总办公室主任岗位职责.doc

关于公司办公室管理的设想
对公司来说我是个新人首先感谢公司领导对我的支持和信任，对我个人来讲更是一个难得的展示和锻炼自己的机会,我也会用自己最大的努力赢得大家的认可。
就我而言，以现在的资历还不足以做好分派员工任务及帮公司出谋划策等工作,现阶段还是先做好行政部门的管理工作,同时担任一部分总经理办公室的管理工作,在这个过程中尽快熟悉业务积累经验，为以后更好的管理打下基础。
我将从以下几个方面对办公室管理工作做分析描述
Ø 总经理办公室主任岗位职责
Ø 办公室管理的重点
Ø 结合公司具体情况办公室管理的可行性分析
Ø 管理方法及绩效考核方法
Ø 可能遇到的困难及希望领导给与的支持
Ø 总结
一、总经理办公室主任岗位职责：
     1、在总经理领导下负责办公室的全面工作，负责办公室各岗位分工并制定工作职责和工作标准，建立部门工作制度,组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务。    
2、组织收集和了解各部门的工作动态,协助公司领导协调各部门之间有关的业务工作,掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议.
     4、负责各类文件的分类呈送，请集团领导阅批并转有关部门处理.
     5、负责公司内外互通信息、左右协调。作好接待工作、来信来访，及时处理公司后勤保障方面的意见、建议。
     6、协助概述领导做好各部门的考核、检查等工作。
7、代表公司与员工建立相互信任，制造和谐人际关系、劳资关系,帮助公司解决问题.作好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用。
办公室管理的重点
办公室管理目的其实是为了提高工作效率调动员工的积极性在力求节约公司成本的基础上更好的为公司服务,营造一个和谐的充满活力的内部环境,为公司的发展打下一个坚实的基础。我也会围绕着这个原则为工作重心来开展工作.
首先控制成本是必要有严格的管理体制,对办公室工作进行细化及量化,把办公室人员忙闲调配好,让每个人都有事可做都能在公司体现自我价值得到成就感和归属感，而且要尽量让大家了解企业的生产经营状况,让大家等多的从企业角度去考虑问题。让大家认同企业的命运也是跟自己息息相关的，愿意把公司当成自己的家一样爱护和努力建设。
结合公司具体情况办公室管理的可行性分析：
管理的目的是想提高工作效率调动员工积极性,这就需要公司有一套相对完善的绩效考核的体制,进行职位分析评价素质评价，逐步完善行政办公室平台.把任务指标进行量化进行考核打分，考核目的与薪金和人员淘汰进行挂钩？这样就能提高员工个人业绩，同时也就等于给公司带来了利润企业节约了成本。
之前公司的管理很人性化，行政部这块没有绩效考评和管理全凭大家的自觉性，都是建立在互相信任的基础上，这样肯定是有利有弊，随着公司的发展壮大,也需要建立有效的考评机制,而且从管理上也要严格制度,考勤、公司用车报销以及采购等环节买报销中层管理者都要负起核实的责任，审批后再由领导签字,把好与第一关。
公司行政后勤部分而言已经划分出了详细的岗位职责，所以评价标准也很明确，即是否能及时保质的为员工提供好行政后勤及人事服务工作。
另一部分就是总裁办公室的工作,这方面事物充满的机动性和临时性，因为不好明确岗位职责，难以对任务进行量化所以考评这一块也就相对的难处理，不过还是可以提取一些考核指标.比如以领导交付任务完成时效性和质量来评价。
接受任务后的及时性（客卿接待安排及时性）
成本意识（时间成本、费用控制率)
完成任务情况(完成的质量数量）
工作态度（责任心积极性）
综合以上几点能得出任务完成率及领导对结果的满意度。以此在做对办公室机动人员的绩效考核。
领导满意度等进行月度考核（行政计划实施情况，主要是针对月度的工作总结进行考核，看其工作任务完成率）
要想进行管理就需要管理者知道领导对分派任务所要的目标结果办事要求及任务期限，只有熟悉每个人任务情况及工作进度才能.就任务执行情况进行沟通回馈得到并主动对工作给予支持提高办事效率。
如果不深入了解员工现在的工作情况不了解业务细节就无法一起讨论也无法准确的量化他们的工作没法有效监督指导没法一起讨论。
到时候我会跟踪这个任务的完成情况及后续工作,协助该项任务所需资料和前提条件，提供保证措施，及时从领导那得出反馈意见,能力态度等用目标完成情况此来做评价。即明确的、可衡量的、可达到的、与总目标相关的以及有时间限制的,设计个人目标，在考核期内,主管对下属的目标完成情况进行打分.
 公司要求有个负责人给了这个职能我就要付起这个责任

速度快并不等于执行效果好,充分沟通自己的想法方案才能被大家接受有了职责要求及权限度和能力及权限不要流于形式，所以不在订制度二在推行和执行所以要领导给予指导。
考核标准，试行一下，结合公司实际情况逐步推行,进行职位分析评价素质评价，完善行政办公室平台。目标指标进行量化考核打分，考核目的与薪金挂钩？
先做上岗培训
可能遇到的问题：
因为机动性，所以这个部门里不太会有长期连续性的工作自己可以预知和规划，一般一个任务不会持续时间很长，当一个任务结束后领导又没有分派新任务的话就会出现空档期，公司行政部分的工作已经可以安排开,现在没有能预想到的工作可以安排,希望领导层能给出意见。
大家现在都习惯于又是直接找领导商量有个的话是否认可习惯。
现在的部门例会大家不是很理解流于形式，沟通方式随意大家不重视
如果其他部门临时有事要让他们做，是否要让我知道，大家会不会觉得麻烦
他们的工作不好划分明确这样大家就会只做自己喜欢做的是推脱自己不想做的事英雄工作进度（机动的坏处）所以还是请公司领导层尽量明确他们的工作内容，我再制定出相应的岗位职责,如有必要可在公司内部进行岗位培训。只有有了标准才能评价。
如果能明确任务期限的那么对于固定期限前交的算及时,晚交一天扣分，这样的，这个是考察及时性,如少完成1％扣相应分）