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人力资源管理系统规划
小组成员：刘情 罗李 钱军 邓平 刘捷
1 人力资源管理的现状
人力资源管理系统(HRMS， Human Resources Management System），是指组织或社会团体运用系统学理论方法，对企业的人力资源管理方方面面进行分析,规划、实施、调整,提高企业人力资源管理水平,使人力资源更有效的服务于组织或团体目标。
企业的竞争乃至国家的竞争最终是人力资源管理与开发的竞争，人力资源管理系统为此竞争提供了科技的工具。人力资源管理咨询与信息化服务解决方案为企业提供巨大价值,通过最佳业务实践，一方面为企业提供了业界成功管理思想和经验,并充分运用信息技术提高企业管理和决策效率；另一方面为企业提供了诊断、管理咨询和培训服务.竞争能力由此而得以提升.
1。1 当前人力资源管理的主要问题
1.1.1 缺乏对人才管理制度的创新
        我国人力资源管理制度大多数直接照搬国外，没有联系我国国情的实际情况。另外，我国企业业与国外企业面临的环境、人员构成、竞争对手等都不相同,同时我国对人力资源管理还缺乏系统的、科学的认志,还不具备真正意义上的人力资源管理的水准,难免会出现一些问题。
1.1.2 人才队伍缺乏稳定
        由于国内企业待遇的偏低，随着国内各种行业的兴起,就业机会的增加和员工追求个人发展的强烈愿望，促使一些素质较高的人才流向更有发展前途的其他行业，从而放弃在国内发展的机会.从而导致人才大量外流，同时由于我国经济发展水平的地区差异，大量员工从内地流向沿海经济发达地区。另外,激励机制不合理,管理制度不完善，按资排辈的分配，用人、用工制度使一些劳动力强度大、工作任务繁重、质量要求高的一线员工的积极性受挫。从而导致相当一部分员工跳槽,人才流失严重，人才较难稳定，给企业的正常经营带来严重影响.1。1.3 激励机制不尽合理
       企业在运用激励机制的过程中,重视企业利益,轻视员工的个人利益。由于企业的高层管理人员往往全神贯注于如何提高营业收入,完成上级给予的任务，完全忽视了下属员工的个人培养；重视组织的发展,轻视下属员工个人的发展;重视对下属员工的管理，轻视对下属员工的开发;重视员工对组织的贡献，轻视对员工个人的需求等。这样，员工看不到个人发展的空间，缺乏成就感和归属感.从而根本不能调动员工的积极性，更谈不上其创造性。
1。1。4 员工薪资待遇较低
        中国的人才市场已步入微利时代，这不仅对企业业的管理水平提出了更高的要求，它也造成了企业业的利润大幅度下降，再加上企业业的硬件设施投入成本较高,同时,也属于典型的劳动密集型行业，从而使投入成本很高，员工的薪酬待遇普遍偏低.因此，大量员工在服务工作上逐渐丧失了学习和进取的动力，导致服务意志淡薄，服务水平得不到应有的体现，无法使客人满意，这直接影响到企业的经济效益和发展潜力.
1。1。5 用人观念非常陈旧
        由于缺乏用人的战略眼光，我国大多数企业的学历结构普遍呈现出低学历、低素质的特点。伴随着经济的迅速发展，我国高等院校对人力资源的供给是充足的,但是大专生、本科生留不住，不能把用人和育人紧密结合.不重视员工培训，认为培训是一种成本,应该尽量降低，所以对员工只使用，不培训或很少培训。很多酒店对员工培训是赶形式、走过场,多以应付为主，缺乏连贯性、系统性、计划性。大多数企业对人力资源的培训开发,只是停留在员工的短期培训层面，没有长期的发展目标。
2 完善人力资源管理的战略目标
2.1改革招聘体制，制定合适高层人才的招聘方式
       改革招聘方式，制定适合高层次人才的招聘培养方式。人才尤其是高级人才匮乏和短缺是制约饭店发展的瓶颈,而目前饭店业普通遵循的经验导向型的招聘政策严重阻碍了人才的进入。为彻底解决这一难题，消除瓶颈的影响，尽快实现本企业人才的战略储备。我们制定了人才快速招聘、培养、提升、使用的计划,并形成了政策和程序.这个政策和程序叫做《管理实习生的目标培养与职业生涯设计》,它的目标是通过有计划地招收应届大学毕业生,并进行内部培养和职业生涯设计，使之在短期内胜任所从事的工作,并通过自身的努力达到较高的管理水平，不间断地提供具有较高文化层次的管理人员,用以充实管理层队伍，不断提高管理层整体文化水平。
2。2 精心设计员工培训系统
        第一,抓好岗前培训。岗前培训是对新员工的入门教育，指员工上岗前对工作情况的了解，它通常包括企业的期望和理解,工作环境的介绍和规章制度的学习。通过有效的入门教育使新员工很快适应新的工作环境并感受到自己是企业的一员，也很快能被原有员工所接受，成为他们的一分子.第二,加强在岗员工的操作技能培训。各种形式的在岗培训，可把企业的制度和规范转化为员工的自觉行动。操作技能培训是员工在岗培训的主要内容，它直接关系到各项服务工作能否依标准完成。
2.3 建立现代新型薪资激励机制
        第一，实施分层激励,提高企业全体员工的积极性。对中高层次管理人员的激励，既要有物质激励，更要注重精神激励；对一线员工的激励,应主要放在物质激励和职业培训上。第二,激励要民主，奖罚要分明。在实施激励的过程中,要做到公平、公正。很好的掌握激励机制的尺度，才能有效地调动员工的工作积极性，从而提高工作效率.
3 人力资源管理系统规划
3.1 系统包括的功能模块
人力资源管理信息系统
人事薪资子系统
考勤管理子系统
人力资源子系统
基础设置
员工管理
社会福利
出勤管理
薪资管理
人力分析
基础设置
刷卡管理
出勤报表
期末处理
人才招聘
档案管理
员工培训

图3.1 人力资源管理的功能结构图
3。2人事薪资管理子系统
3.2.1基础设置
由于各公司的计薪方式各有差异，因此本系统采供用户自行以公司现行的计薪制度来设置，所以在计薪的前务必到『设置基本信息』中先定出公司发薪的方式及时薪的计算方式.包括：
（1）全勤奖条件
（2)加班费条件
（3）津贴扣款条件
（4）请假扣款条件
(5)特休天数
(6）职等信息，学历编号,班组成员信息。
（7）产品计件单价
3。2。2员工管理
对于公司内的现有员工,应该逐一编以员工编号并搜集整理每个人的基本信息，课税信息，个别薪资及津贴扣款信息,然后利用『录入员工基本信息』输入计算机。
其中，有关员工个别的计薪条件信息，如『计全勤否』,『全勤奖金』，『计加班否』，『加班费率』及一些固定的『津贴奖金』或『扣款』.应特别注意其设置的意义。
当以计算机方式运行薪资计算程序后,日后若遇有员工在人事上发生信息异动更动,应该将计算机中该员工的人事信息也立刻更新.
3。2。3社会福利
社会福利金管理主要在处理员工社会福利金，及员工的社会福利金金额异动等信息。且提供计算社会福利金扣缴金额，社会福利金缴费证明打印.
（1）福利金参数
（2)员工基本信息
（3）社会福利金异动处理
（4）社会福利金计算
在每月薪资的前,须先运行社会福利金的计算程序,则会按员工基本信息设置条件，社会福利金参数设置现况，计算出社会福利金费用.
3。2。4薪资计算
当员工的出勤记录输入计算机并做更新后，即可运行『员工薪资计算』以计算每位员工的薪资。包括：
（1）员工薪资计算
（2)检视薪资结果
(3）员工津贴扣款
（4）薪资发放
(5）扣缴税额统计表
3.2.5独立发放项目
一些津贴或奖金并不在正常发薪时一并计算发放,而系另外独立计算,造册，发放。包括：
（1）独立发放信息
（2）独立发放项目的发放
（3）独立发放信息更新
（4)独立发放相关报表
3。3考勤管理子系统
3.3。1刷卡管理
l 录入临时卡号
对于遗失刷卡卡片的员工或新进员工在刷卡卡片尚未制作完成时，该员工须刷卡出勤时,可先以临时卡号录入指定该临时卡为那位员工使用,以避免因卡片遗失制作不及而造成员工无法刷卡生成出勤异常信息。

l 录入员工每日班别
本作业主要在录入各员工该刷卡月份的预计出勤班别信息，经由员工每日班别的录入,于刷卡信息转换时，可正确推算出员工的刷卡信息归属日期。若员工有调班情形发生时，须于此作业维护更改员工的出勤班别。也可透过『整批生成员工班别』来整批生成员工的整月出勤班别信息,但在员工基本信息录入中若设置为不须刷卡,则不会生成出来.
l 转换、维护刷卡信息
刷卡钟收集到的信息为一文字文档，无法由该文档清楚得知员工刷卡状况，本作业即主要在将刷卡钟收集到的信息按其刷卡定义信息转换成本系统可查询或维护的刷卡信息，若有错误时可直接由『维护刷卡信息』更改的.刷卡钟收集的文字档其附加档名须为.TXT,输入时不须加上附加档名。传输码于刷卡信息转换后缺省为 “N” ,于『自动生成刷卡明细』运行后,传输码则更新为 “Y"。
l 自动生成、录入刷卡信息
本作业主要在将员工的刷卡信息依据其刷卡归属日期结合员工每日班别信息及班别设置中的刷卡时间信息，计算出该员工的迟到早退分钟数，次数及加班时数，检查是否已有请假信息录入或发生异常状态,并注明其异常原因.由『刷卡异常明细表』打印出异常的刷卡明细信息，可透过『录入刷卡信息』更改其异常信息.

l 还原卡暂存档产生明细码
当刷卡明细生成后发现生成的刷卡明细信息有问题须重新生成时，须先将刷卡信息的传输码还原方可重新运行『自动生成刷卡明细』更新『员工每日出勤信息档』.

l 从刷卡明细自动生成出勤明细
将『从刷卡明细自动生成出勤明细』生成出的刷卡明细信息,结合已录入的请假信息，按逐笔或汇总方式计算出员工的出勤天数,休假天数,迟到早退分钟数，平常与例假日的加班时数,并将信息新增至人事薪资管理系统的『员工每日出勤信息档』中，由『维护员工出勤信息』可查询或维护的。更新方式选择为 “逐笔” 时，是该每日出勤信息逐笔写入『员工每日出勤信息档』中.若采 “汇总" 时，则按其上下半月或全月的归属日期范围将出勤信息汇总成一笔写入『员工每日出勤信息档』，如2000年4月份的上半月即汇总成一笔日期为2000/04/15员工出勤信息，如2000年4月份的全月则汇总成一笔日期为2000/04/30的员工出勤信息.
3。3。2出勤管理
l 员工出勤信息意义
所谓员工出勤记录乃指各员工每日或指一段期间,如周或月的出勤状况,例如一员工的出勤天数,班别或请假天数,假别,加班时数,迟到或早退次数等等。
在计算薪资时，员工的出勤记录为一项重要依据。因为员工的出勤记录关系着全勤奖金,请假扣款及加班费的计算。

l 录入员工出勤信息
因此,在计算某个月的薪资前，当然应该先将各员工该月的所有信息录入出勤信息输入计算机.输入的方式有以下几种：
1.   逐日输入： 每天都把该天的各员工出勤信息输入计算机.此种作法，将造成输入的工作负荷很重.因此并不可行。但如果公司的薪制皆采月薪制时，则对于大部分正常出勤的员工可以不必输入其当日的出勤信息，仅需针对当日有迟到或有请假或有加班的少数员工输入即可。如此,输入的工作负荷可以大量减低，同时可以保留逐日的加班或请假记录，因此是可行的一种方式。
2.   汇总输入：即将一段期间 (一月或半月或一周) 的员工出勤信息先做汇总，后以一员工一期间的出勤信息做一笔输入即可。此一方式将使输入工作负荷降为最低.但相对的，在输入前需要先花时间以人工方式汇总各员工的该期出勤记录.另外，此种方式因为并不记录员工逐日的加班情形,因此『员工加班明细表』的打印将毫无意义。
3.   刷卡处理:如因公司使用刷卡钟,则可以透过与计算机联机而将刷卡信息由刷卡钟传送至计算机中。该信息经过更新 ，即可成为本系统的出勤记录。此一方式将可省去输入工作，是较进步的作法.

l 员工出勤信息更新
在某月份的员工出勤信息输入完成后，在计算薪资前，应该先运行『员工出勤信息统计』 ，以便将员工出勤记录予以汇总更新至『员工发薪记录』档中各员工的『出勤状况』各栏中.同时，有关请假的信息也将被汇总而保存至『员工请假记录』档中.应特别注意，如果公司有分上下半月两次发薪,且上半月发薪时，会去针对上半月的出勤状况来计算员工上半月的『请假扣款』或『加班费』或日薪员工的『基本工资』，则上半月发薪前也应针对上半月的员工出勤信息运行更新程序.当然,此一情形下，员工的上半月出勤信息也必须先行输入计算机。

l 计次津贴或扣款信息输入
另外有一种信息也必须在计算薪资前先行输入计算机。就是一些属于计次 （或计天）的津贴奖金或扣款信息.例如：『值日津贴』或『清洁津贴』是对轮值打扫环境的人员所给予的一项津贴,津贴的计算方式是计次或计日,而每次或每日的津贴订有一固定金额 （或按人员不同而订不同的金额） ，至月底才一次计算然后并在薪资一起发放.另外，例如：『用餐扣款』系对在公司办伙的餐厅用餐者,每用一餐必须支付一定金额，但平时不必交钱，而是记录次数,至月底才计算并由薪资中代扣。或『违规扣款』，系指公司内对于员工的行为订有一些规范,如果有逾越者每次应扣某固定罚款，且此一罚款系记录次数而由薪资发放时再予计算代扣.
诸如此类的津贴奖金或扣款，当然在平日应该搜集记录其发生次数 （或天数) ，利用『员工津贴扣款信息录入』 输入计算机，因此,薪资计算时才可以据以算出应发的津贴或应扣的金额.至于输入的方式有两种,一种是针对每次发生逐笔输入,另一种则是先以人工方式将某员工某项津贴或扣款项目当月的发生次数汇总，再一笔输入计算机.前者虽然会增加输入工作的负荷，但可以保留逐笔明细的记录。后者则可以减少输入的负荷，但却无法保留逐笔明细。
3。3.3出勤报表
以下为本系统可提供的一些有关出勤状况的报表。
．员工出勤明细表：可供了解员工明细的出勤状况.
．员工请假统计表：可供了解员工在一段期间内各假别的请假统
．员工津贴扣款明细表：可供了解员工计次性的津贴奖金或扣款的明细。
．员工加班费用明细表：可供了解员工的加班明细记录.亦可作为加班费计算发放应备的佐证文件。
．员工加班时数统计表:可供了解员工在某一段时间的加班时数。亦可作为加班费计算的佐证文件。
其中，员工请假统计表的内容系由『员工请假记录档』撷取打印。而该文档的信息则系自『员工出勤信息』经由更新程序后自动生成。员工请假记录亦可直接由『录入员工请假记录』 查询而得。
3.3。4期末处理
每月25日，各部门文员到人力资源中心领取考勤卡，按员工工号填写下月考勤卡，于每月末前一天晚上依位插入本部门区域。每月于1号将上月考勤卡送交人力资源中心，并附考勤原始报表。
3。4人力资源子系统
3.4。1人才招聘
l 录入人才来源
定义人才来源型态，一般来说可分为内部来源与外部来源,而内部来源指现职员工的推荐,或由内部主管主动到各大教育机构邀请推荐人才。.。等.而外部来源则对外在网站上刊登征才启事或透过报纸职缺刊登广告以及到就业中心寻找。。。.等.

l 录入语言代号
对于人才的语言管理可在系统上设定多组语言别 （例：1。国语，2台语，3英语,4。日语.。.等） 。

l 录入学校资料
对于人才的学校数据管理,可将国内各学府的名称在此输入
l 录入科系资料
对于人才的科系数据管理，可将国内各学府的科系在此输入
l 设置人才编码原则
对于公司人才数据库的管理，将各来源的每一人才赋予一代号，上线前在『人才编码原则设定作业』须先设定，选择系统所提供的四种编码方式来定义 （1。日编，2月编,3。流水号及4。手动编号） ,以作为日后人才编号的管理

l 设置人力资源参数
依公司现行人力需求预算制度所规范，对于各单位提出人力需求加以控管，可做到的参数 (1。不需要,2.需要，3.确实控管） 及是否要核对人力申请单.未来在输入『人力需求申请单』时会判断此参数设定值。

l 录入评价因素
对于公司的新进人员评定方式可依据企业内所制订的「工作规范书」来定义评定因素,评定的项目大部份有评估学历，经历,专业能力及计算机能力等做为参考依据.

l 录入部门职务评定因素
每项评定因素对部门间会有相似度或差异性,所以系统提供了『部门职务评定因素设定作业』来定义每项评定因素的「权重比例」，而权重比重又可依工作说明书「工作内容来规范」。

l 录入人才库基本信息
   对于人才的信息，包括求职意向,基本资料，并且可以表明是否是应届毕业生，因为有些公司对是否应届毕业生有不同处理。除此之外还能记录他的教育经历,工作经验,个人证书.。.等信息.程序还能记录了人才面试过程经历的不同应试类别的记录。

l 录入应试记录
    对于来应试的人才,根据他的应试日期，应试部门，应试职务,显示该职位的评价因素，权重,并根据此类信息为应征者打分.记录此轮应试的结果，如下次预约复试还可记录预约的日期. 
3。4.2档案信息管理
员工须向总部人力资源部提供身份证、学历、职称、证明（大学本科及以上需提供毕业证书、学位证书）、工作证明、婚姻状况证明、暂住证、外出人员务工证以及近期体检报告和免冠近照，并亲笔填报准确的个人资料.
当个人资料有以下更改或补充时,请员工于一个月内填写个人情况变更申报表，交于人力资源部门，以确保与员工有关的各项权益:
（1）姓名；
(2)家庭地址和电话号码；
(3）婚姻状况;
（4）出现事故或紧急情况时的联系人；
（5）培训结业或进修毕业。
公司提倡正直诚实，并保留审查员工所提供个人资料的权利,如有虚假，将立即被终止试用或解除劳动合同。
3.4。3员工培训
l 录入年度培训计划
对于有实施培训计划制度的公司, 会建立各部门之一整年度员工培训计划,以供年度经费预算，来进行员工生涯规划在职训练管理。

l 录入培训申请
记录有关于员工培训的课程，场地，申请日期， 培训费用等的基本资料。

l 录入课程分类
主要是定义员工培训的相关课程类别,一般来说训练课程类别可分为1。内部训练及2.外部训练.

l 录入课程信息
主要是定义课程代号及名称,此课程所归属是那一课程类别,对于可担任此一课程的讲师是外聘 (外部) 讲师或内部 （员工) 所担任之.前置作业必须先将讲师数据先建置完成。

l 录入培训代号
主要是定义与员工培训课程有关的课程代号与课程名称。

l 录入场地分类
对于场地的提供一般来说场地大致上可分为内部场地 （公司) 或外部场地 (委外) 。

l 录入场地代号
对于员工培训活动所需要之场地或经常性的提供给员工培训用之场地及名称在此输入，一般来说场地大致上可分为内部场地 (公司） 或外部场地 （委外) ;内部场地举凡来说公司内部会议室,外部场地大多为委外的活动中心等。

l 录入讲师资料
对于讲师的相关数据进行管理，包含讲师的学经历,曾经授课的企业公司及擅长 （演讲) 的主题及收费方式等给予记录,最重要的是可将授课后的讲评列入参考，企业在未来可透过讲师群快速寻找合适的讲师担任.

l 设置人力资源系统单据性质
对于人力资源系统使用的人力需求单，教育训练申请单及教育训练结案单的单据特性进行设置。

l 录入培训申请
对于培训课程的基本资料，场地资料,说明事项及培训结果报告，心得报告
最后，期初导入之时点，可以将人资单位已有收集的人才库键入到『人才库基本信息』.
4 系统运行环境及指标
4。1 系统运行环境
(1）网络服务器要求
软件环境:
① 操作系统：Microsoft Windows 2000 Advanced Server （需要安装SP3）或更高版本；
② 服务器软件：Internet information service（IIS）5。1
③ 网络协议：TCP/IP 协议
④ 数据库管理系统：Microsoft SQL Server 2005 标准版。
（2）客户机环境需求
硬件要求：
① Intel X86 处理器及其兼容系统，要求CPU类型为Pentium III 700MHz 以上处理器
② 内存:128MB以上
③ 硬盘：200MB以上的自由空间
④能打印A4幅面的打印机1台，A4纸若干
⑤16口的HUG(不间断电源）
软件环境：
① 操作系统：Microsoft Windows 98/2000以上， 推荐使用Microsoft Windows 2000 SP3
② 网络协议：TCP/IP 协议
4.2 系统完成的指标衡量标准
4。2。1 与管理同步
电脑管理系统是一种管理思想、管理模式的体现。因此，要求电脑管理系统一定要符合高水平人力资源的管理要求，体现出现代化的人力资源管理模式。
4.2.2 成熟先进
选用的电脑管理系统从硬件到软件必须成熟可靠,经过充分的实际应用检验测试。而且系统设计上应该具有超前意识，保证系统在同行业中处于领先地位。
4。2。3 足够大的处理能力
    由于在管理上需要保留数据量庞大的历史资料，电脑系统应该能够安全可靠地处理各种资料，迅速有效地查询处理.
4.2。4 实时性强
人力部门是体现企业人才水平的重要部门，各种人员的基本信息均需实时更新进行,即使在最繁忙的时候，也要求每项操作都能够快速简洁地完成，等待停滞是不允许的。
4。2.5 安全可靠
由于采用了全面的电脑管理模式，一切运作基本依赖电脑系统，一切资料全部保留在电脑系统中，电脑系统必须是可靠而不间断的。同时，电脑系统必须能够防止各种泄密或人为损坏数据的情况。
4.2。6 性能价格比高，可扩充性强
电脑系统应该时刻体现成本效益的观念，选用性能价格比高的设备和技术,必须在高水准地达到应用要求的前提下,保持最低的系统成本.同时，应考虑以后系统扩充的需要，现有的系统必须能与企业的发展相适应。
5 工程项目进度及时间安排
5．1工程项目进度
5。1。1设备采购时间表
设备
采购时间
花费(元）
电脑6台
11。12
3200＊6
网线，水晶头
11.12
80
16口的HUG
11。12
360
打印机
11。12
420
工作站
11。12
4800
合计
一天
24860
5。1。2人员配备及项目开发时间表
项目
人员
时间
信息系统分析
全开发小队
11。13—11。14
信息系统设计
钱军 刘情等
11.14—11。16
信息系统实施
罗李等
11.16-11.18
系统更新及维护
刘捷 邓平
11。18-……
5。1。3系统运行时间表
系统运行时间表：
运行时间
运行内容
运行方式
2010—12—21
人事薪资子系统
测试 调试
2010—12—23
人事考勤子系统
测试 调试
2010-12-25
人力资源子系统
测试 调试
2010—12-27
人力资源子系统
测试 调试
2010-12-30
人力资源子系统
正式运行
5。1。4人员培训表
人员培训表:
培训时间
培训项目
2010—12-21～2010—12—22
系统管理员
2010-12-23～2010-12—24
系统维护员
2010-12-25~2010-12—26
系统操作员