总公司与分公司之间如何进行财务管理和控制.doc

总公司与分公司之间如何进行财务管理和控制?一、营运方式与财务组织架构设置:1. 营运方式为：授权控制总公司对分公司在一定授权范围内由分公司相对自主经营，在授权范围以外的财务事项,则要报总公司批准，形成总、分公司之间的授权控制制度。(1）资产管理授权总公司对分公司资产管理的授权，是设立分公司而自然产生的授权，其对应的责任是保证资产的安全完整和良好使用，使资产保值增值,通过运营资产创造利润。但此授权也不应是完全授权，分公司资产处置的权力应受到限制。(2)资金支出授权对资金支出的授权.此授权依总、分公司财务管理分权程度不同而不同。最大范围的分权,是使分公司按照模拟法人的方式运做。在这种模式下，分公司可以拥有正常情况下完全的资金支出审批权。当然，在分公司非正常情况下使用的资金或者大额的资金，比如技术改造、大额合同、大额预算变动、资产处置等，则必须报请总公司审批支出。对分公司资金支出最小范围的分权，是使分公司按照车间的方式运做.这种模式下，分公司相当于总公司的一个大的车间,只是在生产和技术方面被充分授权,其资金支出审批权的范围，只限于零星的小额支出。对分公司资金支出的授权，使分公司拥有部分财务支配的能力，因此必须对分公司财务支出进行监控.常规的事前控制方法就是要分公司实行预算制度,使资金“算了再用；总公司也可以据此了解各分公司预算资金盈缺状况,在各分公司内合理调配资金，提高资金的使用效率。常规的事中和事后控制则依靠健全的会计核算和控制制度。根据上述授权原则：一般来说，总公司财务部必须能够控制各分公司的财务部，包括人员任免、资金控制、制度设计等。如果分公司都能独立负责盈亏,业务性质互相之间很不一样，可以考虑授予当地财务人员比较大的权限.否则，应该把款项收入尽量集中到总公司，分公司支出审批限额设定得低一些;分公司的财务权力是管理资产，财务责任是实现利润，实现利润后根据薪酬制度兑现有关管理和生产人员的利益。总公司对分公司财务管理通过授权控制、预算管理、会计核算、审计监督等方式,安排分公司的财务责权利体系。2. 财务人员实行委派制： 分公司所有财务负责人员均由总公司委派,即子公司的财务负责人由母公司直接委派,向母公司负责,其工资人事关系、福利待遇等由母公司管理.不受分公司经理管理, 与分公司经理分别向总公司汇报, 互相制约，这时,财务负责人的地位仅次于分支机构负责人,同时还对分支机构负有整体监控的责任.财务委派制和业务管理的双轨制有一定的好处，但要处理好财务人员与分公司经理的关系和如何安定财务人员的情绪是一个比较棘手的问题.若财务与经营管理两轨并行，需要内部控制的基础.所以我们更要求管理人员有比较好的职业修养和沟通技巧。3. 实行收支两条线管理： 设置收款专户和费用专户， 对于销售回款进入收款专户， 专户由总公司掌握， 禁止分公司在专户提款. 分公司的日常开支, 只允许在费用专户存款中支出， 费用专户根据分公司的申请, 经相应的授权批准, 由总公司拨款.分公司大的支出一定要报总公司批准,如固定资产投资计划，大规模的材料采购等，必须报总公司审核以后才能实施。4. 会计核算:统一科目设置、报表项目格式及报送时间要求,总公司应该有专人对这些报表进行审核分析，及时发现潜在问题；对于某些共同的往来单位,还应该统一代码,所有内部单位都必须按此代码执行，这样对合并报表工作有很大的帮助。报表全部是统一的一套表格，每月通过规定途径在规定时间以前上传至总公司财务部，表格若设置得比较详细，那所有科目的明细及变动科目都能反映出来。5. 完善的内部控制制度, 使所有财务业务都有法可依.。然后按制度执行,同时加强对制度执行的监督审计.制度建设是财务控制的基础.构建母子公司的财务控制框架,具体为：首先必须建立统一的资金控制制度、成本费用控制制度、财务预算制度、财务评价制度等、会计核算制度,母公司对分公司并不负责管理和实施，只需监督和控制管理过程的有效性，以保证财务信息的质量，从而提高整个集团经营决策的正确性。6. 在总、分公司之间要建立一套健全的财务信息，系统以计算机为支撑,分公司要向总公司提供财务周报、月报、年报，以便总部全面了解和控制经营情况.每周要向总公司报送：“销售明细表（赊销应单独注明，单独汇总）”、“货款回收明细表等。每月要向总部报送“月度会计报表”、“银行存款余额调节表”、“经营费用明细表”、“存货盘点表”、“应收账款账期分析表（含可能坏账百分比及可能之坏账)”、“销售收入、经营费用最新预测表（滚动预算）等。同时对主要问题和重要事项予以文字说明.根据各分公司每月传递的信息,总部财务应做出灵敏反映，不断做出最新的财务预计,使预算成为滚动的，真正达到控制实际的作用。7. 加大内审力度, 总公司应成立专职的审计部， 每年每个分公司至少要审计一次。对违规一定不要手软.二、 分公司财务管理的目标分公司财务部作为总部直属的财务平台，与企业大的目标必须一致,即从基层为企业创造利润最大的目标化做积累，但作为一个分公司，其财务管理的目标表现的更加具体：一、严格贯彻落实总部各项财务制度;二、保障分公司资金资产安全；三、加速资金周转,避免资金沉淀；四、加强财务分析与费用监控，落实总部各项考核指标；五、为营销队伍提供有效财务支持，做好服务工作；六、利用财务的公共关系沟通作用，为分公司建立一个良好的财务环境。三、 分公司财务管理的内容（一） 资产、资金管理总部对分公司的资金、资产管理一直是首当其冲的,资产的安全、资金的安全将直接影响到分公司的稳定性。对资金、资产的管理，都有严格的管理制度.如：固定资产管理制度、资金管理制度。1、固定资产管理(1）责任与权限:分公司对固定资产应加强管理，根据谁使用，谁管理的原则，把管理责任落实到各职能部门和个人,并明确管理的责任和权限.（2）检查：分公司每年末对固定资产进行一次全面检查，并根据谨慎性原则的要求,合理地预计各项资产可能发生的损失，计提固定资产减值准备（电脑设备不需计提减值准备)。对于已遭毁损、不再具有使用价值和转让价值的固定资产，应当全额计提减值准备.已全额计提减值准备的资产，不再计提折旧.（3)盘点处理：盘盈的固定资产、盘盈、盘亏的低值易耗品应由管理部门写出书面报告,报分公司负责人批准，财务审核后方可进行账务处理。盘亏的固定资产以及单价在800元以上的低值易耗品，必须报总公司财务部批准后方可转入待处理固定资产损失和待处理流动资产损失。分公司应尽快查明原因，对有关当事人、负责人进行严肃处理，以确保公司资产的完整性。待处理固定资产损失未经总公司主管副总以上批准,不得随意核销。2、低值易耗品管理（1）根据总部规定，低值易耗品实行一次性摊销，并计入相关费用。（2） 分公司对低值易耗品应加强管理，由行政人员设置在用低值易耗品明细台账进行实物管理；根据谁使用,谁管理的原则把管理责任落实到各职能部门和个人，并明确管理的责任和权限.财务部门亦应按低值易耗品存放地点、领用人设置在用低值易耗品明细台账，对低值易耗品进行监督管理。3、 加强存货管理：财务人员应该根据各类物资的实际库存和正常储备，结合当时的市场供求情况，制定出合理的库存量,并定期对存货进行清查，边清查边处理.对积压的物资，要采取措施利用各种销售手段尽快实现销售。对残缺的物资，要积极修复或回收，以便盘活资金、降低采购资金和储备成本。4、 加强价格管理扩大产品销售量、提高产品售价、争取更大的利润,是每一个驻外分公司的经营目标。但是，在价格管理上，财务人员不能一成不变。应根据存货的周转快慢、市场行情的变动情况等因素，协助领导做好价格的制定工作，对不同提货类型的客户实行不同的价格水平,从而使分公司形成合理的利润空间。5、 预算管理资金预算管理的目的：通过资金的预算管理,合理控制费用，变事后被动监督为事前预测、事中控制、事后改进，提高资金使用效率.(1)资金预算表编制方法：针对平台管理的多部门性,可制定相应的部门预算管理制度，各部门须向财务报预算,由财务汇总平衡后,报总部审批。总部批复后，分公司根据总部额度预留部分机动费后审批确定各部门费用,量化每个部门的费用额度,由各部门与财务共同控制费用。按期考核，加大部门负责人的管理责任，对于超支费用严格落实到责任人。(2）资金预算注意事项：（A）加强工作计划及费用支出预算的准确性,尽量减少资金超支或沉淀、挪用垫支等情况的发生.（B）各项费用要专款专用,严禁随意挪用。各项费用支出责任到人，最大限度的降低费用.（C)上月预算与实际使用的差异应在次月预算中进行适当调整,避免出现资金沉淀或资金缺损，保证资金使用效率。6、 费用监控费用监控作为财务人员基本的会计基础工作，必须严格执行总部的财务制度,坚持原则。在实务工作中，不但要做好事后审核，更要侧重于事前的管理，结合预算管理制度，为分公司综合全面把好费用关.财务人员在审核费用报销时应注意以下几点：(1)发生的一切支出都必须取得合法、有效的原始凭证(套印有税务局局监制章的发票或套印有财政局监制章的统一收款收据，并且必须加盖开票单位的发票专用章或财务专用章），所列单位名称、日期、金额等事项均应真实、准确，不得挖擦涂改，否则一律无效.如因所购物品种类较多,发票无法全部填写的，应要求出售方填开购物清单，清单上同样要加盖开票单位的发票专用章或财务专用章。对于非法或无效的原始凭证，财审部原则上不予报销。涉及到购买实物的业务开支,必须有保管人(或证明人）签名.（2）报销的所有单据要粘贴整齐，厚度均匀,超出报销单封面的部分要折叠好;申请人在报销单封面上注明附件有多少张；所有报销单据（包括现金报销单、支票付款申请单、差旅费报销单、借款单、材料报销单）必须以签字笔填写，不能使用圆珠笔.如果金额填写错误，必须重新填写报销单据.（3）经手人姓名要填写清楚,不得连笔书写；在合计栏中，大写前面一位用“”封顶，大写中为零的数字必须用“零”填写，不能用“”代替.（4）购买低值易耗品（单价在300元以上2000元以下的物品）必须由保管人在发票背面签字证明（如经办人为保管人的，应由本部门的其他人员签字证明）后方可报销；低值易耗品的保管人应对其负责保管的低值易耗品妥善管理，部门负责建立台帐备查，并对低值易耗品使用及存放情况进行检查。台帐应延续登记.（5)报销单据经部门长审核、财审部复核,按审批权限逐级审批后方可报帐。各项费用的报销，部门长要严格把关，按规定的开支标准认真审核后,再交财审部复核.（6） 财审部有权对不合法，不合规的凭证提出意见，并拒绝报销.5、财务分析（1)财务分析的定义：财务分析是指以财务报表和其他资料为依据和起点，采用专门的方法,系统分析和评价企业的 过去和现在的经营成果、财务状况及其变动，目的是了解过去、评价现在、预测未来,帮助利益关系集团改善决策。内部财务分析,不仅使用公开的报表数据，而且利用内部的数据,如：预算、成本等进行分析,找出管理行为和报表数据的关系，通过管理来改善未来的财务报表。财务分析的目的：评价过去的经营业绩；衡量现在的财务状况;预测未来的发展趋势.(2)财务分析的原则：A、客观性，及分析所依据的各项资料必须内容真实、数字准确，能如实反映企业的财务状况与财务绩效；B、可比性,即分析结果能在同行业不同企业之间进行比较.C、充分性，即搜集税务资料要能满足真实、客观地分析企业财务及经营情况的需要，既要搜集现状资料，又要搜集历史资料及同行业资料.D、科学性，主要指分析方法的科学性，即以辨证唯物论为依据，采用系统的分析方法.(3)财务分析的方法：A、比较分析法，对两个或几个有关的可比数据进行对比,揭示差异和矛盾.B、比率分析法,是指将财务报告中相互关联的指标加以比较，计算财务比率,据以解析和分析企业财务状况、经营业绩及各项财务能力的方法。C、因素分析法，是指为深入分析某一项指标，而将该指标按构成因素进行分解,分别测定各因素对该项指标的影响程度的一种分析方法。其作用在于揭示指标差异的成因,以便更深入、全面地了解和认识企业的财务状况及经营情况。(4)财务分析的程序:A、明确分析目的.B、搜集相关的信息。C、根据分析的目的把整体的各个部分分割开来，予以适当安排,使之符合需要。D、深入研究各部分的特殊本质。E、进一步研究各个部分的联系.F、解释结果,提供对决策有帮助的信息。(5）财务分析报告：财务分析报告是指财务分析主体对企业在一定时期筹资活动、投资活动、经营活动中的盈利状况、营运状况、偿债状况等进行分析与评价所形成的书面文字报告.财务分析报告是对企业财务分析结果的概括与总结，它对企业的经营者、投资者、债权人及其他有关单位或个人了解企业生产经营与财务状况，进行投资、经营、交易决策等都有着重要意义。（6）财务分析报告的格式与内容：A、基本财务情况反映 主要说明分公司各项财务指标的完成情况。包括:分公司盈利能力,即利润额或亏损额等；分公司营运情况,如:资金、存货、往来变动等；分公司内部考核及审计情况，如：下属办事处的各项财务指标等;其他，如:针对XX事项的专项说明等；B、主要成绩和重大事项说明 即在全面反映分公司总体财务状况的基础上，主要对企业经营管理中取得的成绩及原因进行说明；C、存在问题的分析 这一部分是财务报告的关键所在。问题分析，一要抓住关键问题,二要分清原因。例如：在下属办事处内部管理中,发现某一个办事处本月单台成本变动非常大，就要认真分析是费用过大，还是销量过低或其他原因，要分清是主管原因还是客观原因;D、提出改进措施 财务分析的目的是发现并解决问题，财务报告对分公司问题必须提出切实可行的改进意见。如：针对某项专项活动出现的促销品管理混乱情况，提出加大审计力度，落实相关责任人等多方面改进意见.财务分析报告的编写要求：一、突出重点、兼顾一般;二、观点明确、抓住关键；三、注重时效、及时编报；四、客观公正、真实可靠;五、报告清楚、文字简练。四、 分公司的财务审计-审计的委托方是总公司，它是在总公司负责人领导下所进行的一种经济监督活动，其监督方式主要是检查和评价；-审计人员要具有独立意识,要独立于被审计活动之外;-审计应以与被审查事项有关的法律、法规、政策和公认的会计准则、审计准则和有关制度、规定作为依据来进行检查和评价；-审计不仅要检查、评价经济活动及其记录的真实性和合法性，而且要检查、评价这些活动的效益性，包括各项经济活动的效率、效果和经济节约；审计要向单位负责人提出有关审计项目的审计报告,并对改进经营管理提出建议,以发挥其参谋作用;-审计的内容：重视内部控制制度的合理性和完善性进行评价;是否存在管理漏洞；-根据现行的有关制度，对违纪、违规的查处；分公司的常规审计:审计计划：编制审计计划书，确定审计人员和审计期时间，确定审计的内容（人员工资、终端建设、促销物料及礼品）,取得被审计单位的背景资料,实施审计:有些被审单位人员较少，业务较简单,可以不必进行符合性测试，直接进行实质性审计.出具审计报告：根据审计依据、得出审计结论例如： 购货业务的控制目标、内部控制和测试一览表内部控制目标关键的内部控制常用的内部控制测试常用的实质性测试所记录的购货业务都已收到物品或已接受劳务,并符合购货方的最大利益（存在与发生）请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后查验付款单是否附有单据检查核准购货标志检查内部检查的标志复核采购明细账、总账及应付账款明细账，注意是否有大额或不正常的金额 审查卖方发票、验收单、订货单和请购单的合理性和真实性追查存货的采购至存货永续盘存记录检查取得的固定资产已发生的购货业务均已记录（完整性）订货单、验收单、卖方发票均经事先编者号并已登记入账检查订货单、验收单、卖方发票连续编号的完整性从验收单追查至采购明细账从卖方发票追查至采购明细账所记录的购货业务估价正确（估价与分摊)计算和金额的内部查核采购价格和折扣的批准审核内部检查的标志审核批准采购价格和折扣的标志将采购明细账中记录的业务同卖方发票、验收单和其他证明文件比较复算包括折扣和运费在内的卖方发票缮写的准确性购货业务的分类正确（分类)采用适当的会计科目表分类的内部核查审查工作手册和会计科目表检查有关凭证上内部核查的标记参照卖方发票,比较会计科目表上的分类购货业务按正确的日期记录（及时性)要求一收到商品或接受劳务就记录购货业务 内部核查检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在检查内部核查标志将验收单和卖方发票上的日期与采购明细账中的日期进行比较购货业务被正确记应付款和存货等明细账中，并被准确汇总(过账和汇总)应付账款明细账内容的内部查核检查内部查核的标志通过加计采购明细账，追查过入采购总账和应付账款、存货明细账的数额是否准确，来测试过账和汇总的准确性五、提高财务人员综合素质有一套行之有效的制度必须由具备相应业务能力和较高职业道德的人去认真实施,否则，即便是设计最完美的控制制度亦无法发挥作用。提高财务人员的综合素质，应从以下几个方面加以努力：(一）具备较高的业务技术水平不懂财务知识而想做好分公司的财务管理工作是绝对不可能的。所以，财务人员应该加强自身修养，在会计法律、税收法律、经济法律、计算机知识、外语等方面苦下功夫，不断地充实自己、增加知识、增长才干，这样才能适应复杂经济活动的要求，搞好分公司的财务管理工作。（二)具有较高的职业道德水平坚持原则,严格执行财务制度,是对财务人员的基本要求。在实际工作中，财务人员必须遵守职业道德，秉公办事，求实认真，不谋私利.在采购物资、销售产品、纳税、内部报销等方面，必须按程序、按原则办理，不能越轨，也不给任何人以特殊的权利。只有这样,才能保证公司的利益不受损失。（三）具备较高的公关能力分公司的财务、税收管理工作的好坏，与当地的财政、税收、审计等有关部门有很大的关系。分公司的财务人员应多与他们进行沟通，经常听取他们的意见,接受他们的指导和监督，这样才能更好地规范分公司的运作，减少财务风险，获取更大的经济效益.