行政前台岗位职责说明书.doc

行政前台岗位职责说明书
岗位名称
行政前台
所属部门
行政人力资源部
文件编号

文件名称
行政前台岗位职责说明书
版本

页数
2
直接上级岗位
行政人力资源部经理
直接下级岗位
无
岗位核心价值
负责前台接待、会议接待、后勤保障、办公室用品管理、考勤管理、为公司内外部客户及员工提供前台服务与后台支持
工作职责与结果
一级职责
二级职责
工作内容
前台本职工作及行政相关工作
办公区域卫生及接待工作
1. 保持前台周边接待区域及各个会议室的整洁，物品存放整齐，阻止无关人员进入前台范围
2. 熟悉电话机的使用，熟记公司电话、传真及各分机号码。使用礼貌用语接听电话，认真记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确；接听解答电话咨询，为需要者安排适合的律师
3. 对来访客人做好接待、引导,及时通知被访人员.对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外，律师预定会议室，安排会议室,来访客人的接待
4. 为前来应聘的求职者提供服务,安排填写《职位申请表》，并及时将相应信息上报到公司行政人事部
办公用品管理工作
1、负责办公用品月盘点、出、入库登记，办公用品及清洁消耗用品的发放及领用，建立办公用品管理台账,保证账、物相符，办公用品预算编写
2、不定时检查用品库存,及时申请采购,做好办公用品预算和后勤保障工作
打印及办理相关手续
1、 律师复印、打印需要的文件，并监督其登记在册
2、为入职者提供入职表格，检查其所填写的是否正确，安排阅读员工手册，通知人力资源办理手续
3、为律师及本所员工印制名片;将需要者的资料提供给名片公司,联系当事人核实名片资料，为其保管印制好的名片
4、 为律师扫描文件，并发其邮箱;为律师保管来访者送来的文件及礼品
5、 .为律师定火车票、飞机票;为律师装订结案档案
6、为入职员工及律师提供出入证及饭卡的办理；合理的为律师推掉不需要的来访电话及来访者
7、监督公司员工每日考勤签到情况，不允许作假包庇，负责员工外勤、出差登记，资料存档
8、会议通知,临时会议及例会，及时通知各部门参加会议的时间和地点
各种费用统计及报表
1、每个月核对快递费用，统计每个律师的费用,做出详细的报表，递交财务
2、 每个季度核对名片的费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表，递交财务
3、 每个月统计复印、打印。统计每个律师的复印打印费用.做出详细的表格。半年向财务递交一次
4、 废品的收集，将可回收的物品（如废纸）收集，定期的通知收废品的人回收，将钱交给财务
档案及信件的管理
1、负责公司快递、信件、包裹的收发工作；收发快件及普通信件，并妥善保管做好收、发记录;收到的快件及时通知律师.没有联系上的律师记录下来,随时联系。保留发快递的底单，方便律师跟踪查询
2、到地下一层的收发室取信和报纸，签收挂号信派发给各个律师
其它
3、 下班时关闭门窗，切断电源及各类电器，锁好办公室门
4、 设施损坏上报,大厦的设施及时通知物业维修
5、 及时订购桶装水，保证会议期间的茶水供应
6、完成上级领导安排的其它工作
岗位职业行为禁区
工作规范
1. 当有客人来访时，应起身站立，面带微笑，热情主动问候，使用：“您好”、“欢迎您”、“请问.。。”、“请稍后”等文明礼貌用语.耐心倾听来客的来意,并根据来客的需求给予礼貌的帮助
2. 对客人的咨询，应细心倾听后再做出解答,解答问题需耐心.不能准确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道,不清楚”等用语。 
3. 客人离开时，应使用:“谢谢”、“再见”、“欢迎再来”等文明礼貌用语。
4. 在接听来电时,应及时接听，并必须使用“您好，请问有什么需要帮助？”接听电话时必须口齿清晰，语气和蔼，耐心细心解答对方提出的问题。如遇到不能解答的咨询或业务问题应及时转接至相关部门。切忌态度生硬死板
5。 在转接电话前须使用礼貌用语“请稍后”,并立即转接
6。 如对方打错了电话或不知道找谁时,应礼貌解释并为对方转接给相关人员
7、必须着装整洁、着职业装，化淡妆，黑色高跟鞋；提前5分钟到岗，不得迟到早退，不得擅自离岗、脱岗、空岗，离岗需告知行政负责人
核心权限
1。对来电来访者具有监督、决策权
2.对考勤情况具有监督、检查、决策权
3.对办公用品具有保管、检查、监督权
任职资格要求
准入学历
文秘、中文等专业大专及以上学历
经    验
1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验
培训经历
接受过商务礼仪、文秘相关培训经历
知识和技
能
具有良好的语言、文字表达能力，熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范，熟练使用office、excel等软件和相关办公设备。
接受过前台接待、档案管理及商务礼仪等方面的培训。熟悉前台接待及商务礼仪标准规范，了解办公室档案管理，办公用品管理方面的知识
职业素养
岗位素质
1. 高度认同公司核心价值观
2. 认同结果导向的工作方法、尊重客户及公司价值的工作取向
3。 具备职业经理人的自律与勤奋，是职业化的榜样
4。 坚持原则，能够独立履行行政职能
个人素质
1. 形象气质良好,性格开朗，待人诚恳;工作认真负责，善于与人沟通，具有较强的应变能力和良好的服务意识
2. 身高160CM以上，外貌端正，声音甜美
3. 沉稳、敬业、细致、耐心
工作条件
工作场所
一般工作环境
职业危险
无
预    防
无
使用工具
计算机，一般办公设备（电话、传真机、打印机、文件柜等）
记录文档
人力资源相关表格，办公用品管理表格，周报表、月报表、应聘人员登记表，来访人员干登记表、各种工作记录表等
协作要求
内部协调
人事行政相关人员
外部协调
办公用品供应商、物业、保洁、绿植等
批准

审核

编制

实施日期