笔记本电脑管理规范.doc

武汉光庭科技有限公司
Wuhan Kotei Technology Corporation

WI_S1306
笔记本电脑管理规范
Ver。1.0
生效日期：
2012年9月1日
密 级:
机 密
编 制:
程程
审 核:
秦韬
批 准：
龚红波
签 字:

签 字:

签 字：

日 期:
2012—9-1
日 期：
2012-9-1
日 期：
2012-9-1
发文范围：
全公司范围内发布电子档
受 控
印 章

武汉光庭科技有限公司——TS体系文件
受控编号
WI_S1306
密 级
■ 机密 □ 普通
文件名称
笔记本电脑管理规范
生效日期
2009年7月30日

变更履历
日期
版本号
修改说明
修改人
核准人
1
V1.0
发布初稿
程程
龚红波

目录
变更履历 2
目录 I
1 简介 1
1。1 目的 1
1.2 范围 1
1.3 角色职责 1
2 概述 2
3 笔记本电脑管理规范 2
3。1 申购 2
3.2 管理 2
3。3 借用 3
3。3。1 长期借用 3
3.3.2 出差借用 3
3。3。3 会议借用 4
3.3。4 日常借用 4
3。3。5 加班借用 4
3。4 保管与赔偿 4
3。4.1 保管 4
3.4。2 赔偿 4
3。5 点检与清理 5
3。6 因公出差笔记本电脑IP保护规范 5
3.6.1 笔记本电脑的IP外带及使用 5
3.6.2 笔记本归还时的IP登记与清理 6
I

笔记本电脑管理规范
1 简介
1.1 目的
本文描述了《笔记本电脑管理规范》，用于指导笔记本电脑的管理和使用工作。
1.2 范围
本规范适用于“笔记本电脑的管理规范”及“因公出差笔记本电脑IP保护规范"。
注:武汉光庭科技有限公司,以下简称“组织"。
1.3 角色职责
IP管理员
1） 制定《笔记本电脑管理规范》；
2） 点检笔记本电脑管理员的日常工作;
3） 协调IT管理员协助笔记本管理员开展相关工作.
笔记本管理员
1） 负责笔记本电脑的电子入库、黏贴标签、借用管理、库存保管、点检与清理、故障报修、赔偿判定、处罚判定等；
2） 笔记本管理员由研发文控员兼任。
IT管理员
1） 结合组织实际情况，审核、汇总各部门笔记本电脑申购需求，并统一提报申购单；
2） 在新到货笔记本电脑入库以前，检查其是否与申购物资品牌、型号相符;检查屏幕是否有盲点；检查硬件、配件是否齐全；检查所有硬件（包括内存、硬盘），是否为原厂原装，是否曾被开机更换。检查过程一旦发现问题或存在疑问,通知采购部联系供应商进行退换货处理；
3） 进行笔记本电脑的系统安装/升级、软件安装/升级、权限配置（用户名、密码)、网络配置、病毒查杀等基本处理；
4） 在完成新到货笔记本电脑网络配置后，获取“品牌—型号”、“内存—品牌/数量/容量"、“硬盘—容量/序列号”、 “电池—型号/容量”、“电源—型号”、“鼠标-型号"、“是否有刻录光驱"、“有线网卡MAC地址"及“无线网卡MAC地址"、“登录用户名及密码”，并提交至笔记本管理员进行入库处理；
5） 协助笔记本电脑管理员进行笔记本电脑的点检与清理；
6） 接收笔记本电脑管理员提出的故障信息，分析故障/损坏原因，协助联系供应商进行更换、维修，并将维修金额反馈至笔记本管理员,便于笔记本管理员判定赔偿及处罚金额。
表1-1 角色和职责
2 概述
自《笔记本电脑管理规范》发布之日起。所有笔记本电脑由笔记本电脑管理员进行统一管理，根据借用人身份、借用目的分为“长期借用”、“出差借用”、“会议借用”、“日常借用”、“加班借用"五种情况,每种情况均应遵照本规范办理相应借用手续。全体员工均对组织笔记本电脑有使用的权利，以及爱护、监督、协管的义务。借用人在借用笔记本电脑期间，对该笔记本电脑承担保管的责任，必须保证该笔记本电脑的安全性、完好性。
仅市场营销本部、公司高层、因公出差专用的笔记本电脑,允许外带;其余笔记本电脑均不允许带离组织办公区域。
因公出差笔记本电脑遵循本规范中的《因公出差笔记本电脑IP保护规范》进行管理。
3 笔记本电脑管理规范
在组织办公区域内，只允许使用经笔记本电脑管理员登记、编号的笔记本电脑。具体的申购、管理、借用、保管与赔偿、点检与清理、因公出差笔记本电脑IP保护规范，请依据以下内容具体执行.
3.1 申购
各部门如因工作需要，需要申购笔记本电脑。
需首先咨询笔记本电脑管理员,查看库存笔记本电脑是否满足工作需求，若满足工作需求，则遵照本规范的“3.3借用"章节，在笔记本电脑管理员处办理借用手续.
若库存笔记本电脑无法满足工作需求，则各部门需将对应的“笔记本品牌、型号、硬件规格、申购原因",在每月底各部门制定下月部门预算以前，统一提报至IT管理员及笔记本电脑管理员。IT管理员对部门提报的信息进行审核,在综合考虑该部门实际工作需求、组织总体IT设备成本，并与申购部门进行充分沟通后，IT管理员根据最终确定的“笔记本品牌、型号”提报部门预算。预算经公司高层审批通过以后，IT管理员即可提报采购部进行笔记本电脑的采购。
3.2 管理
新采购的笔记本电脑到达组织后,由采购部在一个工作日内，以口头、电话或邮件的形式,同时通知IT管理员及笔记本电脑管理员进行物资验收、入库。
IT管理员在接收新采购的笔记本电脑以后，需要在一个工作日以内，完成以下检查。首先检查到货物资是否与申购物资品牌、型号相符。其次，检查屏幕是否有盲点.再次，检查硬件、配件是否齐全。最后,检查所有硬件（包括内存、硬盘）,是否为原厂原装，是否曾被开机更换。
以上检查过程一旦发现问题或存在疑问,IT工程师应在发现问题后的半个工作日以内，以口头、电话或邮件的形式,通知采购部，由采购部联系供应商进行退换货处理。
若以上检查均合格,则IT管理员根据申购部门实际情况，对笔记本电脑进行系统安装/升级、软件安装/升级、权限配置（用户名、密码）、网络配置、病毒查杀等基本处理。
除“会议室专用笔记本电脑”允许配置组织局域网外，其余笔记本电脑均只允许配置组织外部网络，且同一台笔记本电脑不允许组织外网相互切换。
IT管理员需要在完成以上基本处理后的一个工作日以内，将新的笔记本电脑以及相关信息一并提交至笔记本电脑管理员（相关信息:“品牌—型号”、“内存-品牌/数量/容量”、“硬盘—容量/序列号”、 “电池—型号/容量"、“电源—型号”、“鼠标-型号”、“是否有刻录光驱”、“有线网卡MAC地址"及“无线网卡MAC地址"、“登录用户名及密码”)。
笔记本电脑管理员在接收新的笔记本电脑,以及相关信息后，需在一个工作日内办理笔记本电脑入库手续。入库操作具体包括“电子录入"、“黏贴标签"两个部分，详情如下:
1. “电子录入"需在《笔记本电脑管理清单》中录入该笔记本电脑信息，判断该笔记本电脑“是否允许外带”，且生成组织唯一的“笔记本电脑编号”。
注：仅市场营销本部、公司高层、因公出差专用的笔记本电脑，允许外带;其余笔记本电脑均不允许带离组织办公区域。
2. “标签”分为A、B、C两种。A标签是指，组织统一尺寸、样式规格的，带有组织LOGO的,带有“是否允许外带”标识的,带有唯一“笔记本电脑编号"的标签。该标签必须黏贴在笔记本电脑外壳正面左上角。B标签是指，组织统一尺寸、样式规格的,带有“禁止拆机”标识的标签,该标签需要黏贴在笔记本电脑外壳上所有重要螺丝口处，具体位置由IT管理员根据机型不同另行逐一指定.C标签是指,组织统一尺寸、样式规格的,带“会议室专用”标识的标签，该标签仅允许黏贴在“会议室专用笔记本电脑”外壳正面右上角。
3.3 借用
3.3.1 长期借用
市场营销本部、公司高层，如需借用笔记本电脑，可以到笔记本电脑管理员处办理“笔记本电脑长期借用”登记。
借用申请人需说明“预计归还日期”、“借用目的”,该借用申请需同时经“部门经理审批”、“常务副总审批”后，方可生效。长期借用的笔记本电脑,每隔1个月（每月5日）需归还笔记本电脑管理员，由笔记本电脑管理员进行例行点检与清理。并需于“预计归还日期”归还至笔记本电脑管理员处。
市场营销本部以外的、非公司高层员工，除因公出差外，如无特殊原因（特殊原因需常务副总审批）,不允许长期借用笔记本电脑。
3.3.2 出差借用
市场营销本部以外的、非公司高层员工，若因公出差，且在出差期间需要使用笔记本电脑的。凭审批通过的《出差申请单》到笔记本电脑管理员处填写《笔记本电脑外带申请单》，并由笔记本电脑管理员进行“笔记本电脑出差借用"登记。
借用申请人需说明“外带申请时间段”、“申请事由”、签署“信息安全保护协议”，该《笔记本电脑外带申请单》同时经“部门经理审批"、“笔记本电脑管理员审批”后，方可生效。
注：出差期间对笔记本电脑的IP使用及保护，参照本规范“3.6因公出差笔记本电脑IP保护规范”章节执行.
3.3.3 会议借用
组织常备三台会议室专用笔记本，均配置公司局域网网络。如因会议需要，可以到笔记本电脑管理员处办理“笔记本电脑会议借用手续”,借用申请人需说明“借用时间段”、“借用会议名称”，经笔记本电脑管理员审批后，即时生效.会议借用笔记本电脑必须在当天下班以前归还至笔记本电脑管理员处保存.
注：除“会议室专用笔记本电脑”允许配置组织局域网外,其余笔记本电脑均只允许配置组织外部网络，且同一台笔记本电脑不允许组织外网相互切换。
3.3.4 日常借用
普通员工因工作需要使用笔记本电脑的,可以到笔记本电脑管理员处办理“笔记本电脑日常借用手续”，借用申请人需说明“借用时间段”、“借用目的”，经笔记本电脑管理员审批后，即时生效。日常借用笔记本电脑必须在当天下班以前归还至笔记本电脑管理员处保存。
3.3.5 加班借用
普通员工如需加班使用笔记本电脑的，可以到笔记本电脑管理员处办理“笔记本电脑加班借用手续"，借用申请人需说明“加班时间段”、“借用目的”，经“项目经理审批"、“部门经理审批"后，方可生效。加班借用笔记本电脑必须在第二天上班后归还至笔记本电脑管理员处保存。
3.4 保管与赔偿
3.4.1 保管
全体员工均对组织笔记本电脑有使用的权利,以及爱护、监督、协管的义务。
借用人在借用笔记本电脑期间，对该笔记本电脑承担保管的责任，必须保证该笔记本电脑的安全性、完好性,具体要求如下：
1. 所有硬件及配件（内存、硬盘、电池、电源、鼠标、光驱），必须与笔记本电脑管理员电子录入在《笔记本电脑管理清单》中的信息保持一致，且完好无损、正常可用。
2. 外壳不允许新增划痕、撞痕等物理性损伤。
3. 不允许拆机。所有“标签"（A“笔记本电脑编号"标签、B“禁止拆机”标签、C“会议室专用”标签），特别是B“禁止拆机”标签必须完整无损。
4. 不安装与工作无关的软件，不浏览与工作无关的网页，不接收、下载与工作无关的未知文件，保护笔记本电脑操作系统的安全性。操作系统不感染外部电脑病毒,归还时操作系统应仍正常可用。
3.4.2 赔偿
借用人在借用笔记本电脑期间，若发生笔记本电脑遗失，以及笔记本电脑硬件、配件遗失，属于借用人保管失当，必须由借用人个人支付、照价赔偿.根据实际情况，视情节轻重，组织保留对该借用人进行警告、记过处罚的权利。
3.5 点检与清理
办理“长期借用”手续的笔记本电脑，在借用期间由借用人负责笔记本电脑内容的日常清理。每隔1个月(每月5日）需归还笔记本电脑管理员，由笔记本电脑管理员进行例行点检与清理。
办理“出差借用”手续的笔记本电脑，在借用期间由借用人负责笔记本电脑内容的日常清理.在出差返回组织后的一个工作日内，需将笔记本电脑归还至笔记本电脑管理员，由笔记本电脑管理员即时进行内容点检与清理.IP登记其他详细点检与清理，参照本规范“3。6因公出差笔记本电脑IP保护规范"章节执行。
办理“会议借用”、“日常借用”、“加班借用”手续的笔记本电脑，为避免不同部门之间IP泄露,借用人使用归还前，应对笔记本电脑新增内容进行即时清理,笔记本电脑管理员在接收时即时复核，对于所有新增内容进行即时清理。
每月6日，由笔记本电脑管理员对所有库存笔记本电脑进行点检与清理。
组织所有笔记本电脑,涉及系统安装/升级、软件安装/升级、权限配置（用户名、密码）、网络配置、病毒查杀、损坏维修等工作，应由笔记本电脑管理员请求IT管理员协助处理。
3.6 因公出差笔记本电脑IP保护规范
3.6.1 笔记本电脑的IP外带及使用
因公出差员工借用组织笔记本电脑后，如需外带公司IP，按照《知识产权管理程序》执行,详情如下.
组织员工如需在组织办公地点范围以外使用IP，需在IP管理员处填写《IP外带登记表》。由申请人部门经理审查、IP管理员审核、主管总经理审批，并分别签字通过后，由IP管理员对表单编号，并统一发放IP。
《IP外带登记表》表单编号规则是GTIPWD20090415AⅠ，其中GTIPWD是固定编号，2009代表年份，04代表月份，15代表日期，A代表IP属性，最多可列全六种属性，Ⅰ（罗马数字）表示此“外带登记表”是2009年4月15日IP类型为A的第一份外带记录.
非组织员工填写的《IP外带登记表》必须包括以下内容：
n IP外带申请人姓名、所在部门
n 借用日期与预计归还/删除日期(年/月/日）
n IP内容及用途描述
n IP内容清单(IP名称、版本、介质、IP归属、IP属性、是否加密)
出差员工必须按照《IP外带登记表》的内容清单，将组织IP存放在笔记本电脑指定的名为“IP”的文件夹中，并提交IP管理员及笔记本电脑管理员审核。不得私自采用移动存储设备、或邮件的形式，将组织IP通过笔记本电脑带离组织.
出差员工在填写《笔记本电脑外带申请单》时，必须认真阅读《信息安全保护协议》并签字。在出差期间承诺对所携带的IP进行严格保密和妥善保管，严禁IP泄露和流失。
3.6.2 笔记本归还时的IP登记与清理
出差员工归还笔记本电脑前,必须将所有待登记的IP资料整理至记本电脑指定的名为“IP”的文件夹中,并通知IP管理员进行IP登记。IP登记按照《知识产权管理程序》执行，详情不复赘述。
IP管理员在进行IP登记之前，应请IT管理员协助对以下笔记本电脑的完整性和安全性进行点检,具体点检内容如下：
1. 所有硬件及配件（内存、硬盘、电池、电源、鼠标、光驱）,是否与笔记本电脑管理员电子录入在《笔记本电脑管理清单》中的信息保持一致，且完好无损、正常可用。
2. 外壳是否有新增划痕、撞痕等物理性损伤。
3. 是否拆机,所有“标签”（A“笔记本电脑编号”标签、B“禁止拆机”标签、C“会议室专用”标签），特别是B“禁止拆机”标签是否完整无损。
4. 是否安装了新软件，如发现新安装了与组织工作无关的软件,应予以卸载。
5. 操作系统是否正常可用,进行全盘病毒扫描。若发现操作系统无法正常使用，或感染病毒，一方面，由IT管理员进行查毒、系统重装；另一方面，笔记本电脑管理员需请借用申请人解释原因，根据实际情况，视情节轻重,组织保留对该借用人进行警告、记过处罚的权利。

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