项目名称合同编号验收时间验收地点供应商对应阶段验收报告日期单号验收内容1、软件安装、调试是否与合同相符是 否 2、提供的说明书、使用手册等文档是否齐全是 否 3、系统功能是否满足是 否 4、其他验收人员签证使用部门验收人财务部门验收人项目责任部门验收人信息管理部验收人供应商验收人7.15 信息系统外购流程图