行政专员岗位职责.doc

行政专员岗位职责
1。负责管理考勤，统计出勤情况。
2。负责办公用品及办公设备的采购、管理。
3.负责办公条件及办公环境的维护。
4。负责公司车辆管理,合理调度使用,控制油耗.
5。负责各部门之间的协调，并监督各管理制度的执行，收集执行情况，从公司的实际出发，不断进行完善。
6。负责组织召开各部门周例会，联络公司各部门的工作进展情况,收集各方面的意见、建议、和存在问题，并向总经理报告。
7.负责公司的招聘、培训及评估考核等人事工作，执行并完善相关制度及流程。
8。负责人事档案的建立及管理.
9。负责办理经公司批准的员工保险等福利。
10.总经理交办的其他工作.
一、考勤管理
管理考勤，员工上下班应打卡，考勤记录原则上以打卡机数据为准.由于特殊原因无法正常打卡者应补办《未打卡说明单》经其上级主管签字确认生效，作为出勤依据.
长期驻外项目部人员考勤应指定专人负责记录，经项目经理签字后交行政部进行统计。
出差人员应及时填写《出差复命报告》,以报告上的日期作为出勤依据。
加班、请假需提前向上级主管申请，并填写加班、请假单，经主管批准后交行政部留存。
月初统计上月考勤，下载考勤机数据进行核对.将加班、请假单、未打卡说明等、项目部考勤附后,经总经理审批后交财务进行核算工资（第一周完成）。
位置：考勤统计表：F盘/绩效考核/考勤/2010考勤统计
加班、请假单：F盘/常用表格/加班、请假单
存在问题：人工记录考勤，考勤机未得到合理利用，有特殊情况没打卡者没有相应手续.
项目部不提供考勤记录。
解决措施：将在职员工指纹重新录入编号，开会重申考勤制度,按制度执行、管理。
二、办公用品/设备采购及管理
1。采购：由各部门提出申请，行政统一购买,每月一次.购买后及时办理入库，填写入库单，将第二联交财务。
2.管理：严格执行《办公用品管理办法》,领用办公用品应及时登记,月末对办公用品进行盘点，统计当月出库量。列入当月行政支出明细. 位置：F盘/常用表格/办公用品盘点表。
三、办公条件/环境维护
1.保证公司通讯、网络的正常使用.月底查询话费记录及通话记录，检查是否存在异常情况，按使用情况缴纳电话费。网络宽带如出现异常情况应及时与维修处联系,排除故障。
2。缴纳公司房租、水电、物业等费用，对水电使用进行合理控制，杜绝不必要的浪费。
3。每周最后一个工作日下班之前安排各部门进行大扫除。可回收废品（报纸、纸箱等）定期处理，回收所得上交财务。
四、车辆管理
1.合理安排用车，要求用车部门提前申请,下班后要求车辆停回指定位置并交回钥匙。
2.每周检查出车记录及加油记录,与中石化打印的加油明细进行核对,月末对各车辆的油耗进行统计分析,检查油耗是否存在异常(车辆原因或人为原因），保证油费不外流。将此项计入司机岗位考核内容.做当月车辆费用报表，交王总审核。位置：F盘/常用表格/车辆管理/车辆费用统计表
3。车辆加油使用加油卡,原则上不允许使用现金加油。油卡余额不足时，应及时向总经理提出申请进行充值（支票转账）。
4。建立车辆档案，安排司机办理车辆的年检、保险、保养维修等事宜。
五、例会/周报
1。组织并参加各部门周例会，原则上定为每周最后一个工作日，可根据实际工作安排进行调整，严禁拖延至下一周进行。了解公司各部门的工作进展情况,收集各方面的意见、建议、和存在问题，并向总经理报告。关注员工工作状态及态度，给与部门经理合理建议,协助部门经理对考绩“基础考核”进行评估.
例会内容：
①对本周工作进行总结:团队及个人的目标是否实现，分析表现、原因、及改进措施。在解决问题的能力上有何进步(精进目标)，工作范围的界定与高质量完成目标之间是否存在冲突。由部门经理根据每人的工作内容完成情况进行评价打分（月底将每周打分结果进行综合评价组成月考核“任务考核"项)。
②制定下周目标：部门经理根据月计划合理安排下周工作,制定出每项工作的结果、标准、时间,对人员及工作任务进行协调安排，要求具体、明确.每位员工明确各自的本周工作任务后，分析在实现上是否存在困难，对需要的配合与支持进行沟通。
2. 每人于每周最后一个工作日提交周报表，由行政进行汇总发至王总邮箱。
3。 每周组织各部门经理进行一次碰头会，沟通各部门之间须协调事宜。
存在问题：财务部目前不开例会,平时工作中进行沟通。销售部刘、冯转到工程部后项目由霍一人负责，基本上也在平时工作中进行沟通.工程部例会有拖延现象，目前彭总负责,居存在卸包袱的状态,是否应要求居学习？想要每个人知道周例会的重要性与好处，合理的利用例会对工作进行改善，首先得部门经理对周例会有足够的认识，重视周例会.
六、培训
1。按照公司发展方向及针对员工需求按季度制定培训规划,力求公司与员工同步发展。要求找出现状与目标之间的差距，针对存在的问题确定出进步目标，设计出培训内容，将培训内容进行分块,逐步进行培训，合理安排在每个月中，循序渐进，给参加培训人员适当的接受过程.
2.在例会上收集培训需求信息（存在的问题）,根据各部门需求，员工状态对培训计划进行调整.
2.与厂家进行联系，了解是否有新产品推出,请厂家到访给予新产品或施工工艺等培训.
3。培训后安排培训老师配合根据培训内容出试题，进行考试，考察参加培训人员对培训内容的掌握程度。考试分数计入绩效考核“培训考核”部分。
存在问题：以目前部门水平设定出一个季度的进步目标似乎有困难，要求各部门经理发现本部门存在的问题，明确团队能力提升的目标。解决盲目完成工作内容的状态。
七、绩效考核
为激发工作热情，降低员工对绩效考核的压力，绩效考核分数不与当月工资挂钩，作为季度考核及年度考核的评分依据.
1。月底组织召开考评小组例会(各部门经理参加）。由各部门经理对当月工作进行总结，以“每周一表"的考核分数为依据，对每位员工进行综合评价.
2。协助各部门经理将考核分数进行汇总，考核结果交总经理审核后由行政部留存，待季度考核及年度考核时为各部门提供依据。
3.安排各部门经理制定下月的工作计划,要求有结果、标准、实施方法。月工作计划制定出后交王总审核，审核通过后将当月工作安排根据员工情况进行合理分配，要求：每周、每人、每件事。
4。在例会时关注部门经理的工作状态及能力(部门整体目标是否完成、工作安排是具体明确、人员安排是否合理，有无出现盲点等），向总经理进行反馈，为总经理对部门管理考核提供有效信息。
5。季度考核：每个季度最后一周安排各部门进行季度考核，对于优秀者（该季度月考绩分数均为95分以上者）给予优秀员工奖励，对于未达标者（月考绩分数均不足75分者）给予工资降级处分并通报批评。
详见《绩效考核办法》
八、人事管理
1.新人入职后及时办理入职手续，核验其相关证件,填写入职登记表,安排培训、上岗、评估、转正(详见新员工培训与考评条例）.
2.员工转正后签订劳动合同，进行备案.《就业失业证》每年根据发证时间进行年检。
3.员工转正签订劳动合同后，经总经理审批给予办理社会保险。
4。建立人事管理档案：
①履历材料：入职登记表、毕业证复印件、身份证复印件、户口簿复印件；
②鉴定、考核材料:试用期评估表、转正审批手续、绩效考核成绩、培训考核试卷；
③劳动关系材料:劳动合同、担保书（特殊岗位）、《就业失业证》、就业签证表；
④奖惩材料:工资调整审批表、奖罚单等；
⑤社会保险手续：
存在问题：试用期评估考核项不清晰，各岗位职责明确后，定出每个岗位的能力要求，在招聘、评估时会比较清晰。人事档案不完善,需在日后工作当中逐渐进行完善.