总经理助理岗位简析.doc

小助手,大管家
—-总经理助理岗位简析
总经理助理既是连接公司与外界关系的桥梁,也是维系总经理与员工关系的纽带，在我理解，总经理助理是总经理的万能小助手，是员工的全能大管家。
在一个小而精的专业型公司里，对总经理助理的职责要求主要体现在外联和内引两大方面,需要兼具对外联络以及对内引导的双重职责，具体需要从以下三个方面来开展工作,发挥作用，体现价值:
一、 对外联络
客户是企业生存发展的动力源泉，是企业的核心资源.对外联络的主要职责即在于维护好客户关系.当然，还包括政府关系、媒体关系的维护，以及对行业动态和竞争对手情况的掌握等方面。对外联络的职能需要总经理助理具备客户拜访、商务谈判、贵宾接待、公关应酬、信息搜集等方面的能力，具体职责体现在以下方面:
1、 维护客户关系。
包括曾经有过业务往来的老客户、正在合作中的客户、潜在客户以及可能为公司介绍项目的中间方。
1)与客户保持联系。定期电话问候，节假日发送祝福信息,还可以定期以邮件形式向客户发送公司最新动态,和客户保持良好的互动和长期稳定的合作关系.
2)客户拜访。重要客户需要定期拜访，互相沟通，了解需求，维护关系。潜在客户需要通过拜访建立联系、促成合作.尤其在项目谈判阶段、合作过程中及结束后，对于合作方的拜访更为重要，这样能够增进彼此的了解和信任,加快合作进程,及时沟通项目进展，得到合作反馈,及时发现和改进过程中遇到的问题，确保项目的顺利进行.
3）开发新客户。通过客户拜访、老客户介绍、中间方等各个渠道和方式发掘潜在客户,积极维护客户关系，并最终使其成为公司的实际客户,为公司带来利润。
2、 维护公共关系。
包括政府关系、媒体关系和其他社会关系。
1)政府关系。政府可能是公司的直接客户或重要客户推荐人，与政府相关部门保持良好的关系，能够为公司带来经济效益;公司的各项资质办理和证照年审等行政手续离不开政府机关，与相关政府职能机构及其办事人员保持良好的关系，能够为公司运营和发展带来便利。
2）媒体关系。除了媒体的宣传作用，还不能忽视媒体的监督作用。公司新产品发布、新的项目合作签约等重大事件需要召开新闻发布会,公司面临危机需要危机公关等情况下，都需要各类媒体的支持,与媒体建立良好的关系能在关键时候对公司起到重要作用.
3)其它社会关系.企业理应承担相应的社会责任，响应环保、热心公益等等。公司可以与当地公益组织建立联系，适当参与公益事业，提高声誉，扩大影响力。
3、 项目洽谈与跟进。
作为总经理的助手，参与公司重要项目的谈判必不可少。谈判的经验需要在实践中积累，谈判时要做到有礼有节、立场鲜明、态度诚恳,要事先了解对方情况，注意保护公司机密。
项目达成合作之后还需要及时跟进项目进展，与对方对接人保持密切联系，遇到的问题及时协助解决，督促项目节点顺利完成。项目完工后还应定期回访,搜集反馈意见，总结经验教训等。
4、 关注行业动态。
知己知彼，百战不殆。公司的专业技术目前在行业领先,总经理助理在熟知本公司技术优势的同时也需要关注行业动态，通过各种渠道了解行业新兴技术、竞争对手状况以及政府相关政策,敦促公司技术创新,自我突破，保持行业领先地位.
5、 定制或采购小礼物。
在外联工作中，无论是对客户还是对媒体和政府，一些精巧的小礼物必不可少，它们既能代表公司的心意,宣传公司的形象，更能迅速拉近双方的距离，加深彼此的情谊。总之小礼物是花费不大、作用却很大的公司社交必备神器.如果条件允许，可以批量定制印有公司标识的小物件,或者直接采购成品，礼物可以有几个档次用以赠送不同的客人，比如便签、台历、U盘等等。
二、 内部协作
总经理助理除了做好公司的对外联络工作，协助总经理管理好公司内部事务也是其主要职责.这需要总经理助理具备驾驭全局的能力和魄力，能够在员工中树立起威信,成为员工的榜样.小助手、大管家的角色便是从处理公司内部事务的工作中体现出来:
1、 当好总经理的助手。
协助总经理开展公司日常工作。这部分的工作内容繁杂、包罗万象,需要做事认真细致、有责任心以及灵活应变的能力。
1） 总经理的日程安排，宾客约见,贵宾接待，出差安排等；
2） 文案的编辑协作,文件的上传下达等;
3） 协助总经理制定公司经营方针及发展规划,并监督执行；
4） 善于发现公司运营中的不足,及时完善与纠正；
5） 即时全方位掌握公司情况、员工动态,及时向总经理反映汇报；
6） 高效优质的完成总经理交代的其他各种工作。
2、当好员工的管家。
与行政人事部密切协作，做好公司与员工的后勤保障工作.这部分工作内容能集中体现个人的沟通协调及统筹安排能力.
1） 公司活动的统筹安排,包括场地预订、会场布置、流程安排等；
2） 重要会议的组织安排与记录；
3） 文档资料的管理，公司印章、资质材料的保管、相关证照的办理与年审等;
4） 公司车辆管理、资产管理、办公用品管理、办公室清洁卫生管理等;
5） 公司规章制度的制定修改与监督执行；
6） 协助行政人事部门做好其他各项公司行政事务与员工后勤保障工作。
三、 员工关系引导
员工是企业发展的基石,是企业的血脉。企业的发展壮大离不开员工的努力，员工个人价值的实现需要企业提供舞台。企业与员工的关系以及员工之间的关系都直接影响了企业的发展，因而适时适当地引导员工关系良性发展也是总经理助理的一大工作职责。这项工作同样需要与行政人事部进行密切配合，工作内容能够体现个人感召力、亲和力、团队精神以及组织能力。
1、 提高团队凝聚力.
结合公司员工少、女员工多于男员工、技术人员经常跑项目等实际情况，采用多种方式、开展各种活动提高团队凝聚力.
1)举办员工生日会,为生日员工送上礼物与祝福；
2）不定期开展团队建设活动,利用周末组织员工郊游、烧烤、放风筝、聚餐、KTV、密室逃脱等;
3）以公司名义参加公益活动，与相关组织联系，参与植树、垃圾回收、敬老院关爱活动等公益活动,既能丰富员工生活、提高团队凝聚力,又能宣传公司形象;
4）建立员工内部线上社交圈,在工作之余即时互动，增进沟通.
2、愉悦工作氛围。
轻松愉悦的工作氛围更有利于提高工作效率，增进员工情感,使工作事半功倍。
1）布置办公室.办公室是员工的第二个家,要将办公室布置的温馨有趣又不失严肃,调剂枯燥的工作，让员工更有归属感。比如在工位摆放可爱的小盆栽、时下流行的多肉植物，在适当的地方用适当的贴纸进行装饰,节日时进行简单应景的布置，圣诞节摆圣诞树、新年贴福等等。
2）组织开展办公室趣味小活动。例如节日时员工各自准备礼物、之后进行随机交换,定期亲自动手大扫除等。
3)在休息室准备咖啡、茶包、糖果等，给员工休息充电的时间.
3、激发团队活力。
对于员工采取宽严结合的管理方式，给员工发挥个人才能的空间，尊重员工，关爱员工，传递正能量，在团队取得业绩时给予激励，使员工保持工作热情与斗志.
1）鼓励创新.公司发展需要突破与创新，可以设立一定的奖金用以奖励员工的技术创新。
2)业绩激励。在每季度、每年,团队如果完成业务指标，可以给予相应的激励，比如组织泡温泉、爬山等短途旅游，长途旅游，年终奖励等。
3）福利保障。制定相关政策为员工提供完善的福利保障，解决员工后顾之忧，例如生日基金、节日基金、旅游基金、通讯补助、交通补助、定期体检等。有保障才能使员工更有冲劲。