万科地产工程合同管理程序.doc

工程合同管理程序

编制
王卫锋
日期
2004—8—26

审核
唐激扬
日期
2004—8-26

批准
刘荣先
日期
2004—8—26

流程要素
流程目标：

流程时间要求

流程监控点数目

流程主要责任岗位
工程管理部
流程涉及职位数目

修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
2004—10—15
A/1
3。2、4。2。1、5.2、5。3。3、5.4。1、5。5。1、5。5。2、5.6.4、6、7
王卫锋
唐激扬
刘荣先
2005—3—3
A/2
3。1、4、5.1。3、5。2.3、5。2.4、5。2.5、5。5。1、5.6、5.7
王卫锋
唐激扬
刘荣先

1. 目的
通过对工程合同拟稿、审批过程、审批权限、保管、履行、监控的规定，维护公司利益，减少风险。
2. 适用范围
公司签署的工程施工承包、工程设备材料采购合同管理。
3. 术语和定义
3.1. 工程合同类别：
a） 战略采购协议及战略施工协议
b） 大于五万元的工程施工类承包合同，施工补充协议
c） 大于五万元的工程设备材料采购合同
d） 施工监理合同
e） 质量监督检验协议、安全监督协议
f） 用电、用水协议
g） 零星合同：b）、c)项≤五万元的合同
3.2. 索赔：
当供方存在不履行合同的行为或履行合同没有达到合同要求时,向其提出要求支付违约金或赔偿损失的行为。
4. 职责
4.1. 工程管理部
4.1.1. 经办3.1工程合同类别中a）～e）项合同的签署并建立《工程合同台帐》。
4.1.2. 参与进行单笔大于5万元的索赔。
4.2. 项目经理部
4.2.1. 经办3。1工程合同类别中f）～g）项合同的签署并建立《工程合同台帐》。
4.2.2. 负责合同的履行、收集的索赔证据及索赔。
4.3. 成本管理部
4.3.1. 负责采购要求、合同拟稿的评审。
4.3.2. 负责合同中经济条款的履行。
4.3.3. 参与合同索赔。
4.4. 法律室
4.4.1. 负责合同稿件的法律审核。
4.4.2. 当项目经理部提出要求时,参与合同索赔。
4.5. 客户服务中心
4.5.1. 负责工程竣工移交后工程合同的履行.
4.6. 项目总经理
4.7. 负责批准5万元（含)以下的工程合同拟稿.
4.8. 工程总监
4.9. 批准5万元以上的工程合同拟稿。
4.10. 主管财务的副总经理批准100万元(含）以上的工程合同拟稿
4.11. 总经理批准300万元以上的工程合同拟稿。
5. 工作程序
5.1. 确定合同方
5.1.1. 工程供方必须按照《工程采购管理程序》的规定来选择。
5.1.2. 质量监督检验、安全监督、燃气监理、有限电视、用水、用电直接与政府授权或指定的单位签署合同.
5.1.3. 其他需要与指定单位签署合同的，需得到工程总监批准。
5.2. 工程合同拟稿审批
5.2.1. 除施工报建、质量监督检验、安全监督、燃气监理、有线电视、用水、用电的合同可采用对方提供的版本外，其余文件应由经办部门拟稿,拟稿时应参照已签署的工程合同及相关案例。
5.2.2. 工程合同拟稿必须经过审批之后方可发出.
5.2.3. 大于五万元的工程合同拟稿审批结束，经办部门按照审批意见修改之后，加盖防止换页的工程标识，有修改意见的，再次由成本管理部复核,成本管理部复核完成后，在合适部位加盖防止换页的成本标识，记录反映在《工程合同拟稿审批表》。
5.2.4. 小于等于五万元的工程合同拟稿审批结束，经办部门按照审批意见修改之后,由项目总经理或其授权人员复核，记录反映在《零星工程合同拟稿审批表》。
5.2.5. 工程合同编号具体按照《质量记录和档案管理程序》执行。
5.2.6. 工程合同审批权限以金额及是否标准版本划分,按下表执行：
金额
工程管理部
成本管理部
法律室
项目经理部
工程总监
副总经理
总经理
合同金额≤5万元

☆

☆

5万元＜合同金额＜100万元
☆
☆
☆
☆
☆

100≤合同金额＜300万
☆
☆
☆
☆
☆
☆

300万元≤合同金额
☆
☆
☆
☆
☆
☆
☆
5.3. 工程合同签署
5.3.1. 工程合同原则由对方优先签字盖章。
5.3.2. 工程合同签署后应及时在《工程合同台帐》内登记。
5.4. 工程合同保管
5.4.1. 公司要求保留有两份以上原件，分别存档案室、经办部门,履行部门存原件或复印件。
5.4.2. 工程合同经办部门负责将工程合同上传到总部工程管理部制定的互联网网页上，无法上传的合同应取得部门经理批准，并报总部工程管理部审批。
5.4.3. 拟稿审批原件存经办部门,具体按照《质量记录和档案管理程序》执行。
5.5. 合同履行及监控
5.5.1. 工程合同中的经济条款由成本管理部负责履行，具体按照《工程成本管理程序》执行。
5.5.2. 工程竣工之前，工程合同由项目经理部负责履行，具体按照《项目工程管理程序》执行,合同变更具体按照《顾客要求及设计工程变更控制程序》执行。
5.5.3. 工程竣工移交之后。工程合同由客户服务中心负责履行。
5.5.4. 总经理办公室负责对合同执行情况进行进度检查，具体按照《工作及服务质量控制程序》执行.
5.6. 索赔
5.6.1. 工程供方违反合同约定，由项目经理部收集证据并主持索赔，工程管理部、成本管理部参与,项目经理部提出要求时,法律室也应参与。
5.6.2. 索赔资料原件存经办部门，具体按照《质量记录和档案管理程序》执行.
5.7. 工程合同管理持续改进
5.7.1. 工程管理部负责合同文本的标准化工作，标准合同的定稿须经过工程管理部、成本管理部、财务管理部、法律室、工程总监、主管财务的副总经理审定，总经理批准.
5.7.2. 根据合同签署和履行、政府法规政策调整、案例分析等结论,合同文本应持续改进。
6. 支持性文件
6.1. VKSZ/QP/PR009《工程采购管理程序》
6.2. VKSZ/QP/CH002《工作及服务质量控制程序》
6.3. VKSZ/QP/DC002《质量记录和档案管理程序》
6.4. VKSZ/QP/PR007《工程成本管理程序》
6.5. VKSZ/QP/PR011《顾客要求及设计工程变更控制程序》
6.6. VKSZ/QP/PR012《项目工程管理程序》
7. 相关记录
7.1. VKSZ/QR/PR051《工程招标文件拟稿审批表》
7.2. VKSZ/QR/PR061《工程合同拟稿审批表》
7.3. VKSZ/QR/PR081《零星工程合同拟稿审批表》
7.4. VKSZ/QR/PR059《工程合同台帐》