盛开公司技术文件资料管理制度.doc

唐山盛开公司技术文件资料管理制度
1。目的
为使公司的技术文件得到有效的控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效、最准确版本，确保产品的质量保证，制定本制度。
2。 适用范围
2.1本制度适用于本公司技术文件的管理工作.
3. 职责
3。1 技术质量科,负责全公司技术文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、更改和注销,资料员负责技术文件的复制、发放和归档管理。
3.2 各相关部门负责本部门所使用的技术文件和资料的管理。
4. 定义
本规定所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，工艺流程图，PDF文件、其它电子文件等文件资料。
5。 程序
5.1 技术资料的类型
产品图样、产品标准、工装图样、作业指导书、工艺流程图/过程图、技术通知单以及根据设计要求编制的各类技术性文件；
材料检验标准、试验标准、技术规程等文件；
顾客提供的技术图样、标准；
外来资料(图纸、电子文档，国家标准、行业标准）；
与顾客之间的关于技术信息的邮件、传真、信函等。
5.2 技术文件资料的编号
5。2。1 凡正式技术文件都必须制定文件编号
5.2。2文件的编号首先冠以盛开—文件类型-文件序号,盛开和文件类型采用汉语或汉语拼音字头，文件序号采用阿拉伯数字。
5。3 试制阶段图纸文件的管理
5。3。1 试制阶段图纸文件底图掌握在技术质量科项目负责人手上,以便随时修改和指导试制工作。
5.3.2 产品的第三阶段结束,且产品合格率达到规定要求,经评审通过后,由技术质量科项目负责人将前几阶段的所有文件资料整理完毕后，移交技术文件资料员，同时下发生产用图。各车间（部门）资料管理员在收到生产用图时，必须将试制用图收齐送交技术文件资料员,由技术文件资料员统一将试制用图存档。
5。4 生产阶段图纸文件的管理
5。4。1 各文件/图纸使用部门有图面污损，需要更换新图或文件时，由相应部门资料管理员填写“文件增发/复制申请单"连同污损图纸或文件一起到技术部门申请换发。经主管领导签字批准后，由技术文件资料员负责复印和发放。如在申请复印图纸/文件时，没有递交污损图纸/文件，技术质量科资料员不予复印换发。
5。4.2 如图纸/文件丢失,由车间资料管理员填写“文件增发/复制申请单"，写明原因和责任人，到技术质量科门资料室申请复印.
5。4.3外协加工需要图纸时，由提出部门管理员填写“文件增发/复制申请单"到技术质量科资料室申请复印.外协加工的图纸，须加盖“外协”章。
5。4。5 “文件增发/复制申请单"由技术质量科资料员统一保管，保存期一年后销毁。
5。4.6 各车间部门必须建立图纸文件收发台帐，以便核对。
5.5 技术类文件的更改
技术文件更改权限属技术质量科。其它任何部门或个人都没有更改技术文件的权力。
5。5.1 技术文件需要更改时，应由文件更改提出部门提出“技术文件更改建议”,交技术质量科组织评审并在“反馈意见”栏中签署意见，如技术质量科同意，则由技术质量科授权人实施更改，在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存,如不同意，也在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存。
5。5。2如技术质量科自己提出文件更改,需填写“技术文件更改通知单”，并同时更改相应技术文件.
5.5.3技术文件的更改要有技术质量科负责人进行审核、批准。
a）需晒蓝图的技术文件一律在底图上更改，注明更改标记和更改生效时间，更改人需签字，版次用“A、B、C”表示，相应的修改状态用“a、b、c……”表示.
b）技术文件的多次更改（最多不允许超过5次）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。
5.5。4 更改单编制者负责按更改单对底图、原件及相关文件进行更改。试制阶段的技术类文件允许刮改，归档后的技术类文件则必须划改，并在划改处右上角作出与更改单一致的更改标记，并填写技术文件中更改栏内容。
5.5。5 更改单的发放范围及数量与原文件相同。
5.5.6 技术质量科负责对底图或原件之外的受控文件的更改，向相关部门发放更改通知单、调换更改页、收回的资料上盖“作废”章并保存“技术文件申请单”或“技术文件更改通知单”，接收者在“受控文件发放/回收记录 ”上签收。
5.5.7技术质量科编制“技术文件更改状态记录表”，以防止使用失效和/或作废的文本。
5。5.8 更改文件审批后,主管部门按“技术文件发放/回收记录 ”对该文件进行换页，并在“文件更改履历表”上作好记录。
5.6图纸资料的发放管理
5.6。1 图纸文件的收发必须履行规定的手续，并建立生产、试制图纸文件发放记录（记录保存期一年，一年后销毁）。图纸文件的发放范围和数量按规定.
5.6。2 试制阶段的图纸文件必须加盖“试制"章，写明有效日期（有效日期最长不超过三个月）和发放编号后,由技术质量科资料员发放到各有关车间资料管理员。
5。6.3 批量生产阶段图纸文件发放，由技术质量科资料员发放盖有红色“受控" 章（并作发放编号)的图纸文件。
5.6。4 换发图纸文件时，同时收回相应的旧图,由技术文件资料员负责将换发下的图纸文件的底图盖上“作废”章及写明作废日期后存档(存期为一年，一年后销毁。)
5.6.5其它技术文件（三级文件）发放时，由技术文件资料员在文件每页上加盖红色“受控”章和发放编号后，再发放到各有关车间（部门）.
5。6。6 外发图纸除在技术部部长审核后,再经总经理或主管副总批准后执行。
5.7 文件的换版
5.7.1 技术类文件的换版，由原编制者（或原部门）以技术文件更改的方法来实施。技术文件的封面和每页页面上均应有适宜的版次号。
5。8 技术类文件的回收、作废、销毁
5.8。1 试制阶段的失效或作废的文件由技术质量科负责收回。底图或原件按产品分类登记、存放，直至该产品文件归档后，方可销毁.底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁，严禁留在其它场所。
5。8。2 归档后的失效或作废的文件由技术质量科负责回收。底图或原件分类集中存放并列出清单,清单上需注明作废依据。底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁，严禁留在其它场所。若因法律或积累资料而需保存的文件，由技术质量科在文件的每页页面上做好标记。
5。9生产现场工艺文件管理规定
5.9。1车间工艺负责人负责本车间生产现场工艺文件的管理配置，并负责向操作者进行技术交底，使操作者在生产前就熟悉有关质量要求及操作要求,并对生产现场工艺文件的有效性负责。
5。9.2操作者应掌握工艺文件及有关标准要求,严格按工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，并负责保管好自己所用的工艺文件。
5。9。3车间班组长负责保管本班组所用的工艺文件，生产作业时将工艺文件放置在生产现场。应保证工艺文件不丢失、不损坏、不乱涂乱画，干净整洁，发现问题及时向工艺工程师汇报。
5。9。4生产现场的工艺文件的更改权属技术质量科,其它任何部门和个人均无权更改。
5.9。6操作者及车间有关人员应保管、使用有效的工艺文件，不得使用复印文件或是未经受控的文件。
5.9.7操作员领用文件时必须经过车间文件管理人员认可,并做好领用记录，填写“领用/归还记录"。
5.9。8车间换产品生产时，操作员换领相应文件并必须将原来领用的文件归还车间文件管理员,车间文件管理员接到归还文件时做好记录，填写“车间文件领用记录”。
5.9。9所有车间各工位在生产时必须悬挂相应的文件图纸,并且一个工位只可以有一种现行生产产品的相应文件。
5.10 顾客提供的技术类文件和外来文件的管理
5.10。1 顾客提供的工程图样、规范及其他更改文件及产品标准，行业标准等，由技术质量科进行评审、确认、归档。并建立“外来文件一览表”实施动态管理。
5.10。2 为使顾客和本公司利益不受侵犯，需强化技术文件的保密性管理。顾客提供的产品图样、技术规范、设计数据和本公司的有关技术工艺规范数据应妥善保存，不得外传,如遇特殊情况需供外来人员查阅的,则需经总经理批准。
5。11 文件的管理
5.11。1 技术类文件在产品进入批产时经相关人员签定后，目录应完整、准确、系统地归档。
5.11.2 归档后的技术类文件由技术质量科资料员将盖“试制”章的受控文件调换为盖“技术资料专用”章的文件,并按需要进行发放。 技术类文件的原稿均由技术质量科保存。各部门应对保存期 限、存放规则、地点进行检查,并包括防火、防水、防潮、防霉措施,电子文件还应采取防磁、防病毒措施。
5.12 文件借阅
有关部门因业务需要借阅已经归档的文件或资料时，应填写“文件资料借阅记录”以备查询，文件借阅者需保持文件完整，并按期归还，到期借阅经办人要催还并收回文件。
5.13 技术文件的保密
5.13.1 技术类文件为本公司重要机密 ,非必要时，一律不对外发放。若需对外发放，需经董事长批准。
5。13.2 工作人员对自己所负责的纸质文件、电脑资料等技术类文件不得进行私自拷贝和复印,更不得进行随意删减，对计算机里原有的文件要进行有效保护。
5。13.3 不得将无关人员带入技术部门。
5。13.4 不得向同行谈及公司技术机密的话题或来往信函。
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