工程采购部管理制度及流程.doc

公司采购部流程管理制度
采购制度严格按照公司的质量体系要求。采购过程简化，程序可循，做到有据可查,防范风险，降低成本。
一， 采购计划
负责公司采购计划，接到采购计划报公司总经理批准后,确保各项采购任务完成，其中包括工程采购，物质采购和工具采购等。
1， 采购申请单下达：
工程项目采购申请单由项目经理签字确认，交于公司采购部,采购部核实仓库库存，递交公司总经理审查批复后统一下达采购部。采购计划单中应标明：工程名称、产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备（推）选厂家等。
2， 采购计划单变更：
非该项目项目经理下达的采购计划概不采购。采购计划变更（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等)
需由项目经理签字确认,采购部接到变更通知，需要和工程合同进行校核，内容和工程合同一致报总经理批复,不一致及时登记备案汇报总经理,以便日后追加工程款.
3， 采购时效管理：
所有采购计划根据工程具体情况，确定哪些材料先到位,哪些材料订货周期长,力争做到材料不耽误工程进度的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款.所有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定的时间完成任务，做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况以及材料使用情况.
4， 建立工程采购档案：
将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理，每一年的工程采购合同与工程清单统一管理：工程询价单、直接采购清单设备报价单统一管理。供应商合同根据具体工程统一管理，直接采购部分根据具体采购人直接管理.
二， 采购
平时多熟悉和掌握公司所需的各类物质的名称、型号、规格、单价、用途、产地等。浏览相关网站,按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家,控制降低采购成本。对于特殊产品采购,按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供应商管理等四个方面:
1， 询价:
询价可以通过多种方式,包括网络查询,直接寻找供应商，供应商自我推销，展会等形式.确定部分适合长期合作的合作伙伴同时，也要不断开拓新的供应商,寻找新的产品.对于物资采购产品根据市场行情合理报价，对于所报价产品进行及时沟通,说明价格涨落的原因以及供货周期,对于用户指定而市场面临淘汰的产品，因推荐新产品（若对方坚持，应说明存在的质量问题以及保修问题,尽量有文字依据），产品询价，报价时应注明产品名称、规格型号、单价、金额、税金、运费、质保、售后、付款方式等情况，以及供应商厂家,联系人,联系电话等信息。
2， 比价：
对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的的厂家产品进行比价）。对于单项产品做到货比三家，以正规比价格式存于计算机或手工记录文字资料，在比价时做出价格分析。
3， 议价
在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，争取有利的付款方式。
4， 供应商管理:
通过寻找新的货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商一次评定(以质量、售前售后服务、生产力、交货期、付款、价格等方面考核），对不合格供应商及时调整。对于合格的年度复审。
三， 合同管理
与供应商签订采购合同,敦促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。
1， 合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现在产品明细、价格、质保，主要技术参数、运输、到货期限、质保期,付款方式，税金等几方面。最好尽可能留有质保金,附上采购清单。
2， 合同管理按具体工程项目细分,每一个项目采购合同归类到每个工程项目名下,直接采购的按采购人分。
3， 合同交于公司财务部统一管理，采购部留备份，采购部与供应商签订购买合同后，第一时间提交给财务管理.
四， 验货
采购部和仓库一起负责物质到场验收，所有物质到场后必须详细查看，清点做到送货单，发票与实物的数量规格，单价一致，并及时入库。
五， 仓库管理
1， 入库管理：供应商送交物料时，仓管员根据公司的采购清单仔细核对货物的数量、规格、质量、价格，判定合格后详细填写入库单保存第二联,第一联交于财务，财务人员凭入库单和客户送货单（必须有工程名称、供应商公司名称、联系方式）做应付货款，缺少一样,财务不予做应付款（仓库每月月底前必须将入库单递交给财务）。如发现不合格,有权拒收,退，换不合格产品。
2， 物料保管：物料的储存保管,应根据物料的特征和用途规划仓库区域，定置存放管理.物料的堆放应尽量做到过目点数，检点方便,成行成列，整齐易取.物料如有损失，报废等，仓管员要及时向公司汇报，审批后方可处理，未经批准一律不能擅自处理。仓库物料也不准擅自借出，拆件零发，私自挪用，损坏等
3， 物料出库：如需从仓库借或领用物料时,需要填写领料单,是领用还是借用要注明清楚,由项目经理签字,领用人签字，方可领取物料，仓管员要及时填写出库单并让项目经理签字，及时登记账目并保存好出库单,做好库账，做到物账相符。物料出库后,如未完全使用完,必须退回仓库，退回仓库也是用入库单.如有突发情况需要领用物料的仓管人员可以视情况采取先发料后补单的程序,并做好记录，领料人要在第一时间内补办手续，交给仓库。
4， 仓库盘点：根据工期可以进行周、月、季、年的期限做好入库，出库，剩余库存汇总工作。
六， 采购部责任
1， 负责与财务协调做好出入库，发票清理和结款，合同管理工作
2， 及时与技术部、工程部了解项目进行情况和紧急变动情况
3， 物质售后服务，负责返修和调换产品明细.由具体采购负责人与厂家协商、跟踪,保证产品在最短时间返还到施工现场。
七， 采购岗位责任
1， 采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购
2， 不断的开辟建立新的物资供应渠道，寻找物美价廉的物质，提高供应商服务质量，减少采购费用,节省开支,降低成本，获得充分的物资供应
3， 提高工作效率,缩短采购周期，提高经济效益
4， 在任职期间，严格履行本岗位的职责，定期向经理汇报本部门的月、季、年的统计工作，并提出好的建议和意见。