室内外广告位管理办法和操作流程.doc

红都家园 惠泽民生

室内/外广告位管理办法和操作流程

企划部
2013年9月1日

南阳红都百货有限公司
室内/外广告位管理办法和操作流程

一、目的
（一）提升广场整体形象，突出品牌形象宣传，促销活动宣传效果最大化，保证实现公司收益最大化；
（二）建立标准化的工作程序，确保广场室内、外广告位策划，招商，广告发布，现场管理等工作有条不紊地进行，明确各部门职责。
二、适用范围
本制度适用于南阳红都百货有限公司所辖所有门店
三、主管责任部门
企划部
四、执行部门及职责
（1）广告位招商责任部门
1. 企划部全面主导广场广告位的招商和管理工作。
2.广告位招商责任部门：招商部（负责公司所有广告位招商）
3.招商部根据企划部规划的室内外广告位进行招商洽谈，招商对象以公司商家为主，原则上不对公司以外商户出租。
招商工作原则上有招商部负责新柜入驻期间的广告位推荐，企划部负责已入驻商户的广告位招商工作
4．招商部负责人代表公司与承租商家签订《广告位出租协议》。
（2）广告位招商标准、招商信息、合同管理责任部门
企划部负责所有广告位的招商标准的拟定、招商信息发布和合同管理。工作范畴包括：
1.负责所有广告位招商标准的拟定；
2.广告协议包括：新签、续签、变更、撤场等；
3.负责广告位租赁到期前一个月,提醒和督促招商部招商责任人必须提前要求商家办理续签或撤场手续；对于未办理任何手续过期悬挂的广告画，招商责任人督促其尽快在要求时间内撤除或申请续签，同时按原合同条件收取供应商延期悬挂费用。另外企划部在第一时间安排新的广告画面覆盖安装。
4.企划部负责每季度提交一次“广告位管理报表”， 报招商部、公司领导，督促招商部进行空置的广告位招商。
（3）广告位现场检查和管理责任部门
企划部负责公司所有广告位的现场检查和管理：
1．广告位射灯、灯箱广告灯管是否正常照明。
2.广告画面是否褪色或卷边、脱落、毁坏等现象。
3.广告内容是否符合季节性和时效性。
4.对于首次安装的广告画，负责检查和保证“广告意向审批单”已经获得公司的批复，方可允许供应商安装；
5.常备经公司审批过的企业宣传广告画，以便必要时填补广告空位；
6.负责梳理和统计所有室内、外广告位资源。
7.负责对商家广告设计效果以及发布内容审核，对不合规定的广告发布要求其进行修改，直到符合相关规定后方可制作安装。
五、商场室内、外广告位管理范围
（1）户外广告位
外墙体临租宣传位、广场宣传立牌（灯箱广告）、外立面及楼顶长租广告位、多媒体IED电子屏
（2）店内广告位
墙面柱体超薄灯箱广告、POP吊旗、橱窗、DP点、电梯内广告、手扶梯广告
六、室内、外广告位出租原则
（1）场内商家优先：公司的广告位主要服务于场内商家的经营需要，优先出租给场内商家使用，原则上室内广告位不向场外商家开放
（2）价高者优先，户外广告位招商采取既责任到部门又公开竞争的原则：当广告位置承租意向发生冲突时，在品牌条件同等情况下，优先出租给承租价格高的商家。
七、室内广告管理规范
（1）室内、外广告制作及安装总要求
1．广告画的内容健康，形式大方，符合国家有关规定及公司要求，并能突出商品特色，体现品牌形象；
2．工艺制作要求精细、美观，图案清晰，有立体感，安装拆换方便；
3．安装材料要求具有安全性，户外广告安装材料必须可防雨、防晒，耐高温；
4．广告的制作与发布不得破坏广告位的附着物；
5．广告画面内容必须每个季度做一次更换；
6．广告位的制作费用和其他相关费用由商家自行承担；
7．商家负责对户外广告工商、城管部门报批手续的办理；
8. 所有商家未经批准不得在广场所属区域发布任何形式的宣传广告。
（2）室内广告位制作补充要求
1.为保持店内通道畅通，扶手梯口一般不用于信息公布，通道位置宽敞的楼层可适当用于公布临时性商家信息（如楼梯立牌），但要求配置专用展架和保证美观，并经过企划部审核方可允许摆放；
2.除温馨提示外，扶梯扶手的玻璃（包括上行、下行扶梯之间的位置）不用于信息公布；
3.中庭上方和两侧墙面除现有灯箱位外，不允许张贴临时性广告牌；
4.扶梯上方仅用于悬挂楼层导购牌；
5.展示架一定要正面朝向主通道，与通道平行摆放，等距放置；
6.不得在门店店头门框、形象柱、形象墙、橱窗玻璃和其他任何公共建筑表面随意张贴海报；
7.必须使用专用美观高档的展架和展牌进行海报展示，如：木制仿古海报架、铝合金海报展
架、歌谱架等。原则上展示架需陈列在通道30CM以内，不得超出；
8.严禁陈列活动过期的POP海报；
9.严禁宣传品出现有污渍，破损，及严重褶皱现象；
10.不经允许，商家不得随意使用公司标志和专属宣传语；
11.陈列材质必须使用载体允许的介质，或更美观大方的广告载体；
12.不经允许严禁在公共区域或其他专属区域陈列展示宣传品；
13.不得在非商家门店里面的天花上方悬挂任何形式的广告；
14.所有专柜不经允许不得在卖场任何地方使用X展架、易拉宝陈列海报。
14.任何专柜不得私自挪动和撤除公共指示标识、消防标示以及其他安全类标识；
15.严禁陈列任何非法或有碍广场形象的宣传品；
违规执行程序：
l 企划部在巡场中发现以上违规行为及时给予商家口头警告和提出更换或撤除要求。
l 如发现商家依然没撤除的或出现再次违规现象的，给予强行撤除并开具书面警告函。
l 企划部将此份文件派发给各个商家，如商家认同文件内容，需在文件上签上商家负责人的名字并复印一份留底。

管理职责：
l 营运部参照以上规定对卖场形象进行日常检查、维护和管理；
l 企划部负责卖场整体形象和所有广告资源的统筹管理，配合、指导营运部进行卖场广告的日常维护管理工作，管理支配店内各项用于广告发布的资源。

八、室内、外广告位出租业务流程
（1）操作要求和标准
1. 企划部提供的广场所有室内、外广告位资源统计表和所有广告位招商标准明细（每个广告位必须附有编号和尺寸）；
2. 公司相关领导对门店所有室内、户外广告位招商标准进行审核；
3. 企划部将公司批复的广告位招商标准存档备案。
（2）室外广告位意向申请（或延期、续签）流程
商家在规定时间内安装完广告
商家填写安装申请表
商家持协议到财务部缴纳应缴款项
商家与企划部签订广告位租赁协议
商家提交广告位租赁申请表
企划部确认
企划经理审核

店长审核

（3）操作要求和标准
1、商家按规范要填报相关申请,各项内容应准确、完整、详实填写；
2、相关部门或分管领导复核以上资料的准确性及合理性，给出审核意见；
3、企划部跟进招商责任人与商家签订广告协议及跟进广告费用缴纳情况；
4、商家签订协议时需提供内容健康，形式大方，符合国家有关规定及公司要求，并能突出商品（产品）特色，体现品牌形象的广告画面设计效果图，策划部相关人员对画面进行审核，对不合格的设计画面按要求提出修改建议。
（4）室内、外广告位撤场流程
1．流程
财务会计部审核供应商是否欠款
企划经理审核

店长审核

责任人填写《广告位装卸审批表》

2．操作要求和标准
a.责任人按要求填写《广告位装卸审批表》，对于需高空作业的，须要求提供施工人员的高空作业证。
b.企划部通知新的广告位租赁商家及时安装广告画，在没有新的续签商家的情况下，安排安装我司的形象宣传备用画，不能出现空置情况。
九、相关申请表格
（1）《室内/外广告意向签订申请表》
（2）《广告位安装/拆卸申请表》
（3）《广告位租赁协议》
十、执行日期
本制度自公布之日起执行；
公司的其它规定或规章制度中涉及管理条款，可作为本制度的补充，如在执行中互有冲突，以本制度为准。

广告位出租价格标准和补充说明

临租位收费标准：
临租位原则上是我公司提供给商家进行临时促销和宣传使用的，商家可填报《临时广告位使用申请表》由我公司相关部门负责人审批后方可使用，不需签订《广告位租赁协议书》，使用期限原则上不得超过一周，一周内可免费使用，如特殊情况需延长使用期限，我公司将按20元每天\每平方的标准进行收费。
临租位具体位置和详细尺寸见附件（图）。

长租位收费标准：
长租广告位是我公司提供给进驻我公司的大品牌商家和能带动我公司提高知名度的商家进行品牌形象宣传的广告位。合同签订使用时间不得少于三个月，最长不得超过一年。
收费标准为： 元/平方/季度（含报建费、电费） 如需我公司提供画面和安装即为： 元/平方/季度（含报建费、电费）
特殊情况可向相关品类招商负责人申请免费使用，招商负责人在《室内/外广告意向签订申请表》上注明免费使用，由相关领导签字审批后即可执行。
长租位具体位置和详细尺寸见附件（图）
室内广告位收费标准：
墙面柱体超薄灯箱： 元/平方/月（含电费），电梯内平面广告： /幅/月
特殊情况可向相关品类招商负责人申请免费使用，招商负责人在《室内/外广告意向签订申请表》上注明免费使用，由相关领导签字审批后即可执行。
室内POP吊旗、橱窗、DP点、手扶梯立牌均为室内临时宣传位、原则上均为免费使用，不用签定《广告位租赁协议书》，但需填写《室内/外广告意向签订申请表》，使用日期一般不得超过一个星期，特殊情况在获得公司相关部门领导批准后方可继续使用。
橱窗、DP点原则上只给新入场品牌和知名品牌使用，特殊情况可根据实际情况确定。

本流程适用于：红都时代广场、红都百货、惠利特生活广场、惠利特人民店

南阳红都百货有限公司
二0一三年九月一日

附件一
广告位租赁合同

甲方（出租方）：
乙方（承租方）：
根据《中华人民共和国合同法》及相关法律规定，甲、乙双方就广告位租赁事宜，经协商自愿签订如下协议：
一、甲方租赁给乙方的广告位的位置： _____侧裙楼自编_____号广告位，规格为高度 米，宽度 米，面积_____平方米。（具体位置见附图）

二、甲乙双方协定的租赁期限、租金情况如：
租赁期从 年 月 日至 年 月 日止。合同满期后，若甲方继续对外租赁，乙方在同等条件下享有优先租赁权。
租金为每（月、季度、半年、年）人民币 元（大写： ），第二年在第一年基础上递增 ％。（以下表金额为准）
租 赁 期 限
月租金额（币种：人民币）元
小 写
大 写
年 月 日至 年 月 日

年 月 日至 年 月 日

三、付款方式：
1、保证金：本租赁合同自签订生效之日起三个工作日内，乙方须向甲方支付人民币 元整（￥ 元）作为合同保证金。本租赁合同期满后，如双方未续签，乙方应结清各项费用并将广告场地恢复至租赁前状态。甲方在与乙方办理完相关交接手续后十个工作日内将合同保证金一次性无息退还给乙方，该保证金未经甲方书面同意，不得与其他费用相抵。
2、租赁费：租金以每（月、季度、半年、年）结算，按四舍五入的方式精确到小数点后第二位。乙方应在每（月、季度、半年、年）的第 日前以转账的方式将租金汇入我司指定账户（银行: ;账号 ）。首月租赁费及合同保证金应自本租赁合同签订生效之日起五日内由乙方一并向甲方支付。甲方在收到乙方租赁费后须向乙方提供正式等额发票。

四、乙方负责到城管、工商等相关部门办理广告位施工建设、广告发布等全部相关审批、备案等手续，并承担因此发生的一切费用。
五、广告位的设计、制作、安装等均由乙方负责，乙方并承担一切施工和安装费用。乙方设计制作的广告牌应符合市政管理等部门的要求，与市容市貌相协调，否则，由乙方负责改造，费用由乙方承担。乙方必须按照抗风抗震等标准设计、制作广告牌，确保广告牌的质量与使用安全，乙方的广告牌设计、制作方案应经甲方审查同意后方可施工。乙方应选择具有资质的设计、施工等单位进行广告牌的设计与施工安装，施工期间发生一切安全事故责任均由乙方承担，甲方不承担任何责任。
六、乙方在安装广告宣传牌的过程中，不得破坏甲方楼房的主体及结构。乙方负责合同期内广告牌的日常维护管理，确保牢固安全，若因广告位的设施等造成甲方或其他任何第三人的人身或财产损失，均由乙方承担全部责任，甲方不承担任何责任。如有损坏和安全隐患的地方，由乙方及时负责修复，费用由乙方承担。乙方负责合同期内因安装广告牌造成的甲方楼体顶层的房屋渗漏维修，因广告牌引发的一切责任和经济损失均由乙方自行负责。
七、广告内容，由乙方负责审查、制作、安装、发布，但在发布前应甲方审查同意，广告内容须符合国家法律规定。因广告经营造成城管、工商等相关部门的处罚，均由乙方自负。
八、乙方所需电源及单独电表由甲方提供，按甲方规定缴纳电费，逾期不交，甲方有权停止供电，但不承担违约责任。
九、如遇甲方改建、扩建或政府规划，甲方有权解除本合同，乙方应自行拆除广告牌，甲方不承担乙方的任何经济损失。预交的租赁费，甲方按剩余的天数退还乙方。双方约定的合同条款，双方应共同遵守，任何一方出现违约，按年租赁金总额的5%赔偿违约金。
十、本合同正常到期或无论任何原因提前解除、终止，乙方均有按广告位的原有样貌（见附件图）在3天内恢复的义务，特殊修复需延时的须书面形式告知甲方并经甲方同意，逾期按违约处理。
如本合同广告位在申报广告时，在相关证书文件上使用了乙方的名称，在合同到期、解除、终止后，如甲方认为必要，乙方须配合甲方无条件地更换为甲方或甲方指定的名称。
十一、本合同任何一方发生合并、分立或变更时，均有义务立即以书面方式通知对方，并由发生合并、分立或变更后的一方继续承担本合同的权利和义务。
十二、合同有变更或未尽事宜，由双方协商并签署补充协议，补充协议与本合同具同等法律效力。
十三、合同履行过程中，甲乙双方若发生争议应协商解决；如协商不成，任何一方可向合同履行地人民法院提起诉讼。
十四、本合同一式两份，甲乙双方各持一份，自双方代表签字及单位盖章之日起生效，均具同等法律效力。
附件：
1、甲乙双方《营业执照》复印件。
2、乙方使用甲方户外广告位位置图。

甲方： 乙方：
（盖章） （盖章）
法定代表人： 法定代表人：
签约代表： 签约代表：
签约时间： 签约时间：

红都家园 惠泽民生

附件二：
《广告位使用申请表》 申请时间： 年 月 日
商户名称

经营品类

负责人

联系电话

广告申请人

电话

是否收费
是□ 否□
费用

缴费时间

广告形式

广告内容

广告大小

摆放区域

施工时间

影响其他商户
是□否□
摆放时间
年 月 日 时------ 年 月 日 时
摆放效果图（或以附件形式附后面）
审批意见

审批日期：