明源房地产ERP2.5.3—工作流管理系统操作手册.doc

工作流V3.0.4用户操作手册明源工作流管理系统V3。0。4用户操作手册售后服务咨询热线：0755 - 83283442电子邮件：servicemysoft。目录第1章系统概述11.1工作流系统概述11。2总体功能介绍1第2章流程管理22.1新建流程22。2我办理的流程72。3我发起的流程212.4流程查询232。5流程监控242。6流程代理（已更新,去掉代理模式授权）252。7文档管理262。8重置责任人(更新)272.9流程效率分析（更新）30第3章工作流配置323。1业务对象设置323.2流程定义353。3流程分类493。4文档分类503。5参数配置51第4章流程实例说明544。1建立流程模板554。2发起流程审批594.3部门经理对请假单进行审批594.4人事经理对请假单进行审批604.5流程归档604。6流转过程中对应审批人外出604。7流转过程中步骤责任人离职614。8流转过程中改变审批步骤61附录61附录一：利用其它工具制作表单方法61附录二:业务系统XML62附录三：工作流系统名词解释63前 言感谢您使用明源工作流管理系统 V3。0用户操作手册。本手册主要介绍如何使用工作流系统各模块的功能及相关操作.通过本手册您可以快速的熟悉并掌握工作流系统的应用。模块主要功能如下： 流程管理（处理日常业务如流程发起、查询、审批、会签、协商等）. 工作流配置（定义流程审批过程中的表单及流转过程）如果您想了解工作流的常用业务（如流程发起、查询、审批、会签、协商等）,请查阅明源工作流管理系统V3.0 快还应用手册或在系统中按F1键获取帮助信息。本书的编写约定格 式意 义“”窗口名称【】模块名称按钮名称 界面上的标签页小标题l明细说明，用于无先后次序的明细条目的说明提示信息 如果您想避免不必要的损失，就要牢记这些信息常见问题及解决方法版权声明本手册版权归明源软件所有，未经授权，禁止以任何方式复制传播.1 第1章 系统概述1.1 工作流系统概述在企业运营过程中,采用手工处理工作任务经常会遇到这样一些问题:为了签发一份合同而在各个部门奔波，并且经常因为负责人不在而造成工作的延误；而且与工作流相关的一些附件资料不能有效和统一的管理;工作流的审批意见不能完整地保存并归档；工作流审批后牵涉到的相关数据更新必须人工二次录入，而引发更多的待处理任务.为了更好的协助客户实现我们已有的业务系统功能，同时协助客户实现其它已有工作的审批流需要,工作流管理系统主要提供如下功能：1.2 总体功能介绍工作流V3.0版本主要解决下面几个问题:u 对工作模型进行优化和提炼,主要表现在轻控制、重留痕上，对用户的操作不作限制，但会详细记录用户的操作内容；u 能够帮助实施人员快速应用工作流引擎,简化流程的定义，提高业务对象、表单的可重用性；u 增加了流程发起时对流程全路径的预览功能,能够让流程的发起人清晰的看到流程的后续走向;u 对工作流审批UI进行重点调整,支持上下、左右两种UI风格,在操作上更具人性化,增强了操作的易用性。第2章 流程管理2.1 新建流程新建流程是指用户在进行业务审批时，按照公司规定的格式填写审批内容，按照公司规定的工作流程执行审批的发起过程。点击【流程管理】模块下的【新建流程】，如下图所示：新建流程模块主要功能如下： 如何发起流程 重新发起流程 定义常用流程2。1.2如何发起流程对于日常办公类审批，如请假申请、费用报销、加班申请、会议申请、工作计划审核等流程,可以统一在“新建流程”模块集中发起。操作如下：1） 进入“新建流程”主界面，在流程分类列表中选择流程模板,2） 点击即可打开流程发起界面，如图所示：当流程定义中设置了“业务数据比较域“才显示此按钮。点击“上传”按钮可上传审批附件3） 审阅业务信息,点击修改业务数据按钮,可转到编辑业务表单界面，可由发起人修改当前表单中的信息.点击同步表单按钮，可将业务系统中最新的业务数据提取到审批表单中.4） 上传审批附件。选择发起人岗位,填写“发起说明”.单击所上传的附件，可对附件进行查看、删除等操作。流程监控人最多允许选择5个5） 完成审批信息后，点击发起按钮，指定下一步骤及责任人，如图所示：当前流程如果定义了抄送人时，系统会自动带出抄送人。根据定义的流程，选择下一处理步骤及责任人。6） 选择“抄送人”及“通知方式”。7） 点击确定按钮.系统提示“发起成功，可以到【我发起的流程】模块查看该流程。8） 如果暂时不想发起，可以“保存为草稿”，用户在【我发起的流程_草稿】列表中可看到该流程.提示：l 如果流程定义了“业务数据比较域”,发起审批时，如果审批表单中的数据与业务数据内容不一致时，系统会进行提示.l 流程属性中的“紧急程度只有发起步骤才允许修改。其余步骤均不允许修改。l 在工作流配置对于不需要进行集中发起的流程，在新建流程模块不予显示。2。2。2重新发起流程流程打回到发起步骤后，用户可以重新编辑流程文档内容，重新发起流程，1. 点击【我办理的流程_待办】标签页，双击需“重新发起”的流程，2. 选择发起人岗位，填写“发起说明”3. 点击重新发起按钮,选择下一处理步骤及责任人，4. 点击确定即可发起新的一轮流程审批。“重新发起”时可对文档及附件进行“校稿”操作. 在历史表单中保存发起人“校稿”所产生的历史版本。5. “重新发起”时可对文档及附件进行“校稿操作。在历史表单中会保存历史版本。 发起人撤回流程流程发起以后，如果发现审批表单中存在一些错误时，可由发起人撤回, 调整后再重新发起。操作如下：1） 在“我发起的流程”-“处理中”标签页，选择需撤回的流程，点击撤回按钮。如图所示；2） 录入撤回原因，确定即可。系统提示“撤回成功。撤回后，在“审批记录”中显示详细的撤回记录。如图所示;撤回后的流程保存在“草稿标签中。提示:流程发起后，以下情况不允许撤回l 下一步骤责任人或处理人已阅读待办流程，也就是步骤状态为“在办”时，不允许撤回。l 下一步骤是另行指定责任人产生的临时步骤,不支持撤回。l 。流程已归档或已作废，都不允许撤回。2.1.1定义常用流程对于用户的常用的流程；可统一放在常用流程模板中,以方便操作。操作如下：1） 打开“新建流程界面，点击定义我的常用流程按钮,如图所示:2） 在下图所示界面中双击模板名称，可将其放入“常用流程模板”列表中.已被设置为常用流程以灰色显示。如图所示：可上下移动设置模板的显示顺序，此按钮可删除已选常用流程3） 点击确定按钮。所选流程在“我的常用模板列表”中显示。2.2 我办理的流程所有属于用户自己将要办理和已办理的流程节点信息,将通过不同状态显示在【我办理的流程】模块，用户可以及时关注并进行相应的处理。l 待办显示当前用户在将要办理的流程节点l 超时显示当前用户在规定办理时间尚未办理的流程节点.l 显示当前用户所有已办理的流程节点.l 显示所有抄送给当前用户的流程节点，抄送流程仅可查看不允许进行操作.l 全部显示当前用户所有超时标签页中可以查看。 已作废显示当前用户所有发起的但当前已作废的流程。点击关闭流程按钮。可将流程进行关闭。流程关闭后，仅在全部标签页中可以查看。 全部显示当前责任人，所有草稿处理中已通过未通过。如图所示：该信息中显示流程模板中设定的所有查询域，用户可以录入具体的域值进行查询.各查询域之间是“且的关系。文本类型的表单域要支持模糊查询；2.5 流程监控流程监控人可以对自己所监控的流程进行流程调整、作废、删除、打回等管理性操作。点击【流程管理】中的【流程监控】模块，系统默认显示流程状态为处理中的标签页:流程监控模块功能如下: 重设当前责任人流程流转的过程中,当责任人不存在或因为其它原因导致责任人变更时，可由流程监控人重新设定当前步骤的责任人。 作废选中要作废的流程,点击作废，录入作废原因，确定即可，可选择短信或邮件通知发起人。在【我发起的流程】/【已作废】，流程发起人可以查看到该流程。 重设监控人仅系统管理员有重设监控人的操作权限。重新设置监控人后，监控人可以在【流程监控】/【处理中】标签页查看该流程。 调整流程点击调整流程按钮，可由用户调整当前流程的待办步骤.提示：流程监控各标签页说明：l 超时：提醒监控人关注超时流程并进行处理.l 已通过：展示流程状态为“已通过”或“已归档的所有流程。l 已中止：显示已中止的所有流程,点击关闭流程可关闭已中止的流程.l 已作废：显示 “已作废”的所有流程，点击关闭流程可关闭已作废的流程。l 全部：显示处理中已作废标签页的所有流程,点击删除流程按钮，可删除流程状态为“已作废”的流程；2.6 流程代理（已更新,去掉代理模式授权）在企业的日常工作中,经常有员工请假或者外出的事情发生。为了避免用户请假或外出的情况下,对应的流程节点能够得到及时处理,不产生堆积感觉太技术化，改为“流程能够继续正常的执行”,用户可以为自己设置代理人。点击【流程管理】模块下的【流程代理】，打开流程代理主界面:流程代理模块主要功能如下： 新增代理人 取消代理 查看代理流程 新增代理人1) 点击新增代理人按钮，设置当前登陆用户的代理人，代理时间；2) 完成后，点击确定按钮。3) 设置了代理人的责任人登录后,系统会提醒当前责任人，及时撤消代理。在我的工作台增加友好信息的链接（*时间段，我的代理人是谁）,展示当前有效的代理。4) 关于代理授权，系统默认为代理人和责任人都可以收到待办信息。并做相应的处理.提示：l 系统默认为代理人和责任人都可以收到待办信息.l 代理状态说明：“新增代理人设置的代理信息默认为“当前”状态，当前用户之前设置的代理信息置为“历史”状态 ;l 用户（非系统管理员)需通过“取消代理”功能按钮将自己的当前被代理记录置为“历史”，l 系统管理员能够通过“取消代理”功能按钮将所有用户的当前被代理记录置为“历史. 取消代理取消代理功能将用户“代理信息列表”中代理状态为“当前”的代理数据置为“历史”状态;代理状态为“历史”的代理记录不允许删除； 查看代理流程1) 点击查看代理流程按扭，可以查看当前选择用户在代理时间范围内被指定的代理人处理的所有流程;2) 在弹出的“查看代理流程”的窗口中可以通过点击“流程名称”链接到“查看流程”页面查看流程的详细信息.2.7 文档管理该模块用于集中管理所有流程归档后产生的文档记录.用户登录后可以按流程分类查看到当前公司所有归档文档和当前用户为监控人的所有文档，并对文档进行相关操作。 如何新增文档1) 打开【流程管理】模块下的【文档管理】,选择文档分类，点击新增文档按钮2) 选择Word公文（系统暂时只支持Word公文):如图所示3) 打开Word公文界面,左侧为文档编辑区，右上侧为文档的名称、分类、所属单位信息，附件栏可上传附件.4) 完成后,保存即可。点击上传按钮，可上传文档相关附件，更多操作下可删除附件。 如何编辑文档点击编辑文档按钮，用户可以编辑已归档的流程文档和非流程文档的内容,并可为文档重新指定分类.点击按钮，可删除不需要的流程。2.8 重置责任人（更新)地产公司形成一定规模后,人员的入职离职,以及岗位变化会相对频繁.每当有人员离职或进行岗位变动时，企业流程管理部门通常会将该人正在处理的、或“、”和“或”不要同时出现已经设定为该人处理的流程整句改为该人负责处理的流程（包括正处理和等待处理）。,进行责任人替换处理,以便流程能够继续处理。【重置责任人】模块功能如下：l 用于当流程责任人调动或离职时,对其需要参与流程模版中定义的流程责任人进行批量替换。l 对所有流程流程实例中某人正在处理的、或已经设定为该人处理的流程进行批量替换、转交他人办理、作废等操作。2。8.1重置流程实例责任人系统支持对查找出的流程实例,进行单个或批量替换流程实例（当前待办、在办或未激活节点）的责任人。l 重设流程实例责任人 操作如下：1) 点击【流程管理】模块下的【重置责任人】，2) 打开“流程实例”标签页，选择原流程责任人,如下图所示：3) 在“流程列表”中选择需要替换责任人的流程.4) 点击重设责任人按钮，在“重置责任人”对话框中,选择“新责任人。5) 点击确定按钮。系统提示“重置责任人操作已成功”.选择新责任人提示：l 原节点处理人在办,并且节点的责任人或代理人签出了Word公文或附件编辑的情况下,替换责任人后,撤消文档及附件的签出.l 替换后，将原责任人的待办消息置为历史，并发待办消息提醒替换后的责任人进行流程处理.l 发起人指派系统支持对查找出的流程实例,单个或批量进行发起人指派的处理。发起人指派操作前，系统会提醒用户“确实要跳过当前步骤，由发起人指派吗？”,确定后，再进行发起人指派处理.只支持对审批和会签的流程进行发起人指派处理； 操作如下:1) 打开“流程实例”标签页，选择原流程责任人，如下图所示：2) 在“流程列表中选择要进行指派的流程。3) 点击发起人指派按钮，系统提示“确实要跳过当前步骤,由发起人指派吗？”4) 点击确定按钮.系统提示“发起人指派成功”。5) 发起人指派后，直接将当前步骤置为通过待指派，由发起人去指派下一步骤.6) 发起人指派后，给流程发起人发送指派消息.提示：l 只支持对当前激活节点是审批、会签的流程进行发起人指派处理;l 多人步骤不允许进行发起人指派.l 作废流程系统支持对查找出的流程实例，支持单个或批量进行作废流程处理。点击作废按钮，即可作废流程。 2.8.2删除草稿系统支持删除原责任人的流程草稿，并支持对草稿进行单个或批量删除操作。 操作如下：1) 打开“流程草稿”标签页,选择原流程责任人,如下图所示：2) 在“流程草稿列表”中选择需要删除的流程。3) 点击删除草稿按钮，系统提示如下图所示：。4) 点击确定按钮.即可删除流程草稿。2。8。3重置流程模板责任人对查找出的流程模板，系统支持单个或批量选择替换的流程模板，进行责任人替换。并支持选定责任人角色进行替换，如只替换流程模板中的步骤责任人，或者只替换流程模板中的监控人等.支持替换的原责任人角色为： 步骤责任人(审批、会签) 流程归档人 流程监控人 抄送人操作如下:1) 打开“流程模板”标签页,选择原流程责任人，如下图所示:2) 在“流程模板列表”中选择选择需要替换责任人的流程。3) 点击重设责任人按钮,打开“重设责任人对话框，如下图所示：。4) 选择“新责任人”。勾选择责任人角色。5) 点击确定按钮。即可完成流程模板的责任人的替换可以选定原责任人角色进行替换，如只替换流程模板中的步骤责任人，或者只替换流程模板中的监控人等。l 修改流程模板对查找出的流程模板，双击即可查看或修改流程模板。2.9 流程效率分析(更新）领导层需要查看对公司流程的执行情况的统计结果,以分析公司各业务环节执行效率情况.统计分为以下两个纬度:l 流程执行效率l 流程步骤执行效率2。9。1查看流程执行效率通过按流程模板统计流程实例的相关指标，如标准工作天数、平均工作时间天数、最长工作天数、最短工作天数等。通过这些数据可以确定出那个业务流程可能存在问题，进行关注.操作如下：1) 打开“流程效率分析模块，如下图所示：2) 选择“所属单位”和“流程发起日期”.3) 点击查找按钮，系统按流程的发起时间和所属公司进行查找已归档的流程。所属单位是指发起人发起时所选的岗位所在的公司。2。9。2查看步骤效率分析通过对流程效率的统计，当发现某类流程效率较低时，可以再对该类流程的步骤进行分析，分析步骤的平均工作天数、最长工作天数、最短工作天数等。通过步骤效率数据分析流程的步骤设置是否合理，进一步优化流程。操作如下：1) 点击上图所示的步骤效率分析按钮,显示如下图所示分析界面：2) 界面中展示所选公司使用的流程模板及其对应流程实例的效率指标数据。提示：步骤实例工作天数统计规则：l 先统计步骤实例中每个步骤路径的工作天数,用步骤路径办结时的时间用汉字可能比较好步骤路径激活时的时间。l 工作天数的统计精确到天,最大取整，并排除非工作日.l 流程实例中,步骤有可能被实例化多次(如:打回处理），所以步骤的工作天数，取该流程实例下当前步骤被实例化的所有步骤路径的工作天数之和.第3章 工作流配置用于配置工作流系统使用过程中需要的相关业务参数,并对流程模板进行定义和管理。3.1 业务对象设置如果确定流程需要关联业务系统来使用，或更新对应数据库信息，在定义流程模板前用户需要先定义相关的业务对象。通过业务对象的定义，用户也可以将流程审批内容新增到自己的业务表中，点击【工作流配置】模块下的【业务对象】。如图所示;系统提供:简单对象、复杂对象两种不同的业务对象设置方式。用户可以自行定义简单的业务对象，将数据回填到数据库对应表，复杂业务对象需要我方技术人员协助客户来进行定义。3.1.1新增简单对象简单对象即不需要从业务数据库取数，更新过程仅涉及数据库单个表的对象。以定义一个请假流程，并需要在数据库记录所有的请假记录为例，首先需要定义一个“请假单”的业务对象,建立业务对象的步骤如下:第一步：通过明源数据建模工具在数据库中建立请假表（MyHolidyaApply）,具体字段用户可根据实际情况来设定。第二步：点击新增业务对象简单对象，显示如图所示界面：第三步：在【业务对象简单对象】录入业务表单信息，界面主要信息如下：l 选择页面地址：由开发人员提供的，在工作流系统中集中发起业务记录的选择页面地址,不需要根据业务记录来发起的流程可不填.l 表/视图：简单业务表单可选择对应的数据库表，点击“”打开【查询窗口】，输入查询条件,或者直接点击查找，选择对应的数据表确定即可，这里选择请假表。l 主键：选择表内容后自动带出表中所有字段，用户可在主键下拉列表中选择对应的表主键.第四步:建立简单对象的业务域信息“域”即在流程表单中的编辑栏位，选择对应的业务对象后,就可以新增域。每个域必须指定一个在数据表中对应的字段；如果需要在流程执行完成后自动更新对应数据表的字段，必须勾选“是否允许更新”属性.3.1。2新增复杂对象复杂对象适应的场景有两种：1。 流程审批表单需要从业务表中取出相关数据，取数或归档都有比较复杂的业务逻辑;2. 表单数据关系比较复杂,需要关联取数以及需要进行保存操作.比如：与业务系统结合的预计合同审批,需要从合同表中取出对应合同信息，通过审批后更新合同的有效签约金额。需要由开发人员来提供对应的“选择页面地址“业务类XML建立复杂对象的步骤如下：第一步:点击新增业务对象菜单中的复杂对象，第二步:在【业务对象复杂对象】界面录入业务表单信息，如图：14l 选择页面地址:由开发人员提供的，在工作流系统集中发起业务记录的选择页面地址,不需要根据业务记录来发起的流程可不填l 业务类XML:由开发人员提供的业务XML，通过业务类XML，从数据库取数、归档后更新数据库l 结合业务系统使用，系统已预先定义一些业务系统相关选择页面地址业务类XML请参考：业务系统XML1. 修改业务对象双击业务对象列表记录，即可对业务对象进行修改，修改后保存即可。修改界面显示标签页，在该标签页，用户可以查看该业务对象被哪些流程模板使用.如下图所示：2. 删除业务对象选中要删除的业务对象，点击工具栏操作/删除，确定删除即可.提示：l 建议辅助录入的“值”和“显示内容”一致，方便用户用下拉选项作为流转条件； l 业务对象被流程模板引用，不允许删除； l 当引用业务对象的流程实例状态为:“草稿“处理中”“通过”时，不允许删除业务对象.警告:l 业务对象如果修改了域名称、或新增、删除域后，而这些域已经在模板中被使用或将要被使用,则需要在流程定义中手动更新，方法是:1、重新选择一次数据来源；2、对应调整表单内容，增加、修改或删除业务域;3、调整流程基本信息中的可查询域，步骤定义中的可编辑域、不显示域；4、如果发生变化的域在步骤地分支条件中被使用，也要对应修改。3.2 流程定义通过流程定义，用户可以定义不同的业务流程,以满足企业中工作流程灵活多变的需要。点击【工作流配置】模块下的【流程定义】，系统提供的流程类型有:HTML表单流程、Word公文流程、定制表单流程.用户在新增流程模板前需要考虑建立的流程适用何种流程类型。流程类型一旦确定,不可修改.HTML表单流程 表单格式是HTML 流程步骤有分支条件，需要进行条件流转， 完成审批后需要更新业务数据 表单内容需要进行权限控制，不同的步骤可以填写、查看不同的内容Word公文流程 表单格式是Word 多个人对同一Word文档内容进行审批,实现文档协同,支持留痕定制表单流程 普通的表单不能满足的情况（界面上有复杂的业务逻辑等）,需要技术人员提供对应的“扩展表单URL”地址，该表单内容由技术人员来协助设定表单内容.3.2.1 如何新增表单流程以建立一个“请假单审批过程为例，说明建立一个表单流程的全过程.流程设计的步骤如下;第一步:定义业务对象请参考“新增业务对象”；如果流程表单不需要关联业务对象,可以直接从第二步开始定义流程模板。 第二步：新增表单流程模板，定义流程基本资料选中“流程分类中对应的流程,点击新增流程/HTML表单流程，填写流程定义基本资料，详见定义流程基本信息.第三步:定义文档内容流程后保存,页面将显示文档内容、步骤定义标签页，点击文档内容标签页，用户可直接使用文档内容中自带的Web编辑器建立表单,也可在其它如：Word、Excel、或网页制作工具（FrontPage)下建立此表单，再将此表单拷贝到web编辑器中,如图所示： 详见定义流程文档内容此处标识为文档自带的Web编辑器 第四步:定义流程步骤一项审批工作,往往有多个步骤来完成。新增流程模板时，系统会自动生成“发起和“归档”两个步骤，如图所示;用户需要自行定义其它“审批”或“会签中间步骤,中间步骤定义完成后，将各个步骤按业务流程的顺序进行连接.详见定义流程步骤信息,第五步：定义分支流程选中分支步骤的箭头,当箭头会变成红色，双击打开“定义分支条件对话框,设置完成后，如下图所示；流程分支条件第六步：定义流程可查询域：流程定义好