职位说明书(行政部经理).doc

行政部主管岗位职位说明书
职位名称
行政主管
职位代码

所属部门
行政部
职系
管理
职级

定员人数
1人
直属上级
行政人事经理
直属下级

辖员人数

核准

职位分析日期

生效日期

1、职位设置目的(即:本职位是为解决什么问题而设置的）
负责对行政部进行管理，全面完成公司对行政部的管理目标及管理要求:制订各岗位的考核量表，并负责对部门内各岗位员工进行绩效考核；制订并监督各项行政管理制度的实施情况；负责按年度预算进行办公用品、办公设备的采购管理及发放管理；严格控制行政开支；及时处理好日常行政事务；保证基本设施的正常运行,为各公司提供后勤保障方面的服务。
2、任职资格（本项应以完成本职位所实际需要的各项基本素质指标要求填写，不能仅以现有岗人员的实际情况填写）
综合
模型
● 学历/专业/职称/岗位资格证书：本科及以上学历；英语四级以上;秘书、中文、公关、行政管理等相关专业.
● 应受训练经历:受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、档案管理、财务知识等方面的培训.
● 岗位工作经验：具有在500人以上规模的企业3年以上行政管理工作经验
● 职业技能：
◆ 熟悉行政管理方面的各项管理制度，并能根据企业情况建立并健全各项管理制度;
◆ 具有对公司行政工作统筹规划能力；并能制订行政管理月、季、年度工作计划；
◆ 具有对属下进行绩效考核的方法与技巧，并能制订相应的考核指标与考核量表等；
◆ 优秀的外联与公关能力，并熟悉各政府机构的运作方式;
◆ 有较强的文字组织能力,熟悉各类公文的撰写格式；
◆ 具有策划并组织公司集体旅游、公司总结与表彰会议等大型活动的能力；
◆ 熟悉对固定资产进行管理的方法,并具实务操作经验与能力；
◆ 具有对供应商进行管理与考核的能力;能根据不同的供应商制订出相应的管理规定与考核方法；
◆ 较强的分析、判断与解决问题的能力，思路清晰，考虑问题细致；具有较强的解决突发事件的能力;
◆ 能熟练使用OA等办公软件,熟悉WORD、EXCEL、PPT、PHOTOSHOP等的使用方法,并能运用PPT制作各种文件资料，英文打字速度≥150键/分钟,中文打字速度≥50字/分钟；能熟练使用扫描仪、复印机、传真机、数码相机、摄像机等办公自动化设备；
◆ 熟悉行政管理各项实务的操作流程,能及时发现其中的不合理处并进行修改完善之，并能对下属进行培训与指导；
◆ 熟悉生产、车辆、交通、消防、电力、能源等安全方面的知识，能据此建立健全相关的规章制度；
◆ 熟悉对固定资产进行管理的方法，并具有实际操作的能力。
综合
模型
● 品质：
◆ 做事客观、严谨负责、踏实、敬业
◆ 具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神
◆ 工作效率高,责任心强
◆ 工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动
◆ 保密意识强
附加值
● 工作场所与条件：办公室
● 环境状况： 良好
● 危 险 性： 无职业病危险
其他
可从身体素质、身高、年龄、性别、交通、是否需从事多班制动作等方面描述
◆ 身体健康，出勤率≥95%
3、职位关系（该职位在组织中的位置及其上级、下级、同级关系、外部关系）

行政人事经理

外部
快递公司，办公用品公司，饮水公司等

内部
各部门主管及员工

行政部主管

保洁员
网 管
总 务

驾驶员

前 台

4、职位责任（职责、成果及关键考核指标）
序列
工作内容
各项具体工作（流程环节)的要求
衡量(考核）标准
考核依据
1
制度管理与执行
1．根据企业发展需求，每季一次对公司行政管理规章制度进行梳理，对阻碍或不适应企业发展的制度进行修改；根据企业管理要求，实时增加相关制度，使管理漏洞降到最低点；
2．督促、检查制度的贯彻执行，保证每周持续抽查行政管理项目（至少一到二项)，并及时对违规现象进行处理，维持公司良好的办公秩序。
◆ 制度制订及时率:100%；
◆ 违规处罚及时率:100%；
◆ 公司制度修订及时率：100％。
各相关制度；
违规处罚记录；
《公司规章制度汇总表》.
2
档案管理
1．对公司存档资料进行编号、归类,并登记在《档案登记表》上，然后摆放在指定地点；
a. 编号原则为：GMI—（年度）—(归类号）-（顺序号);
b. 归类原则为：行政类、业务类、财务类；
2． 根据《档案登记表》建立电子版本；
3． 每年3月对档案进行整理
a.对档案的时效性进行检查。凡超过保管期限的要进行销毁；
b.对在保管期限内的档案，但超过在公司内部保管时效的，要装箱并在箱子外写上资料名称、编号范围、年月起讫日期等，送到指定地点；
c。对仍属公司内部保管期限内的业务资料要按业务类别、编号顺序，年份顺序在指定地点摆放.
4． 监督公司证件及相关证件的管理与年检工作
a。对年审期限即将到期的证件要根据该证年审所需周期及办证准备工作所需时间，提前通知办证人员进行准备；
b.对年审准备工作中发生的问题要及时帮助进行沟通与协调；
c。年审后，要对年审的证件的年审的在《档案登记表》中进行登记，登记内容如下：
a).证件名称；
b）。发证机构；
c).有效期限;
d).经办人。
◆ 完成率：100％;
◆ 表格填写完整率：100%；
◆ 表格填写差错率： 0％
《档案登记表》
3
印鉴管理
1． 对公司及各部门所用的印章必须下发与移交前在《印鉴备案登记表》上进行登记，登记内容有:
a.用印部门；
b。印章保管人;
c。印章保管起始日期;
2． 因业务、联系工作等需外借/用印章的，需填写《借/用印申请单》上的“申请部门”、“申请人”、“印章类型"、“用印情况”、“用途"等栏目，经各级审核批准并签字确认后方可借/用印;
3． 《印鉴备案登记表》与《借用印申请单》归档；
4． 每月不定期对印章的使用情况进行抽查，并在工作笔记上作好抽查记录。对不符合用印要求的，要进行批评教育,严重的要通报批评.
◆ 登记及时率:100％；
◆ 制度执行率：100％；
◆ 违规处罚率：100%
《印鉴备案登记表》
《借用印申请单》
工作笔记
4
发文管理
1． 对公司各部门发文资料进行统一编号并登记在《发文登记表》；
2． 填写《会审、会签审批表》交拟文部门分管副总，总经理审批签收后，发文；
3． 在2个工作日内完成收件部门/人在《会审、会签审批表》上签收；
4． 公布张贴发文文件；
5． 将发文文件与《会审、会签审批表》归档。
◆ 及时率100％;
◆ 完成率100%
《发文登记表》；
《会审、会签审批表》
5
日常事务管理
1． 负责办公区域的5S管理；
2． 负责日常行为的管理，并对违规的部门或人员进行相应的奖罚;
3． 负责公司日常的事务接待；
4． 负责公司非业务、财务、HR类方面的突发事件的处理；
5． 上述工作的情况都应及时记录在《工作笔记》上。
◆ 及时率100％；
◆ 执行率100%
工作笔记
6
会务管理
1．组织、协调公司年会、市场类活动及各类会议:
a.制订会议或活动方案及预算；
b.落实会议场所、协作单位、费用和设施等；
c.起草会议相关的各类文件；
d。协调会议或活动期间各相关人员；
e。负责会务期间其他相关工作。
◆ 及时率：100％;
◆ 完成率：100%；
◆ 满意率：≥90％
会议文件
会议记录
《满意度调查表》
7
企业文化建设
1． 定期组织员工活动:
a. 要听取员工的意见与建议;
b. 活动内容要健康、有益且具凝聚力;
c. 每季开展一次小型的活动。如：
体育类比赛：乒乓球、羽毛球、棋牌类、、保龄球、游泳等；
文娱类比赛：歌咏、舞蹈等；
劳动竞赛:打字、打单、英语演讲等；
2． 建设公司文化宣传栏；
a. 每季度对文化宣传栏内容更换不少于一次；
b. 宣传内容与公司的近期工作、发展规划、劳动竞赛、培训、业务交流等企业文化相结合；
c. 版面设计要求：新、奇、特。
3． 配合公司CI、VI建设的后期制作工作。
◆ 执行率：100%
活动记录
8
固定资产和低值易耗品的管理
1． 负责固定资产和低值易耗品的采购管理工作并建立管理制度；
2． 负责对固定资产和低值易耗品进行规范的编号，落实管理人员，做好物品的转移登记工作，建立固定资产和低值易耗品的台帐工作；
3． 每年6、12月进行固定资产和低值易耗品盘点工作,做到物品和台帐一一对应；
4． 对盘点中发现的问题要提出处理意见或建议。
◆ 准确率100%
◆ 完成率100％
固定资产管理制度
《固定资产登记表》
处理意见/建议
9
车辆管理
1． 制定和完善《车辆使用管理规定》，使之具有合理性与可操作性；
2． 根据用车管理制度,合理安排公司车辆的使用，并做好《车辆使用申请表》的登记统计工作。
3． 在车辆保险到期前1个月，做好车辆保险比价工作，经行政人事总监批准后购买保险；
4． 监督车辆的证照齐全和有效性,发现有不齐全现象，要追查原因，并及时补齐缺少的证照；
5． 定期检查车辆车况，对车况不好的，要及时进行修理，对属使用者使用不当或保养不当造成的，按《车辆使用管理规定》要求,追查使用者责任；情节严重的，要给予经济处罚。
◆ 及时率100％
◆ 完成率100%
《车辆使用申请表》;
《车辆保险单》
《车辆使用管理规定》
10
行政类供应商的管理
1． 负责审核行政类服务供应商的资质,每年进行供应商评审工作；
2． 负责监督各类供应商的服务质量，收集部门的反馈意见,及时提供给供应商整改,提高服务质量；
3． 负责根据公司的发展需要，不断寻求能满足员工需求的服务商。
◆ 满意率：≥90％
《满意度调查表》
11
负责公司安保、环境卫生、网络的管理工作
1． 负责公司安全保卫和消防工作，落实专人负责水电、空调开启关闭工作,节约能源；
2． 负责确保公司环境整洁，合理安排公司清洁卫生工作,控制后勤费用预算；
3． 负责公司网络、电话等畅通,满足公司营运需求，监督网路服务商合理规划网络布局，控制办公设备采购成本。
◆执行率100%
工作笔记
5、职位权利（与该职位直接或间接有关的权利）
填写该职位在经营活动中被直接上级授予的在人、财、物的使用与管理方面的审批、审核、监督、建议、协助管理等权限
◆ 受行政人事总监委托的职位范围内的控制权
◆ 有权对公司制度提出合理化建议并修订
◆ 有权根据公司行政规划进行日常管理，有效控制成本
◆ 根据公司规章制度，有权对违反者进行处罚
◆ 有公司印鉴保管权,根据《借用印申请单》用印
◆ 有权对公司车辆进行合理安排
◆ 有一般问题的处置权
◆ 有重大问题的直接与越级反映权
◆ 有对质量管理与企业管理方面进行改革的参与及建议权。

6、职位控制范围
◆ 直接下属人数： 10 人
◆ 控制的预算额：
◆ 工作地点：
阿斗 其他：
7、是否是关键岗位
是
8、职涯发展规划（变动中)
● 晋升或变动的职位: 行政总监
任职人签字：
日 期： 年 月 日
批准：
日 期： 年 月 日