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行政办公室工作制度及工作流程
行政办公室是单位对内对外的窗口，它的工作和服务质量直接展示单位的精神面貌。办公室工作繁杂，涉及工作范围广,工作性质要求行政办公室工作人员要有责任心、综合能力强、工作要主动、认真、服务态度好，还应全面了解单位的各种信息和情况，了解国家的新闻媒体相关法律法规和科普惠农政策以及单位的各种规定,这样才能更好的工作，以防失误，避免给工作造成不良影响，结合单位实际,制定本单位行政办公室规章制度及工作流程.
第一部分 办公室管理职能和岗位职能
基本管理职能
主任岗位职能
文员职责
涉及工作流程
涉及相关制度及标准
涉及相关表单
项目
简要说明
1
员工招聘入职管理
员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节,要求招收能力强、品德优秀的员工。
①审查员工履历 ②报请领导审核 ③面试 ④根据综考情况批准入职
协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等
员工入职流程
员工入职管理制度
《履历表》 《应聘人员登记表
2
员工调动管理
根据公司安排，对跨部门人员变动采取调令的方式；部门内部的变动需报送行政办级单位主要领导
①审核调动手续 ②监督检查
内部岗位变动登记表
员工调动流程
调动管理制度
《介绍信》 《人事调令》 《员工异动交接清单》
3
劳动合同管理
员工实习一至两个月，可以书面申请与单位签订劳动合同
①全面负责 ②审核
①初拟合同②签订合同文本 ③存档
签订劳动合同流程
合同书标准文本
《合同书》 《用工合同》 《员工登记表》
4
员工辞职管理
员工辞职必须提出书面申请,并逐级审批、办理交接手续
①全面负责 ②审核
①办理辞职手续②接受辞职申请③收集交接表
员工辞职流程
员工辞职管理制度
《员工离职交接清单》
5
培训管理
单位对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训相结合方式进行
①拟定方案 ②组织实施 ③考核验收 ④效果分析
①培训通知②培训场地、会务服务
培训流程
员工培训管理制度
《培训计划表》
6
考核管理
单位对各部门、各种业务人员定期进行考核，奖优罚劣。
①拟定考核计划 ②考核数据分析、整理 ③统计考核表
①发放通知②参与考核、统计
①部门月度考核流程②业务员年度考核流程
全体员工绩效考核制度
《每月绩效考核表》
7
费用审核管理
单位对手机费用、车辆费用进行审核
①车辆燃油费、过路费、停车费审核②车辆维修费用审核
①手机费登记 ②车辆费用登记
费用审核登记流程
①车辆费用登记表②车辆一览表③手机费用登记表
《车辆管理制度》
8
收文管理
收文要求及时传阅
①审核 ②督办
①登记 ②承办
收文流程
收文登记薄
收文程序
9
发文管理
发文要求使用公文文种，遵守行文规范格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核,相关领导签发，规定发文号、印刷份数和时限。
①审核 ②注发 ③用印
①拟稿 ②校对 ③印刷 ④分发 ⑤归档
发文流程
发文登记薄
发文程序
10
印章管理
各类印章必须由办公室负责申报和刻制,各部门启用印章时到办公室登记备案,停用印章交办公室封存。
①审批日常文件，合同和其他公文用印 ②单位印章的保管
①用印登记②办公室印章保管
印章使用流程
印章使用登记表
印章管理制度
11
档案管理
涉及公司有关经营累、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。
①全面负责 ②监督考核 ③销毁批准 ④审核借阅请求
①复印、打印2借阅登记③借阅分类、整理④编制档案明细表
①文档管理流程②文档借阅（复印）流程
①档案明细表②合同登记表
档案管理制度
12
会议管理
单位召开的各种会议的安排
①统筹安排 ②会务协调
①编写会议计划表、通知②会议准备③会场安排④后勤工作
会议流程
①会议签到薄②会议记录薄
会议管理制度
13
卫生制度
保证单位办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。
①全面负责 ②督查检查
参与检查

①办公区及各部门评分表
卫生管理制度
14
考勤管理
对单位员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。
①全面负责 ②监督检查 ③指纹录入 ④设备维护
①人员异动通报②协助管理③定期考勤

15
网络管理
对单位电脑、网络、指纹考勤机等进行管理维护
①全面负责 ②监督检查 ③设备维护 ④电信部门联络 ⑤电话维护 ⑥网络维护
协助管理

第二部分 办公室工作流程
流程一；收文流程
收文流程
文员
办公室主任
单位领导
分管领导及处理
流程起始

收文

签收、登记
流程结束
落实

审阅

一般文件
承办、督办

阅读、拟办

承办、落实
流程结束

流程二；发文流程
发文流程
文员
办公室主任
单位领导
分管领导及处理
流程起始

流程结束

拟稿

初核

编号、发文

存档

审阅

重要文件
一
一般文件
打印、核对

签发

流程结束
签收

流程三；车辆管理流程
部门用车人
办公室
办公室主任
单位领导
驾驶员
流程起始

流程结束
申请

登记

记录、存档

批准

同意 同意

安排车辆

完成反馈任务
出车

流程四；办公用品、采购、入库、领用流程
部门
行政办
单位领导
流程起始

流程结束
领用
提出使用申请
根据需求提出计划

审核

验收入库、登记并建立台帐
物资采购

审批

流程五；招聘工作流程
用人部门
总经办（行政办）
分管领导
主要领导
流程起始

人员空缺
有无编制

增补申请呢

确定招聘方式
发布招聘信息

特殊岗位人员

笔试、面试资格审定

简历存档

办理入职
待遇面谈

流程结束
确定试用
复试

核准

批准
复试

流程六；入职工作流程
员工
总经办(行政办)
用人部门
流程起始

本人申请

试用意见

开具派遣单到用人部门试用
填写履历表、招工登记表

通过
录用
签订合同
正式办理录用

调剂或婉拒

正式开具派遣单

流程结束
办理上岗证、工资、单排等

评估
实习

上岗及培训

接收

流程七；培训工作流程
员工

部门
总经办
公司领导
参加培训

参加考试、考核

总结

培训要求
流程起始

流程结束
记录培训档案
培训效果评估
培训测试
实施培训计划
制定培训计划
培训需求分析

审批

流程八；辞职工作流程
主要领导
分管领导
部门
员工
行政办
财务部
审批

审批

退回上岗证、工作服
部门签字

流程起始
书面申请

逐级签署意见

流程结束
办理全系统辞职手续
审批
退换办公品
持辞职申请表
查询移交情况
领辞职流程申请表

查询欠款情况

流程九:接待工作流程
来访客人
相关部门接待人员
各部办领导
办公室主任
总经理

客人到访

流程起始

具体落实
明确客人身份、来访事由
请示相关领导

决定方案
了解情况

流程结束
了解落实情况
汇报、报账
落实
制定接待方案

审批

第三部分 办公室管理制度
一、 收文、发文管理制度
1、 收文
（1） 登记。收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记薄）;
（2） 办理。来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导批阅；
（3） 归档。文件办理完毕，定期或按单位规定将文件分类整理，及时归档.
2、 发文
（1） 文件审核.各部门草拟文件必须交行政办，由总经办统一审核；
（2） 领导审批.所有公司发文必须由公司领导审批后，方可印刷;
（3） 文件发布、公司文件领导审批后，由行政办统一校对、用印、然后正式发布;
（4） 文稿文档。所有公司发文文稿由行政办整理归档。
二、 会议筹备制度
1、 会议组织
（1） 每年召开一次总结表彰大会；
（2） 每月召开一次全单位安全例会；
（3） 每周各部门召开一次周例会；
（4） 根据需要择时召开各种大型会议。
2、 会前安排：(根据会议的规模大小、重要程度安排）
（1） 安排会议议题；
（2） 确定会议筹备方案;
（3） 办理会议报批手续；
（4） 印发会议通知;
（5） 准备会议文件材料；
（6） 会场的卫生、照明、音响、安保、桌椅排列；
（7） 安排座次编组和邀请嘉宾；
（8） 重要会议的新闻发布;
3、 会中、会后安排：
（1） 会议签到；
（2） 导入会场；
（3） 安排发言；
（4） 会议记录（录音）；
（5） 会场秩序和后勤服务；
（6） 参会人员离会；
（7） 清理会场；
（8） 会议文件的整理；
（9） 会议新闻的报道;
（10） 会议纪要的印发;
（11） 会议精神的贯彻；
三、 办公用品管理制度
1、 采购、印制
（1） 各部门所需物品,须提前三天书面申请，由各部门内勤报行政办批准,并应设计好规格、件数，交由办公室统一采购或印刷.（特殊情况可委托办理）。
（2） 各部门在申报时,需认真填写计划单，计算好月使用量，一般采购或印制数量以半年使用数为上限.
（3） 货物验收时，需先查明物品规格、件数、价格是否相符，确认后在交货单上签字。
（4） 办公室在审核发票时,认真查对交货单，确认无误后在签字，报单位相关领导批准后付款。
（5） 低值易耗办公用品,各部门应本着不铺张、不浪费的原则，从严从细控制使用。
（6） 高值办公耗材(如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养：确需维修时，报请单位主要领导同意后,办公室通知办理。
2、文印、传真
（1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购使用，各部门到行政办登记使用.
（2)除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用A4纸，标题用华文中宋体，小二号字,正文用仿宋体，小三号字，纸张尽量双面使用.
（3）要求能够手工书写的材料尽量手工书写.
（4）工作之外，需打印、复印的，一律收费(总经办代收）；不允许私自打、复印或发传真，一经查实，将给与当事人10元-——--—50元/次罚款。
收费标准：打印：A4纸0。50元/张 B5纸1.00元/张
复印：A4纸0。50元/张 B5纸1.00元/张 A3纸1.00/张
传真：2.00元/次（发) 1。00元/次（收）
四、档案管理制度
1、文件材料的归档范围,包括上级机关印发打有关文件,批件及各部门产生的各种文件材料，主要在以下几个方面：①经营管理；②产品研发;③科学技术；④基本建设；⑤会计核算。
2、档案要求：
（1）办公室为公司临时档案室，集中统一管理公司形成的全部档案;
（2)归档的文件材料应完整；
(3)文件书写和书写材料应耐久保存，文件不能以铅笔,圆珠笔写，传真件、复印件不得长期存档；
（4）归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；
（5)各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的文件归档2—3份；
（6)各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按单位规定交行政办公室集中管理，办公室定期或按规定将各部门已归档文件再次分类整理,交由单位档案室集中管理.
3、归档时间
（1）党群工作、行政管理、生产技术管理类的文件一般随时归档；
（2）会计类的文件由财会计门整理立类,保管一年后应向单位行政档案室移交；
（3）企业合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。
（4)其他规定：部门或个人借阅档案，应到办公室登记，及时归还：对不按规定归档而造成的文件材料损失，或对档案进行涂改、抽换、仿造、遭窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接负责者，给予相应的处分，后果严重的，将依法进行处理。
五、办公室管理制度
1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁,各种办公设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品.
2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳，水瓶、盆景、报纸架、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。
3、上班时间严禁串岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽烟等。
4、讲文明，整理干净桌面,关闭电脑、空调、电灯等公用设施,关好门窗.
5、建立“迎驾报"专夹，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。
6、下午下班后，用塑料袋将垃圾装好，放在走道边，供清洁工打扫，其他时间不准将垃圾摆放在走道边。
六、招工管理制度
1、招聘流程
（1）编制计划。操作类员工根据需要编制月度和年度人员需求计划，其他类员工根据单位需求适时进行。
（2）发布公告。扩大选择面，面向社会发布招聘信息，明确所招岗位的名称、条件和待遇。
(3）安排招聘。按照公开、公平、公正原则分步骤进行。
(4）办理入职。择优录用后，要开展一次入职指导谈话(内容包括工作任务分配、开展工作的标准、制度流程、注意事项、薪酬标准等）,后按单位内部相关规定办理入职手续。
2、岗前培训。新员工报到后，由行政办根据职务性质，组织岗前培训.
七、考勤管理制度
1、考勤范围：公司所有员工。
2、考勤方式：用指纹考勤机进行考勤。
3、考勤实施：考勤工作由单位行政办公室实施。
4、考勤结果公布:考勤结果分为出勤、出差、事假、迟到、旷工等五种情况.
5、因公出差和请假手续：因公出差及请假手续的管理，单位有相关管理制度，行政办和部门按规定程序认真执行。
6、单位考勤管理：每月进行一次综合登记,作为员工工资结算和年度综合考评的依据。