行政部岗位说明书.doc

行政部
一、组织结构
总经办
后勤主管
行政前台
网络管理员

二、部门职责
1、负责建立健全公司综合性管理制度与流程,并推动实施、监控、评估、调整和优化；
3、协助召集总经理办公会议及公司综合性会议，监督落实总经理办公会议及其他相关高管级会议决议的执行情况；
4、起草、审核以公司名义发出的文件，收发、登记、传递文件和催办工作，做好档案管理；
5、负责公司公关、接待工作，协调处理对外综合性公共关系;
6、负责公司介绍信、证明信及总经办印章的管理使用；办理公司营业执照等相关证件的批办、年检、企业名称变更等工作；
7、提炼、建设公司企业文化；
8、负责文印、书刊杂志、办公用品、办公费用、内部信息和信息网络系统管理；
9、负责公司小车的日常调度和维护保养;
10、负责安保、绿化保洁、食堂管理；
11、负责公司对外宣传工作；
12、处理公司法律诉讼事务。
三、岗位说明书
总经办主任岗位说明书
基本信息
岗位名称
总经办主任
岗位代码
—-——----—-
所在部门
总经办
岗位等级
--——-—-——-
直接上级
人事行政总监
岗位定员
1
直接下属
总经办副主任
所辖人数

工作职责概述
负责总经办的管理工作。包括行政管理，企业文化建设，公共关系管理，网络管理，后勤服务，总经办内部管理。为公司发展提供后台支持。
工作职责
一级职责
二级职责
1、行政管理
1、编制、修订公司各项管理制度，并进行实施指导和监督；
2、组织公文上传下达、综合性文件撰写和文秘档案管理;
3、组织会务管理和办公用品采购工作；
4、办理各项工商事务；
5、保持与律师事务所、专利顾问以及政府相关部门的沟通与协调，协调处理公司各项法律事务。
2、企业文化建设
1、开展企业文化宣传，制作公司宣传资料；
2、编辑出版内部刊物；
3、组织策划企业文化建设活动；
4、实施企业文化培训。
3、公共关系管理
1、组织和接待相关单位的来访，处理地方关系和社会公益事务，处理重要函件，代表公司与外界有关部门和机构(包括新闻媒体）联络并保持良好的合作关系;
2、审核公司对外宣传的各种资料；
3、开展公关工作,协调、解决公司的公关危机,培养良好的外部关系,维护公司的良好形象。
4、网络管理
1、开展公司网络管理与维护;
2、指导公司机房、服务器、办公设备、考勤、门禁设备等管理；
3、组织IT系统规划和电子办公设备采购工作。
5、后勤服务
1、管理固定资产、协调办公环境布置；
2、监督办公区域和车间维护维修、清洁绿化、供电、供水、防火、防盗、装修改造等后勤事务；
3、组织开展食堂餐饮服务；
4、组织安保工作；
5、进行车辆调度.
6、总经办内部管理
1、拟定总经办组织架构，编制人员需求计划；
2、配合人力资源部完成总经办人员的招聘、面试、甄选、试用评估、录用和解聘;
3、合理分配工作任务,指导下属完成各项工作任务，积极进行团队建设；
4、完成对下属员工的工作监督、绩效考核和评价；
5、组织相关培训，指导总经办员工的职业生涯规划和能力开发.
7、其它工作
1、完成公司领导交办的其它工作；
2、完成其他部门需配合的工作.
工作协调关系
内部协调部门
中央研究院、营销中心、计划运营部、安全质量部、财务部、人力资源部、采购部、物控部、审计室、分子公司
外部协调机构
管委会政府相关部门、工商、物业、合作单位等
管理权限
财务权限
总经办预算的建议权
总经办预算内支出的审核权
总经办预算外支出的建议权
人事权限
直接下属招聘、任免、调动、培训、解聘的建议权
间接下属招聘、任免、调动、培训、解聘的审核权
总经办员工薪酬、福利、职级调整的建议权
总经办员工请假（1天以内）的审批权
直接下属的考核权和奖惩审核权
间接下属考核和奖惩建议的审批权
业务权限
总经办提交结果性文件的审核权
公司基本管理制度、流程修改的审核权
公司对外宣传材料的审核权
行政事务的监督权
公司物资采购的审核权
任职资格
学历及职称
本科及以上
专业
行政管理、中文、文秘以及相关专业
上岗资格证书

工作经验
10年以上相关工作经验，5年以上部门管理经验
所需培训
公司企业文化、行政管理、文秘、电动汽车行业基础知识、管理技能等相关培训
知识与技能
1、熟悉行业、企业管理、行政管理基本知识及相关法律、法规、政策；
2、掌握公文处理制度与办法;
3、掌握写作相关知识;
4、掌握常用计算机操作技能.
能力与素质
1、具有很强的责任心、团队合作与团队管理能力；
2、具有较强的制度构建及制度优化能力;
3、具有较强的组织协调、监督控制、计划推行的能力；
4、具有较强的统筹规划和分析判断能力；
5、具有较强的沟通协调能力；
6、具有较强的写作和表达能力。
备注

后勤主管岗位说明书
基本信息
岗位名称
后勤主管
岗位代码
---————-—-
所在部门
总经办
岗位等级
———-----—-
直接上级
总经办主任
岗位定员
1
直接下属
总经办副主任
所辖人数

工作职责概述
负责公司后勤管理工作.包括员工食堂管理,宿舍管理，办公环境管理，物资保障管理，安全管理等，为公司发展提供后勤支持。
工作职责
一级职责
二级职责
1、员工食堂管理
1、员工伙食质量的改善与管理;
2、员工伙食物资采购计划的制定及价格的控制；
3、员工餐厅器材设备的采购、管理及价格控制;
4、员工食堂的日常管理。
2、员工宿舍管理
1、员工宿舍管理制度的制定与执行；
2、员工宿舍的分派，宿舍物资台帐的建立与管理;
3、员工宿舍水、电、卫生管控；
4、员工业余生活的优化与改善。
3、办公环境管理
1、办公物资采购计划的制定,办公、劳保用品的控制；
2、水、电等办公资源的控制与利用；
3、办公设备与个人台帐的建立；
4、公司绿化及整体办公环境的优化、改善.
4、车辆管理
1、公司车辆的使用调配；
2、公司车辆的日常维修与保养；
3、公司车辆证件的年审工作；
4、公司车辆用油管理与控制；
5、公司车辆违规违章事故处理。
5、保安管理
1、保安队伍的建设与管理；
2、保安人员工作安排、指挥、监督；
3、企业日常安全工作。
6、其它工作
1、完成公司领导交办的其它工作；
2、完成其他部门需配合的工作.
工作协调关系
内部协调部门
营销中心、计划运营部、安全质量部、财务部、人力资源部、采购部、物控部、审计室
外部协调机构
后勤物资供应商
管理权限
财务权限
后勤预算的建议权
后勤预算内支出的审核权
后勤预算外支出的建议权
人事权限
直接下属招聘、任免、调动、培训、解聘的建议权
间接下属招聘、任免、调动、培训、解聘的审核权
后勤部员工薪酬、福利、职级调整的建议权
后勤部员工请假（1天以内）的审批权
直接下属的考核权和奖惩审核权
间接下属考核和奖惩建议的审批权
业务权限
后勤事务的监督权
任职资格
学历及职称
大专及以上
专业
行政管理以及相关专业
上岗资格证书

工作经验
3年以上相关工作经验，1年以上同岗位工作经验
所需培训
行政管理、管理技能等相关培训
知识与技能
1、熟悉行业、企业管理、行政管理基本知识及相关法律、法规、政策；
2、掌握常用计算机操作技能；
3、熟悉后勤物资采购流程与渠道。
能力与素质
1、具有很强的责任心、团队合作与团队管理能力；
2、具有较强的组织协调、监督控制、计划推行的能力；
3、具有较强的沟通协调能力。
备注

网络管理岗位说明书
基本信息
岗位名称
网络管理岗
岗位代码
-—-—-—----
所在部门
总经办
岗位等级
--———--———
直接上级
总经办主任
岗位定员
1人
直接下属

所辖人数

工作职责概述
负责公司的网络管理工作。包括公司网络管理，公司机房、服务器管理,公司办公设备管理，公司考勤、门禁设备的管理，IT系统规划、支持，电子办公设备采购,摄像、照相、录音。为公司提供信息化办公支持.
工作职责
一级职责
二级职责
1、公司网络管理
1、管理、维护公司互联网,及时处理故障；
2、管理、维护公司局域网，及时处理故障;
3、管理、维护公司电话网络,及时处理故障。
2、公司机房、服务器管理
1、管理、维护公司机房设备,及时处理故障；
2、管理、维护公司邮件服务、文件共享服务(含帐号管理)，及时处理故障；
3、管理、维护公司域名；
4、更新、备份、管理、维护公司网站信息，及时处理故障。
3、公司办公设备管理
1、管理、维护公司台式、笔记本电脑的软、硬件,及时处理故障；
2、管理、维护公司打印机、传真机、一体机及其耗材,及时处理故障;
3、管理、维护公司录音笔、照相机、摄相机、供放、音箱、投影仪等设备，及时处理故障；
4、登记、造册、调拨公司办公设备资产,及时报废废旧资产.
4、公司考勤、门禁设备的管理
管理、维护公司考勤、门禁设备，及时处理故障。
5、IT系统规划、支持
为公司项目提供IT方面的规划、支持和咨询.
6、电子办公设备采购
1、进行电子办公设备调研、询价；
2、采购电子办公设备。
7、摄像、照相、录音
为公司相关活动提供摄像、照相、录音服务.
8、其它工作
1、完成公司领导交办的其它工作;
2、完成总经办领导交办的其它工作。
工作协调关系
内部协调部门

外部协调机构
各设备厂商、各服务商、各经销商、各技术单位等相关公司、单位
管理权限
财务权限
公司IT预算的申请、建议权
人事权限

业务权限
IT项目计划的建议权、申请权
公司电子办公设备采购的申请权、建议权
施工过程中技术问题的建议权
施工技术、质量的监督权
任职资格
学历及职称
大专及以上
专业
计算机、网络以及相关专业
上岗资格证书

工作经验
3年以上相关工作经验
所需培训
公司企业文化、计算机操作系统、计算机网络等相关培训
知识与技能
1、掌握网络维护与建设等专业知识,掌握主流网络设备的配置与操作，具有企业信息网络组网的技能；
2、精通windows xp、7、2003server、2008server等常用操作系统;
3、掌握网络设备及办公周边设备的安装、调试和维护技能;
4、熟悉一般erp、oa系统的安装、调试、维护；
5、熟悉平面设备软件的使用；
6、熟悉各种计算机、网络设备的软、硬件市场、价格、渠道。
能力与素质
1、具有较强的责任心与团队合作能力;
2、具有较强的解决问题、沟通协调能力；
3、具有较强的学习能力和上进心。
备注

行政前台岗位说明书
基本信息
岗位名称
行政前台岗
岗位代码
-—-—-—--——
所在部门
总经办
岗位等级
--—-——----
直接上级
总经办主任
岗位定员

直接下属

所辖人数

工作职责概述
负责公司前台接待及行政工作。包括电话接听，客户接待，办公用品采购，文件资料与图书管理,行政后勤。为公司提供行政支持。
工作职责
一级职责
二级职责
1、接听电话
1、接听电话，记录留言；
2、按需求转接电话；
3、回答来电问题，提供常规的非保密信息。
2、客户接待
1、接待来访客人，确认来访目的，通报相关部门；
2、向客户传达信息和文件。
3、办公用品采购
1、每月统计各部门办公用品申请，及时联系采购;
2、跟踪采购送货并进行协调；
3、发放办公用品并登记,建立台账。
4、文件资料与图书管理
1、记录、输入、整理工作信息并存档；
2、更新和管理员工通讯地址、电话号码、邮箱等联系方式；
3、整理、保存各种表格文件、报销发票;
4、提供文件打印、复印和扫描服务；
5、及时登记新到书籍,规范借阅手续，建立借阅台账.
5、行政后勤
1、提供会议服务；
2、办理新员工饭卡、出入证，离职时统一收回并登记；
3、每天统计各部门加班人员,并发放餐票；
4、帮助各部门员工收发快递，并做好领用登记;
5、帮助各部门订机票、火车票、客房等，登记差旅人员行程等及联络方式，接受款项和发票。
6、其他工作
1、完成公司领导交办的其它工作；
2、完成总经办领导交办的其它工作。
工作协调关系
内部协调部门

外部协调机构
来访客人
管理权限
财务权限

人事权限

业务权限

任职资格
学历及职称
大专及以上
专业
行政管理、中文、文秘以及相关专业
上岗资格证书

工作经验

所需培训
公司企业文化、商务礼仪等相关培训
知识与技能
1、熟悉前台工作流程；
2、熟悉文书写作、档案管理知识；
3、熟悉礼仪知识；
4、熟练操作办公自动化设备。
能力与素质
1、具有较强的责任心与团队合作能力;
2、具有较强的理解能力及组织协调能力;
3、具有较强的亲和力、灵活性和服务意识；
4、具有较强的沟通和表达能力.
备注