审计监察部规范管理手册.doc

审计监察部队建设 审计监察部规范管理手册
广东中域电讯连锁有限公司
审
计
监
察
部
规
范
管
理
手
册
2003年9月15日
中域誓词
我们将时刻准备着
为了弘扬我们忠爱的中域事业
敢为人先
勇创一流
我们将时刻铭记着
志存高远
脚踏实地
以诚为本
以德为先
为把自己培养成为一名
高素质的中域人
而不懈奋斗
目录
一、部门职能………………………………………………4
二、组织架构………………………………………………5
三、岗位职责………………………………………………5
四、程序性文件……………………………………………10
审计工作程序…………………………………………10
监察工作程序…………………………………………20
五、作业指导书……………………………………………24
㈠、纳入经常性审计项目的通知……………………24
㈡、审计监察部处罚条例……………………………27
六、审计监察表格…………………………………………40
一、部门职能:
审计监察部是公司的综合监督管理部门，由审计与监察两大职能组成。
审计的职能是监督财务收支有无错弊，检查各中心各部门是否认真贯彻执行总公司的经营决策、方针、计划和各项管理程序、规章制度，并对实现经营目标的可能性与真实性进行评价，对各种会计核算与业务运作的资料进行检查和验证，凭借确凿的证据，客观公正地做出审计结论，并出具审计工作报告或审计证明。其本质是帮助企业挖掘经济与资源方面的潜力，改善经营管理，提高经济效益。使公司价值得到最大的实现.
监察的职能是对公司的各项管理程序（规定）、管理流程和岗位职责的规范性、合理性、严谨性和科学性进行检查监督.对整个公司包括各中心、各部门和下属经营机构执行公司各项管理程序和文件通知（规定）的情况进行监督检查.对各级各部门各岗位正确行使管理职能完成管理和经营任务进行综合评价。
二、组织架构
审计监察部经理

审计监察主管

审计监察主办审计监察员
三、岗位职责
审计监察部设审计监察部经理1名、审计监察主管1名、审计监察主办1名、审计监察员2名.现编制5人,如工作需要增加编制报总裁审批.
（一)审计监察部经理岗位职责
1、直接上级：总裁
2．直接责任：
（1）主持审计监察部全面工作；
（2）组织拟写审计监察工作程序；
（3）制订审计监察工作计划；
（4）组织实施各项具体审计监察工作；
（5）负责审计监察工作底稿、证据、关联事项的最终确定；
（6）拟写、审核和签发审计监察报告;
（7)拟定审计工作所采用的基本方法和技术方法；
(8)完成上级交办的其他工作。
3、管理责任
（1）对审计监察部的全面工作完成情况和完成质量负责；
（2）对审计监察工作公平、公正、合理性负责;
（3)对审计监察程序的编写和修订的及时、有效、准确完整负责;
(4）对审计监察工作计划制订的可行性、有效性负责；
（5)对进行审计监察工作总结的及时、准确、完整负责;
（6)对拟定的审核报告的及时、准确和完整性负责；
（7)对审计监察工作底稿的格式修订，使用范围的规定负责。
4、岗位权力：
（1）对审计监察部人员的工作安排管理权、请假审核权；
(2）对审计监察部人员的工作有检查权和综合鉴定审核权；
（3）对审计监察部下属人员的调薪、调职、录用、辞退、奖惩有建议权；
（4）对公司有关违纪人员处罚的建议权；
（5)对加强和完善公司各项管理的建议权;
(6）对公司审计监察程序的编写和修订有审核权;
（7)对公司审计监察工作计划、总结和报告有审核权。
(8）对审计监察事件中违规、违纪人员的经济处罚权。
5、任职资格：
（1）财经类或审计类本科以上学历,中级以上技术职称；
(2）有3年以上大中型企业、专业审计单位相关工作经验；
(3)精通财务会计、审计工作以及相关联的其他专业技术知识或工作经验；
(4）有较强的文字写作能力,审计专业判断、分析、综合能力；
（5)有较高的管理水平和组织能力；
（6)有较好的沟通协调能力；
(7）有优秀的语言表达能力;
（8)品行优良,精力充沛,综合素质佳；
(9）熟练操作电脑和精通财务软件。
(二）审计监察主管
1、直接上级：审计监察部经理
2．直接责任：
（1）主持审计监察分组或项目工作;
（2）参与拟写审计监察工作程序；
（3)制订审计监察小组或项目工作计划，掌握工作进度,控制工作流程，把握工作质量；
（4）负责执行分组或项目的各项具体审计监察工作;
（5）整理、评价建议使用审计监察证据；
(6）拟写和审核审计监察报告;
（7）落实审计工作所采用的基本方法和技术方法；
(8）完成上级交办的其他工作。
3、管理责任
(1)对审计监察部的分组或项目工作完成情况和完成质量负责;
（2）对审计监察分组或项目工作的公平、公正、合理性负责；
（3）对参与拟定的审计监察程序的及时、有效、准确、完整负责；
(4)对审计监察分组或项目工作计划制订的可行性、有效性负责；
(5）对进行审计监察项目证据的客观性、有效性、经济性负责;
（6）对拟定的初步审核报告的及时、准确和完整性负责；
(7)对小组成员或项目助审的工作底稿编制的正确性、完整性、准确性、逻辑关联性负责；
4、岗位权力:
（1）对审计监察小组或项目成员工作安排管理权；
（2）对审计监察小组或项目成员的工作有检查权和初步鉴定审核权；
(3)对下属人员的调薪、调职、录用、辞退、奖惩有建议权；
（4）对公司有关违纪人员处罚的建议权；
（5)对加强和完善部门、公司各项管理的建议权；
（6）对公司审计监察程序的编写、修订有参与和建议权;
（7）对审计监察分组或项目的工作计划、底稿编制和报告有初步审核权；
(8）对审计方法的灵活选用有根据分组或项目情况的建议权。
5、任职资格：
(1）财经类或审计类大专以上学历，初级以上技术职称；
（2）有2年以上大中型企业相关工作经验；
（3）精通财务会计及审计工作或具有财务会计、审计工作某方面的特长;
（4)有较强的文字写作能力，审计专业判断、分析、综合能力；
(5)有较好的沟通协调能力;
（6）有较强的语言表达能力；
（7）品行优良，精力充沛，综合素质佳；
（8）熟练操作电脑和精通财务软件。
（三）审计监察主办岗位职责
1．直接上级：审计监察部经理
2．岗位责任：
（1）协助拟写岗位分工方面的审计监察工作程序；
（2）制订审计监察课题方面的审计监察工作计划；
（3）实施有关分工负责项目、审计监察专业课题的具体审计监察工作;
（4)负责审计外勤工作的布署与实施，搞好审计内勤的协调；
（5）搜集分工负责方面的审计监察工作证据；
(6）拟写项目审计监察报告;
(7）完成上级交办的其他工作.
3、任职资格：
(1)财会类或审计类大专以上学历；
(2）有1年以上相关工作经验，具有会计或审计方面的专业特长;
（3）熟悉财务会计、审计工作；
（4)有较强的文字写作能力、专业判断能力；
(5）有较好的沟通协调能力；
(6)有优秀的语言表达能力;
（7)品行优良，精力充沛，综合素质佳；
(8)熟练操作电脑和使用财务软件。
(三）审计监察员岗位职责
1．直接上级：审计监察部经理
2．岗位责任：
（1）协助拟写岗位分工方面的审计监察工作程序；
(2)制订分工负责方面的审计监察工作计划；
（3）实施有关分工负责项目的具体审计监察工作；
(4）搜集分工负责方面的审计监察工作证据；
(5）拟写项目审计监察报告；
(6）完成上级交办的其他工作。
3、任职资格：
（1）财会类或审计类大专以上学历;
（2）有1年以上相关工作经验;
（3）熟悉财务会计、审计工作；
(4)有较强的文字写作能力；
(5)有较好的沟通协调能力；
（6)有优秀的语言表达能力;
（7）品行优良，精力充沛,综合素质佳；
（8)熟练操作电脑和使用财务软件.
四、程序文件
审 计 工 作 程 序
第一章 总则
第一条 为保证公司资产、负债和损益的真实、准确、完整和安全、有效，加强对会计核算和财务管理的监督，检查各公司各级各部门是否认真贯彻公司的经营决策、方针、计划和各项规章程序，并且对实现经营目标的可能性、真实性进行评价，根据公司管理和发展的要求,结合公司的实际情况，特制定本程序。
第二条 审计具有监督、管理、评价和鉴证的职能。
第三条 本公司各级各部门都有义务接受审计部门的调查，积极配合审计部门的工作。
第四条 公司审计部门必须保持审计工作的独立性、客观性和公允性,贯彻独立性原则;政策性原则；客观性原则；群众性原则；重点性原则。
第五条 审计部门有权定期或不定期地开展审计工作。灵活机动地运用各种审计方式，采取各种审计检查审计调查和审计分析的方法。
第六条 审计工作计划的制定建立在评价内部控制程序的基础上，根据公司的具体要求,由审计监察部经理统一部署,报总裁审批。接受总裁的委派对突发性或重大性事件进行突击审计。
第七条 审计的各类按内容可分财务审计、经济效益审计和法纪审计；按时间可分为事前审计、事中审计和事后审计；按范围可分为全部审计和局部审计；按方式可分为报送审计、就地审计、派出审计、联合审计和委托审计，按计划性可分为计划内审计和计划外审计。
第八条 审计方式可根据工作需要，分别采取报送审计或就地审计.对重大支出项目同时采用事前 、事中和事后审计。
第二章 审计工作权限
第九条 审计监察部在总裁的直接领导下开展工作.
第十条 审计监察部经总裁的授权可以行使以下职权：
1、有权检查公司的会议凭证、账簿、报表、决算、资金财产、查阅有关文件、资料，有权调阅会计档案，审查会计电算化程序及形成的账套文件、报表文件、分析文件。
2、有权参加被审的各级各部门的有关会议。
3、有权对审计中发现的问题进行调查并索取证明材料，被审单位和有关人员必须积极配合,不得设置任何障碍.
4、有权制止和责成被审单位纠正一切非法开支，重大问题向总裁汇报并按总裁批示办理。
5、有权对严重违反财经纪律和严重失职造成重大经济损失的人员向总裁提出追究当事人行政、刑事责任的建议。
6、有权揭露打击、陷害、报复审计人员的错误行为。
7、对阻挠、破坏审计的各级各部门和个人有权采取封存账册和冻结资财等必要手段，并追究直接责任者和有关领导的责任。
8、有权对经过审计鉴证确认是不实的揭发检举或有意诬陷的问题予以澄清事实，提出对当事人的保护性建议，并对不实的揭发者或诬害者进行批评教育或提出追究其责任的建议.
9、有权独立下达审计通知书。
10、经总裁批准有权对被审的各级、各部门的审计结果下达审计通报。
11、经总裁批准有权下达要求被审单位改正错误，改进业务工作的审计决定.
12、总裁授予审计监察部的经济处理、处罚的权限。
13、经总裁批准有权抽调其他部门的人员参加联合审计。
14、审计监察部经理及其部门工作人员有权查询一切经营业务活动中的业务资料。如合同协议、工程预、决算单据及资料，供应商报价单、销售、促销活动等有关资料数据.
15、审计监察部经理及其工作人员有权向审计事件的当事人询问有关经济业务的来龙去脉，审计事件的当事人不得以任何理由拒绝、回避审计人员的询问。询问结束后，经核对在询问笔录上签字。如审计事件的当事人做出不符合事实，掩盖事实真相的回答，所产生的一切后果由审计事件当事人承担行政、民事、法律上的一切责任。
16、审计监察部经理及其工作人员采用电话访问、取证、上门拜访等方式向经济业务相关的第三方要求审计证据。
17、审计监察部经理及其工作人员经总裁或人力资源中心总经理批准，有权查询公司人力资源中心人事部人事构成及其变动情况、员工档案等方面的资料,以作为经济业务、审计工作底稿，分析资料,在场见证人提供旁证的线索及证据。
18、审计监察部经理及其工作人员有权查阅与审计事件相关的有关文件、工作记录。有权要求审计事件的当事人或被审各级部门采取盘点等方式进行财产清查。
19、审计监察部经理及其工作人员有权调查审计事件和有关背景，包括人员背景、场地背景、事件背景、关联背景。
20、审计监察部经理及其工作人员有权调查、证实与审计事件有关的其他证据。如关联事件、资料、人员等.
第三章 审计工作范围与内容
第十一条 审计工作范围与内容：
1、检查并证实资料的可靠性与完整性.
2、评价与证实遵循政策、计划、程序、法律和规定的情况.
3、审查与证实财产的安全性。
4、评价与证实经济资源使用的有效性.
5、评价与证实所制订的经营或项目的任务和目标的完成情况.
第十二条 财务审计的主要内容是:
1、对公司会计核算的真实性、准确性、完整性和及时性进行审计。
2、对财务收支的合规性、合法性和正确性进行审计，检查执行财经纪律的情况.工作内容：
(1）对各级各部门各单位资金财产的安全、完整进行审计监督。
（2）对各中心、各部门的有关经济活动的各项内控程序健全程度和执行情况进行审计评价;
（3)对财务活动的内部控制程序进行专门评价；
（4）对商品材料低值易耗品采购、设备购进以及调拨进行专门测试评价；
（5）对商品销售进行专门测试评价；
（6）审查会计资料是否真实、完整、合规、合法；
（7）审查各中心、各部门执行财务计划情况;
（8）进行商品、材料、低值易耗品、固定资产审计；
（9）进行商品销售成本审计；
(10）进行利润审计;
（11）进行资产、负债、损益、所有者权益及损益审计。
3、对财务收支计划的合理性、有效性和可行性进行审计。
4、对财务分析和财务指标预测的准确、充分性和合理性进行审计。
5、对财务监督和财务管理的有效性、合规性和公正性进行审计.
第十三条 业务审计项目主要有:
1、对公司客户服务中心包括连锁店和维修部（中心)的经营业务进行审计.
2、对公司采配中心商品采购进行审计.
3、对采配中心的入库仓储和配送进行审计。
4、对总裁办工程支出的预算、招投标管理、定点工程采购、工程决算进行审计；对企划中心广告费的预算、审批、合同签订，使用情况进行审计。
5、对行政部及临时项目性固定资产、原辅材料、低值易耗品的采购进行审计.
6、对经营绩效的管理进行评价。
7、对检举、揭发且可立项的事件进行审计鉴证。
8、对其他业务项目进行审计或评价；
9、中心总经理、部门经理离职、离任审计;
10、加盟商合同的签订，合同标的款项的收取审计;
11、各省级分公司合同签订的合规性、正确性、合理性，费用支出的合规性审计.
第四章 审计工作程序
第十四条 审计工作的基本流程是：
审计准备阶段
审计报告阶段
审计实施阶段

第十五条 审计准备阶段应做的工作是:
1、明确审计事项的性质.
2、制订审计项目计划.
3、制订审计工作实施方案。
4、确定审计工作方式。
5、下达审计通知书。
第十六条 审计实施阶段应做的工作：
1、测试：测试即对被审单位内部控制程序的了解，其目的是为了找到审计的突破口.测试有初步了解;深入了解;绘制测试流程图；初步评价；重点测试；提出测试意见书等基本步骤。
2、检查：
（1）以相关的财经法规、公司政策、程序《内部审计准则》为检查依据，做到实事求是，依法依规审计；
（2)在测试的基础上全面了解被审单位的情况；
(3）确定审计方式：是顺查，还是逆查，是全面审查还是部分审查；
(4）运用各种审计技术方法，搜集审计证据，编制工作底稿;
（5）把审查出来的问题，采用各种方式进行核查，去伪存真;
（6）编制审计情况分类表,为撰写审计报告打下基础。
3、初步总结:
（1）项目审计工作总结，内容包括计划实施程序，人员分工安排是否合理，工作质量如何？
（2）构成项目审计报告材料的总结，内容包括资料搜集是否齐全、有效等.
第十七条 审计报告阶段应做的工作：
1、撰写审计报告；
审计报告的内容包括：
（1）审计依据;
（2）被审单位概况；
(3）审计简单情况；
(4)对被审单位财务状况及经营状况的分析评价或对管理的评价；
（5）审计出来的主要问题及性质、金额、数量；
（6）审计中所应用的法律、法规及公司程序、规定、规范依据；
(7）审计人员的意见；
(8）附送的审计证据.
2、征求被审单位意见：
（1)听取被审单位对审计报告的意见；
(2）收集新的审计证据；
（3)对正确的意见要采纳并及时修改审计报告；
（4）如有分歧意见，向总裁反映。
（5）审计报告由项目主审、审计主管、审计部经理三级审核后定稿;
（6）被审单位、部门应在收到审计报告十日内提出书面意见,超过期限视为无异议。
3、下达审计决定，同时通知被审单位限期执行。
4、审计资料归档:审计项目完成后，要把各种审计计划、审计工作底稿、各种文件、资料等整理、登记、编号、归档后要由审计部专人保管.
5、后续审计阶段：后续审计包括两个内容：一是被审部门对审计决定不服，要求复审;二是审计后一个日期，走访被审部门,考查其是否落实了审计决定，督促其纠正问题,提高管理水平。
第十八条 为加强审计基础工作,促进审计工作程序化、规范化、标准化、必须使用统一规定的审计业务文书格式，并按规定或要求填写。
1、审计通知书的内容包括：（1）检查单位名称、地址；（2）审计种类；(3）审计目的、要求；(4)审计内容、范围;（5）审计方式；(6）审计起讫时间；（7）审计小组负责人或成员；（8）其他要求.
2、审计工作方案包括：（1)审计的目的和要求；（2）审计的种类和方式;（3）审计的内容和范围；（4)审计技术方法预选；（5)审计工作时间；（6）注意事项.
3、审计调查按其技术方法分为观察法、函证法、询问法、盘存法、测量法、备忘录法和假设法等。各种不同的技术方法形成不同的调查记录.在采用询问函证法的前提下，审计调查记录应具备的内容包括:被调查人姓名、所属部门、调查方式、调查内容与经济业务相关的程度等。调查结束后,经被调查人复核签名后可做为审计证据的一种。
4、审计工作记录包括审计查账记录、审计测试记录、实物核查记录、审计分析记录、审计抽样记录、审计证据收集记录等,必须做到字迹清晰、内容完整、真实、可靠，必须按规定格工内容填写.
5、审计会议记录应具备召开会议的议题、会议的主要内容，参加会议人员、时间、地点及与会者发表的意见。
6、审计工作底稿是指审计人员在审计工作实施过程中，按照一定做审计程序,把搜集到的审计事项的有关资料记载到相关的专门分类的表格上，作为审计证据的一种载体形式.它是形成审计报告，表述审计工作情况的一种专业证据记录形式.
审计工作底稿按内容分为：实施准备底稿；内部控制测试底稿；经济活动分析底稿;试算与平衡底稿;推论与分析底稿;审计报告依据底稿；审计工作管理底稿。
审计工作底稿的编制方法有：投影制稿法、放样制稿法、模拟制稿法、延伸制稿法、文字叙述法、实据法、分类归纳法等.
7、审计报告是指审计小组在审计项目工作完成后，向审计机构以及部门公司领导提出的各种报告的总称。它是审计工作中的一种审计文书.
审计报告按报告的内容可分为财务收支审计报告、经济效益审计报告和专题审计报告。审计报告要做到以下几点：（1）抓住重点，言之有物；（2)提出的问题,证据确凿、充分；(3)提出的意见，明确简洁;(4)报告措词适当,实事求是；（5）是非分明，客观公正。
8、审计决定必须按照规定格式书写，且一经下达，被审计部门必须严格执行。
第十九条 审计业务文书的书写，一律用蓝、黑墨水书写，不得使用铅笔书写.
第五章 审计档案管理
第二十条 审计档案是审计人员根据在审计工作中形成的所有直接有关的资料和其他相关的文件，经过分类、整理而归纳存档的文书案卷.
第二十一条 审计文件材料发表立卷归档保管。审计档案分为电脑磁盘介质档案和纸质文书类档案。纸质文书类档案，按以下顺序排列：
1、审计档案立卷目录。
2、审计项目计划.
3、审计通知书。
4、有关审计事项的请示、报告以及总裁的批复。
5、审计决定以及被审部门、单位对审计决定的回复.
6、审计报告。
7、被审部门对审计报告的书面意见。
8、有关会议记录。
9、审计工作底稿附相关联的证据材料、资料、文件.
10、后续审计补充材料。
第二十二条 审计档案应由专人负责保管，未经批准不得随意调阅。
第二十三条 审计档案保存年限由公司具体规定。
第六章 特别规定
第二十四条 财务中心应向审计监察部门提供所有的会计资料,包括会计凭证、有关账本、财务报表、电脑核算系统的审计查询权限。
第二十五条 审计监察部门有权进入财务中心办公地点开展审计工作，审计监察人员应保守公司秘密，如需从财务中心带出资料，需经财务中心总监(副总监)或审计监察部经理批准。
第二十六条 审计监察部门每月固定对财务中心的审计，可不必发《审计通知书》.审计部门必须于当月底审定上月所有的会计凭证。
第二十七条 财务中心的所有会计凭证都必须经审计部门主管级以上人员审阅签字后，才能移交公司档案室。
第二十八条 审计部门如有必要，经财务中心总经理或审计监察部经理批准，可从公司档案室调阅有关会计凭证、账簿资料、会计报表资料及其他各种与审计事件相关联的资料。
第二十九条 审计部门可要求会计部会计人员提供其分工负责方面的有关资料、分析材料、知悉的经济业务内容、业务经办人员等材料。
第三十条 电脑部在服务器账户设置,电子文档存放处理方式改变时，必须征得审计监察部的同意。对会计或业务核算系统权限设定，必须以能满足审计监察工作的需要为前提，不能阻碍审计监察工作的正常开展。
第七章 违纪违规处罚条例
第三十一条 对被审计部门查出违反公司有关规定的，视其情节严重程度,分别作出责令写出书面检查、通报批评、处以罚款、行政处分、追究刑事责任等处理.
第三十二条 审计部门对阻挠、破坏审计工作的被审部门，有权报总裁，作出相应的行政处分.
第三十三条 具体处罚规定如下:
1、各管理中心有具体处罚规定的从其处罚规定。2、各管理中心无具体处罚规定的由审计部根据审计事项的性质、后果的严重程度提出处理的建议,并形式审计决定，按第三十条之规定处理。各管理中心将处理结果报总裁、审计监察部经理。
3、阻挠、破坏审计工作的,给予100-1000元罚款，情节严重的,予以除名.
4、各管理中心在审计决定规定处理期限内未对被审单位、审计事项的当事人予以处罚的,审计监察部有权经总裁报请公司总裁给予管理中心负责人予以一定的经济和行政上的处分。
5、工作中严重失察、渎职，造成问题欠拖不决长期账实不符事实的，贪污、舞弊事件频繁发生的，审计监察部有权向总裁建议对负有管理或监督责任者罚款100—1000元，情节严重的给予降职、降级、降薪处分。
6、对违反会计制度、会计准则规定及公司管理程序或核算原则的行为按审计监察处罚条例执行。
监察工作程 序
第一章 总 则
第一条 为加强和完善公司管理,根据公司管理要求，特制定本程序。
第二条 本公司各级各部门都有义务接受公司监察部门的调查，积极配合监察部门的工作。
第三条 公司监察部门必须保持监察工作的独立性、客观性和公正性。
第四条 监察部门有权定期或不定期进行各项监察工作。
第五条 监察工作计划的制定应根据公司的具体要求,由审计监察部经理统一部署，报总裁审批，由审计监察部具体实施.
第二章 监察工作的内容
第六条 管理监察。主要是审核审查公司各项管理程序（规定）、管理流程和岗位职责的规范性、合理性、严谨性和科学性.
第七条 运营监察.主要是监督整个公司包括各级各部门和下属经营机构执行公司各项管理程序和文件通知(规定）的情况。
第八条 接受各级各部门人员对违反公司各项管理程序和文件通知（规定）的部门和人员的投诉。
第三章 监察工作程序
第九条 监察工作的基本流程是：
监察实施阶段
监察终结阶段
监察准备阶段

第十条 监察准备阶段应做的工作：
1、组织监察力量；
2、下达监察通知书；
3、制定监察工作方案。
第十一条 监察实施阶段应做的工作:
1、向被监察部门通告监察的内容、范围、方法、步骤和时间安排;
2、对被监察部门的有关资料调查，并做好监察工作记录；
3、对发现的问题进行取证,如复印、记录等；
4、汇总监察工作情况，编写监察报告,并提出对违纪问题的处理政策、依据和处理意见.
第十二条 监察终结阶段应做的工作：
1、依据监察报告，征求被监察部门的意见,被监察部门应在收到监察报告十日内提出书面意见，超出期限可视为无异议;
2、监察部门对监察报告进行审定，研究监察结论和处理决定;
3、修改监察报告，报总裁办主任审批后正式签发；
4、起草监察结论和处理决定,审计监察部经理和总裁审定后,下达到被监察部门，并抄送有关部门；
5、督促被监察部门执行监察结论和处理决定的情况，按时书面报告审计监察部经理和总裁;
6、监察项目结束后，按照规定整理好该监察项目的有关资料，归档保管.
第十三条 为加强监察基础工作，促进监察工作的程序化、规范化、标准化,必须使用统一规定的监察业务文书格式，并按要求填写。
1、监察通知书必须明确监察依据、监察人员、监察内容、范围、方式、时间和被监察部门应做监察前的准备工作等;
2、监察工作方案必须明确被监察部门、监察方式、监察依据、监察内容和范围、计划工作时间、监察分工和具体实施步骤；
3、监察调查记录应具备的基本内容包括:被调查人员姓名、所属部门、职务、调查内容等，必须有被调查人签名才可生效;
4、监察工作记录包括必须做到字迹清晰、内容完整、真实、可靠;必须按照规定格式内容填写；
5、监察会议记录应具备召开会议的主要内容、参加会议人员、时间、地点及与会者发表的意见;
6、监察工作底稿是监察定性的依据，必须根据监察工作记录、监察调查记录、监察取证等监察原始资料编写；必须具备被监察部门名称、监察项目、问题摘录、所依据的凭证资料、对问题的评价建议、被监察部门对问题认定的意见；
7、监察报告必须做到文字简明扼要、定性准确、客观公正、处理意见适当；
8、监察结论和处理决定必须按照规定格式书写,且一经下达,被监察部门必须严格执行。
第十四条 监察业务文书书写，一律用蓝、黑墨水书写，不得使用铅笔书写.
第四章 监察档案管理
第十五条 监察文件材料必须立卷归档保管，并按以下顺序排列:
1、单项监察情况一览表;
2、监察结论和处理决定及监察部门讨论该决定的会议记录；
3、被监察部门执行监察结论和处理决定的情况报告；
4、有关监察事项的请示、报告及总裁办主任和总裁的批复；
5、监察报告及审定该报告的会议记录；
6、被监察部门对监察报告的书面意见；
7、监察通知书;
8、监察取证材料，如监察工作底稿、监察工作记录、监察调查记录和监察旁证材料等；
9、经批准的监察工作计划书；
10、对监察工作的总结.
第十六条 监察档案应由专人负责保管,未经批准不得随意调阅。
第十七条 监察档案保存年限由公司具体规定。
第五章 特别规定
第十八条 监察部门人员应保守公司秘密,如需从有关部门带出资料，需经该部门经理或该部门上级管理中心副总经理以上人员或审计监察部经理批准，对特别重要的资料报总裁批准.
第十九条 监察部门可以在公司各部门聘请一定数量的义务监察员,配合监察部门的工作.
第二十条 各级各部门人员对违反公司各项管理程序和文件通知(规定)的部门和人员的投诉,一般问题不得超过3个月，重大问题不得超过6个月。
第六章违纪处理规定
第二十一条 对被监察部门查出违反公司有关规定的，视其情节严重程度,分别作出责令写出书面检查、通报批评、处以罚款、行政处分、追究刑事责任等处理.
第二十二条 监察部门在报经总裁批准后，有权要求被监察部门有重大嫌疑的人员在规定的地点、规定的时间内说清楚一些问题。
第二十三条 具体处罚规定如下：
1、阻挠、破坏监察工作的，给予100—1000元罚款，情节严重的,予以除名。
2、公司有明文规定的一律按公司有关规定执行。没有规定的依据《审计监察部处罚条例》执行。
五、 作业指导书
(一）纳入经常性审计的项目通知：
对公司业务进行审计监察是审计监察部的基本职责.为降低公司的采购成本和经营费用,促进办事的公开化和透明化,审计监察部拟对以下项目进行经常性审计，采用事前、事中和事后监督，对不符合公司文件规定和管理规范的事件进行审计监察。
一． 纳入经常性审计的项目有：
1. 行政采购(包括车辆加油和维修保养）
2. 工程采购、工程装修（含直营店、加盟店及其他公司负责的装修)
3. 广告项目（含广告用品的设计、印刷制作，以广播、电视、互联网等媒体、户外广告牌和以报刊、杂志为载体的广告等）
4. 业务中心商品采购返利、公司给加盟商的返利(业务中心商品采购暂时除外)。
二． 上述第一之1—3条统称为采购项目.采购分经常性采购、项目性采购和临时性采购等采购项目，按采购结算金额（现金、转帐支付、月结和约定付款条件等）划分为零星采购、一般采购、大型采购、特大型采购等采购项目。上述第一之4条由业务中心、财务中心每月10号前提供上月返利月报表.
1. 零星采购是指同类商品月均采购额在伍千元以下，全年累计采购额在陆万元以下的采购项目。
2. 一般采购是指同类商品月均采购额在伍千元以上至拾万元(含）,全年累计在陆万元以上至壹佰贰拾万元（含）的采购项目。
3. 大型采购是指同类商品月平均或单次采购在拾万元以上至壹佰万元(含），全年累计或单次采购额在壹佰贰拾万元以上至壹千贰佰万元（含)的采购项目（以下称一般采购以上的项目）。
4. 特大型采购是指同类商品月平均或单次采购在壹佰万元以上，全年累计采购额在壹千贰佰万元以上的采购项目
同类商品按功能和结构划分,同一功能的商品不能按最小结构拆分进行报帐（例:采购电脑不能拆分为硬盘、内存、CPU等）
经常性采购、项目性采购和临时性采购等采购项目必须不折不扣地接受审计监察，审计监察部对一般采购以上的项目实行事前、事中和事后全过程的实时跟踪与监督。 对零星采购项目，审计监察部认为有必要时，可参与采购的全过程跟踪监督与调查。
三． 一般采购以上的项目必须实行招投标采购制度.各管理中心或部门与审计监察部组成联合招投标小组，小组由正、副组长，书记员，组员等成员组成，组长由负责采购的中心或部门负责人担任，副组长由审计监察部指定人员担任，根据公平、公正、公开的原则组织招投标工作。
1. 采购的招标工作由负责采购的中心或部门负责市场摸底形成采购意向,根据采购意向制成采购计划，同时与审计监察部开展同步的市场价格调查.调查完毕后,由招投标小组组长组织召开小组第一次会议，根据双方市场价格调查的结果，综合各种因素,确定采购的品牌、规格、型号、质量等级、采购数量、交货方式、售后服务要求等，制成标书。
属广告类又不适宜采取招投标方式的（如在特定的电视台、广播电台播放广告，而播放广告的主体无法自由选择的），由负责的中心或部门将广告投放计划、广告播放合同或广告认刊书等交审计监察部备案.
当负责采购的中心或部门与审计监察部意见相左时，由招投标小组同时制作双方各自认可的标书两份,交由总裁裁决。
2. 项目性采购由于技术与专业要求，招投标小组不能制作标书的,由供应商提供解决方案.招投标小组组织召开会议，对各种解决方案进行分析，确定最佳方案，之后按本款第3条及以下各条执行。
3. 负责采购的中心或部门布置有关人员负责供应商的联系工作，要求供应商提供联系方法、供货信息、产品品牌、规格、型号、质量等级、有关配置等资料,并提供一份交审计监察部备案。审计监察部在市场调查过程中结识的供应商可以根据需要推荐给负责采购的中心或部门，负责采购的中心或部门,对审计监察部推荐的供应商必须一视同仁,不得歧视.为保证公司的合法权益以及供应商售后服务的及时、可靠，要求大型以上采购项目的供应商提供其公司或个体工商户的执照、税务登记证、品牌代理资格证书等法人资料复印件.
4. 负责供应商联系工作的中心或部门的有关人员，必须使用公司配备的手机卡或部门的固定电话；与供应商有相关的老乡、老同学、老同事、老上级、曾经任职的公司、亲戚或亲属等关系，在价格谈判方面应执行回避制度;约供应商上门谈判必须履行前台登记手续,谈判时必须有两人（或以上）同时在场，到供应商地点谈判的人员必须有旁证或证人。
5. 招投标小组必须在小组全体人员80％以上，且组长、副组长、书记员同时到场的情况下，举行“确定参加招投标会议的供应商，以及举行招投标会议的时间和地点"的第二次会议。会议由书记员记录,缺席会议人员须记载原因，且事后由缺席者签字确认.招投标小组在评审供应商提供资料的基础上，确定参加招投标的供应商名单.参加招投标的供应商在第二次会议确定下来后,由负责采购的中心或部门负责通知各供应商领取标书,并将通知的时间、地点、方式予以详细记录，以备事后查阅.供应商领取标书时，必须有签收手续；参加特大型采购项目招投标的供应商必须交纳一定的投标保证金（具体金额由招投标小组商定）.特大型采购项目可联合资讯部发布网上招投标信息.
6. 参加招投标会议的供应商必须在招投标会议开始前准时到达,逾期作弃权论处.供应商上交标书必须用专用档案袋封装，招投标小组在参加会议的成员前当面开启标书。
7. 通过招投标会议后，招投标小组确定意向性供应商,其数量为3—4家,由负责采购的中心或部门与审计监察部同步进行再一次的询价.招投标小组在询价的基础上召开最后一次会议，在考虑价格与服务及其他情况后，确定定点供应商或合作供应商1—2家(不能定点采购的须说明原因）。
四． 合同的签订与后续管理
1. 定点供应商或合作供应商确定后,进入合同签订程序。合同必须附加“保证供货价格随市场价格的下调而同步下调”、“如经公司调查发现市场价格已下调而供货价格未同步下调的，作违约论处，处以供应商2-5倍供货市场差价的违约金,从结算货款中抵扣"。合同签订后复印一份交审计监察部作备案与后续跟踪、监督管理之用。
2. 现有定点供应商与公司有供货往来而未签订合同的，必须补签合同。定点供应商实行按月资格查验制度,对以次充好,三次（含）以上未随行调低供货价，对公司采购人员进行贿赂的，违背商业诚信原则的供应商，取消其供货资格,并视情节轻重追究其经济和法律上的责任。
3. 负责采购的中心或部门必须定期了解市场价格行情,注意后续供应商的培育，与重合同、守信用的供应商建立长期友好的合作关系。
4. 负责与定点供应商或合作供应商联系的员工离职时，必须与公司办理交接手续，一并将供应商的资料、未完事项移交给接交人员，财务中心核查其往来帐目属实、清楚后,方可为其办理离职手续.
五． 供应商货款的结算
1. 定点供应商或合作供应商的货款的结算必须坚持月结或约定结算条件。对牵涉产品质量或服务的必须留有一定比例的余款,作为保障。
2. 货款的结算由