文件记录管理制度.doc

文件 3 记录管理制度
第一章 总则
第一条 为了对诚信管理记录与证据进行控制，确保记录的可追溯性，为了证实管理制度有效性和为审核提供证据,为了完整保存用以解决争议的各类证据资料,特制定本制度。
第二条 记录管理的主要责任部门是信用管理部.其它相关部门和人员配合.
第二章 记录与证据管理
第三条 信用管理部应建立记录清单,以方便检索.每一个制度的记录清单都应记入该记录清单.
第四条 协会各部门和工作人员应有证据意识，应注意保存各类证据资料.证据资料是指对确定权力、义务和责任有重要证明力的资料。
第五条 每一制度文件,都应明确与其有关的记录，并尽可能明确记录格式.
第六条 记录可以规定保存期,对于规定保存期的资料，应在设计记录格式时明示保存期限。
第三章 记录的销毁
第七条 过了保存期的记录资料经总裁批准可以销毁，销毁应有销毁清单。
第四章 本制度的评价与完善
第八条 制度的定期评价。每年于 9月1日之前,对本制度进行评价，评价的内容是:本制度的作用与意义，本制度存在的问题与不足。然后根据评价的结果,完善本制度.
第九条 制度的不定期评价.协会内每一位员工和每一个部门均有权提出完善本制度的建议,建议应当详细说明完善的理由、必要性和可能性，建议一般采用书面形式，也可采用口头形式，采用口头形式的，信用管理部应根据口述内容制作书面的建议书。信用管理部接到制度修订建议后，立即向总裁汇报，由总裁决定是否修订或召开专门会议讨论修订建议。
第十条 制度评价后，如需要完善，填写《文件更改申请表》,经原批准人或其继任者批准后执行文件更改.
第五章 责任追究与奖惩措施
第十一条 违反本制度第四条规定的工作人员,将给予警告、通报批评的处分，性质与情节严重的,将记入违规人员的个人信用档案，或者进行公开投诉或永久曝光.
第十二条 违反本制度第六条的工作人员，将给予行政降级的处分，性质与情节严重的,将记入违规人员的个人信用档案，或者进行公开投诉或永久曝光.
第六章 记录
第十三条 本制度使用的记录有：《制度评价、完善与反馈表》、《奖惩情况表》、《发文薄》、《文件更改申请表》，格式见文件管理制度;《信用监督体系记录清单》和《信用监督体系文件（记录）销毁清单》，格式见附件。
第七章 附则
第十四条 本制度自发布之日起实施。
第十五条 本制度由协会信用管理部负责解释。
附件 1
记录清单
记录编号: J00 保存期限:永久
序号
记录名称
记录编号
使用部门
记录出处
保存期

附件 2
文件（记录）销毁清单
记录编号： J01 保存期限:永久
文件名称
文件编号
销毁原因
销毁日期
批准人
监销人