组织架构与部门职责.doc

组织架构与部门职责
山东瑞帆果蔬机械科技有限公司
2016年12月
山东瑞帆果蔬机械科技有限公司2016年组织架构设计方案
一、组织架构设计的目的
为了更好的适应企业战略发展需要，提高公司整体运营效率,结合企业中长期发展目标及公司经营管理现状制定2016年度组织架构设计方案。
二、组织架构及具体说明
(一)2016年度组织架构图
备注：1、本架构从发布之日起执行，随公司发展需要调整。
2、架构图中“中心”与“事业部”为一级管理部门，实行总监负责制。生产、营销及事业部可设置副总监岗位，总监、副总监为公司高层管理岗位.
3、“中心”或“事业部”之下各部门为二级管理岗位,各部部长为公司中层岗位.营销中心下设的各营销分公司为二级管理岗位。
4、组织发展中心、财务管理中心的部门，根据发展需要逐步落实.
5、部长以上人员参加周例会、月度调度会，副总监以上人员参加总经理办公会。

三、 各部门职责
部门
一级职能
二级职能
行
政
部
1、行政工作
◆会务组织及会议纪要整理
◆内外来宾接待
◆各种证件的办理、审核、复审（如商标等）
◆行文撰写及常规外报材料撰写
◆荣誉资质申报与维护
◆对外平面印制管理
◆红头文件管理
◆档案管理
◆法务管理
◆党团管理
◆工会管理
2、后勤保障工作
◆办公用品、接待用品、保洁用品、IT用品的采购、发放、维修与台账管理
◆低值易耗品的管理
◆福利上报与发放
◆工装、工牌采购、发放管理
◆车辆管理
◆职工餐厅、客户餐厅管理
◆保洁、绿化管理
◆宿舍管理
◆通讯费管理
◆基建管理
◆后勤部件维修
◆桶装水采购与发放
3、安全环保工作
◆保卫管理
◆监控管理
◆环保管理
4、文化管理
◆组织制订公司文化建设发展规划
◆检查公司文化建设状况
◆公司对外宣传口径的归口管理
◆负责MI、BI、VI的建设和导入
◆公司内刊的编辑出版和发放及大事记整理
◆活动类组织
人
力
资
源
部

1、人力资源规划与计划
◆制订整体人力资源规划和年度人力资源发展计划
◆分解和组织实施人力资源规划
2、招聘选拔

◆编制公司招聘计划，并组织实施
◆逐步建立人才评价体系并实施
◆实施招聘面试工作
◆拓宽招聘渠道，对接人才市场,建立人才库
◆入职、转正、调岗、离职手续的办理
◆组织新员工体检
3、培训发展
◆制订年度培训计划并分解落实
◆组织公共培训和管理培训,监督指导部门业务培训
◆所有培训项目的资料档案管理
◆负责形成后备干部的选拔与培养，完成梯队建设
4、薪酬福利
◆考勤统计
◆组织定期薪酬福利调查，制订整体薪酬福利政策，并组织实施
◆实施人工成本总额管理，监督人工成本核算与薪酬发放
◆负责员工薪酬福利预算、工资核算和发放
◆负责员工社会保险、意外险、公积金的办理
5、绩效考核
◆组织编制绩效考核细则方案，并组织实施
◆优化各级考核指标建立指标库
6、制度流程管理
◆组织制度、流程的编制和优化
◆监督制度的执行情况
◆红头文件的编制下发
7、人事管理
◆调任、任免、辞退等手续的办理
◆劳资纠纷
◆人事档案和合同
8、组织机构设计
◆根据公司发展状况，每年对公司组织机构进行优化设计
部门
一级职能
二级职能
财
务
管
理
部
1、计划与预算管理

◆负责公司财务体系与内控体系的构建工作，制定财务与内控制度并监督执行
◆参与公司年度计划与预算的编制,负责公司财务预决算方案的编制工作
◆负责预算完成情况分析、考核工作
2、资金管理
◆根据公司经营管理需要筹集所需资金，做好资金风险管控
◆负责公司现有资金、资产的管理与优化工作
◆做好资金收付的审核、把控工作
3、会计核算
◆负责账套管理、凭证审核、利润核算等账务处理的全面管理以及测算工作
◆负责会计报表、年度财务决算报表及考核报表的编制工作
◆负责接洽财税部门、审计部门等外部工作
◆财务档案管理
4、财务分析
◆编制月度、季度、年度财务分析报告,预测财务收益和风险,提出财务建议，进行决策支持
◆分析造成财务偏差的各种原因，提供改进措施和调整方案
◆资金计划编制与提报
5、资产管理
◆负责固定资产及专项基金的管理
◆组织固定资产及存货的清查、盘点和不定期的抽查工作
6、财务稽核
◆制定内部财务稽核方案并组织实施
◆定期或不定期地进行必要的专项稽核
7、税收管理
◆负责公司税务管理工作
◆根据战略和经营需要，制定公司合理的税务筹划方案
◆负责出口退税、进口设备免税等工作
8、印章管理
◆建立公司印章、印鉴的使用规范并监督落实
◆负责印章的刻制、启用、备案和销毁等工作
资
本
运
营
部
1、资金筹措
◆根据公司资金需求，策划筹资策略，并拟定筹资计划，经批准后实施
◆制定融资计划，优化融资结
◆创新融资工具,多方位进行融资
◆拓展融资渠道，开发担保资源
◆负责融资业务有关的协调、沟通、关系维护工作,维护银企关系

2、贸易结算

◆负责国际贸易合同的管理及执行把关，按照合同约定开立信用证
◆负责到期信用证的承兑和议付，办理信用证项下的押汇等融资业务
◆根据融资到期日做好贷款归还工作
部门
一级职能
二级职能
市
场
策
划
部
1、网络推广
◆公司网站建设及维护
◆百度、好搜等搜索引擎优化推广
◆慧聪、阿里巴巴、中国食品机械设备网、食品商务网等B2B平台建设及维护；开发新的B2B◆平台，淘汰没有效果的平台
◆全网推广及信息类平台、黄页产品信息及软文发布、推广
◆“科迈达果蔬装备”微信订阅号推广及维护
◆与时俱进，学习并开发全新的推广方式
◆电商平台开发及运营
2、营销服务
◆各类询盘信息收集、整理及汇总、分配
◆询盘信息跟踪回访、客户满意度调查及客户项目进展情况套问，整理汇总后交营销总监
◆投标文件商务标部分制作，协同工程工艺中心完成全部投标文件制作
◆各类营销工具（如中英文宣传册、宣传单页、宣传片、试机视频、杂志广告及其他营销物品）的制作及管控
◆各类展会的筛选、策划、宣传、组织及参展,展会信息汇总及分配
◆物流发货及快递收发
3、体系认证
◆IS0及CE认证

工
程
工
艺
中
心
1、销售支持
◆客户方案设计
◆合同及报价管理
◆技术协议编制及标书起草制定
◆客户现场勘测、辅助业务技术洽谈
◆负责订单下达、货款、跟单、发货，协调解决订单执行过程中的问题；
◆连续售后服务安装
2、资料数据库整理及存档
◆负责收集、建立和保管客户资料档案
◆现有设备工程数据收集
◆外购设备资料整理
◆同行业产品资料收集整理
◆客户反馈信息整理
◆政策法规、行业内标准规范的收集整理

3、数据分析

◆业务数据收集整理
◆生产淡季派产
◆新产品开发申请
4、技术储备
◆新加工手段的收集整理
◆加工工艺的开发
◆果蔬加工实验
国 内 贸 易
国
际
贸
易
部
1、销售计划管理

◆收集分析国内市场的产品需求信息和竞争环境
◆参与公司销售计划的制定，分解制定内贸部年度、季度、月度销售计划，监督计划执行情况,并根据变化对年度、季度、月度销售计划进行调整
◆负责定期汇总、统计、分析各区域销售情况并形成销售报表,汇报公司领导,进行决策
◆销售管理体系、制度的建立、实施和改善
◆销售激励措施的实施及改进
◆销售过程管理，规范销售行为
◆收集、分析竞争同行、客户资讯，并提出分析报告
2、客户开发维护
◆制定国内市场和客户开发计划并组织实施
◆负责收集整理客户信息，建立客户档案，定期归档至果蔬加工工艺研究中心
◆按照公司制度、政策做好客户的维护工作
◆反馈客户意见,协助客户投诉的处理
◆负责产品市场潜力调查和市场情况分析，做好各类信息的采集和搜集工作
3、产品销售管理
◆完成销售计划，达成销售目标
◆促进成熟产品销量的提升
◆促进新产品市场空间的扩大
◆副产品/配套产品的销售
◆及时回拢资金，针对呆账、坏账，提出处理方案
4、应收帐管理
1、销售计划管理
◆汇率的研究及应用,及时报工艺中心，为报价提供依据
◆按合同回收货款，做好质保金的回收工作
◆协助市场部做好找车发货
◆收集分析国外市场的产品需求信息和竞争环境
◆参与公司销售计划的制定，分解制定外贸部年度、季度、月度销售计划
◆负责定期汇总、统计、分析并形成销售报表，支持领导决策
◆销售管理体系、制度的建立、实施和改善
◆销售激励措施的实施及改进
◆销售过程管理，规范销售行为
◆收集、分析竞争同行、客户资讯，并提出分析报告
2、客户开发维护
◆制定国外市场和客户开发计划并组织实施
◆负责收集整理客户信息，建立客户档案，定期归档至果蔬加工工艺研究中心
◆按照公司客服政策做好客户的维护工作
◆反馈客户意见,协助客户投诉的处理
◆关注市场动态并收集相关产品和市场信息,统计、整理、归档
◆负责进出口合同的翻译
3、产品销售
◆完成销售计划，达成销售目标
◆促进成熟产品销量的提升
◆促进新产品市场空间的扩大
◆协助市场部对顾客满意度的调查
◆负责产品从生产到客户交付过程中与其他部门的协调

4、应收帐管理
◆汇率的研究及应用，及时报工艺中心，为报价提供依据
◆按合同回收货款,做好质保金的回收工作
◆协助市场部做好找车发货
售
后
服
务
部

1、安装工作管理
◆参与客户需求方案的确认
◆同工程设计人员对接设备安装需求方案，制定安装计
◆设备的安装
◆售后配件的处理（发货、处置）
◆对售后服务人员技术及礼仪的培训
◆对客户方操作人员的培训
◆记录安装细节
2、售后工作管理
◆根据客户反馈意见，制定解决方案
◆落实客户确认后的解决方案
◆记录解决方案的落实情况
◆负责售后电话的管理与记录
3、客户反馈问题的分类整理
◆将客户反馈的问题按照技术类、生产类、质检类、营销类分别建立档案
◆按月度将问题整理形成报告反馈给直接领导和相关部门
4、安装工艺管理
◆编写每台单机安装工艺
◆编写每台设备易损件详细资料
◆编写每台设备常见问题及解决方案
5、安装售后视频拍摄及管理
◆做好每一台设备的安装视频的拍摄
部门
一级职能
二级职能
产
品
研
发
部
1、研发计划管理

◆负责国内外产品与技术发展状况的研究工作
◆负责制定新产品与新技术的研发规划与计划
◆负责组织新产品研制计划的推进、协调、管理等工作
2、产品研发管理
◆组织制定产品研发方案
◆负责新产品的试制过程管理
◆组织新产品研发成果的评审
◆负责新产品图纸、物料清单等文件的编制
◆负责公司产品型号、编码的编制工作
3、技术支持
◆为工艺制作、生产提供技术支持
◆参与产品质量改进工作
◆协助公司对申报国家、省、市等项目进行技术论证与支持工作
4、实验室/技术中心管理
◆负责技术研发部各类实验室的规划与建设工作
◆负责技术研发部试验装备的购置、维护、保养等资产管理工作
◆负责公司产品实验室/技术中心的规范化管理
◆负责企业技术中心称号维护及对外协调
5、专利与标准管理
◆负责公司专利的申报、管理与维护
◆负责有关新产品新技术的开发与研究的技术合作工作
◆参与行业标准的撰写,对接行业协会中有关行业标准、企业标准的相关工作
质
量
管
理
部
1、质量体系管理
◆负责质量体系认证和质量体系管理工作
◆负责质量标准的制定和监督落实
◆制定质量管理的目标并组织落实
◆建立产品质量档案
2、产品质量管理
◆负责产成品的检查，出具检验报告并反馈
◆负责产品质量检验信息统计工作,编制质量检验日报表，并每月编制库存产品质量情况汇报,对于质量风险提出预警
◆负责编制年、季、月度产品质量统计报表,对产品的质量情况进行阶段性总结，对下阶段产品质量的改善提供方向
◆负责产品外检及定期的官方和第三方检测
3、过程质量管理
◆制定生产过程中的质量管理流程
◆组织质检人员进行生产过程中的质量管理，做好巡检工作
◆协助生产部进行产品或工序质量的优化与提升工作
4、原辅料、外购标准件等质量检测
◆负责原辅材料、外购标准件的入库检测，并出具检测报告
◆负责库存原辅料、半成品、外购标准件等质量的监测
5、质量纠纷处理

◆协助营销做好客户质量反馈问题的处理工作
◆组织质量事故的调查分析，处理各种质量纠纷
部门
一级职能
二级职能
仓
储
部
1、仓储管理
◆按规定做好产品、配件、原辅材料等物资的出入库管理工作，建立详细的出入库记录帐册；
◆建立完善的物资台帐，确保帐、物、卡相符
◆协助相关部门定期盘库，编制相关报表
◆建立原辅材料库存与消耗总账，向相关部门提供材料消耗情况
◆建立原辅材料安全存量警戒线,对原辅材料安全存量的警戒线及时进行提示，确保及时供应的同时降低库存成本
2、库房管理
◆负责入库、出库和库存物资的装卸和搬运工作
◆做好在库物资的存放、堆码的管理工作
◆负责库房的现场安全管理工作，确保库房消防安全
◆负责对公司的生产类闲置物料和废旧物资的回收、整理、保管和处理工作
◆对库内不合格品提出库报告和处理建议
3、发货管理
◆负责产品发运，确保发货数量及客户信息的准确性
◆监督产品运输管理，保障产品安全
生
产
计
划
部
1、生产计划管理
◆参与公司年度经营计划的编制,主导编制公司的生产计划并对生产计划进行分解
◆负责生产计划的执行，并根据变化对年度、月度生产计划进行调整
◆负责生产区域规划与布置
2、生产管理
◆根据生产进度情况，及时调整作业计划，确保生产计划的完成
◆协调生产过程的工序衔接,做好产前准备与生产调度工作
◆负责水、电、汽、冷、暖的供应协调，确保生产正常进行
◆优化生产场地、流程，负责生产过程管理,指导现场生产工作，确保生产任务完成
◆负责生产统计工作
3、设备管理
◆参与设备采购、验收等工作
◆负责现场设备的使用管理,制定各生产设备的安全操作规程并监督、跟踪、检查规程的执行情况
◆负责现有设备的优化、改造、维修保养的工作
◆负责组织或参与设备盘点，保障帐、卡、物相符，形成盘点报告
◆建立和完善设备台帐，作好设备相关资料的收集、整理、归档
◆负责特种设备的管理与校检；
◆负责按照公司流程对生产区域内的废旧或闲置设备进行处理。
4、生产安全管理

◆负责生产安全管理，建立健全生产安全管理体系
◆负责落实安全生产责任制,制定完善各种安全管理制度
◆负责6S工作的推进，促进安全生产标准化建设
◆负责对操作人员的工作行为进行监督检查，避免“三违”现象的发生
◆负责组织员工的安全知识培训，及传达贯彻上级有关法律、法规等
5、生产成本管理
◆负责制定生产成本优化计划和方案并组织实施
◆开展成本优化活动，建立生产员工工作改善创新激励方案并组织实施
6、人员管理
◆根据公司年度战略目标分解部门年度目标及执行方案
◆人员配置及内部员工的考核激励、培训等团队建设
◆制度管理及流程优化
工
艺
部
1、产品工艺的研究、制作与管理
◆编制产品的工艺文件（图纸、材料明细表、加工工序流程卡、钣金下料图版、型材下料规格尺寸、机加程式等）
◆负责工装的设计、验证和改进工作
◆时刻掌握生产情况，做好工艺调整方案，确保产品质量达到客户要求
◆负责新产品试制的工艺文件及工装设计，协助新产品改进方案制定工作
◆及时发现、反馈新产品试机过程中的问题，协助技术研发部门对产品进行改进
2、工艺文件与活动管理

◆编写生产操作规程、技术和管理作业指导书并监督实施
◆协助生产部进行工艺培训
◆根据客户和生产需要制定产品生产的工艺技术方案并实施
◆组织或参与生产技术改进及质控活动
◆做好工艺技术资料的立卷、归档工作
部门
一级职能
二级职能
采
购
部

1、采购计划管理
◆根据公司生产经营计划,制定采购计划与采购预算
◆根据生产经营需求进行采购计划的调整
2、采购业务管理
◆负责原材料（板材、管材、电机、输送带、电器、五金配件等)、外购成品设备等的采购计划的落实
◆严格按公司采购标准控制采购质量与供货期
3、供应商与招标管理
◆收集、整理供应商信息，分类建立供应商档案
◆组织供应商资信调研，建立供应商评价标准，进行供应商级别评价，确定合格供应商
◆负责招标文件的编制与招标活动的组织工作
◆牵头商务谈判工作
4、采购合同管理
◆负责采购合同版本的确定、具体合同的签订与存档
◆跟踪采购合同的执行
◆牵头采购物资的质量检查与验收
◆协同财务付款
5、采购成本管理
◆通过供应商谈判、采购计划的执行等工作降低采购成本
◆按月汇总采购计划的执行情况,按季度分析采购成本优化情况