材料采购招标业务流程.doc

材料采购招标业务流程
一、业务目标
1、确保采购活动符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求;
2、强化采购过程管理，确保采购物资的数量、质量符合企业生产需要，合理保证工程进度,促进企业实现发展战略；
3、保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整;
4、加快资金周转,降低采购成本，防止资金占用,提高经营效率.
二、业务风险
1、采购过程不合法或违反有关的规定，可能使企业遭受外部处罚、经济损失或信誉损失；
2、采购物资数量、质量、交付服务不能满足规定需要,影响工程进度安排及企业发展目标；
3、采购环节未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致经济损失；
4、采购资料不完整或数据记录不准确，影响成本核算，可能影响企业的经济效益;
5、采购工作效率不高可能导致资金占用、成本增加,影响企业的生产经营效率。
三、业务范围
该业务主要描述了材料采购招标的相关流程,主要包括采购政策管理、采购订单及合同的审核与签订等内容，本流程所述之采购,原则上只限于公司自用的材料，若分包商以包工包料的形式供应的材料，则不在物资部门的采购工作范围之内。
四、业务流程描述
1、采购政策管理
1。1 采购工作依据《采购计划》进行,《采购计划》由工程管理部按照项目实际情况需要进行编制,子公司物资管理部门对各工程管理部的《采购计划》进行汇总平衡，按本单位的财务预算确定总的《采购计划》， 由物资管理部门负责人签字批准。
1。2 各级子公司物资管理部门负责集中进行物资采购、设备及料具租赁。
1。3在集中采购的原则下,物资管理部门根据物资的不同类型及地区经营的特点、项目个数的分布等情况，确定本单位各部门、项目部对各类材料的采购权限及具体的处理方式。
1。4大宗材料、贵重材料集中由子公司物资管理部门统一安排供应商选择、采购招标、合同签订等工作,各施工现场都严格遵从集中采购制度.
1。5 零星材料采购由物资管理部门按供应商管理流程选择合格供应商.
2、采购订单的审核
2.1子公司工程管理部物资计划人员组织编制《采购计划》，分别经项目经理、项目总工审核签字后报子公司物资管理部门。《采购计划》主要内容包括材料的品种、规格及有关之技术、质量、安全及健康和环保要求，所需数量和进料时间，在工程开工初期提交物资部门等.如果根据工程的实际情况需调整原《采购计划》，子公司工程管理部物资管理负责人通知上级物资管理部门，并提交新的经项目总工签字批准的《采购计划》。
2.2各级子公司物资管理部门对工程管理部的《采购计划》进行汇总平衡,按本单位的财务预算确定总的《采购计划》,由物资管理部门负责人签字批准。
2。3 采购计划经子公司领导审核通过后，方能由物资管理部门负责实施材料采购的下一步流程。
2。4 当工程合同规定企业需协助业主在货源地、收货地或工作现场进行检验 时，由工程管理部在《采购计划》中明确，各级公司在邀请供应商报价时加以规定以满足业主检验的要求。
3、优先供应商采购程序
3。1 向建材集团提供采购计划书,确定本次供货清单的品种、数量、供货方式等。
3。2 调整采购计划书内容（去除建材集团已供货内容)，向集团建材销售公司提供采购计划书，确定本次供货清单的品种、数量、供货方式等。
3.3 调整采购计划书内容（去除优先供应商已供货内容），进行招标准备.
4、发放投标邀请
4。1子公司物资管理部门根据调整的《采购计划》，对符合条件的三家及以上材料供应商发出《招标邀请书》和《招标文件》。
5、接受投标
5.1投标人按照《投标邀请书》和《招标文件》的要求递送标书,子公司物资管理部门接收投标书.
6、开标和评标
6.1评标小组负责按照《招标文件》规定的评标办法和标准，遵循公开、透明的原则，严格执行《分包招标开标程序》,对投标文件进行开标和评审,并对开标过程进行记录及存档.
6.1。1根据同类型项目市场价格对各家报价进行分析比较,通过谈判确定价格。
6.2评标小组完成评标后，写出书面《评标报告》，推荐中标候选人。其中“评标小组评审结果”、“推荐的中标候选人”、“评标小组全体成员签字"三栏需要所有评标小组成员共同填写。
7、确定中标人
7.1子公司物资管理部门将《评标报告》报子公司领导审批签字后,确定最终的材料供应商中标人。
7。2由子公司物资管理部门向中标人发放《中标通知书》。通知书必须经招标人盖章确认后生效。
8、采购合同的订立与审核
8.1子公司物资管理部门负责起草材料采购合同文本。
8。2公司实行合同评审制度。子公司物资管理部门负责牵头材料采购合同的评审工作，组织法务、财务、工程管理、安全等部门参与合同的审核会签。
8.3合同审批程序
8.3。1申报.各级子公司的委托人在授权范围内签订材料采购合同,填写“材料采购合同签约申报表”(一式二份），报子公司领导审查批准。
8。3。2。签订.子公司所有分包合同均由总经理签订,或由授权的子公司分管合约的副总经理签订,在未经总经理授权情况下，任何项目部、任何人均无权签订合同。
8。3。3材料采购合同加盖公司公章或合同专用章后生效.报送至集团企管合同部进行备案、存档。
9、机械设备及周转料具的租赁
9.1 子公司工程管理部机械设备及周转料具管理岗位编制《机械设备及周转 料具租赁计划》，经项目经理、项目总工分别审核签字后报子公司物资管理部门,经子公司物资管理部门平衡协调后，确认对外或对内的租赁方式.
9。2 各级公司物资管理部门根据《机械设备及周转料具租赁计划》，对供应商的选择参见材料采购流程.
9。3 关于评标及定标过程,参见材料采购流程。
9。4 关于租赁合同的编制、审批与签订过程，参见材料采购流程。
五、主要控制点
1、采购计划的制订与审批。
2、发出邀请申请与接受投标。
3、开标和评标管理。
4、中标人的确定与审核。
5、采购合同的订立与审核。
六、业务流程图