行政文员岗位职责职责、工作流程、标准.doc

行政文员工作职责一、执行办公用品的采购、发放、管理1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出申请，向行政文员签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须签字，并写清楚领用时间、项目、数量等。2、员工离职时,部门经理应认真清点其办公用品，并到行政部填写移交清单并签字。3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点,办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。二、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件，退回或转移。 发件时，由发件人填写好资料，再由行政文员执行发送.2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据，并负责核对单据数量、金额，便于财务结算。3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件，行政文员有权监管教育.三、执行印制名片的联系、校稿与管理1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。2、需做名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签字后交由行政文员负责办理。3、名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起，一周内,行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。四、执行固定资产及低值易耗品的管理1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。2、行政文员根据盘点状况，制作公司固定资产使用情况登记表,发给公司相关负责人。3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。五、执行书籍、文件、资料的规范管理1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表。2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注等。3、员工借书的限期不超过一个月,行政文员应提醒催还.员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。六、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等1、根据饮用水的饮用情况，及时负责公司饮用水的订送.确认送水桶数、空桶回收数量.2、公司负责人或其它部门根据实际需要，提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时,行政文员予以代办，结款方式根据实际情况而定。3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前23天知会行政文员，订餐、订房一般提前12天，订会议厅一般提前1020天).七、来访者接待、会议活动.1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务.2、公司会议,由行政文员统一发出通知。如需投影设备,会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档.会后，行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部，负责做好课程活动前，宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。八、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务.2、规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。3、有任何工作困惑,可通过邮件或面谈的方式提出，记住:透明沟通，工作畅通。行政文员工作流程和标准1、 每周一9:30准时参加每周例会，记录会议内容，整理会议纪要,周一17:30之前将会议纪要发至两位副总批示，周二下班之前将修改之后的会议纪要发至总经理,上传至群文件,打印纸质版会议纪要经两位副总签字确认后存档；2、 每周一15：00之前各部门上报每周工作汇报，整理汇总后交至行政部经理；3、 每月25日各部门上报下月申购单，整理统计各部门申购物品，当月30日之前采购申购物品，物品到位后做好入库、发放登记工作;4、 每月26日填写借款单，月底前缴纳上月商管公司固定电话费用；5、 每月27日之前制定行政部下月排班表;6、 每月月底制作下月水票，至开发公司盖章，通知各办公室领取下月水票，并做好水票使用登记;7、 每月月底制作下月值班经理巡场交接本交予服务台；8、 不定期整理公司员工通讯录,将离职人员删除，增加新入职员工联系方式,整理打印发放各部门；9、 不定期整理公司QQ群、微信墙与福源广场团队，将离职人员当日删除,增加新入职人员，并通知其修改备注名称，便于工作联系；10、 新入职员工入职一周后，挑选合适尺寸的工作服发放给新入职员工，并做好登记；11、 离职员工工作服、工号牌、钥匙、电脑等办公用品的收回与整理，物品收回后方可在离职表上签字同意离职;并检查工作服是否清洗干净，根据公司工装管理制度扣除相应折旧费或干洗费；折叠整齐，贴上标签，便于管理；12、 公司公交卡余额不足时书写充值申请，经领导批示后，填写借款单进行充值，并做好公交卡使用登记；13、 办公室饮水机水量剩余1桶时，联系送水人员及时送水；14、 做好办公室空调的使用管理：1)、冬：当室温低于6时，办公区可开启空调，温度设置为28;2)、夏：当室温高于30时，办公区可开启空调，温度设置为26;15、 做好办公室打印机、饮水机、用水、用电的使用管理;（节约为本）16、 每日做好办公用品、保洁用品等物品发放的登记工作；17、 做好仓库、档案室的日常管理；(借阅档案室文件的需签字后借阅)18、 领导交办的其它工作。