公司的电子人力资源解决方案样本.doc

××企业电子人力资源处理方案
在当今竞争环境中，企业必需提供部分工具和新方法，使职员能够高效工作并知晓企业信息。越来越多企业领导把人力资源当成企业战略伙伴，并经过她们开发出新工具，把原来由人力资源部门负担行政事务性工作转由职员自己完成，同时把人力资源管理人员解放出来，让她们关注于企业文化和价值观建立，提升企业领导才能和管理才能，战略人力资源计划和培训及发展。
为了提升组织效率及职员能力，有前瞻性企业开始向基于Web提升职员效率系统WOS投资。WOS包含一套综合应用及处理方案以辅助职员作部分日常行政事务性工作，行使部分人力资源职能，使信息易于使用，提升沟通效果和学习。这些全部能够经过集成、安全、全球网络完成。
××企业总裁兼CEO约翰.钱伯斯讲到：“我们一直把开发能够提升职员工作表现在线工具和资源放在首要位置，我们将尽最大努力向职员提供一个好工作环境，使每一个人全部有机会成功、发展、乐业。这一点也有很大商业意义，因为科技使我们能够依据业务需求调整人员配置，使我们雇员能够集中精力从事能够增加更多附加值商业活动。”她还讲到：“我们互联网和企业内部商业应用软件使得我们每个月节省几百万美元，使我们保持竞争优势并能够投资于未来。同我们竞争对手相比，××企业职员在网络行业中效率最高，人均产值为60万美金，差不多是第一大竞争对手网络企业两倍。”
假如你企业使用这一处理方案，你们效率将得到更大提升，并能降低行政开支，更关键是职员能够在行政事务工作理顺后，有时间关注更有价值战略性问题，同时也提升了企业商业影响。
下面是几条令企业有爱好投资于WOS处理方案原因，它们全部将有利于企业提升效率：
1. 高投资回报
2. 经过自动化及自助服务降低开支
3. 提升职员满意度
4. 利润增加
但企业实施一个完整WOS处理方案最有吸引力原因在于激励职员，即在职员需要时候，给她们提供工具和信息。受到激励职员能够使你企业在当今竞争环境中含有强大竞争优势。
利用提升职员效率系统，提升组织效率及职员能力
为提升组织效率及职员能力，HR部门应该从行政事务性工作中解脱出来，转变成为企业在建立企业文化和价值观及职员发展方面战略伙伴。这一转换是提升整个组织效率和竞争力转型过程中催化剂，互联网和企业网出现使企业得以实现这一转型。
在这一进程中关键有两个方面工作：经过建立基于沟通系统，理顺基于事务系统并使之自动化。下面表格就这两方面做了部分对比，这两方面行为能够并行，而其相对关键程度则取决于企业商业目标。

基于沟通系统 基于事务系统
· 企业层面沟通 · 福利：健康保障，保险等
· 职员指南 · 费用报销
· 人力资源导向 · 招聘雇佣
· 培训及提升组织管理 · 薪酬及考评
· 团体发展 · 经费管理
转型结果
经过改变企业和雇员沟通方法，××企业一直主动推进企业转型，人力资源部门在这一进程中作为企业在IT方面伙伴创建了一系列工具和方法，用以使行政事务工作自动化，而且把信息传输给职员，这些工具包含：
· ××企业新闻公布和查询－利用多层方法结构系统，用以向全球职员过滤，发行，公布内部及外部新闻。
· ××企业 My Yahoo－和雅虎企业合作，建立了××企业版本My Yahoo,向职员提供个性化新闻，股票，运动，天气预报等信息服务。
· “专用仪表板”－经过Web链接，提供一系列和全球职员相关信息和应用工具站点。
除了沟通转型之外，××企业也理顺了网上招聘/雇佣系统，企业目标是聘用、发展及保留业界最优异10％人才，为达成这一目标，××企业实施了一个综合，基于Web招聘系统，方便使潜在雇员能够了解企业文化和福利，查找职位空缺，申请职位，或填写简历以供招聘人员进行初步筛选。这一系统实施，提升了企业筛选人数和合格候选人人数，使企业能够找到更多适合工作需求候选人，除了完成企业聘用业界最优10％人才目标，这个系统为企业在每个职位招聘步骤中节省了4000美元费用。
这个系统另外一个应用领域就是在报销方面，××企业创建了一个基于Web应用系统，使报销步骤从四个星期缩短到四天，节省开支250万美元，把每一个报销步骤费用从25美元降低到3美元，而且避免了原来需要增加10个全职雇员。
在其它方面节省可计算开支为340万美元。
结论
Ernst&Young LLP企业曾应邀对××企业WOS进行过考查，结果表明××企业是利用这一引认为荣系统最好应用实例，该系统关注外部，从而在质量和数量方面全部提升了内部体系和步骤。这些系统还帮助企业降低了行政开支，提升了职员满意度，降低职员流失，提升了职员效率。
××企业处理方案
企业受益 可计算价值
· 职员满意度提升 · 经过转型使用基于Web沟通模式，企业每十二个月在职员效率提升方面取得1600万美元收益
· 报销步骤优化 · 整个项目到为止，节省开支610万美元，报销步骤缩短80％至4天
· 招聘费用降低 · 高效Web简历系统每十二个月为企业节省300万美元开支
· 职员流失降低 · 职员流失率从11.5％降至8.6％（降低幅度为27％），部分原因是企业改善了招聘措施，职员沟通和职员满意
· 合理配置现有些人力资源 · 因为自动化程度提升，人力资源部避免了增加27名雇员，每十二个月为企业节省开支270万美元
· 培训 · 在线培训使销售及技术支持人员能够愈加快适应市场改变速度
· 在线职员手册及企业查询目录 · 在线职员手册及企业查询目录使企业经过提升信息公布正确性和效率，每十二个月降低开支300万美元

提升组织效率及职员能力
提升组织效率及职员能力使企业每十二个月节省开支3500万美元，××企业关键取得了以下效果：
· 经过使用基于Web报销系统，每十二个月节省开支250万美元，该系统只需两个人操作，每个月处理11000分报销单据。
· 经过对企业和职员沟通转型，每十二个月在提升职员效率方面取得1600万美元收益，同时信息效度提升100％。
· 提供基于Web职员福利登记，该系统98％使用率使企业无须再使用原来基于电话IVR系统。
· 经过连接全部办公室现有网络直播企业录像及经理会议，每十二个月节省30万美元，而参与职员是原来二倍。

挑战当今人力资源部
伴随企业业务提速和市场愈加活跃，企业正在寻求新有创意方法以建立竞争优势，而她们常常发觉未开发力量即是自己职员。仅仅是理顺内部人力资源步骤和降低操作成本已不能满足需要，××企业资深人力资源副总裁Barbara Beck讲到：“我们愿景已不局限于使人力资源更有效，而是使企业业务更有效。”作为和全部职员打交道部门，人力资源部应致力于向职员提供愈加清楚，激励，有效信息。
多数人力资源应用系统不能完全满足这种挑战而只是强化以企业为中心高强度事务处理架构，××企业基于WebWOS处理方案则在提升人力资源和职员效率方面取得了很大提升，同时也强化了企业关键价值观，并逐步形成了信息富集文化，而这些成就已被高速增加人均年产值（60万美元）证实。
××企业利用Web和其雇员建立了互动基于知识关系，提升了雇员在基础人力资源工作操作方面能力，同时人力资源部职员也成为网页内容教授，经过Web，每一个雇员全部和其它雇员及人力资源部相联络。经过对关键人力资源步骤自动化，降低不比要步骤，提升精度，××企业降低了营运成本。
背景
在过去几年里，××企业产值每十二个月平均增加70％，企业现有职员15000多人，在全球设置了230多家销售办事处。因为每三个月企业要新雇佣1500职员，定时沟通和知识传输变得十分关键。在这一增加速度下，企业需要合理调整以满足新职员在加紧反应速度时信息需求。××企业同时也期望从人力资源方面降低成本，提升生产力，实时交换信息，提升效率和效度。

××企业人力资源系统处理方案开始是作为一个独立应用系统，职员利用这个系统来访问或更新福利情况或查看以前被认为是人力资源工作范围内部分信息。伴随这些成功实施，将人力成本发展成为一个竞争优势想法也开始成形。
××企业人力资源部在利用网络来巩固关键价值观和建立企业文化时就碰到了挑战。伴随基础行政工作链形成，人力资源部就已经将工作扩展到提升经营效率方面，经过营建适应信息改变适宜环境以满足需求。
××企业努力争取最优组织结构和职员能力方便于：
· 经过信息传输和管理提升职员工作效率
· 人力资源方案和系统愈加灵活和有效
· 降低花费在无价值工作上时间
下面案例演示说明了思在在同意最好化组织和职员能力上关键方法和主动性。它们包含了几乎全部些人力资源领域工作，比如：职员薪酬、福利、招聘及录用技巧和培训更新等。这些努力可分成两个主动方面：基于联络和基于任务。
基于沟通系统 基于事务系统
· 企业内部沟通 · 福利：健康保障，保险等
· 职员指南 · 费用报销
· 人力资源导向 · 招聘雇佣
· 培训及提升组织管理 · 薪酬及考评
· 团体发展 · 经费管理

图3 ××企业 信息分配方法向用户提供目标总结文档
××企业为了掌握各个不一样部门情况，以前每一个季度全部要投入4万五千美元用于资料复制。伴随组织快速扩大，这些资料很快就会变过时，而假如更新或再次印刷投资巨大。

处理方案：
职员交流是塑造组织文化，发展组织雇员一个必不可少步骤。不过，职员交流并不仅仅是在传输立即、正确、有效信息，她们在交流同时也在进行着信息共享，经验交流，然后把获取知识应用于业务决议。
××企业利用Web向职员公布信息，Web是一个既节时又省钱交流方法。经过信息自动化和信息整合，××企业估量每十二个月节省费用1千5百万美元。有一个健康电子平台联络每一个雇员，××企业只经过一次性10万美元投资即得到了如此丰厚回报。

以下多个方面开发为企业带来了职员生产效率提升和企业效益增加。
· 经过××企业IP/TV软件播放企业全部会议和特殊事件，使职员能够在电脑桌面观看。
· 自动内容递送，是每一个职员全部能够随时随地递送新闻，提议和意见和问题。
· 自动行政公告，包含一张公告决议人照片和组织结构图。
· 自动存档系统
· 每七天两次e-mail发送关键新闻题头，摘要和信息定位信息。
· 专门“冲浪板”小区，基于不一样等级、地域、功效，工程师，管理层设置不一样小区，聚焦企业部分重大话题。

雇员目录

挑战
伴随企业职员队伍不停扩大，保持职员目录更新要花费巨大才力物力，纸张目录既粗笨又不方便调用。她问题不仅仅在于目录中职员名字全不全，还在于相关职员信息是不是正确。同时也极难统计到会议室位置，办公台和办公室。

处理方案
现在××企业全部职员全部能够利用一定工具找到其它职员联络信息和确定上下级关系。一个职员查找另一个职员信息，无须知道她姓或名确实切拼写也能够找到。她能够键入一个范围为然后搜索。该工具同时也使职员查找会议室，查看不一样楼栋、不一样楼层办公区地图。
这么××企业职员就能够很快锁定其它职员电话号码、部门信息、和办公间号码。××企业D前台接待人员就用它来确定职员位置，转接打进来电话。有了网上办公地图，很轻易找到会议室。另外，网上目录替换为企业节省了最少18万美元费用。

组织管理发展和培训

挑战
作为一个学习性组织，××企业在职员在职培训和职业发展上投入了大笔资金。职员也需要便利有效培训以跟进时刻全部在改变之中市场和技术要求。××企业原来培训过程投入大，收效慢，效果差，比如：
培训内容和安排等资料复印成本高，淘汰快，因为不一样版本公布轻易产生混淆。
有限培训系统要求更多HR专业人员参与进来。
自己职员参与了培训，而部门经理不知情或未同意，却要为此支付费用。
参与培训课程人员是否出席没有正确统计，培训投入收效无法估量。
绩效评定过程又慢又烦琐。

处理方案

××企业劳动力优化方案处理了多个培训问题。职员现在能够在网上查看相关培训课程最新信息。这些课程能够经过名称、日期、地域等路径取得。当职员选中了一个课程，她们能够查看到相关该课程另外部分信息，如培训人数要求、课程纲领、地点、条件、日程安排、费用等。职员也能够查看到自己培训历史统计，需要时候能够删除。
当一个职员报名参与培训后，相关该课程信息和费用情况会经过邮件自动传诵到她部门经理手中。经理有权否决。如经理无反馈则视为同意。当培训日期临近时候，该系统自动提醒经理和参训人员培训日期，时间和地点。

HR指导方针

挑战
在每一个季度增加近1500名新雇员，最少购并一家企业情况下，维持一个一贯人事政策是××企业考虑一个关键问题。以前政策刚一定，新职员或整个企业全部加入进来，现有政策又不适用了，而且会造成混淆和模糊。

处理方案
××企业选择把她政策手册放到INTRANET上，这么使职员能够立即了解到政策信息和工具。在线手册还增加了全文搜索和多重索引，而且不停更新，确保全部职员全部能看到最新版本。不管是费用报表问题还是产假政策，全部能在这里得到答案。
企业和其职员建立良好关系一个最好措施就是要开放。当企业政策公告被放上了Web，企业就几乎向职员打开了全部门。
××企业把她旗下全部企业政策法规最新版全部放到她INTRANET上，这么就降低了HR部门掌握各个企业人事政策差异工作量。××企业只要少数多个教授就能够替换对很多管理多面手需要。劳动力优化方案使企业职员自己而不是经过HR人员就能够取到她们自己信息。

团体发展
团体关系是××企业文化一个关键部分。××企业致力于利用优异技术塑造美好未来，经过她对教育、医疗和职业培训等领域关注和努力提升人民生活质量。
比如，××企业网络学院教程就是××企业利用技术进行职业培训一个方法。经过和世界范围大专院校建立创新合作伙伴关系，××企业已经建立了一个Web课程，向学生教授网络设计、构建和维护知识，以适应信息经济需求。该教程定位学员为网络工作者，为她们深入深造打下良好基础，毕业学员将有机会取得××企业网络协会资格认证。
××企业团体发展网站向职员提供多种志愿捐助机会和活动信息。经过使用网上表格，××企业使慈善活动更为简易，并节省了运做此事人工。

事务处理服务
费用报表
挑战
伴随××企业增加，费用报表处理愈加烦琐。手工处理意味着人员增加。企业报表处理成本曾经出现超越发生费用趋势。天天处理200份报表，每份报表处理成本达成25美元。营业间接成本每个月近1万6千美元，而且仍在伴随企业增加而增加。
职员也不满意。根据正常程序，她们要等上4周才能拿到薪酬，大家在等候薪酬过程中不得不透支消费。

处理方案

××企业网络报表系统直接和美国邮政快递接口，职员费用情况能够自动经过该接口传送到职员手中。只要职员输入费用，系统自动验证，违反企业差旅要求会自动标注。除了递交新费用报表以外，职员还能够浏览过去发生费用报表和已定出差情况。该系统还对随机选择2%报表审核提供后端支持。
自动化使××企业处理费用报表成本降低了88%，由原来每张报表25美元降低到每份3美元。报表处理时间大大缩短，原来用四面，现在只要四天，职员满意度大大提升，职员生产率也大幅提升。她们能够更多地集中精力于增值工作而不是管理活动。
这个新系统审核组件自动从递交报表中随机选择送交固定审计员。她能够辩识哪一个是合乎标准，哪一个是不合乎标准，并许可审计员对其作出接收或拒绝处理。该系统将结果自动通知相关人员，而无需审计员自己动手。

前端控制和后端自动操作相结合使企业只需两个审计员即可审核全部报表。因为审核已不再是HR EXPENSE部门关键职责，审核工作很快完成以后，她们就能够投入其它增值性工作当中去，比如趋势分析和供给商关系培育。
应用网络系统，两个审计员即可完成对15000名职员服务，照比其它一样规模企业，××企业最少能够节省10个人成本，如此算来，她们每十二个月可节省678000人工费用。

薪酬和工作表现
挑战－快速反应和作出决定需要正确，易于了解和随时能够取得信息，人工系统已不能适应××企业高速增加，从而需要新步骤已提升生产力。××企业面临以下挑战：
· 因为存放地点不一样，职员薪酬信息和考评信息难以查找
· 薪酬调整和工作表现排序步骤操作缓慢
· 考评步骤不一致，造成部分矛盾和额外纸面工作
· 管理，存放，调用纸件成本日益增加
· 对外部市场薪酬改变反应迟缓
· 不正确，不一致人力资源衡量标准，比如，为销售人员设定目标难以实现

处理方案－把薪酬信息和工具交给经理，使她们能够快速、正确作出决定，企业开发出应用软件，从People Soft系统获取统一预算数据，并自动计算期权，工资，奖金等。这一应用软件包含以下三个功效：
· 期权功效－该功效许可经理们向称职直接下属分配期权
· 聚焦功效－该功效许可经理们在每六个月考评时录入工资调整提议和考评定级
· 奖金功效－该功效搜集个人考评信息，这些信息由经理依据对职员评定提供，然后作为计算奖金依据

福利管理和登记

挑战
一个组织福利政策让大家联想到大量文档，令人迷惑法律文件，冗长表格，费劲步骤。××企业也不例外。象大多数组织一样，伴随职员数增加，福利体系及步骤有效性变得越来越低。企业提供多达24种福利项目供职员选择，所以造成了以上问题。

还有，企业福利支出高速上涨，但职员满意度却下降了。比如，先前设定福利过程（不管是在年度初或年度当中重新登记期间）即难于使用又不好操作。每位职员平均需要经过4次电话沟通才能确定她所期望福利包，这使得××企业需要连续地印刷和分发相关福利供给商手册。

其它部分问题如：
人力资源及福利供给商资料传送慢，质量低
更新福利信息及提供这些信息给职员方法有效性差，花费成本
福利管理部门职员将大约40%~60%时间花费在事务性工作上，而不是花在愈加有价值顾问性工作上。

××企业设想出一个新分发福利措施——让职员经过一个网上信息系统实现对自己福利计划管理。

处理方案
××企业 实施了一个基于网络，直接连接到福利供给商信息及登记系统。经过职员自行申请，使福利管理部门人员增加幅度相对放慢，在企业人员从5000增加到15000时，福利管理部门人员只从3个增加到6个。另外，这么效率也使负责福利协调人员能负担起全球范围福利协调责任。

其它部分良好效果
因为相关信息直接由职员输入，所以数据质量得到了最好保障
降低了办公用纸，降低了对应成本
人力资源工作人员能把精力更多地集中在战略层面，比如文化建设及建设和供给者联络。
缩短了反应时间，更立即地得到最关键福利信息。

××企业福利处理方案提供给职员以下部分选项：

生活/工作事件指南
给职员在生活或工作当中部分事件处理程序，如婚姻情况改变，孩子出生，终止在企业服务等等。

相关福利
相关可选福利信息，提供给职员易于查询及很方便链接。职员能够自行登记而且回顾她现在选择。

供给商/联络
提供相关保险

福利图书馆提供福利相关描述摘要，申明，和公告。职员还能经过表格选项取得相关福利申请表格。

财产管理
挑战
丰厚××企业股票期权计划是吸引高级人才及保留职员关键竞争优势。××企业在考虑改善整个期权计划及购置程序时，将考虑以下部分
含有高资历工作人员将60~80%时间用在管理方面，部分反复性工作如回复相关财产问询及更新基础信息。
所列出正确、更新过相关现在财产价值信息并不总是得到很好维护，也不一定能立即得到。而且××企业正面临管理股票计划费用不停增加问题。
这么服务能让大家看到价值并不高，信息传输到职员还得花一段较长时间。

处理方案
为了改变这一情况，××企业开发出一套职员能够易于了解和使用系统。职员能经过它直接了解相关个人股票期权和职员购股计划（ESPP）相关汇报。这种措施使职员满意度得到提升，因为她们能够随时计算出自己经过购股所取得净利。财产管理部门满意度也提升了，因为她们能关注其它更含有价值工作。

值得一提是，股票期权摘要信息包含相关职员所持有股票信息，如取得购股数，现价值，和购置时间表等。此设定让职员随时能看到其股票信息，和假如她留在企业话，未来她经过购股能取得利益。

ESPP包含实时部分职员持有信息，包含购置时价格，增加认购数，和总值。ESPP税赋摘要汇报包含相关所得说方面信息如售出股份收入，由这些收入所应缴纳税赋。

由××企业得到启示
××企业投入了1500万美元去实现这一基于INTERNET管理改革，其结果是每十二个月能节省5000万美元费用。商业周刊认为“极少有企业能比××企业愈加好地抓住新技术和管理改革结合点”。JOHN BYRNE，该篇评论作者，表示了她对××企业所取得成就及所提出理念赞美，“××企业能够提供通向一个新管理模式最好路标。首先是因为它提供了一个强有力连接用户和供给商网络工具，其次，××企业率先利用这些最优异技术及工具进行管理实践。”

Ernst&Young LLP企业在对××企业提升职员效率系统考查后，认为××企业是利用互联网开发基于Web工具和应用系统最好应用实例，这一系统提升了职员生产力，降低了成本，并经过改变职员在一起工作方法理顺了业务步骤。
经过提升职员效率系统处理方案，广泛自助服务内容应用早就了受激励知识职员，同时也降低了行政支出，更关键是，人力资源部职员有时间关注战略性事项，企业也将确立一个雇员关注改善工作而不只是照章办事文化。
提升职员效率系统处理方案给企业带来了巨大收益，
· 高投入产出比－WOS应用经过降低成本和提升可计算生产力取得了丰厚回报。
· 利润增加－全部由成本控制节省资金全部被直接投入到基础项目中去。
· 经过自动化及自助服务提升按百分比调控人员能力－职员能够直接使用工具，信息和资源，使行政人员腾出更多时间作其它有价值工作。
· 全球接入－浏览器本身即是普遍应用用户端，企业也能够利用一样应用平台获取全部要素，WO模式许可按阶段递增功效方法提供易于扩展处理方案。
· 受激励职员－自动化信息系统使职员受到激励，职员能够集中精力于工作本身，而不是工具。

· 职员满意度增加－WOS降低职员对第三方依靠，提供愈加快反应速度和自动服务，另外，降低或消除冗杂数据录入使支持部门职员离职率降低，得到更多工作满组感。

作为一个互联网端对端商务处理方案领导者，××企业是全球网络业例证，××企业不仅愿意分享它已经有业界知识，还提供了在使用网络进行全方面商务运作中获取经验。