材料款支付审批管理制度.doc

材料款支付审批管理制度（试行)
为规范公司内的材料款支付行为，防范付款过程中的差错与舞弊，确保付款业务的真实性、合法性，特制订本制度。
一、材料款分类
1、预付款：是指根据采购合同支付条款的约定或者根据公司与供应商的采购约定，必须由公司先支付给供应商一定数额的款项。
2、进度款：是指根据采购合同约定必须由供应商履行一定交付义务或其他约定义务时,由公司支付给供应商的部分款项.
3、结算款:是指根据采购合同约定，在供应商全部履行完毕交付义务或其他约定义务后，由公司支付给供应商的最后一笔款项。
4、月结款：是指根据采购合同约定，由公司按月在规定的日子前支付给供应商上月交易材料的款项.
5、特殊材料采购款：是指因施工用材急切或采购量小，无法进行招投标采购或无法与供应商签订采购合同,经材料处进行货比三家询价后，报公司领导审批后可以直接采购材料而依据采购约定需要支付的款项。
6、雇用设施款：是指材料处因临时解决材料装吊、运输等业务时,材料处雇用外部吊机、叉车、平板车、运输车、挖机等设施时所需支付的款项。
二、材料款支付管理部门
材料处作为材料款支付事务的发起人，依据材料采购合同或外部设施雇用款项支付约定,负责填写《材料款支付申请单》（附件一)或《雇用设施款支付申请单》（附件二)，并依据本制度规定的汇签流程进行申请支付,同时必须做好支付相关附件单据的收集与审核。
项目部作为材料使用或雇用设施使用部门，负责确认支付申请单上所列明的支付明细事项,并签署确认意见。
督查处、土建公司作为材料款项或雇用设施使用的监督管理部门，负责确认支付申请单上所列明的支付明细事项和相关附件单据的审核。
财务处作为材料款支付或雇用设施费用支付的最后把关部门，负责审核支付单上所列的支付明细事项、采购合同或雇用设施审批单以及相关材料单据(供应商出具的送货单、材料验收单、材料入库单等）,负责审核所需支付款项是否符合合同约定或雇用设施审批约定，负责鉴别供应商所提供的发票的真伪，负责检查支付单上各类数据的正确性以及做好经公司领导审批后款项的支付工作。
公司领导负责支付款项的最终审批，审批后由财务处负责支付或开具相关票据给供应商，并做好签收记录。
公司总经理对材料款的审批不承担责任,由经办人、所有审核人员及分管领导承担责任。
三、材料款的支付审批流程
1、首先由材料处采购员依据采购合同约定或雇用设施费用支付约定，填写《材料款支付申请单》或《雇用设施款支付申请单》，同时负责收集支付申请单所需的附件单据，然后交材料处负责人进行审核签字。
2、经材料处负责人审核签字确认后，由相关项目部进行审核签字。
3、项目部负责人签字确认后，由督查处、土建公司负责人进行审核签字。
4、督查处、土建公司负责人签字确认后，交给财务处项目会计对支付申请单、相关材料单据（送货单、验收单、入库单）、发票等与经公司董事长审批后的采购合同、询价情况表、报价情况表等进行审核，检查款项支付是否符合合同约定或雇用设施审批约定，检查各类数据的正确性，无误后进行签字确认,然后上报财务处负责人进行审核，审核无误后,则财务处负责人进行签字确认。
5、财务处负责人签字确认后，交由材料处负责人上报公司领导进行审批，
6、公司领导审批签字后，由财务处出纳依据审批确定的支付方式，完成支付工作,同时做好相应的记录。
7、如果材料采购已支付预付款的，每次结算时，单次结算费用在预付款的额度内，材料处可以直接到财务处进行冲帐；如单次结算费用超过预付款额度的，必须依照本制度按流程进行审批。
四、其他规定
1、供应商为企业的,在签订采购合同时必须明确由本单位提供正规的材料发票，发票上的开票单位名称与报价单、询价审批单、采购合同、送货单上的单位名称一致，方可支付结算；如有其他特殊情形的，必须在合同中予以明确约定，否则财务处有权不予支付结算材料款.
2、供应商为个人的,在签订采购合同中必须明确由个人提供一至两家指定的开发票单位，在结算材料款时，必须由指定开票单位提供的正规发票，否则，财务有权拒付该笔材料款:如指定开发票单位提供假发票或出现其他问题,一切法律责任及经济损失由个人供应商担任。(如果是个人签订合同的，都必须签上个人的名字报销；其他条款，有出入的必须按合同规定执行，否则不予报销；结帐时或报帐时间手续要与合同条款一致,否则不予支付）。
3、供应商在提供发票时，发票上无法列明清单的,必须附上销售清单，出具清单的单位(个人）名称必须与合同中的单位（个人）名称保持一致。
4、部分材料款需用工资单抵冲的，必须填写一份材料支付申请单及一份工资单，工资单（必须有编号）中的金额必须与材料支付申请单的金额完全一致。
5、针对黄沙、石子开具相对应黄沙、石子发票较少的情况，由材料处负责与黄沙、石子供应商协商，按一定比例开具黄沙、石子发票，价格做相应的浮动,并在合同中予以明确。
6、材料处在结算材料时,凡涉及无材料询价审批单、无材料购销合同的款项暂不结算。
五、各类款项支付审批时所需附上的单据
1、预付款：询价审批单、采购合同、发票
2、进度款:询价审批单、采购合同、发票、送货单、验收单、入库单
3、结算款:询价审批单、采购合同、发票、送货单、验收单、入库单
4、月结款:询价审批单、采购合同、发票、送货单、验收单、入库单
5、特殊材料采购款:询价审批单、发票、送货单、验收单、入库单
6、雇用设施款：《雇用设施审批单》（附件三)或发票
六、本制度由财务处负责解释，经公司制度调研与建设领导小组审批后实施，修改亦同。
七、附件
附件一 《材料款支付申请单》
附件二 《雇用设施款支付申请单》
附件三 《雇用设施审批单》
第3页，共3页