西安公司技术资料管理制度.docx

西安公司技术资料管理制度(试行）
第一章 总 则
第一条 技术资料是公司技术资料系统的重要组成部分，为加强技术资料的管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术资料。在保证为公司员工提供良好服务的同时，提高技术资料的使用效率，保证技术资料的安全、不流失,充分发挥技术资料在公司建设和发展中的作用.结合公司实际,特制定本管理制度。
第二条 本管理制度适用于公司各部门.
第三条 工作范围：
（一）公司所需专业情报资料、中外文核心期刊、图书、标准等信息的收集、整理；
（二）公司生产技术、科研成果、专利成果等技术活动中形成的应当保存的设计及工艺图纸、文字材料、照片等技术资料的归档、管理；
（三）负责技术资料室书、刊、技术资料的阅览管理。
第二章 管理职责
第四条 生产部职责：
（一）生产部为公司技术资料的归口管理部门，需设置相关人员负责技术资料日常管理；
(二）生产部将技术资料室工作纳入本部门的业务管理工作中，保证公司技术资料的积累，做到收集、整理齐全,并按制度及时归档。
第五条 技术资料室管理人员职责：
（一）集中、统一、科学地管理技术资料，维护技术资料的完整、系统、准确和安全,并及时、准确地提供利用;
（二)协助公司各部门有关技术人员做好技术资料的形成积累，正确地整理、归档技术资料；
（三）遵守公司保密制度，做好安全保卫、保密工作；
（四)严格执行技术资料的保管、借阅、发放制度；
（五）保持技术资料室室内整洁、卫生、通风,做好防虫、防蛀、防火等工作，对破损或变质的资料,要及时修补和提出复制。
第三章 技术资料的归档、借阅、销毁
第六条 技术资料的归档:
(一）每一技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术资料，并按归档范围和要求，将所形成的技术资料加以系统的整理，组成保管单位(卷、代、册、盒)移交归档；
（二）各部门或技术人员在移交技术资料时，交接双方应按照规定办理交接手续；
（三）凡需归档的技术资料，应尽量做到图纸按规格绘制、打印，签字字迹工整(用中性签字笔），图样清晰，并留存技术资料的复印件进行备份。
第七条 技术资料的保管和借阅
（一）所有图书、杂志应按照采购计划,经申请部门领导审批及技术质量部领导同意后，指定专人购买，并进行分类，登记图书、杂志相关信息，如购买日期，价格，建立图书总账;
（二）对接收来的技术资料要进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制资料查阅目录；
（三）认真执行技术资料的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到账、档一致；
(四)凡欲查阅、借阅技术资料（包括图书、杂志）者,应先在技术资料室管理人员处进行登记,方可查阅、借阅；
1、每人每次限借杂志两本,书籍三本，借阅定期性杂志,书籍，应在3个月内归还，经领导同意后可延长借阅期为半年，最长一年,逾期不按时归还者，按照遗失处理；
2、工艺图纸不外借，如需查阅,需经部门领导签字确认，并经技术质量部领导批准,方可查阅；
3、标准不外借，经技术质量部授权可供查阅、下载，如需复印，需经技术质量部领导签字同意.
(五）借阅的各种技术资料应当加倍爱护并妥善保管，不得将所借资料污损、折角、涂写、撕毁或损失，如有遗失或者严重损坏等情形，应当按原价赔偿.
（六）公司员工必须严守公司机密，维护技术资料的安全。凡借阅重要的技术资料要由公司主管领导批准后方可借阅.技术资料如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报。未经管理人员允许，不得随意翻阅技术资料.
第八条 技术资料的复制和发放：
（一）凡归档的技术资料，应存档一份，重要的和频繁使用的应备份一份.
（二）妥善保管、防止丢失.凡使用者无法提供原文件资料，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用。
第九条 技术资料的更改：对技术资料实施更改或补充时，应按照相应流程进行汇报、审批，事先通知，并存档备查。
第十条 技术资料的销毁:凡需销毁的技术资料，须登记造册,经公司主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止泄密.
第四章 附 则
第十一条 本管理制度自2017年1月1日起施行，由生产部负责解释、修订.
附件：《技术资料借阅登记表》
序号
技术资料名称
数量
借阅部门
借阅人
借阅日期
归还日期
备注

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