行政管理职位工作手册(第2版).doc

弗布克管理职位工作手册系列行政管理职位工作手册（第2版）於 敏 编著北京目 录第一章 行政部职责描述5（一)行政部工作职责一览表5第二章 行政部组织管理6（一)行政部组织结构与责权表6（二）行政办公工作一览表6（三）行政办公职位规范表7第三章 办公事务管理7（一）行政费用计划表7（二）行政费用申请单8（三）通讯费用报销单9(四）外勤费用报销单9(五）车辆费用报销单9（六)招待费用报销单10(七)公务联系单10（八)参观许可证10（九）接待用餐申请表11（十）公关工作计划表11（十一)会议记录表11（十二）年度会议计划表12(十三)会议审核项目表12(十四)决议事项确认表14(十五）决议事项实施表14（十六）会议室使用申请表15（十七)印章使用登记表15（十八）印章使用审批表15(十九)印章使用申请单16(二十）印章管理登记表16（二十一）印章使用范围表16第四章 网络信息管理17（一）计算机故障维修记录卡17（二)计算机网络报修登记表17（三）计算机网络设备档案表18（四）收文登记表18（五)公文传递单18(六）公文会签单18(七）档案索引表19（八）档案明细表19（九）档案调阅单19（十)信件接收登记表19(十一）外发信件登记表20(十二)图书借阅卡20（十三）借阅登记表20（十四）丢失报告单21(十五）声像材料送审表21第六章 提案管理22(一)项目提案表22（二)会议提案表22（三）员工提案汇总表22（四)优秀提案审核基准表23（五）提案实施成果评分表24（六）员工提案改善评分表24第七章 行政人事管理25(一)应聘人员登记表25（二)面试成绩评定表26（三）员工培训申请表27(四）培训实施计划表27（五）培训费用预算表28（六）员工考勤统计表28(七）员工请假申请单28(八)出差计划申请表28（九)差旅费报销清单29（十)差旅费支付明细表29第八章 财产物资管理30（一)物料移交清册30（二）物资保管清单30(三）物料使用转移登记卡30（四）固定资产登记表30(五）固定资产移交清单31(六）固定资产保管记录卡31（七）办公用品请购单31（八）办公用品一览表32（九）办公用品登记表32（十）办公用品领用表32(十一）办公用品盘点单32(十二）办公用品耗用统计表33第九章 车辆管理33(一）车辆登记表33(二）车辆使用申请单33（三）车辆调度派车单34(四)车辆日常检查表34(五)车辆故障请修单35(六)车辆保养记录表35(七）车辆交通事故处理单35(八）交通事故现场记录表36第十章 安全保障管理37（一)安全工作日报表37（二）安全检查报告书38（三)安全整改通知书38（四）意外事故报告单39(五）安全事故报告书39（六）保安工作日志40（七）来宾出入登记表40(八）员工外出登记表41（九）物品出厂放行单41（十)货品进厂联络单41(十一）值班人员安排表42(十二）值班工作记录表42（十三)消防器械检查记录表43（十四)消防设备检修报告表43(十五)伤亡事故报告书43（十六）突发事故报告表44（十七）赔偿处理调查报告表44第十一章 后勤服务管理45（一）员工住宿申请单45（二）员工宿舍登记表45（三）住宿人员资料卡45（四）宿舍物品领用表46（五)宿舍检查登记表46（六）宿舍管理员值班日报表46(七）厨房排班表47（八）餐厅卫生检查表47（九）餐厅卫生考核表47（十）清洁工作安排表48（十一）卫生状况检查表49（十二）绿化责任区划分表49(十三）绿化项目计划表50（十四）绿化质量巡查表50（十五）员工病假单50（十六）员工体检表51(十七)工伤医疗费用报销申请表52第一章 行政部职责描述（一） 行政部工作职责一览表行政部部门职责职责细分备注1日常办公事务管理（1)企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制（2)会议的组织、协调，会议内容的记录与传达在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责2办公物品及设备管理(1)负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度（2)负责办公物品及设备的采购事宜（3）办公物品的保管、发放、使用(4)办公设备的日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3文书资料管理(1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2)企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作4车辆管理（1)办公车辆的调度管理（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作(3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理5人事日常事务管理（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（3）组织员工开展各种形式的活动6后勤保障事务管理（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理（2）企业员工食堂、宿舍的日常管理（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修（4)企业日常安全保卫及消防管理7涉外事务管理（1)来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等（2)企业对外宣传、公关联系（3)牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案8法律事务管理（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益（2）协助处理日常涉法事务及管理合同（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判（4）代理企业涉讼案件第二章 行政部组织管理（一）行政部组织结构与责权表部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监行政部组织结构图部门编制经理级 人主管级 人专员级 人部门职责部门权力相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期(二）行政办公工作一览表部门： 人数: 填写日期： 年 月 日序号工作内容概述（三）行政办公职位规范表职位名称直接上级直接下级管辖范围直接责任主要权力职务代理人任职条件第三章 办公事务管理(一）行政费用计划表编号： 单位:元科目上年度平均数本年度预算数变动量变动率备注一季度二季度三季度四季度固定费用01薪资支出02间接人工03租金支出04办公费05邮电费06水电油料费07保险费08医保费09社保费合计变动费用01加班费02差旅费03运 费04维护费05交际费06样品费07包装费08燃料费09职工福利费用10杂项购置费用11会务费12培训费13劳务费14间接材料费用15消耗品费用16保 健 费17其他费用合 计费用总计(二)行政费用申请单编号： 部门： 填写日期： 单位：元费用类别金 额用途说明附件张数合 计人民币（大写）报销人签字： 审核人签字： 主管领导签字：（三）通讯费用报销单编号: 填写日期：部 门使用人通讯工具类别（ ）固定电话 （ ）移动电话 （ )其他号 码费用（合计)人民币（大写)审批意见 主管领导（签字） 审核（签字） 总经理（签字） 费用明细（四)外勤费用报销单员工姓名所属部门报销时间备注序号费用类别大写小写0001交通费0002资料费0003交际费0004补贴费0005其他费用合计财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名(五)车辆费用报销单编号： 填表日期： 年 月 日驾驶员部门车号预支期间年 月 日 至 年 月 日车型项目张数金额(单据粘贴处）合计金额（大写）财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（六）招待费用报销单编号: 填表日期： 年 月 日姓 名职务招待事由附件张部 门招待对象招待人数客人 人，陪同 人备注日 期招待地点餐饮费住宿费礼品礼金其他费用金额合计十万千百十元角分金额（大写）合计财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名(七）公务联系单送抵时间签 收 人已阅签字转出时间联系事项签 复填 表 人（八）参观许可证许可编号发证日期印章参观单位参观日期参观者姓名职务单位参观区域参观内容参观目的参观路线相关部门签章主管副总生产部行政部营销部公关主管(九）接待用餐申请表申请日期： 年 月 日 接待负责部门接待负责人负责人职务来宾负责人工作单位部门和职务接待总人数用餐时间陪同人数接待事由招待规格(根据公司相关规定确定）受理日期经办人审核意见接待部门行政部主管副总（十）公关工作计划表公关工作主体负责部门负责人员公关专员口 公关主管口 行政部经理口 行政总监口配合人员计划情况工作目标工作进度进度目标工作成果工作预算工作结算（十一)会议记录表编号: 填写日期:会议时间地点主持人记录人会议名称参 加 者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果（十二）年度会议计划表会议名称主 持 人开会地点会议召集单位开会日期会议主要工作人员开会时间与会者应备资料会议宗旨及议题会场标示资料与会单位会场拟分发资料人 数(十三)会议审核项目表序号审核项目审核结果序号审核项目审核结果1会议的主题22女服务员着装方面（1）洋装 （2）旗袍(3）其他民族服饰2会议的规模（总人数）查邀请回函3会议预算4招待对象的层次23新闻媒体 （1）文字记者(2）新闻稿 (3)摄影记者（4)录像记者及电源准备 5活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动冲突）6会议天数7会议负责人8会议事项分工表24住宿安排方面 （1)安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房)(2)领导人的住宿预订房间（3）妥善分配房间9会场的预订（1）主会场 (2）分会场 （3）洽谈室(4）展示室 （5）来宾休息室（6）工作人员休息室(7）演艺人员休息室10制作来宾名册包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等25支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费）11各类函件邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、 纪念品、停车场、指引地图、餐券订制张数（多印20以备用）、信封书写投递日期26安排用餐方面（1）住宿者的用餐事宜（2）来宾、司机的用餐问题 （3）服务人员的用餐（4)演员、乐队的用餐问题12纪念品方面纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提款、蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量（要多出20以备用）27活动行程方面（1)司仪开场白（2）主持人的致辞（3）来宾致辞（4）宣读贺电（5）致谢辞（6）活动行程表（7）播放背景音乐(8)放映宣传影片、幻灯片13交通工具方面飞机、面包车、轿车14酬谢费(给司机人员等）15会场布置主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应16宴会的形式（1）餐桌入座式 (2）自助餐入座式（3）半入座式自助餐（4）鸡尾酒立食式自助餐28服务柜台的工作方面（1）来宾出、缺席之确认（2）发放胸章（3）发放活动行程表（4)引导来宾到休息室（5)发放座位牌（6) 发放纪念品(7）设置临时电话（8）来宾签名纪念16料理样式和菜单印制17饮料香烟（1）国产白酒 （2）鸡尾酒（3）啤酒 （4）饮料类18花饰（1）花篮 （2）桌上花饰（3）雕冰花饰 （4）胸花(5）赠用花束 （6)典礼台花饰（7）载挂花饰 （8）蜡烛（9）展示品饰花19看板、标示板类(1）大门看板（2）方向标示(3)专用停车场示牌（4）展示商品说明标牌29座位顺序（1）桌面标示卡（2）桌面标示卡的书写20拍照摄影方面（1)纪念照片(2）快照30胸章、名牌（1)颜色、大小、种类的选定(2）公司名称、职衔、姓名的书写21选择桌子(如圆桌或方桌)（十四）决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施执行负责人备注（十五)决议事项实施表会议名称:决议事项决议日期决议负责人部门执行负责人实施目标实施进度等评价各部门每个月的实施检查表月份实施进度评价月份实施进度评价142536(十六)会议室使用申请表填写日期:使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人主管经理（十七）印章使用登记表盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人备注(十八）印章使用审批表编 号用章部门盖章时间印章类别盖章次数文件发文号文件名称备 注用章人（签章）批准人（签章）注:请在备注栏中简要说明盖章用途（十九)印章使用申请单单 位申请日期年 月 日用印类别用印份数文件名称文件说明申 请 人核 准 人（二十）印章管理登记表种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理部门印章部门印行政部印公司名、部门名行政部经理行政事务主管分店工厂名分店印公司名、分店名分店经理分店行政科长职务印章董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制部长印财务部经理印(银行专用）公司名、职务名财务部经理财务主管（二十一）印章使用范围表种类区分公司债券支票及银行兑现凭证合同及其他重要文件定货单及日常业务文件各类对外文件辞令请示收据人事关系及有关证明员工存款账目委任状公司名称印章公司名章股份公司专用部门名章分公司名章职务名章董事长名章董事（股份公司专用）名章其他高级职员名章财务部经理名章分公司经理章第四章 网络信息管理（一）计算机故障维修记录卡部门： 填写日期： 单号：机器编号规格数量故障说明预估修理费使用人备注(二）计算机网络报修登记表序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注12345异常情况说明：（三）计算机网络设备档案表设备使用部门：设备名称设备品牌规格型号销售号码销售公司设备价格购买日期维护公司维护年限年维修费用故障现象及维修情况维修人维修时间更换配件记录故障记录备注第五章 文书档案资料管理（一）收（发)文登记表收 文发文月日发文单位文号事由份数有无附件签收月日收文单位文号事由份数有无附件寄件人签收（二)公文传递单 填写日期: 年 月 日收文公文编号文件名称发文签收备注(三)公文会签单发文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件 急件 特急件密 级普通 秘密 机密 绝密内容会签顺序单位接文时间交文时间行政部转呈时间1月日时月日时月 日 时2月日时月日时月 日 时3月日时月日时月 日 时备注（四）档案索引表序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理(五)档案明细表全宗号目录号案卷号移出归还日期单位名称经手人姓名管理人员签字日期管理人员签字（六）档案调阅单编号： 填写日期： 年 月 日类 别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止， 计 日原收文编号借出日期档 号归还日期备 注保管人签章（七）信件接收登记表月份： 年份：日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人(八)外发信件登记表序号外发时间信件信息发信人信息密级信件类别外发地址收信人发信件单位（九）图书借阅卡图 书 信 息 栏借 阅 信 息 栏图书编号借阅人图书名称办理人图书价格借阅日期图书等级归还日期签 字 确 认 栏借阅人签字： 年 月 日办理人签字： 年 月 日说明:双方各留一份,便于日后归还确认。（十）借阅登记表 年 月 日借阅日期编号名称借阅人归还日期借阅人签字借阅办理人：(十一)丢失报告单 填表日期： 年 月 日丢失资料编号丢失资料名称发现（大致)日期资料存档日期资料所属级别资料管理人丢失原因： 资料管理人员签名： 日期: 年 月 日单位处理意见保卫处处理意见 单位主管签名: 年 月 日 保卫处主管签名： 年 月 日总经理审批意见： 年 月 日（十二）声像材料送审表 送审日期： 年 月 日声像资料名称附加文字材料页数声像资料送审人签字确认栏摄编人员配音人员文字起草人员参审人员签名: 年 月 日签名: 年 月 日签名： 年 月 日签名： 年 月 日审核意见 签名： 年 月 日第六章 提案管理（一)项目提案表 填写日期： 年 月 日单 位职称姓名提案名称编号现况、缺点（附图）、说明提案改善内容（具体、详细、附图）估计投资额（分项估算)预计效益暨投资回收期（二）会议提案表公司会议第号提案提案人所在部门提案日期提案编号理 由(写明提出建议或意见的理由)措 施(写明实现所提主张的措施)审查意见审查人签名(盖章）备注（三）员工提案汇总表编号： 月份： 年 月提案编号提案人所属部门类别提案事项收件日期审核日期审核人结果实施效果核发奖金生产类技术类其他可用可试不佳（四)优秀提案审核基准表编号: 填写日期： 年 月 日提案名称评审人员评价项目评价基准等级分评价分有形效果（30)130万元以上30221万30万元(以2万元为单位得1分)2629311万20万元（以2万元为单位得1分）212546万10万元（以1万元为单位得1分）112051万5万元（以1万元为单位得1分）6106不足1万元（以2 000元为单位得1分）15（注：以年为单位的预计金额）无形效果（10）1安全性、劳动强度、环境或外形改善的效果明显8102以上任意项改善效果一般373以上任意项可以看出有改善12波及效果（15）1可以在整个集团推广使用11152可以在公司内推广使用7103适用于本部门464只适用于本班组（科、室）13独创性(15）1全体员工共同提案12152独自的想法、建议8113计划性的改善(对策）474单纯模仿改善35一般业务1活动评价（30)1活动难度极高6102活动难度一般151付出了极大的努力352一般性努力121改善效果长期有效352改善效果短期有效121本部门实施6102其他部门实施15总 得 分100分（五)提案实施成果评分表提案名称提案编号项目评分标准分数（分）项目评分标准分数（分）标准得分标准得分动机15%主动发觉实施1015投资回收期25%无需投资2025原来有缺陷，激发实施510回收期半年以下1520上级指标或旁人建议15回收期0.51年1015创造性20完全属独创、开发性1520回收期12年510参考科技资料加以研究、修正、改良1015回收期2年以上15由类似科技资料联想并比照实施510月效益2510万元以上1525经他人暗示或向他人学习152。5万10万元1015努力程序151付出精力多少1万5万元5102参与规划专案人员数目无形效益或1万元以下153所需完成的工作量合计100实施奖金核定分数（分）50以下5159606465697074757980以上单位主管奖金（元）5001 0002 0004 0006 0008 00010 000注：此表用于重大建设性提案的评分.（六）员工提案改善评分表提案人所属部门提案日期评定日期提案名及内容概要评定成绩评定标准评审意见最高评分权重(%）评分经济利益50创造性15应用范围10研究观察花费时间10改善成本10提案完整性5合计100评审者其他建议资金金额评定1经济效益显著者：年经济效益核算额20 2经济效益不明显者：评分资金董事长总经理审查主任委员审查小组评定人注：此表用于一般建设性提案的评分。第七章 行政人事管理(一）应聘人员登记表应聘职位： 填表日期: 年 月 日姓名性别年龄出生日期籍贯民族身高体重学历职称健康状况婚姻状况毕业院校所学专业第一外语级别第二外语级别联系方式身份证号期望工资上岗时间其他要求所受教育起止时间学校名称专业学历工作经验起止时间公司名称所担任职务相关证明人参加的培训培训时间培训机构培训内容所获得的证书所受过的奖励及处分兴趣和爱好个人特长及自我评价（二)面试成绩评定表应聘者姓名性别年龄毕业院校专业学历应聘职位应聘时间评价项目评定等级A-优B良C好D-一般E-差仪表、仪态专业知识技能的掌握工作经验与应聘职位的关联程度语言表达能力