生产订单管理办法.docx

一、目的：
为规范公司客户管理，理顺客户管理工作，使公司对客户管理的规范化、有效化，提升公司客户服务水平,特制定本办法。
二、适用范围：
本制度适用于公司客户的管理,各部门必须严格执行.
三、权责：
1、销售人员：1)负责健立健全客户档案及维护客户关系； 2)负责销售过程中应收账款的管理；3）负责供货合同的签订及订单跟踪;4)负责客户质量投诉处理跟踪；
2、财务部负责销售过程中的账务管理。
四、客户管理执行：
一）合作前客户调查:
1、销售人员根据市场调查寻找属公司的目标客户群体，对大部份目标群体进行上门登访及推广公司业务,目标群体推广后对较有意向或潜在客户必需在各大专业及权威网站进行该客户核查，了解客户背后的相关信用及法律法规信息，如存在信用等相关不良记录，销售人员需再验证后合作或剔除目标客户名单；
2、对于主动上门合作客户销售人员主动讲明公司主要业务，并明确讲明公司在合作中的各项营销管理制度，包括发货、结算方式、交期等;并对客户方的相关信息进行上述第1条的规定进行核查.
二）确定合作关系：
1、销售人员与客户沟通清楚各方面合作事项，并取得客户认可;
2、销售人员明确客户方信用、资质等相关法律法规无异议,并收集客户相关资质资料，如营业执照、信用代码证、开票资料等相关纸制材料,并要求对方公司加盖公章;
3、完成上述1—2条后销售人员与客户签订《产品供货合同》,合同必须经过双方签字盖章有效，要求一式肆份，双方各执贰份；
4、合同中主要条款必须明确清楚,如付款方式、发货方式、违约责任等，如避免合同本身原因产生的法律风险；针对供货价格必须严格按公司制定及与客户沟通确认的价格要求填写;
5、合同签订后原件抄送财部一份，另一份由销售人员进行存档，保存至少三年以上，另并将合同以电子文档方式记录电脑中方便查阅;
6、原件合同存档后，非相关人员不得外借使用，有需求外借必须以复印件形式提供并明确时间内收回;
7、所有客户合同签订后以横向方式登记至电子文档，档案号纸制档案同步，方面后期查阅。
三）客户档案管理：
1、客户档案内容包含：销售合同、客户档案表、营业执照、信用代码证、开票资料等其它资质资料，本档案中资料中除客户档案表外其它必须为客户加盖公章的原件；
2、客户档案中资料必须无整无缺，填写的客户档案表字迹工整并填写完整，根据客户归属由销售人员签字;
3、单个客户一个档案袋,档案袋中的具体文件名称需在档案袋上体现，对已齐全的资料在目录后进行打“√”；
4、客户档案的更新与管理统一销售管理人员统一操作，销售员只将更新料源传递给销售管理人员,销售管理人员统一将客户档案存放在档案柜中；
5、客户档案除总经理及销售人员外任何人不得向外借阅客户档案中的其中一项，公司资质审核需要由销售管理人员统一操作，必须外借时需经总经理同意且只能复印件外借；
6、客户档案保存时限要求为三年以上，三年以上可将档案封存；
四）销售订单管理：
1、销售订单管理主要包含对订单的评审、记录、技术交底、报价、图纸设计、下单、发货等；
2、销售人员在接到客户订单时，对订单的内容进行详细确认，确认该订单结合公司现状是否能在交期范围内保质保量完成,包含规格、 数量、交期、质量等,必要时需协助客户进行配套性订单审核工作;
3、销售人员初步审核订单后与客户进行沟通,确认订单信息，包括数量、图纸等，所有客户订单及图纸需由客户签字，客户沟通后出现异时常需重新更改订单信息，签字的订单及图纸需保存一年以上;
4、销售人员对客户确认的订单进行客户报价，根据合同签订的结算方式进行操作，如预付款等；
5、销售人员将客户确认的《销售订单》下单至生产计划，由生产计划转换成内部订单并分解制相关部门，对于需图纸转换订单需将订单图纸信息抄送给技术出图人员，由技术出图员将图纸分解后交由生产操作；
6、生产在订单生产过程中出现影响订单要求时及时与销售人员反馈，如内部无法解决时，销售人员需提前与客户进行沟通,求得客户理解，并保证在客户二次沟通要求下完成订单；
7、生产订单完成进行订单入库，并通知销售人员，销售人员与客户沟通后安排发货，并进行收货确认；
七)质量投诉与售后:
1、销售人员或其它相关部门在接到客户投诉信息必须在2个小时内给答复,1个工作日给予解决方案,涉及到需上门解决时立即派人上门，并将整个质量投诉处理流程跟踪到位;
2、所有质量投诉销售人员需填写《质量投诉单》反馈至质检部，由质检部门对投诉内容进行分析并招集相关部门建立纠正预防措施，防止后期订单再次出现同类问题;
3、质检部门将《质量投诉单》进行责任判定及质量赔偿判定后交总经理签字确认，并复印一分交财务部对赔偿款审核及处理；