海外接待专员岗位说明书.docx

海外接待专员位说明书
一、岗位基本信息
岗位名称
海外接待专员
岗位编号

所属部门
海外综合管理部
岗位编制

直接上级
海外综合管理部经理
直接下级
无
职位类别
□管理类 □技术类 □营销类 ■专业类 □技能类
二、岗位目标
为了顺利完成部门销售业务，做好部门来访客户的接待工作。
三、主要工作职责（按重要性排序）
序号
概述
内容描述
1
负责来访人员接待工作
1、协助销售经理确定接待计划及接待规格
2、安排来访人员会谈、参观、住宿、就餐、旅游等事项
3、安排礼品、宣传资料、会议室及会议设施、样车参观
4、来访人员信息的登记统计
2
负责安排部门公务用车
1、 安排来访人员接送、游览用车
2、 安排部门内部人员公务用车
3
负责部门费用报销和统计分析工作
1、 负责部门报销单据的初审、送审工作
2、 负责部门各项费用的登记工作
3、 负责部门费用统计分析
4
负责礼品仓库的管理工作
1、负责部门礼品入库统计、申领、发放、库存盘点
2、负责部门礼品使用统计分析工作
5
负责部门日常行政支持工作
1、 负责部门办公用品的申领,发放
2、 负责部门6S工作的监督
3、 负责部门考勤工作
4、 负责部门图书馆管理工作
5、 负责部门国内外包年交通保险的申报
6、 其它日常行政支持工作
6
协助办理出差及签证事宜
1、 协助办理部门及公司因公出国人员的签证
2、 负责部门因公出差人员机票出票确定及对账统计工作
3、 负责部门出国保险的月度需求统计和统一申报
7
负责询盘信息的处理
1、 负责询盘信息的接收及转发
2、 负责询盘信息跟踪落实及统计分析工作
8
其它
1、 完成上级交办的其它工作
四、岗位关系图（该岗位在组织中的位置)
海外综合管理部经理
接待专员

海外销售综合管理员
商务专员

单证员
报检员
物流员
海外发车员
海外销售公司总经理

五、岗位权限
权限一
部门报销单据的初步审核权
六、主要工作关系
范 围
沟通部门/岗位
沟通内容/结果
部门内
所有岗位
工作沟通
部门间
（公司内部）
行政部/后勤专员
会议室安排和接待物品准备
财务部/审核专员
费用报销
销售业务部/接待员
样车、客户接待
信息部/IT资产管理员
IT设备准备
行政部/驾驶员
客户和部门用车安排
公司外部
来访人员
客户接待
宾馆、酒店、旅行社
客户接待
七、工作主要涉及流程

八、工作特征
时间要求
全日制
工作设备
个人专用
文具类,文件柜，电脑，电话
部门共用
打印机，复印机、传真机、扫描仪等
公司共用
网络
工作环境
开放式办公
九、任职资格
任职条件
内容描述
最低学历
大学专科
专业
旅游管理、文秘及相关专业
工作经验
1年以上本专业领域工作经验
资格证书

专业知识
精通商务礼仪知识、掌握汽车产品知识
专业技能
英语口语交流能力，外语能力,良好的电脑操作能力
能力素质
良好的沟通能力、团队协作能力
其它
形象气质佳，性格开朗，反映敏捷
十、职业发展
可晋升岗位

可轮岗岗位

入职培训
企业文化、公司及部门制度与流程、产品知识
在职培训
接待礼仪、人际沟通技巧