如何加强档案管理工作.doc

如何加强档案管理工作

发布时间: 2012-04-23 点击: 397 次
浙江暨阳建设集团有限公司 陈雪艳
摘 要：随着自动化的管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。
关键词： 档案管理 科学规范 自动化 服务
在对档案管理工作的认识上，本公司很多人存在一个误区，那就是档案管理工作是可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我公司在建筑行业的发展起着至关重要的作用。我们本着吸收和借鉴优秀的档案管理工作成果，争取以积极的心态适应档案管理工作的新形势，培养强大的责任感，提升工作热情为目的。根据上次对八达公司的现场观摩，让我们进一步地认识到自身的不足。经过局领导、公司领导，结合自身的管理方式出发，进行了一次全面、细致的分析，得出如下结论：只有科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要。做好档案的收集和利用，不但可以为公司的经济发展做出应有的贡献，还可以实现自身价值。当前企业档案管理不规范在以下几个方面：
一、档案管理工作缺乏制度化的管理
1、档案收集不规范。在收集过程中，公司制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，给工作带来很大困挠;有部分上交的资料也存在很多问题：工程资料不全;材料不符合要求，用复印件占的比例较多;各种签字、签章手续不完备。
2、档案整理不规范。企业近几年人员调动频烦，没有专职的档案管理人员，造成资料整理不及时，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，不符合事毕立卷要求，不利于规范管理;
3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些分公司自设资料库，认为存那里都一样，给总公司的档案的综合管理也造成困难。
4、档案利用不规范。由于招投标制度的严格化，对一些资料的要求很苛刻，必须要提供原件查看，有些地方太远，结合本公司实际情况，采用邮寄的方式，但造成资料的损毁和遗失。
二、缺乏运用自动化对档案管理方法进行改进
目前，一般档案管理都是采用软件管理，本公司的档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的相对比较落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是缺乏对档案工作重要性的认识，资金投入少，觉得不太有必要;二是目前档案资料并没有录入电脑，还按手工在进行工作，还没有得到有效运用。
档案管理作为工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥其应有的作用，才能使之更好地为企业工作做好服务。针对以上的档案管理工作中出现的问题，提出以下解决对策：
(一)档案工作要有计划和目标
有计划才有目标，档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出既符合档案管理要求，又符合实际的工作计划。
(二)加强档案基础工作，按时完成的档案工作
档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科合理管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年的档案整理工作要严格执行，按时完成。
(三)加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度，依据《档案法》有关规定，结合本企业档案管理规定，对档案的收集、整理按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，文件收发、存档、销毁等各个环节工作做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。
档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，新人进入要进行岗位获证培训。二是要经常借鉴兄弟单位中好的管理方式，使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训，档案信息化是档案现代化的必经之路，要想指导档案管理充分发挥好，首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能。我们要把提高自身的业务素质作为搞好档案工作重要环节来抓，为搞好档案工作打下坚实基础。
(四)增大档案宣传力度，增强全员档案意识
积极在本单位的半年、年终工作会议上，由办公室提供材料，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲，大力宣传档案的作用及重要性。增加《档案法》的宣传力度，要全员懂法。
档案管理的根本目的在于档案利用，档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现。就必须加强档案基础管理。我们除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索工作，编制较适用的检索工具，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在公司创造效益的同时，促进档案管理工作的发展，才能为公司发展，提供优质、高效的档案服务。

参考文献
1、杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》，[J]，《山东省农业管理干部学院学报》，2005年第3期。
2、白桂芝，《略论计算机技术在档案管理现代化中的运用》，[J]，《江苏水利》，2002年8月。
3、钱云祥，陈晓春，陈明，《关于档案管理现代化的思考》，[J]，《浙江档案》，2002年8月。
4、王凤霞，王秀芳，《深化档案管理工作》，[J]，《齐齐哈尔大学学报》(哲学社会科学版)， 2004年第3期。
5、柳青，董娟，林雪，《信息时代档案管理工作面临的问题及对策》，[J]，《中国成人教育》，2005年4月。
6、高文华，《档案现代化管理初探》，[J],《办公室业务》，2005年2月。
作者简介
陈雪艳，女，浙江暨阳建设集团有限公司，手机：。
强化档案管理 增强服务意识
咸安区物价局综合档案室成立于1979年，本着“依法治档、管理创优、利用创效”的档案工作目标，坚持把依法治档、服务物价工作作为搞好档案工作的核心来抓，健全档案机构和组织，完善档案规章制度，实现档案管理现代化，努力开发利用档案信息资源。我局综合档案管理工作于1991年7月达到了市二级管理标准，1997年4月达到了市一级管理标准，1999年1月达到了省二级管理标准，2010年12月达到了省一级管理标准，2012年12月又顺利通过省一级复查认定验收。
    一、综合档案室库藏档案基本情况
    我局综合档案室库藏档案分为A（综合类）、B（计划财务类）、C（地籍管理类）、D（土地利用规划类）、E（建设用地类）、F（国土资源监察类）、G（国土资源宣教、科技、信息类）、H（电子、声像材料类）、I（地质、地矿管理类）九大类。截止2010年底，A（综合类）16811卷（件）、B（计划财务类）2224卷、C（地籍管理类）38651卷、D（土地利用规划类）1322卷、E（建设用地类）16759卷、F（国土资源监察类）735卷、G（国土资源宣教、科技、信息类）34卷、H（电子、声像材料类）802张、I（地质、地矿管理类）2291卷。
    二、综合档案管理工作主要做法
    （一）加强领导，狠抓落实，不断提高档案组织管理
    我局从档案利用的实践中充分认识到档案管理工作的重要地位和作用，为此，局党委高度重视档案管理工作，把档案管理工作作为提高机关工作效率和工作质量，搞好国土资源工作的一项重要内容来抓。通过几年的努力，全体干部职工档案管理意识得以提升，档案管理体制得以健全，档案管理制度日趋严谨，使全局的档案管理工作取得了长足的进展。
    一是加强档案工作的组织领导。针对前几年我市国土资源系统组织机构和人员变动较为频繁的实际情况，我们及时调整和充实档案管理工作的领导力量和组织机构。局成立了由副局长挂帅、办公室主任分管，信息中心主任亲自抓的档案工作领导（鉴定）小组。配备了专职档案管理员，明确了分管领导、责任部门和工作人员，对本系统的档案工作履行监督、检查和指导的职责，并坚持将档案工作纳入领导议事日程，每年年初由分管负责人提出具体工作任务，党委集体研究解决工作中的实际问题，与其它业务工作一起部署、一起检查、一起考核，确保了档案工作各项管理措施的落实到位。
    二是积极推进队伍建设。我局在编制十分紧张的情况下，为综合档案室配备了专职档案管理人员2名（副研究馆员和助理馆员），另又聘用编制外档案人员3人，局各处（室、局）都调配了思想素质、文化素质较高，热爱档案事业的同志从事兼职档案工作，形成了以市局综合档案室为龙头的档案管理网络，在档案管理体制上实现了规范化管理。另一方面，我局还特别注重档案人员业务素质的提高，局里采取定期组织岗位培训，选送档案人员参加档案部门组织的专业培训，不断提高档案队伍的专业技术素质和整体管理水平。
    三是强化责任意识。近年来，每年我局都通过多种形式学习宣传《 档案法》及上级业务主管部门、档案部门的有关规定，使全局干部职工和档案工作人员充分认识到档案工作既是对历史负责、为现实服务、替未来着想的重要事业，也是适应社会主义市场经济形势发展变化的一项重要的系统工程。在实际工作中，我局把一年一度的档案归档工作变为日常工作，从而避免了以往年终突击整理档案的被动局面，有效提升了干部职工管理档案的责任意识，档案工作也更加贴近实际。各部门领导也非常重视档案管理工作，档案工作成为在整个国土资源工作中的一部分。
    四是完善制度建设。为保证全系统档案工作的正常运转并形成良性循环，我们先后制定了《综合档案室工作职责》、《 档案利用制度》、《阅文制度》、《库房管理制度》、《各类文件归档制度》、《档案查阅暂行规定》、《归档范围、分类方案及保管期限表》等一系列规章制度，从档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节均建立健全了完备的制度及措施，并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核，进一步规范了档案工作行为，使依法治档工作纳入了法制化的管理轨道；在完善档案室各项工作制度和档案管理制度的基础上，我们还根据社会经济和国土资源事业发展的需求，积极做好档案利用等制度的完善工作，加强日常档案库房的“四防”管理和利用管理，提高了档案的社会价值。
    （二）强健基础，狠抓规范，不断巩固档案业务建设
    一是把好收集归档关。按照修订后的档案管理制度，各处室都明确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并按要求及时移交综合档案室。局综合档案室对照标准逐次逐条对以前进库的档案进行了审查，尤其是在案卷规范上，组织人员集中力量对库藏全部档案逐卷逐条地进行检查和对照，将原有不规范的案卷全部打散后进行重新整理、分类、组卷、编目和装订，对案卷中极个别有不规范的文件材料，及时进行补签和抢救。保证了案卷的质量，确保了入库档案的齐全完整和规范。
    二是把好档案整理关。在档案整理过程中，我们严格按照省、市档案局的有关规定和我局制订的档案管理制度要求，对各种门类和载体的档案进行了科学分类。实现了综合档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。
    三是把好档案保管关。综合档案室始终坚持做好库房温湿度记录，及时进行降温和除湿操作，坚持做好库房卫生，库房装具摆放整齐有序，库房内无霉变、虫咬和乱堆放杂物等现象，入库档案保管齐全完整，未出现丢失和损毁等现象。
    四是加强档案管理现代化建设。随着现代信息技术的发展，以往的档案管理手段显得相对滞后。如何将档案管理融入现代化科技之中，发挥科技优势，更快、更便捷地搞好档案服务，是我们面对的紧迫问题。我们以信息管理为突破，开发了国土资源档案信息系统，对历年来的各类档案共7万多卷（件）进行了纸质扫描，并按照分类号、主题词、形成时间等输入档案信息系统进行统一管理。通过建立文档一体化计算机管理，将各类文书的收发、登记、运转、承办、借阅以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理、提供利用相互衔接，形成了一个有序的整体。目前，我们己经建立档案数据库，完成了电子影像的档案管理系统开发和应用，初步建成了数字化档案室，真正做到档案信息的远程传输和资源共享。

咸安区物价局综合档案室成立于1979年，2010年12月达到了省一级管理标准，2012年12月又顺利通过省一级复查认定验收。为加强档案管理工作，提高档案服务经济社会的效能，该局按照“高起点、严管理、重实效”的要求，四措并举狠抓档案管理，进一步提升了档案管理水平，使物价档案工作逐步走上了标准化、信息化、科学化的轨道。
一是提高认识，予以重视。物价系统机关档案管理工作具有重要意义。档案是一项基础性信息资源，是指导工作的重要依据；是提高机关工作效率和质量，提升机关整体形象的有效途径。为使档案管理更加规范，临沭县物价局专门成立了由主要领导任组长、分管领导任副组长，各科室负责人为成员、档案管理员为工作人员的档案管理工作领导小组，明确了工作职责，形成了局领导全面抓，办公室主任直接抓，专职人员具体抓，自上而下层层抓落实的工作格局。
二是做好基础工作。按照利于保密的原则，简捷检索规范化，全部档案录入计算机，编目规范形成电子档案，并对各科室档案按年度，一案一号单独立卷、全部入盒入柜，做到了档案信息管理分类科学。对此，严把“四关”，即调阅、评查、归档和入柜关。做到“严”，电子档案由专人负责，需要保密的设置密码，不得泄密；“准”，仔细查找档案管理上存在的薄弱环节，不放过“蛛丝马迹”，逐一整改和修正；“细”，各科室负责人对案卷逐件验收，不符合质量要求的，必须按要求整理，直至验收合格；“精”，对已归档的全部检查，按要求归类、装订、保存。
三是加强档案基础建设。专门设置档案室，增添档案袋具，使卷盒、卷皮的尺寸、规格、材料和质量等达到档案行政管理部门的规定要求。同时为使档案的保管达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠“八防”要求，购置相应文件柜、窗帘、空调、灭火器等，优化档案保存的环境。
· 四是健全制度建设。对现有的档案管理制度进行认真清理，对照有关规定结合工作需要，不断健全完善档案工作制度和档案管理办法，先后制定了《临沭县物价局档案工作人员岗位职责》、《档案归档管理制度》《档案借阅利用制度》、《档案资料保密制度》、《档案鉴定销毁制度》等多项管理制度，建立了机关文件材料分类方案、归档范围、内容、归档形式和保管期限表等，进一步明确了档案管理人员工作职责、归档范围及整理要求，确保了档案工作有章可循、有据可依。(魏
如何加强档案管理工作
2010-12-8 14:56:09  来源：  编辑：  网友评论: 条
蒋金艳
[摘 要]：随着社会事业飞速发展，档案管理工作已经成为各企事业单位的重要构成部分，如何加强档案管理工作的进步在一定程度上将推动并维护着各企事业单位的发展。本文通过对当前从事电力档案工作多年的分析，阐述了加强基层档案管理工作的具体措施和方法。
[关键词]：档案管理；规范化；标准化
档案是对过去工作和历史情况的记录，它可以为工作提供备查的依据。档案是历史的真实凭证。首先它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有些还是领导或有关人员的亲笔签署或批示；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这些都是档案具有凭据作用的证明。
档案业务是档案工作者围绕档案，利用科学的原则和方法管理档案，为单位内部和外部服务的工作，是一个单位整体工作的组成部分，是维护单位历史真实面貌的一项重要工作。随着电力事业的快速发展，各单位意识逐步提高，档案管理水平也日趋成熟。可以说，档案信息作为一种人文资源，以其原始性、真实性、无可替代性的特点，在推动电力工作发展中正彰现其积极的促进作用。
在日益迅速发展的市场经济中，档案工作已成为各个企事业单位的重要组成部分，它在一定程度上推动并维护着各企事业单位的发展。档案管理的现代化突出表现在档案的信息化建设方面，它是信息时代发展的必然趋势。随着资源系统局域网络的建设，加强基层档案管理的现代化水平已迫在眉睫，此项工作的完成，将会把档案载体从纸质发展转换为全面录入的电子文档，为社会提供高效率服务。那么，在基层单位档案管理的基础工作应该做到以下四点：
一、提高档案干部的整体素质
现今形势下，建立一支专业知识强、素质高、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍是档案管理工作的首要工作。
1．近几年，专业档案人员队伍逐年壮大，大专以上人数占了一定比例，本科毕业人数也在逐年增加，档案干部队伍在文化知识的结构上有了很大的提高，从而为档案事业的发展注入了新的生机与力量。
2．尽管档案干部人员文化知识结构上有了很大变化，但专业技术人员偏少，档案专业人员贫乏。各基层单位认为档案工作有人就能干好，对其重视程度不够，往往是没有稳定的档案人员，且更换频繁。但是许多档案工作，特别是基础业务和规章制度的建设，要求档案人员要有较长的学习时间积累经验，才能逐渐适应并逐步完善。这种频繁调动，无疑造成专业技术人员偏少，专业档案人员贫乏，必然影响到档案工作的连续性、完整性。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决频繁调动的问题，建立健全的人员进出管理制度，必将促进档案管理工作的持续和稳定发展。
3．加强档案人员进修学习工作。目前档案部门知识老化，新技术知识贫乏，加强现有档案人员的能力水平是提高档案管理水平的一项重要工作。为适应岗位发展需要，各基层单位应多派档案干部人员进修学习相关领域知识，开阔视野，增长技能，从而把档案管理工作提高到一个新的台阶，以适应本单位的发展需要。
要提升基层档案管理的层次，促进档案工作的现代化水平，提高基层档案人员的素质是一个很重要的因素。反过来说，有先进的档案软硬件配套设施摆在这里，没有内行的人去经营、去管理，那等于竹篮打水一场空。为了适应新形势下档案工作的需求，应有计划、有目的地调配或培养既懂档案，又掌握计算机技术的专职档案管理人员。在今后工作中，还要不断学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，从而造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理队伍，只有这样才能适应档案管理事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。
二、档案管理的基础工作要规范化、标准化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在搞好硬件建设同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但两者是文档工作流程中紧密相关的环节。因此，我们要掌握文书处理工作规范化、标准化的关口，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文本身的质量将影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好此问题，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一，规范标准，符合国家的有关规定。排版形式为横拓，左侧装订。其次要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。最后，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明，有利于日后长久保管利用。使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
三、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现其根本目标就是要实现档案保管利用价值和案卷完整化、检索利用便捷化。“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，这不仅是我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档。否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档重点和合理的立卷分工。要在“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把握全宗的入口关，使不该归档的文件不能混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，并能够反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不复杂，为档案的规范化、标准化管理打下坚实的工作基础。
四、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决安排装订质量问题，以有利于档案规范化管理。同时，做好以上几项工作外，还应加快数据准备工作以推进档案现代化管理进程，增加档案管理人员的计算机水平。
综合几点，做好基层档案管理工作对企事业单位将起到推动和维护工作。档案管理作用，只有在领导重视与支持的前提下，在业务部门的指导下，通过档案工作者的不懈努力，一定能时时有进步，年年迈上新台阶。