建筑工程监理部收发文管理制度.doc

老干部活动中心项目监理部收发文管理制度
第一节 总则
一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好项目监理部文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。
二、项目监理部文件是传达、贯切和记录项目工程有关的各种信息,发布上级主管部门、建设单位和公司规章制度、指令、协商和回复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为项目工程顺利开展服务。
三、项目监理部全部人员都应深入细致、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率,因此，信息文件管理尽可能使用计算机处理 。
四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。项目监理部文件由资料监理员统一发放、传递、用印、保管和立卷归档；特殊情况时由总监临时指定监理部一名监理员管理.
第二节 文件分类
一、联系单：项目工程有关单位就有关事项互相进行协商的文件，用“联系单"。
二、会议纪要：每月定期或不定期地召开与项目工程质量、进度、安全、技术及其它需协调、协商的有关事项的各种会议，传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“例会会议纪要”或“专题会议纪要”。
三、通知单：转发上级主管部门、建设单位、设计院等有关文件、指令和项目监理部向施工单位发送有关工程质量、安全等指令,用“通知单”，凡“通知单"均需有“回复单"
四、暂停令：是监理工程师发现施工现场一部或全部存在重大质量（或安全）事故隐患时,为避免产生重大质量或安全事故而采取的紧急处理手段，监理工程师除现场口头制止停工外，还要立即以书面通知责令施工单位对工程全部或某一部位实施停工时，用“暂停令”
五、备忘录：是项目监理部对项目工程参见各方对有关事项未能按设计标准、规范标准实施，可能对工程质量造成重大隐患或工程施工中存在重大安全隐患的、而监理人员制止不了事项的最终责任说明，用“备忘录"。
六、报审表：是施工单位在报送相关单位资质证件、人员上岗证件、施工组织设计或专项施工方案和其它需监理部确认其在工程上合法有效的文件时，用“各专项报审表"或通用“报审表”。
七、工序报验单：是施工单位在每一个分部分项工程结束(下一道工序开始施工前）且自检合格后,向监理部提出报验验收申请时，用“工序报验单".
八、材料、设备报验单：是施工单位用在该项目工程上的各种材料、设备需监理验证其出厂保证资料是否与本工程要求相符和材料数量时，用“材料、设备报验单".
九、月报、周报:是监理部对单位项目工程近一周和近一月的工程进度、质量、安全及其它有关事项落实情况的总结向本公司、建设单位、上级主管部门汇报时,用“周报、月报".
十、上级来文：监理公司、建设单位、上级主管部门等各种指令、指示、通知等文件,用“上级来文”.
十一、评估、总结:是监理部对该单位工程（包括各分部)的质量评价和对监理部自身工作成效评价时，用“评估、总结”
第三节 文件格式
一、文件一般由标题、单位工程名称及其部位、发文编号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报（送）单位（部门）等部分组成。
二、文件标题应准确、符合监理用表规定要求。
三、发文字号包括年月日号、文件编号.
四、文件内容要求事实清楚、观点明确、条理清晰、文字精炼、用语准确.
五、发文单位必须注明全称.
六、多页文件应标明页码.
七、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。
八、文件纸一律使用A4型.
九、文件必须盖章和具有相应职务有资格的人员签字。
十、发往监理部以外的文件必须有总监签字和盖监理部印章或经总监授权（事情紧急而总监不在场经发文人与总监联系且总监认可的）方可发送，但还需总监到位后确认补签.
第四节 收 文
一、收文：施工单位分部分项工程报验单、材料、设备报验单由各分工监理负责签收和处理。
二、其它文件均由监理部资料员专人收文，根据文件属性及时分门别类按要求及时登记.
三、所有收文必须注明年、月、日，如该文件隔天可能造成重大责任事故的还需要注明收文时间(几时几分)。
四、收文必须及时处理，收文必须及时告之相关责任人；如责任人不在场，收文人应及时报告总监，由总监指令专人处理。
第五节 发文
一、发文一律使用监理部发文登记表。
二、发文程序如下:
资料监理员拟稿→专业监理工程师核查→打印→总监审核→（修改后）→专监、总监签字→（盖章）→发文→备案登记。
第六节 其他
一、时限要求：
1、特急：限60分钟内完成。
2、急：限4个小时内完成.
3、平：限24小时内完成.
二、文件的归档要求:
1、所有文件需按类别归入档案盒内。
2、文件查阅后应及时按其原顺序编号归入档案盒内。
3、查阅文件时要保证其文件的完整性，不得损坏文件.
4、文件未经资料员、总监同时许可不得外借，经许可外借的资料应有资料员按规定时间完整收回。
5、对未能按时归档或被损坏的资料要及时报告总监处理。
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