物业公司分包方管理程序.doc

物业公司分包方管理程序
l 目的：为了对项目部各类分包方的选择、评价、检查过程实施严格有效的控制，从而提升项目部物业管理服务品质.
l 业务范围：适用于为公司提供驻场专业服务的公司，例如保安、保洁、电梯、锅炉等；规定了对分包方的选聘、评价、签订合同、监督检查、结果及撤场等环节的控制方法。另外，还规定了其他外包工作及劳务服务的结算要求.
l 定义：其他外包工作及劳务服务指除保安、保洁以外的需验证服务结果的工作，包括电梯分包、绿化分包、垃圾清运、化粪池清掏、临时工程、设备对外委托维修、水箱清洗、外墙清洗以及电梯年检、锅炉年检、消防设施年间、测量计量器具送检等.
l 工作标准和要求：
1. 项目经理对项目各类分包方负主要管理责任,并监督项目各专业负责人（部门负责人）落实分包的日常管理规定，确保分包的服务工作符合公司的标准。
2. 项目部在选聘分包方时应选择两至三家进行比较。
3. 公司行政管理部应及时更新分包单位名册。
4. 项目经理在签订分包合同时，应将分包方的工作内容、工作范围以及对其的工作要求、与分包工作有关的检测费用、物资材料费用的支付以及扣款、赔偿的内容在合同中明确。
5. 项目分包专业负责人应及时建立并更新驻场分包员工资料，确保驻场分包员工资料准确、齐全，并与实际驻场服务人员、实际员工排岗相符。
6. 项目分包专业负责人依据公司专业文件及分包合同的要求对分包方实施严格管理并检查工作效果,随时纠正分包工作中的不合格，并应每天检查分包员工出勤人数的情况，必须符合公司约定的人数。
7. 项目部应确保分包方提供的服务达到公司顾客满意度的要求，无对分包服务的重大客户投诉。
8. 项目部在分包方驻场及撤场时均应形成交接记录,并由项目分包专业负责人及项目行政存档。

职责
程序
接口
一、
项目经理
选聘分包方并对其进行评价
《公司分包单位名册》
项目分包专业负责人
《项目分包公司选聘审批表》
二、
公司专业部门
对项目选定的分包方进行审批

公司领导层

三、
项目经理
与分包单位签订分包合同/协议
合同范本
公司专业部门
《合同/协议审批申请表》
公司领导层
《项目分包方服务合同简报》
四、
项目分包专业负责人
对分包方进行管理，检查分包工作效果
《分包方员工资料登记表》
公司专业部门
《分包方工作周报》

《体系检查及不合格控制程序》
五、
项目分包专业负责人
评价分包方工作并结算
《保安/保洁分包结算单》
项目经理
《其他外包工作/劳务结算单》
公司专业部门

公司领导层

六、
项目分包专业负责人
分包方撤场
《分包撤场交接记录表》
项目经理

公司专业部门

公司领导层

l 工作内容：
一、 选聘分包方并对其进行评价
1. 项目经理可以自行选聘分包方，也可依据《公司分包单位名册》从中选聘分包服务公司，并对所选分包方进行评价。
2. 项目部评价分包服务公司的准则：
1) 分包方应具有合法有效的营业执照及资质证书;
分包方应确保分包方员工身份合法,保证是18周岁以上、合法雇佣、有身份证、并有一定的专业技能，国家要求持证上岗的岗位分包方服务员工必须持有岗位资格证书；
2) 对驻场分包方人员有个个人形象要求或着装要求的,分包方应给予保证；
3) 对分包方以往业绩进行考察。
3. 项目部将对分包方的评价结果及该分包方的基本情况填入《项目分包公司选聘审批表》中，审批表包括对分包公司的要求及分包服务人员岗位编排计划,并由项目分包专业负责人将填好的上述资料上报公司审批.
二、 公司审批:公司职能部门及领导层对项目部选定的驻场分包方进行审阅、批准。
三、 与分包单位签订分包合同/协议
1. 项目经理与公司批准的分包单位签订合同，执行《合同管理规定》，并在合同中明确具体服务要求，可参照合同范本。
2. 合同中明确对分包方的要求：
1) 提供驻场工作人员的个人详细资料及资格证书，便于物业公司管理;
2) 如有人员变动必须提前通知项目部的相关负责人，并变更相关资料；
3) 服务过程及标准，所使用的设备、质量要求、环境要求、合同期限、服务费的标准及支付方式等；
4) 与分包方确认驻场人员日常工作必须按照公司要求的相关质量、环境体系文件执行，相关文件也可作为合同附件进行约束；
5) 明确评价和考核分包方的方式。
3. 公司行政管理部将已签订合同的分包单位列入《公司分包单位名册》中，做到随时更新，并上传平台，便于各项目资源共享.
四、 项目分包单位负责人对分包方的管理、检查等工作
1. 对每位驻场分包员工建立《分包方员工资料登记表》，并留存分包员工照片、身份证复印件，有岗位技能要求的还应保存期资格证书，项目分包专业负责人应根据驻场分包员工的变化随时更新员工资料并记录离职时间。
2. 项目保安、保洁分包专业负责人负责分包员工胸卡的发放、登记及佩戴情况的管理。负责分包方撤场或离职时胸卡的回收；当胸卡发生损坏、丢失时应及时向项目行政申请补办；负责收取胸卡押金,并将押金及时交项目财务.
3. 分包方的胸卡应按照实际制作数量，向分包方统一收取押金20元/人,每月按照数增、减变化进行押金金额的调整，其中工本费5元/人，分包方撤场时公司统一返还15元/人。分包员工丢失胸卡时扣工本费以及押金共20元/人；分包员工发生损坏胸卡时需重新交纳工本费5元/人。
4. 要求分包员工遵守物业公司的规章制度和工作规程.
5. 负责监督、检查分包人员的排班、排岗、实际出勤状态，发现问题及时处理、上报,对违规行为进行处罚。
6. 要求驻场分包负责人每周总结工作情况和培训情况，制定下周工作计划和培训计划，形成《分包方工作周报》并于每周一上交项目分包专业负责人。由项目分包专业负责人依据分包合同要求在《分包方工作周报》中对分包方本周工作进行评价并提出下周工作要求和安排。
7. 应定期对分包员工进行培训，传达公司的要求，改进分包服务工作，执行《在岗员工培训程序》。
8. 分包专业负责人依据公司制定的各项标准和合同标准每天对园区各分包岗位进行巡查、督导等；并填写记录，确保各项岗位工作的落实情况，如发现任何问题，立即纠正。
9. 分包专业负责人每天的巡查、督导等工作过程中，应同时检查、注意分包人员是否遵守物业公司要求的行为规范，如发现问题,必须及时纠正、教育，对于不合格（或重复犯规）的行为，必须要求分包驻场负责人做好培训工作，分包专业负责人应跟踪培训和效果；对于严重的问题,必须及时向上级或项目经理汇报，可能需要对分包方进行处罚.
10. 应定期检查分包公司用房的使用情况，包括清洁、消防、治安管理、宿舍管理等,确保分包人员自觉遵守各项管理制度。
11. 每月底应将分包公司上交的当月所有日常工作和考勤记录查实并存档。
12. 公司专业部门检查项目分包方执行文件情况及现场人员管理情况，执行《体系检查及不合格控制程序》。
五、 评价分包方工作并结算
1. 项目分包专业负责人依据分包合同的要求对保安、保洁分包工作进行评价和结算，填写《保安/保洁分包结算单》，并报批项目经理审批，项目分包专业负责人存档项目经理审批后的分包结算单。
2. 项目（公司）各专业负责人依据外包合同、劳务服务协议对外包工作、劳务服务进行【评价和结算，结算前应确认已完工或对服务满意或工作合格，并填写《其他外包工作/劳务服务结算单》，交项目（公司)财务评审费用,最终由项目经理审批，并存档项目经理审批后的结算单。
六、 分包方撤场
1. 分包方撤场适用于项目更换分包公司及项目物业服务合同终止时与分包方的交接工作。
2. 对于分包方撤场的事宜应在分包合同中进行明确，洽谈撤场事宜并准备交接工作。
3. 项目分包专业负责人为分包方撤场工作的总负责人,必要时，项目行政可配合项目分包专业负责人共同完成撤场交接工作。
4. 项目分包专业负责人与分包方负责人共同进行工作及物资的交接，共同确认赔偿事宜，并填写《分包方撤场交接记录》，交接完毕后,项目分包专业负责人保存交接记录原件。
5. 由于项目物业服务合同终止导致的分包方撤场，交接记录交公司行政管理部存档。
6. 由于项目更换分包方导致的分包方撤场，交接记录由项目分包专业负责人及项目档案室各存档一份。
l 注意事项:
1. 为公司提供非驻场专业服务的公司不作为分包方进行管理,不执行此程序，与其明确服务关系时执行《合同管理规定》。
2. 已离职的分包员工资料应保存到分包合同终止后再进行销毁。
3. 项目部必须凭借《分包结算单》报公司审批进行分包结算.
4. 公司专业部门及项目分包专业负责人应向分包员工培训、贯彻公司的质量、环境方针及目标，分包员工必须掌握公司的环境方针及目标。
5. 项目分包专业负责人对分包方的日常管理同时执行《电梯分包监督规定》、《供暖分包监督规定》、《保洁分包监督管理规定》以及公司保安、保洁、绿化管理制度。
6. 项目分包专业负责人负责存档分包管理过程形成的各项记录。
l 表格：
1. 《项目分包公司选聘审批表》
2. 《公司分包单位名册》
3. 《分包方员工资料登记表》
4. 《分包方工作周报》
5. 《分包方撤场交接记录表》
6. 《保安/保洁分包结算单》
7. 《其他分包工作/劳务服务结算单》
l 支持文件:
1. 《合同/协议书审批申请表》
2. 《项目分包方服务合同简报》
3. 《在岗员工培训程序》
4. 《合同管理规定》
5. 《电梯分包监督规定》
6. 《供暖分包监督规定》
7. 《保洁分包监督管理规定》
8. 《项目自检管理规定》
9. 《体系检查及不合格控制程序》