行政人事工作【流程图】).doc

---天湖·豪布斯卡---
行政人事工作流程
会前准备工作流程
行政办 总经理
流程开始

根据会议计划明确会议主题

否
编制会议筹备方案（大型会议）
审 批

落实会场

是
座位安排及会议所需物品

确定时间

通知参会人员

明确会议议程

收集并整理资料

确定到会情况
否

审 批

拟定会议方案

是
大会记录并存档

流程结束

办公用品申购（包括招商物料印刷）流程
部门员工 行政办 总经理 采购部
流程开始

统计工作
填写需求单

否
起草报告
审 批

交总裁办呈递董事长审批

是

报告交采购部并存档一份

签收

执行
招商物料验收
办公用品验收

是否合格
退换货

否

登记入库
是

流程结束

办公用品领用(含招商物料领用)流程
部门员工 行政办
流程开始

登记相关信息
提出领用需求

领用人签字

物品发放

流程结束

办公设备维修管理流程
行政办 总经理 维修公司
流程开始

接到维修信息

联系维修
机构

内部是否可维修
否

是
检查、确认维修内容

协调维修工作

审 批
判断是否产生费用
否
是

是 否
维修工作

确认设备是否修好使用

登记存档

流程结束

办公设备报废管理流程
行政办 总经理 总裁办 财务部
流程开始

复审
初审并呈递董事长审批
审 批
是
填写办公设备报废申请单

办理报废手续
退回行政
否

配合
办公设备报废处理

办公设备报废、
注销记录存档

配合
办公设备注销手续

流程结束

费用报销管理流程
部门员工 行政办 部门经理 总经理
流程开始

否

审批
审核
个人准备发票、填写明细

填报销单

交财务部门签字审核

是

交总裁办呈递董事长审批

流程结束
到财务部领取费用报销

退回当事人

借款申请流程
行政办 总经理
流程开始

退回当事人
填写借款单
审批
否

交财务签字审核
是

交总裁办呈递董事长审批

到财务部领款

流程结束

注：借款完成后需要准备发票到财务处销账。
发文管理流程（报告）
各职能部门 行政办 总经理 相关部门/人员
流程开始

否
审批
发文起草
提出需求

交总裁办呈递董事长审批

是

需相关部门配合与否

签收
是

承办
催办

否

记录存档

流程结束

发文管理流程（函件）
各职能部门 行政办 总经理 相关部门/人员
流程开始

否

审批
发文起草
提出需求

会签
签收
是

催办
承办

记录存档

流程结束

发文管理流程（通知）
行政办 总经理
流程开始

否

根据总经理的指示起草

审批

张贴通知于公告栏

是

记录存档

流程结束

收文管理流程
行政办 相关部门/人员 总经理
流程开始

收到文件

文件分发

传阅并登记

准备传阅文件登记表
查阅

将文件与传阅表存档

流程结束

档案管理流程
行政办 总经理
流程开始

档案收集

否
档案更新
档案借用

审批

档案鉴定

整理分类
是

档案保管

否
档案销毁
审批

是
销存记录
流程结束

档案（文件）借阅/归还流程
员工 行政办 总经理
填写借阅申请单
流程开始

否

审核
审核

权限外 否

权限内
查找档案
是

办理借阅手续

借阅签字

催还档案

使用档案

归还档案

检查登记

档案归档

流程结束

声像档案管理流程
各职能部门 策划部员工 策划部经理
流程开始

配合
声像资料收集

审批
否
声像资料整理

声像资料编号
是

编写文字说明

编制声像档案目录

归档

保管

流程结束

印章使用管理流程
各部门员工 部门经理 总经理 行政办
流程开始

否
准备用印文件
审批
审核

权限外 否

权限内 是
填写印章使用申请表

签字同意印章使用申请
审查用印文件与申请表

否
外带印章
否

审批
审核
是
盖章

是
印章使用登记
否

是
流程结束

复核

印章外带登记

登记领取印章

归还印章
检查印章

流程结束

名片印刷管理流程
员工 部门经理 行政办 总经理 采购部
流程开始

否 否

审核
审批
名片印刷申请

是

提交到采购部处理
是
执行

验收

名片信息登记
签收名片

流程结束
退回当事人申请

工装管理流程
各职能部门 行政办 总经理 采购部
流程开始

否

审批
起草申请报告

工装申请

交总裁办呈递董事长审批

是

执行

配合

验收

领取、核对尺寸

工装发放登记

退回当事人
流程结束

车辆使用管理流程
用车部门 行政办 总经理
流程开始

否 否
填写用车申请单

审批
审核
是

查询车辆使用信息
是

通
调配车辆
知
当
事
人
安排司机

登记用车信息

流程结束

钥匙管理流程
部门员工 行政办
流程开始

钥匙、文件柜编号

领取钥匙

留存一份备用钥匙

流程结束

注：如钥匙有遗失，员工需到行政部报备并由员工自行配制。
接待管理流程
行政办（前台） 受访人
流程开始

询问访客是否预约

通知受访者
婉言谢绝访客
确认来访
否

是
准备接待

引导来访者进入接待室

茶水服务

访客离开

收整接待室

流程结束

合同审批流程
部门经办人 行政办 总经理
流程开始

综合总经理意见与法务审核修订合同

填写合同审批表

合同定稿

审核签字
审批

否

交部门负责人会签

是

交总裁办呈递董事长审批

交财务盖章

退回到行政办，并通知发起人。

分送总裁办、财务部、其他部门

记录存档

流程结束

付款审批流程
部门员工 行政办 部门经理 总经理
流程开始

否 否

审批
审核
核对金额、填写付款申请表
收到发票交行政办

是

交各部门会签
是

交总裁办呈递董事长审批
退回当事人并通知行政

复印付款申请表存档

原件交资金部准备付款

记录

流程结束

员工食堂管理流程
食堂 行政办 总经理
流程开始

审批

制定食堂管理制度

否

食材采买
执行食堂管理制度
是

退回行政办，重新修订。

严格保证食堂卫生、食品安全

食堂管理日常事务

发现问题，解决问题。

费用监督核算

监督检查，定期抽查。

否

费用报销
审批

走财务流程
是

退回行政办
交总裁办呈递董事长审批

流程结束

考勤管理流程
各部门 行政办 总经理
流程开始

出勤汇总
制定排班表

否
审批

统计考勤结果

交总裁办
提交总裁办
是

退回到行政办，核查考勤统计。
记录存档

流程结束

节假日管理工作流程
各部门 行政办 总经理
流程开始

确定节假日休息方案

审批
制定节假日休息方案
否

是
张贴放假通知和节日值班表

安排值班

退回到行政办重新制定方案

安全检查
登记备案

流程结束

请假管理流程
员工 部门经理 总经理 行政办
流程开始

准予

填写请假单
审批

权限外 未准予

是否为正常假
审核

是

权限内
退回当事人，知会行政办。
批准与否
否
未准予
申请委托职务代理人

准予
记录处理并存档

流程结束

注:如果电话请假需请假结束后补交请假单;病假需要医院出具的休假条加盖公章。
调休假管理流程
部门员工 部门经理 总经理 行政办
(1)
流程开始

退回当事人
不同意

记录处理并存档

审批
填写休假单
同意
①

流程结束
（2）
流程开始

记录处理并存档

填写休假单
审批
同意

不同意
退回当事人

流程结束

（1） 针对一般员工的调休假管理流程；
（2） 针对部门经理的调休假管理流程。
招聘计划制定管理流程
各部门 行政办 总经理 公司人资部
退回到当事部门
流程开始

汇总人员需求信息
提出用人需求

否

审批
起草招聘需求报告

交总裁办呈递董事长审批
是

记录招聘批复并存档

执行招聘计划

流程结束

招聘/录用管理工作流程
行政办 部门经理 总经理
流程开始

整理并初选人资部搜集的所有简历

不合格

通知安排面试
复试
初试
合格

背景调查

合格
审批

通知入职

＊２寸近期免冠照２张；
＊身份证原件及复印件；
＊学历证明原件及复印件；
＊职称或其它证明原件及复印件……
办理入职手续

讲解规章制度

入职培训

业务培训
带新员工到相关部门报到

新员工工作安排
更新通讯录

试用期考核

进入公司人才资源库

流程结束
不合格

试用期考核管理流程
部门员工 行政办 部门经理 总经理
不合格
流程开始

延长试用期限后重走流程，再次不合格者作劝退处理。

不
将转正名单交部门经理
审核

同

意
合
格
员工填写转正申请

审批
部门经理签署呈交意见
将员工转正申请交部门经理

同
提交人资部
意

流程结束
签订劳动合同

退回到行政办，根据批复处理。

辞退手续办理流程
各部门 部门经理 行政办 总经理
流程开始

审批
否
综合评定
员工考核
综合考核结果

下达辞退通知
是

办理辞退手续

交公司人资部

退回部门经理重新评定或给予机会考察期限。

流程结束

离职办理流程
部门员工 部门经理 行政办 总经理
流程开始

通知行政办为其办理离职手续

离职人员谈话
员工提出离职申请

无法挽留

提交离职报告、填写离职审批表

办理办公用品及工作交接

核对
各接手人签字确认

审批
审核

确认有问题
确认没有问题
退回当事人，通知行政办。

交公司人资部
有问题，不同意
同意

流程结束

备注：试用期员工需提前一周，转正后员工需提前一个月。
岗位变动管理流程
总经理 行政办 员工
流程开始

下发岗位变动通知书
签发调令

工作交接
张贴通知
审批
是

否
退回行政办重新草拟

流程结束

商铺客户交款流程
部门经办人 部门经理 总经理 财务部 信息部
流程开始

引导客户

否

核对客户信息，准备相关资料，填写商铺定金表及相关表格

审批
审核
复核并办理
是 是

退回经办人
流程结束
相关票据交付客户
复印审批后的商铺定金交款表
将客户商铺定金交款表复印件交信息部作数据更新

商铺客户退款流程
部门经办人 部门经理 总经理 财务部 信息部
流程开始

收到客户退款票据

否

核对客户信息，准备相关资料，填写商铺客户退款申请表。

审批
审核
复核并办理
是 是

退回经办人
流程结束
退款信息反馈客户
复印审批后的客户退款申请表
将客户退款表复印件交信息部作数据修改和更新

成交商铺客户更名流程
部门经办人 部门经理 总经理 财务部 信息部
流程开始

收到客户更名需求及票据

否

核对客户信息，准备相关资料，填写客户商铺更名申请表。

审批
审核
复核并处理
是 是

退回经办人
流程结束
更名票据交付客户
复印审批后的商铺客户更名表。
将商铺客户更名表复印件交信息部作数据修改和更新